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1.1對(duì)檔案管理的重要性認(rèn)識(shí)不足
首先，部分高校領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理的重要性認(rèn)識(shí)不足，將檔案管理工作當(dāng)做學(xué)校日常行政工作的附屬物，可有可無(wú)。將主要的精力用于學(xué)校的基建、科研等大事上，很少過(guò)問(wèn)學(xué)校的檔案管理工作，導(dǎo)致高校檔案部門成為高校中最不起眼的部門之一，甚至有部分師生不知道高校檔案工作的辦公地點(diǎn)。正是由于領(lǐng)導(dǎo)的不重視，高校檔案管理工作人員缺乏積極性和主動(dòng)性，養(yǎng)成了安于現(xiàn)狀、不思進(jìn)取的工作態(tài)度，缺乏積極的創(chuàng)新改革意識(shí)，不能主動(dòng)進(jìn)行學(xué)習(xí)來(lái)提高自身的素質(zhì)和能力，于是出現(xiàn)高校檔案資料工作松散，出現(xiàn)一些重要檔案材料殘缺或者丟失，統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)失準(zhǔn)等問(wèn)題。很多高校甚至依然延續(xù)傳統(tǒng)的手工檔案處理方式，導(dǎo)致高校檔案工作流于形式，不能為高校科研、教學(xué)提供必要的支持，也缺乏服務(wù)經(jīng)濟(jì)社會(huì)的能力，高校檔案管理工作滯后于知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的要求。
1.2檔案工作基礎(chǔ)設(shè)施、技術(shù)手段落后
近年來(lái)，隨著國(guó)家對(duì)高等教育投入資金的增加，高校教學(xué)設(shè)施配備、實(shí)訓(xùn)基地建設(shè)等取得了長(zhǎng)足的進(jìn)步，但由于檔案管理部門的工作不受重視，導(dǎo)致檔案管理工作需要的一些現(xiàn)代化設(shè)備難以及時(shí)兌現(xiàn)，檔案管理部門也往往被設(shè)置在高校不起眼的位置，檔案庫(kù)房面積和各項(xiàng)指標(biāo)達(dá)不到要求，高校檔案工作的開展受到很大的阻礙，這自然也會(huì)打擊檔案工作人員工作的積極性和主動(dòng)性。與此同時(shí)，部分高校依然采用傳統(tǒng)的手工檔案管理方法。計(jì)算機(jī)是高校現(xiàn)代化檔案管理工作必備的設(shè)施，盡管計(jì)算機(jī)辦公已經(jīng)成為高校日常管理的常態(tài)，高校的財(cái)務(wù)部門、教學(xué)部門等早就配備了各種高性能的計(jì)算機(jī)設(shè)備，甚至一個(gè)辦公室配備多臺(tái)。但檔案室的計(jì)算機(jī)通常使用其他部門淘汰下來(lái)的，性能大打折扣。而且其他諸如掃描儀、刻錄機(jī)、服務(wù)器等設(shè)備都十分短缺，導(dǎo)致高校檔案工作的效率大打折扣。
1.3檔案隊(duì)伍整體素質(zhì)不高
正是由于高校檔案管理的重要性得不到重視，高校很少招聘專業(yè)的檔案專業(yè)人才來(lái)負(fù)責(zé)檔案管理工作，往往是從其他部門抽調(diào)部分行政人員，或者由其他工作人員進(jìn)行兼職，盡管在數(shù)量上可以保證高校檔案工作的需要，但由于絕大多數(shù)工作人員都不是檔案管理專業(yè)出身，缺乏基本的檔案管理技能學(xué)習(xí)和訓(xùn)練，有的檔案管理人員不知道應(yīng)該收取什么資料，有的不知道如何寫案卷標(biāo)題，有的不知道如何利用計(jì)算機(jī)來(lái)進(jìn)行檔案資料的查詢和搜索等，嚴(yán)重影響了高校檔案工作的質(zhì)量。雖然有些高校配備了齊全的檔案管理需要的計(jì)算機(jī)等設(shè)備，但由于工作人員知識(shí)老化、素質(zhì)不高，不懂得如何使用，導(dǎo)致計(jì)算機(jī)成為單純打字的工具，不能充分發(fā)揮計(jì)算機(jī)的高效率的優(yōu)勢(shì)。特別是隨著知識(shí)經(jīng)濟(jì)的興起和計(jì)算機(jī)技術(shù)的不斷發(fā)展，高校檔案管理工作的國(guó)內(nèi)、國(guó)際交流日益頻繁，高校嚴(yán)重缺乏既懂檔案管理專業(yè)知識(shí)，又會(huì)熟練使用計(jì)算機(jī)、懂得外語(yǔ)的復(fù)合型人才。
1.4檔案信息開發(fā)利用工作相對(duì)落后
