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組織由若干個崗位組成，崗位是一個組織結(jié)構(gòu)的最小組成單元，每個工作崗位都需要由相應(yīng)的人員來承擔(dān)。崗位是動態(tài)的又是相對穩(wěn)定的，當(dāng)一個職工流動時，他帶走的是他的管理風(fēng)格、解決問題的能力以及績效表現(xiàn)水平，留下的是他所處崗位的“功能”、“工作的范圍”和“應(yīng)盡的職責(zé)”。崗位分析是指了解一個崗位并以一種格式把這種信息描述出來，從而使其他人能了解這個崗位，它所要回答的主要是兩個問題:第一，某個職位上的任職者應(yīng)該做些什么、怎樣做、為什么要做;第二，由什么樣的人來承擔(dān)這個崗位上的工作才是最合適的。也就是說，通過崗位分析要獲取兩類信息:第一類信息被稱為崗位作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，它是經(jīng)過崗位分析得到的關(guān)于某一特定崗位的職責(zé)和工作內(nèi)容進(jìn)行的一個記錄，闡明了一個崗位的職責(zé)范圍及其工作內(nèi)容;第二類信息被稱為崗位任職資格要求，它是對合適承擔(dān)被分析崗位的人的特征所進(jìn)行的描述，主要闡述適合從事某一崗位的人應(yīng)當(dāng)具備的受教育程度、工作經(jīng)驗、應(yīng)具備的知識和技能等。崗位分析是現(xiàn)代人力資源配置與管理的基礎(chǔ)內(nèi)容，不僅僅關(guān)系到高校的長遠(yuǎn)改革與發(fā)展，也與高校所有教職工的切身利益密切相關(guān)。
二、當(dāng)前高校崗位分析和設(shè)崗存在的問題
現(xiàn)階段我國是從高等教育大國向高等教育強(qiáng)國邁進(jìn)的新的歷史階段，是提升整體實力與核心競爭力的重要機(jī)遇期，國家高度關(guān)注高校社會化進(jìn)程，從條例用了一個章節(jié)說明崗位設(shè)置就可以窺見一斑。目前大部分高校已完成崗位設(shè)置和分類工作，但從總體上看，僅有極少數(shù)的高校在設(shè)崗前進(jìn)行了專業(yè)的崗位分析工作，大多數(shù)高校崗位設(shè)置結(jié)果均流于形式，未能達(dá)到設(shè)崗真正意義。一是高校還未意識到崗位分析工作的重要性。條例不僅在第二章節(jié)強(qiáng)調(diào)了崗位設(shè)置，在后續(xù)公開招聘和競聘上崗、聘用合同、考核和培訓(xùn)、工資福利和社會保險等四個章節(jié)中也體現(xiàn)了崗位分析作為基礎(chǔ)工作的重要性，同時崗位分析還可以為完善部門職能、優(yōu)化工作流程、人事調(diào)配、人力資源規(guī)劃等工作提供信息來源和決策依據(jù)，其在高校人力資源戰(zhàn)略規(guī)劃和組織設(shè)計中也有著非常廣泛的應(yīng)用。二是在崗位分析時未充分考慮到戰(zhàn)略規(guī)劃的重要性。如在崗位分析之前未確定高校近五至十年的戰(zhàn)略規(guī)劃，在崗位分析工作完成、確定了崗位職責(zé)和說明書后，發(fā)生戰(zhàn)略調(diào)整、機(jī)構(gòu)重組、流程再造的情況，就會造成前一階段崗位分析結(jié)果形同虛設(shè)。三是在設(shè)崗時未引入競爭機(jī)制。由于沒有明確的崗位文件做支撐，對職工的評價缺乏針對性和可操作性，要么領(lǐng)導(dǎo)說了算，要么大家民主測評，結(jié)果往往跟領(lǐng)導(dǎo)“對路”、人緣好的人勝出，公平、競爭的用人機(jī)制還只是停留在表面。