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1檔案管理概述

1.1檔案管理的基本內(nèi)容

檔案是進(jìn)行社會(huì)活動(dòng)后的產(chǎn)物，其社會(huì)活動(dòng)的對(duì)象包括：國(guó)家政府相關(guān)機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織、個(gè)人組織等等.它的保存形式多種多樣，主要形式是文字記錄、聲音錄制、視頻圖像三種.其檔案種類繁多，包括科學(xué)檔案、教學(xué)檔案、人事檔案等等.

1.2檔案管理的主要性質(zhì)和特點(diǎn)

檔案管理秉承科學(xué)合理的原則對(duì)相關(guān)檔案進(jìn)行有效管理，而檔案資源信息的提供時(shí)社會(huì)實(shí)踐中的一項(xiàng)重要工作.科學(xué)合理地對(duì)檔案進(jìn)行管理，滿足社會(huì)的需求是它的基本任務(wù).它具有獨(dú)立性，是國(guó)家文化藝術(shù)事業(yè)必不可少的一部分.對(duì)比較特殊的部門而言，檔案管理是各項(xiàng)工作管理的重要組成部分，如高校檔案管理是高校管理工作中的一部分，科技檔案管理師科研管理工作的重要部分，對(duì)其發(fā)展具有深遠(yuǎn)、重大的意義.

1.3檔案管理的地位和作用

檔案工作作為國(guó)家建設(shè)事業(yè)的一部分，它對(duì)國(guó)家的發(fā)展具有重大存在意義.它的發(fā)展與國(guó)家建設(shè)事業(yè)的發(fā)展密不可分，兩者相互存在，相互影響，缺一不可.檔案工作扮演的角色是服務(wù)者，是國(guó)家建設(shè)工作的基礎(chǔ)條件，對(duì)其發(fā)展起巨大作用和決定性作用.

2傳統(tǒng)的高校檔案管理面臨的問題分析

傳統(tǒng)檔案管理方式作為高校檔案管理方式的一種，它的重點(diǎn)體現(xiàn)在對(duì)高校資料進(jìn)行收集、保存和歷史記載.它的管理對(duì)象是已經(jīng)發(fā)生的事件、活動(dòng)、歷史書籍等等，它的管理方式以紙質(zhì)記錄為主.隨著時(shí)代的變遷，傳統(tǒng)檔案管理的局限性越來越大，面臨的問題也越來越多，具體問題如下：

2.1費(fèi)力耗時(shí)、浪費(fèi)人力資源

在進(jìn)行傳統(tǒng)檔案管理的工作過程中，收集、整理資料是必不可少的一個(gè)環(huán)節(jié)，但是此環(huán)節(jié)需要大量工作人員的參與，同時(shí)也需要大量的工作時(shí)間.此問題在歷史悠久的高校中較為突出.由于高校檔案資料信息，來源于高校各個(gè)部門，比如：科研部門、財(cái)務(wù)部門、教學(xué)部門、管理部門等等，如果要每個(gè)部門逐一進(jìn)行資料收集，其工作量可想而知.加上后續(xù)的整理、編制過程，消耗的工作時(shí)間不言而喻。

2.2不能有效滿足用戶需求

由于傳統(tǒng)檔案管理的局限性，用戶進(jìn)行資料借閱時(shí)，必須親自前往檔案室，這在一定程度上為用戶帶來了不可避免的麻煩，降低了用戶的學(xué)習(xí)效率.而尋找資料的過程，也十分漫長(zhǎng)，無法快速及時(shí)地滿足用戶的需求.

2.3帶來不必要的資源負(fù)擔(dān)

傳統(tǒng)檔案管理，保存資料的方式，占據(jù)空間大，這在一定程度上給高校帶來了不必要的麻煩和資源負(fù)擔(dān)，尤其對(duì)于歷史悠久的高校而言，由于他們的建校時(shí)間過長(zhǎng)，因此檔案資源信息也顯得尤其繁多.占據(jù)的空間可想而知，對(duì)該高校產(chǎn)生了無形的負(fù)擔(dān)和壓力.這種情況下，想要有效地進(jìn)行檔案管理，也顯得難上加難.