高校檔案是高校師生在多年的發(fā)展過(guò)程中所形成的寶貴的知識(shí)和智慧資源，具有無(wú)可比擬的價(jià)值。如果高校檔案沒(méi)有被充分的加以利用，再有價(jià)值的資源也會(huì)成為無(wú)用之物，對(duì)于高校檔案工作者而言，不僅要加強(qiáng)高校檔案的收集、整理和歸納，更重要的是充分發(fā)揮高校檔案的價(jià)值，提高其利用效率。目前高校檔案信息資源大多屬于被動(dòng)式服務(wù)狀態(tài)，檔案管理者缺乏主動(dòng)服務(wù)意識(shí)，依然是傳統(tǒng)的"等客上門"的服務(wù)模式，師生有需要時(shí)才來(lái)檔案室查詢相關(guān)的資料，這遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能發(fā)揮高校檔案工作的優(yōu)勢(shì)。同時(shí)檔案工作人員忙于日常的檔案裝訂工作，沒(méi)有時(shí)間和精力來(lái)編研和開發(fā)檔案資源，即便開發(fā)出一些編研產(chǎn)品，也往往深度不夠或者缺乏應(yīng)用性而流于形式，檔案管理工作為高校科研、教學(xué)的服務(wù)效果差，社會(huì)效率和經(jīng)濟(jì)效率差強(qiáng)人意。
2知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代提高高校檔案管理工作的建議
2.1樹立新的檔案管理意識(shí)
知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，提高檔案管理意識(shí)、更新檔案管理觀念，是提高檔案管理工作效率的前提和基礎(chǔ)。首先，樹立檔案的開放意識(shí)。在現(xiàn)代社會(huì)，檔案已經(jīng)從部分群體的特權(quán)向全體公民開放，縱觀世界各國(guó)的高校，都有意識(shí)的將檔案資源開放給師生和社會(huì)公眾使用，只有少數(shù)涉及機(jī)密的檔案資源才進(jìn)行封存保管。我國(guó)高校的檔案管理者和工作人員也應(yīng)該樹立開放的檔案管理意識(shí)，根據(jù)服務(wù)者的實(shí)際需求，提高檔案工作的開放性和服務(wù)性。其次，樹立檔案實(shí)效意識(shí)。知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，社會(huì)發(fā)展日新月異，生活工作節(jié)奏加快，高校檔案管理工作也應(yīng)該順應(yīng)信息社會(huì)發(fā)展需要，提高檔案工作的時(shí)效性，及時(shí)進(jìn)行檔案的收集和整理，搶時(shí)間、爭(zhēng)效益，根據(jù)服務(wù)對(duì)象的要求，第一時(shí)間將開發(fā)出來(lái)的檔案信息傳播出去，提高檔案服務(wù)的價(jià)值。第三，樹立檔案服務(wù)的競(jìng)爭(zhēng)意識(shí)。知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，高校之間的競(jìng)爭(zhēng)主要是科研實(shí)力和教學(xué)質(zhì)量的競(jìng)爭(zhēng)。作為高校科研和教學(xué)的重要服務(wù)部門，高校檔案管理部門也要樹立競(jìng)爭(zhēng)意識(shí)，通過(guò)優(yōu)勝劣汰，引入競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制，給予檔案管理人員以壓力和動(dòng)力，提高其工作積極性和主動(dòng)性。
2.2推進(jìn)高校檔案管理的現(xiàn)代化
隨著高校在校生人數(shù)的不斷增多，以及高校服務(wù)社會(huì)能力的提高，現(xiàn)代高校在發(fā)展中形成了大量的文件、視頻等資料，傳統(tǒng)的手工檔案管理方法不僅效率低下，而且很容易出現(xiàn)檔案資料丟失或者殘缺等問(wèn)題。因此，高校要加強(qiáng)計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用，加快檔案信息資源的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化進(jìn)程，從檔案資源的產(chǎn)生到歸檔都進(jìn)行計(jì)算機(jī)操作，實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息一體化，實(shí)現(xiàn)一次輸入、反復(fù)利用的效率，大大提高工作效率，也讓檔案管理人員從繁瑣的工作中解脫出來(lái)，進(jìn)行更深度的檔案產(chǎn)品開發(fā)，以適應(yīng)知識(shí)經(jīng)濟(jì)的需要。