四是崗位職責(zé)描述和任職資格不明確。崗位職責(zé)描述過于籠統(tǒng)，未能明確地界定任職者的權(quán)利和責(zé)任，在實際工作中出現(xiàn)責(zé)任推諉現(xiàn)象。現(xiàn)有的任職資格不是建立在對崗位進(jìn)行科學(xué)分析的基礎(chǔ)上，而是憑經(jīng)驗或者現(xiàn)任崗位承擔(dān)者的個人條件量身制定，崗位任職資格會偏低或者偏高，在實際工作中出現(xiàn)“高崗低配”和“低崗高配”的現(xiàn)象。
三、高校崗位分析工作步驟
高校崗位分析工作從準(zhǔn)備、調(diào)查、分析階段可大致分為七個步驟:
(一)收集背景資料
收集崗位分析需要得到的崗位相關(guān)信息，包括高校戰(zhàn)略規(guī)劃、組織結(jié)構(gòu)圖、各部門編制和職責(zé)、關(guān)鍵業(yè)務(wù)流程等。加強(qiáng)機(jī)構(gòu)和人員編制設(shè)置的前期研究和論證，合理規(guī)劃二級機(jī)構(gòu)設(shè)置及各類崗位的總量及結(jié)構(gòu)，建立起基本教育規(guī)模編制、專職科研編制和附屬單位編制相結(jié)合的編制管理模式。同時還要規(guī)劃本單位近三年組織目標(biāo)和發(fā)展方向，為了實現(xiàn)這些戰(zhàn)略性規(guī)劃，需要討論:哪些組織需要擴(kuò)大、壓縮或鞏固，哪些崗位需要新增、合并或刪減，繪制由現(xiàn)有組織演變后的組織機(jī)構(gòu)圖。
(二)設(shè)計崗位分析工作方案
明確崗位分析目的、調(diào)查對象和單位，確定信息收集方式，制定訪談問題、調(diào)查問卷和填寫說明，確定崗位分析工作的時間、地點。對于處于業(yè)務(wù)調(diào)整期的高校部門，崗位分析的目的就是對現(xiàn)有崗位設(shè)置是否合理進(jìn)行評審，科學(xué)定編定崗;對于處于穩(wěn)定期的高校部門，崗位分析的目的就是對組織的關(guān)鍵業(yè)務(wù)流程、崗位職責(zé)等進(jìn)行分析，建立客觀、合理的崗位體系。進(jìn)一步明晰學(xué)校、學(xué)院的管理職能和權(quán)限劃分，按照“宏觀有序、微觀搞活、學(xué)院人財物管理相對獨立”的思路，進(jìn)一步降低管理重心，建立責(zé)權(quán)利相統(tǒng)一、有利于調(diào)動學(xué)院積極性、提高執(zhí)行力的運行機(jī)制，最大限度地激發(fā)教師和行政人員創(chuàng)造性地開展工作，充分挖掘自身潛能，全面提高育人質(zhì)量。另外通過崗位分析，高校可嘗試性的初步明確兩類崗位:一是承載核心職能、由學(xué)校設(shè)定并納入事業(yè)編制管理、使用人事聘用合同的崗位;二是承擔(dān)服務(wù)性、輔助性工作，可替代性強(qiáng)，可完全交由二級單位自主管理并逐步使用勞動合同用人的崗位。崗位分析中獲得崗位信息的方法有很多，如訪談法、問卷法、觀察法、工作日志法等。高校是人才密集型機(jī)構(gòu)，管理對象往往有著良好的專業(yè)技術(shù)素養(yǎng)和文化素養(yǎng)，所以訪談法的方式在高校崗位分析工作中效率較高。在訪談過程中要先制定結(jié)構(gòu)化訪談問題列表，充分調(diào)動教職工的主動創(chuàng)造性，體現(xiàn)對知識、人才、創(chuàng)造的尊重。另外，在收集崗位分析數(shù)據(jù)時可運用多種方法同時進(jìn)行。例如觀察法和訪談法結(jié)合使用:首先對職工在一個完整工作周期中所完成的工作進(jìn)行觀察，在累計足夠的信息后，再對職工進(jìn)行訪談;或者在職工工作時，一邊觀察一邊訪談。或可問卷法和訪談法結(jié)合使用:首先對工作主管運用問卷收集工作信息，再根據(jù)問卷內(nèi)容對職工進(jìn)行訪談。