2.4不利于保存，具有安全隱患

傳統(tǒng)檔案管理中，大多是紙質(zhì)的檔案記錄，具有時(shí)效性，不便永久保存，且容易受到太多因素的影響和困擾.例如，火災(zāi)、洪澇現(xiàn)象；鼠啃蟲咬；偷盜現(xiàn)象等等.若一旦上述狀況發(fā)生，將會(huì)造成相關(guān)資料的丟失和絕跡，影響整個(gè)高校的歷史記錄.

3高校檔案管理的現(xiàn)狀分析以及存在的問題

隨著時(shí)代的變遷和發(fā)展，如今已進(jìn)入信息時(shí)代，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)等技術(shù)被廣泛應(yīng)用.然而檔案管理工作也在不斷變化中，它的管理觀念和思想也在進(jìn)行不斷轉(zhuǎn)變.如今高校檔案管理主要特點(diǎn)是，方便資料的查閱和保存.由于計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的廣泛應(yīng)用，檔案管理也逐漸信息數(shù)字化.多數(shù)還被刻成光盤，方便更直觀的觀看和保存.這在一定程度上解決了傳統(tǒng)檔案管理的局限性問題.加速了檔案管理的發(fā)展進(jìn)程，但在其過程中仍然面臨著不少問題.

3.1工作人員缺乏專業(yè)素養(yǎng)

檔案管理工作需要大量的檔案管理相關(guān)人才，但是，由于大多數(shù)高校缺乏專業(yè)的管理人才，導(dǎo)致檔案不能進(jìn)行及時(shí)地更新和被利用.影響了高校檔案管理工作的發(fā)展.其中更嚴(yán)重的是，部分工作人員缺乏專業(yè)素養(yǎng)，以致于無法對(duì)檔案進(jìn)行及時(shí)的更新、整合和管理，導(dǎo)致檔案缺乏的完整性和規(guī)范性.

3.2不能將檔案進(jìn)行合理地分類

由于部分高校依舊無法擺脫傳統(tǒng)的檔案管理方式，深受傳統(tǒng)檔案管理的分類方式影響，導(dǎo)致檔案無法規(guī)范化、合理化、系統(tǒng)化.導(dǎo)致檔案雜亂無章，無法滿足用戶的需求.

3.3忽略檔案資源信息的多樣性

在檔案管理的過程中，檔案包含不同的種類，其中包括：數(shù)據(jù)類、信息類、知識(shí)類等等.然而不同的種類的管理方式又不一樣.但是就大多數(shù)高校而言，他們將這些種類統(tǒng)稱為信息.無法體現(xiàn)檔案資源信息的多樣性原則.

3.4網(wǎng)絡(luò)信息化沒有給高校檔案管理帶來實(shí)質(zhì)性變化

隨著社會(huì)的進(jìn)步和時(shí)代的發(fā)展，如今已進(jìn)入網(wǎng)絡(luò)信息化時(shí)代，如同一張巨型網(wǎng)，它將整個(gè)世界覆蓋在這張網(wǎng)里.因此，檔案管理也不僅僅只是檔案工作人員一人的義務(wù)和職責(zé)，在21世紀(jì)的今天，檔案管理者們處在高度的競(jìng)爭(zhēng)意識(shí)下，由于時(shí)代變化過快，信息也在不斷更新，而管理工作將變得越來越繁重，他們將無滿足教職員工的實(shí)時(shí)需求.在這樣的情況下，網(wǎng)絡(luò)信息化的出現(xiàn)并沒有給高校檔案管理帶來實(shí)質(zhì)的變化和改革，它仍然需要高校所有成員的共同努力，來促進(jìn)其可持續(xù)發(fā)展.

4知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代高校檔案管理的內(nèi)涵及特點(diǎn)

4.1內(nèi)涵體現(xiàn)

4.1.1知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代高校檔案管理就是知識(shí)管理

簡(jiǎn)要來講，知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代高校檔案管理就是高校知識(shí)管理，即對(duì)高校的各類知識(shí)進(jìn)行管理.在進(jìn)行知識(shí)管理的過程中，通過多種方式將高校知識(shí)的產(chǎn)生、積累、傳遞等階段結(jié)合起來，進(jìn)行管理.方便教職員工快速掌握教學(xué)知識(shí)，強(qiáng)化工作能力，促進(jìn)高校教學(xué)水平得到不斷提高和發(fā)展.