同時(shí)，為方便利用傳輸和聯(lián)網(wǎng)，可以將館藏一些紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換為電子文件，以機(jī)讀目錄、卡片。通過(guò)建立檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)，充分發(fā)揮計(jì)算機(jī)的密集存貯和快速檢索功能，這是檔案管理現(xiàn)代化的基礎(chǔ)工作。另外，檔案管理工作要充分發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)的優(yōu)勢(shì)，將有價(jià)值的檔案信息公布在網(wǎng)上，提高檔案服務(wù)的廣泛性，同時(shí)也是帶動(dòng)檔案收集、整理等工作的有效方法。
2.3大力開發(fā)檔案信息資源
提高高校檔案的利用價(jià)值是高校檔案管理的主要目的。高校檔案管理部門要加強(qiáng)檔案信息資源的開發(fā)力度，實(shí)現(xiàn)高校工作的應(yīng)有價(jià)值。為了真正了解用戶的檔案需求，高校檔案部門必須加強(qiáng)市場(chǎng)調(diào)研，更多地與師生進(jìn)行交流和溝通，及時(shí)了解學(xué)校教學(xué)和科研工作的重點(diǎn)，只有這樣，高校檔案部門才能合理地確定檔案信息資源的開發(fā)主題和入編內(nèi)容，有的放矢地開展編研工作，最終向各種不同用戶提供與之需求相吻合的、高質(zhì)量的檔案信息編研成品，以實(shí)現(xiàn)高校檔案信息資源開發(fā)利用的社會(huì)效益及經(jīng)濟(jì)效益。此外，為了提高編研質(zhì)量，高校檔案部門也可走聯(lián)合編研，共同開發(fā)信息資源的路子。為了彌補(bǔ)高校檔案部門人手少，編研力量不足，專業(yè)水平有限的不足，高校檔案部門可以采取"走出去，請(qǐng)進(jìn)來(lái)"的方式，開發(fā)檔案信息產(chǎn)品。高校檔案部門既可以采取檔案系統(tǒng)內(nèi)部進(jìn)行縱向聯(lián)合的方式，又可采取檔案部門與校內(nèi)外科研部門、經(jīng)濟(jì)部門等跨系統(tǒng)的橫向聯(lián)合方式，來(lái)共同進(jìn)行檔案信息編研開發(fā)，使開發(fā)出來(lái)的產(chǎn)品更具針對(duì)性、時(shí)效性。
2.4檔案部門要做好宣傳工作
高校檔案部門除了要千方百計(jì)地做好推廣服務(wù)工作，直接服務(wù)于本校教學(xué)和科研等工作以外，還應(yīng)通過(guò)多種途徑強(qiáng)化宣傳工作，不斷增強(qiáng)人們的檔案利用意識(shí)。高校檔案部門要做好宣傳工作，一方面可采取舉辦陳列展覽或利用校報(bào)、校內(nèi)閉路電視、校園廣播、校園網(wǎng)向本校人員進(jìn)行檔案宣傳，又可以利用報(bào)紙、廣播、電視和互聯(lián)網(wǎng)等社會(huì)上的大眾傳播媒介，大力開展對(duì)檔案和檔案工作的宣傳，在普及檔案知識(shí)和加強(qiáng)公眾檔案意識(shí)方面多作努力，逐漸改變?nèi)藗儗?duì)檔案工作的神秘感和陌生感，擴(kuò)大檔案工作的社會(huì)影響，增加檔案部門的透明度，培養(yǎng)人們自覺利用檔案信息的意識(shí)，教會(huì)人們?cè)鯓永脵n案，交給人們打開檔案信息寶庫(kù)的鑰匙。另一方面要加強(qiáng)對(duì)館(室)藏內(nèi)容的揭示和報(bào)道，讓全社會(huì)認(rèn)識(shí)到檔案工作的重要性和對(duì)自身的價(jià)值。
3結(jié)語(yǔ)
總之，知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，高校檔案管理工作應(yīng)該順應(yīng)經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展的需要，抓住高校跨越式發(fā)展的契機(jī)，提高檔案工作的深度和廣度，切實(shí)提高檔案管理的效率，為高校科研、教學(xué)等做出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。
作者：丁林林 單位：鄭州大學(xué)西亞斯國(guó)際學(xué)院