(三)進(jìn)行思想動員
說明崗位分析工作的意義和目的，建立友好合作關(guān)系，確保教職工有良好的心理準(zhǔn)備。崗位分析工作通常由高校人事部門主導(dǎo)并具體實施，一些高校也可能會利用高等學(xué)校自身優(yōu)勢邀請人力資源教授或?qū)I(yè)咨詢機(jī)構(gòu)參與相關(guān)工作，甚至主導(dǎo)整個工作過程，但無論采取哪種方式，都必須要獲取教職工和各階層管理人員的理解和支持，以提升工作效率和增加工作效果。
(四)制定行動計劃
根據(jù)崗位分析的任務(wù)和程序，分解成若干工作單元和環(huán)節(jié)，以便逐項完成。職責(zé)匹配圖是崗位分析一項實用的工具，它通過一份清晰、簡明的二維表格將部門的職責(zé)分解到部門的崗位上。在職責(zé)匹配矩陣圖的橫軸列舉崗位名稱，縱軸列舉部門各項職責(zé)，在對應(yīng)的某崗位和某職責(zé)的單元格內(nèi)，描述該崗位所承擔(dān)的具體職責(zé)，包括工作完成的動作和負(fù)責(zé)的工作結(jié)果。在實施時首先根據(jù)職責(zé)匹配圖，將一級部門負(fù)責(zé)人職責(zé)分解至二級部門負(fù)責(zé)人;其次由一級部門負(fù)責(zé)人和各二級部門負(fù)責(zé)人共同檢查每一行是否存在部門職責(zé)沒有崗位承擔(dān)、崗位職責(zé)重疊的情況，根據(jù)專業(yè)化分工的原則整合，以此確定崗位;再次一級部門負(fù)責(zé)人和各二級部門長共同檢查每一列是否存在崗位工作量不飽滿的情況，是否需要適當(dāng)減少崗位編制數(shù)量，或與其他崗位合并，而且當(dāng)一個崗位上有較多任職者，而他們的工作難度和復(fù)雜程度有明顯差異的，可以參照職稱評定分級考慮分成不同層級的崗位。接下來各二級部門負(fù)責(zé)人根據(jù)上述得到職責(zé)匹配圖，再將其職責(zé)分解至三級部門負(fù)責(zé)人，直至將最小部門負(fù)責(zé)人職責(zé)分解至所有職工，形成最終的職責(zé)匹配圖。
(五)試點先行
組織有關(guān)人員先行一步，學(xué)習(xí)并掌握崗位分析的內(nèi)容，熟悉具體實施步驟和方法，先抓一兩個重點崗位進(jìn)行試點，取得經(jīng)驗。在實施崗位分析行動計劃時要注意及時反饋，遵循三步走的原則:一是崗位分析工作實施者通過收集得到的工作信息，編寫出大致的工作內(nèi)容描述;二是承擔(dān)該工作的職工及其上級主管共同審查和修改這些描述性的結(jié)論;三是部門負(fù)責(zé)人與崗位分析工作實施者一起核查是否存部門職責(zé)沒有崗位承擔(dān)、崗位間是否存在職責(zé)重疊、是否存在崗位工作量不飽和等情況。這三步步驟可重復(fù)進(jìn)行，直到得到準(zhǔn)確的崗位信息。
(六)開展全面分析
根據(jù)崗位分析方案，對崗位進(jìn)行認(rèn)真細(xì)致的調(diào)查研究。在分析和設(shè)定崗位時需要遵循五個原則:一是因事設(shè)崗原則。設(shè)置崗位既要著眼于現(xiàn)實，又要著眼于發(fā)展，按照職責(zé)范圍劃定崗位，不因人設(shè)崗，崗位和人的關(guān)系是設(shè)置和配置的關(guān)系。二是精簡原則。盡可能精簡崗位數(shù)量，降低崗位間的溝通成本，既考慮到最大限度的節(jié)約人力成本，又要盡可能縮短崗位之間信息傳遞時間，減少“濾波效應(yīng)”，提高組織的戰(zhàn)斗力和競爭力。