4.1.2知識(shí)管理是管理者工作水平的有力保障

知識(shí)是高校辦學(xué)的基礎(chǔ)和競(jìng)爭(zhēng)力來源，而知識(shí)管理就是高校競(jìng)爭(zhēng)力的有效管理.它一方面使管理本身進(jìn)行知識(shí)化，也就是知識(shí)管理；另一方面要求管理者本身需具備一定的知識(shí)和能力，這樣不但能夠管理者的工作效率，還能提升它自身的專業(yè)素養(yǎng).因此，知識(shí)管理是管理者工作水平的有力保障.

4.1.3將知識(shí)管理提升為知識(shí)資源管理

（1）將高校檔案知識(shí)管理提升到知識(shí)資源管理是實(shí)際管理工作中必要的階段，因?yàn)闄n案知識(shí)就是知識(shí)資源，它還經(jīng)歷過不斷地完善和處理.而知識(shí)資源的管理需經(jīng)過“一個(gè)應(yīng)用”和“兩個(gè)創(chuàng)新”、的過程.前者是將知識(shí)應(yīng)用于工作中，后者是在進(jìn)行知識(shí)創(chuàng)新的同時(shí)，實(shí)現(xiàn)工作創(chuàng)新.這個(gè)過程符合檔案知識(shí)管理的基本規(guī)律，可有效地實(shí)現(xiàn)高校檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展.因此將知識(shí)管理上升為知識(shí)資源管理很有必要.（2）知識(shí)管理的效益性.傳統(tǒng)檔案管理作為見證高校歷史變遷的產(chǎn)物，其最大的價(jià)值是記載高校歷史，而信息化時(shí)代的檔案管理的基本價(jià)值是實(shí)現(xiàn)高校歷史信息數(shù)字化管理.但這都不是檔案管理工作的目的，它的目的就是促進(jìn)高校工作的可持續(xù)發(fā)展.為高校謀取更大的效益和發(fā)展.

4.1.4知識(shí)資源管理為高校創(chuàng)造新的價(jià)值

傳統(tǒng)檔案管理方式作為高校檔案管理方式的一種，它的重點(diǎn)體現(xiàn)在對(duì)高校資料進(jìn)行收集、保存和歷史記載.而現(xiàn)代化信息時(shí)代檔案管理工作的價(jià)值在于讓歷史數(shù)字化、抽象化.但這并不是檔案管理的價(jià)值體現(xiàn)，它的價(jià)值體現(xiàn)在實(shí)現(xiàn)高校效益最大化，提高其在全國(guó)各大高校中的競(jìng)爭(zhēng)力和辦學(xué)能力，促進(jìn)其可持續(xù)發(fā)展.它的發(fā)展性和價(jià)值性深不可測(cè)，有待教育者和學(xué)者們?cè)诓粩鄬?shí)踐中進(jìn)行深入挖掘和研究.

4.2知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代檔案管理工作的特點(diǎn)

知識(shí)經(jīng)濟(jì)作為現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)的重要組成部分，它與農(nóng)業(yè)經(jīng)濟(jì)、工業(yè)經(jīng)濟(jì)有著顯著的不同特征.

4.2.1它們的主導(dǎo)因素存在明顯差異

農(nóng)業(yè)經(jīng)濟(jì)主導(dǎo)因素是土地，工業(yè)經(jīng)濟(jì)主導(dǎo)因素是資源，知識(shí)經(jīng)濟(jì)的主導(dǎo)因素是人才.而人才作為21世紀(jì)的基本需求，它對(duì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展起重大作用，也是財(cái)富的來源.

4.2.2它們的競(jìng)爭(zhēng)對(duì)象不同

工業(yè)經(jīng)濟(jì)下，面臨的競(jìng)爭(zhēng)對(duì)象是勞動(dòng)力和資源，農(nóng)業(yè)經(jīng)濟(jì)下，面臨的競(jìng)爭(zhēng)對(duì)象是土地，知識(shí)經(jīng)濟(jì)下，面臨的競(jìng)爭(zhēng)力是人才、信息和知識(shí).也就是說在這樣的情況下，誰能夠?qū)⒅R(shí)、人才、信息三者納入囊中，那么誰就成為了時(shí)代的佼佼者.