三是工作量飽和原則。長期存在的崗位應(yīng)確保有基本飽和的工作量。四是三項原則。崗位核心職責(zé)相同、相似、相近的崗位應(yīng)統(tǒng)一崗位名稱，既能實現(xiàn)崗位在分工基礎(chǔ)上有效的綜合，又能使崗位職責(zé)明確且上下左右之間同步協(xié)調(diào)，以方便管理和發(fā)揮最大的規(guī)模效應(yīng)。五是規(guī)范化原則。崗位名稱及職責(zé)均應(yīng)規(guī)范，尤其是對腦力勞動的崗位工作職責(zé)不應(yīng)過細(xì)，應(yīng)留有創(chuàng)新的余地。
(七)分析總結(jié)定稿
對崗位分析結(jié)果進(jìn)行深入分析和全面總結(jié)，最終形成組織結(jié)構(gòu)圖和崗位說明書。組織機(jī)構(gòu)圖應(yīng)該包含組織層級、部門設(shè)置以及各部門之間的關(guān)系、部門職能描述、每一個職位的名稱，且需要用相互連接的直線明確表明管理者及下屬。條例要求“崗位應(yīng)當(dāng)具有明確的名稱、職責(zé)任務(wù)、工作標(biāo)準(zhǔn)和任職條件”，即崗位說明書必須存在的四大要素，除了這些，為了方便高校自身管理，可在崗位說明書中增加編號、編制日期、版本、隸屬信息、校內(nèi)外工作網(wǎng)、工時制度等。其中，崗位說明書中的工作標(biāo)準(zhǔn)是一個較新概念，是指完成與崗位工作職責(zé)相對應(yīng)的工作所要達(dá)到的梳理和質(zhì)量的客觀要求和標(biāo)準(zhǔn)，而且在設(shè)定指標(biāo)時，一定要遵循SMART原則，即目標(biāo)必須是具體的、可衡量的、可達(dá)到的、有相關(guān)性的、有明確的截止日期。另外，條例中僅提及任職資格概念，可拓展為對學(xué)歷及專業(yè)、工作經(jīng)驗?zāi)晗蕖I(yè)知識、專業(yè)技能等要求。
四、崗位分析工作的延續(xù)性
條例落實和擴(kuò)大高校用人自主權(quán)，高校需積極探索新的用人方式，形成靈活的進(jìn)出機(jī)制和競爭擇優(yōu)的使用機(jī)制，這就決定了崗位分析工作是人力資源管理的一項常規(guī)性工作，而不是件一勞永逸的事，需要隨著高校戰(zhàn)略的變化做出相應(yīng)的動態(tài)調(diào)整，使其責(zé)權(quán)一致。一方面，高校必須合理利用崗位分析成果，延伸其應(yīng)用價值。如制定崗位說明書時，規(guī)范工作標(biāo)準(zhǔn)的建立、使用、修改和維護(hù)的過程;公開招聘選拔時，需按照崗位說明書的任職資格要求嚴(yán)格執(zhí)行;在崗位評價和薪酬異動時，各項關(guān)鍵要素必須基于崗位說明書規(guī)定的崗位職責(zé)、工作標(biāo)準(zhǔn)、任職資格、校內(nèi)外工作網(wǎng)等方面的描述來執(zhí)行;年度考核或聘期考核時需嚴(yán)格按照崗位說明書中的職責(zé)進(jìn)行考核;對崗位說明書進(jìn)行統(tǒng)一編號，為人力資源信息化建設(shè)奠定基礎(chǔ)等。另一方面，高校還必須定期對崗位說明書進(jìn)行修訂。大規(guī)模的開展崗位分析是一件比較費時費力的事情，再加上各崗位變動的時機(jī)不同步、變動程度不一致，這就要求高校必須能根據(jù)發(fā)展戰(zhàn)略、組織模式與流程的變化調(diào)整而適時開展一定范圍內(nèi)的崗位分析，使崗位說明書更具使用價值。
作者：劉潔 單位：湖南大學(xué)