4.2.3它們的投資側(cè)重點(diǎn)不一樣

在工業(yè)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展中，它的投資側(cè)重點(diǎn)是形象具體的機(jī)器設(shè)施等等，它注重的是有形資產(chǎn)的投資；而在知識(shí)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的情形下，它的投資側(cè)重點(diǎn)是：人才的培養(yǎng)、產(chǎn)品科技能力的提升、知識(shí)型企業(yè)的不斷發(fā)展等等，它注重的是隱形資產(chǎn)的投資.

4.2.4它們的資源形態(tài)不一樣

在工業(yè)經(jīng)濟(jì)和農(nóng)業(yè)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展過程中，自然資源作為所有資源的基礎(chǔ)，它的存在是有限的，隨著自然生態(tài)的惡化和人類的肆意破壞，它將慢慢的消失，因此自然與人類的平衡發(fā)展對(duì)它們兩者的發(fā)展起決定性作用.而知識(shí)經(jīng)濟(jì)的資源是無限的，具體資源包括知識(shí)、文化、技術(shù)、智慧等等，不受任何因素的影響，它們是客觀存在的，具有無限循環(huán)性.可進(jìn)行無限的索取和使用.

5實(shí)施知識(shí)管理的意義

5.1能夠提高決策質(zhì)量和水平

知識(shí)管理可以有效、及時(shí)地將高校檔案相關(guān)知識(shí)合理配置在相應(yīng)的環(huán)節(jié)上，方便決策者快速及時(shí)地獲取知識(shí)，最大程度地保障他們的決策質(zhì)量和水平.

5.2提高教職人員的工作效率

知識(shí)管理的有效實(shí)施可以在一定程度上，起提高教職人員工作效率的作用.還要想通過降低人力、資源，來對(duì)教職人員的學(xué)習(xí)效率進(jìn)行檢測(cè)，其主要方式是對(duì)他們的工作質(zhì)量進(jìn)行檢測(cè).這主要是一個(gè)積累經(jīng)驗(yàn)的過程.而這些經(jīng)驗(yàn)都蘊(yùn)含在高校的檔案之中.因此，知識(shí)資源管理的進(jìn)行很有必要，它能有效、準(zhǔn)確地將檔案中的知識(shí)平均分配給崗位上的工作人員，提高他們的工作效率.

5.3能夠提高高校的競(jìng)爭(zhēng)力和水平

知識(shí)資源管理，通過將知識(shí)應(yīng)用于工作中，在進(jìn)行知識(shí)創(chuàng)新的同時(shí)，實(shí)現(xiàn)工作創(chuàng)新.這樣的過程對(duì)提高高校的辦學(xué)水平有極大作用，同時(shí)也在一定程度上使高校具有一定的核心競(jìng)爭(zhēng)力.

6結(jié)束語

綜上所述，知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代高校檔案管理即為知識(shí)管理，也就是對(duì)高校的各類知識(shí)進(jìn)行管理.在進(jìn)行知識(shí)管理的過程中，通過多種方式將高校知識(shí)的產(chǎn)生、積累、傳遞等階段結(jié)合起來，進(jìn)行管理.方便教職員工快速掌握教學(xué)知識(shí)，強(qiáng)化工作能力，促進(jìn)高校教學(xué)水平得到不斷提高和發(fā)展.它是管理者工作水平的有力保障、提高教職人員的工作效率、能夠提高高校的競(jìng)爭(zhēng)力和水平.促進(jìn)高校工作的可持續(xù)發(fā)展是它的目的.然而在其發(fā)展的過程中，也面臨著不少的問題，這些問題就需要教育者們?nèi)ゲ粩嗟匕l(fā)現(xiàn)和分析，提出相應(yīng)的解決措施，為教育教學(xué)事業(yè)做貢獻(xiàn).

作者：許景艷 單位：赤峰學(xué)院社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心