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[摘要]信息時代高校繼續教育檔案管理存在著挑戰與機遇并存的局面。本文在分析高校繼續教育檔案管理特點的基礎上，針對信息時代高校繼續教育檔案管理面臨的挑戰，提出了具體的解決對策，以期為高校繼續教育事業做好服務。

在我國，高校繼續教育包括成人教育、遠程教育、自考教育，以及各種形式的培訓，且各種教育形式之間又存在彼此交叉的關系。近年來，隨著建設學習型社會，科學人才觀的評價體系不斷完善，唯學歷論的人才評價標準也在發生著深刻的變化，終身學習理念深入人心。《國家中長期教育改革和發展規劃綱要(2010-2020年)》明確提出，繼續教育是面向學校教育之后所有社會成員終身學習體系的重要組成部分。預計到2020年，我國將有3.5億從業人員接受繼續教育，由此所產生的繼續教育檔案數量和規模將呈現大幅增加的趨勢。21世紀，人類社會進入了信息化時代，計算機、大數據和云計算技術的應用和普及，使高校繼續檔案管理存在著挑戰與機遇并存的局面。一方面，繼續教育檔案管理理念、技術和制度還不能夠有效地滿足檔案管理信息化的現實需要；另一方面，信息理念和信息技術的應用，實現了繼續教育檔案存儲介質的信息化和利用方式的信息化，提升了繼續教育檔案的服務效率。因此，信息時代背景下，應結合高校繼續教育檔案的特點，持續優化高校繼續教育檔案管理模式，為高校繼續教育事業做好服務。

一、高校繼續教育檔案的管理特點

高校繼續教育集招生、教務、學籍和學生管理于一體，包括脫產、業余、短期培訓，以及學歷教育和非學歷教育等(2018年起，教育部取消了高校非全日制專業的學歷繼續教育)，這種教育特點使得所形成的繼續教育檔案具有其顯著特點。

(一)檔案來源的分散性。高校繼續教育一般擔負著學員的招生、日常教務、學籍和學生管理等多項任務，各個環節所產生的具有保存價值的文字、圖表、聲像等不同載體的文件材料都成為繼續教育檔案材料的重要收集對象。此外，繼續教育辦學模式與普通全日制教學有著較大差異，僅以學習方式為例，有脫產、半脫產、函授，以及短期培訓等多種形式，不同的學習方式所產生的檔案文件材料在形成時間、形成體系方面具有各自的規律性特點，這無疑增加了后期檔案文件材料收集、整理和歸檔工作的難度。

(二)檔案形式的多樣性。高校繼續教育無論是辦學形式，還是辦學的層次都呈現出靈活多樣的特點。從學歷層次劃分，有本科和專科；按教學地域進行細分，又可以將高校繼續教育分為本部教學、校外聯合教學和函授教學等。從檔案的存在形式看，既有紙質、圖表、照片等傳統介質的檔案，也有錄像帶、光盤、磁盤等信息化介質的檔案。按照學生的學習形式，繼續教育檔案又可以細分為脫產、函授、夜大等。

(三)檔案管理的復雜性。高校繼續教育檔案來源的分散性和形式的多樣性決定了高校繼續教育檔案收集和管理的復雜性。這種復雜性首先由其顯著的特點所致：載體多樣、內容繁雜、來源廣泛、種類眾多；其次表現在學員主體的復雜性，繼續教育的學員來自社會的各個行業、領域、地域，以集中學習為輔自學為主，文件材料收集難度較大。此外，隨著高校繼續教育規模的不斷擴大，采用聯合辦學、設立分校等模式，都使得繼續教育檔案的數量呈現較高的增長速度，檔案文件材料的收集、整理、保管等難度之大可想而知。

(四)檔案功能的社會性。繼續教育的培訓對象是以社會在職人員為主，他們往往處于工作一線，身處社會發展、經濟變革的最前沿，其學習活動更多是為了提升崗位業務素能，他們所學知識會對經濟社會的發展產生直接的影響，與行業發展和社會進步息息相關。因此，做好繼續教育檔案管理，既是為廣大學員服務，也是推動社會發展進步的現實需要，具有很強的社會性。

二、信息時代高校繼續教育檔案管理面臨的挑戰

(一)理念的挑戰。傳統繼續教育檔案管理還是以收集、整理、保管和利用為主要內容的檔案管理模式。通常是由檔案管理人員主觀判斷其信息資源是否具有檔案保存價值，然后再依據法律法規或檔案管理的相關規定確定相應的保管時間，最后再交由學校檔案管理部門進行統一的整理、保管，并為學生等相關人員提供查詢和利用服務。信息時代，傳統的檔案無論是載體還是形態都發生了較大的變化，檔案電子化、數字化數量和比重明顯提升，如學員的電子錄取通知書、教學中使用的電子軟件產生的檔案材料，以及畢業時到人社部門進行電子文檔注冊、申報電子學分等形成的電子資料。此外，信息時代背景下，檔案信息的利用渠道和服務方式與傳統繼續教育檔案管理有著顯著區別，這些轉變都對檔案管理人員的檔案管理理念產生了較大的影響和沖擊。

(二)管理的挑戰。目前，有關高校繼續教育檔案的規章制度并不完善，特別是信息化專業檔案管理制度尚未出臺，主要參考和應用《高等學校檔案實體分類法》《普通高等學校檔案管理辦法》等進行檔案的分類和管理。高校繼續教育檔案與普通高等教育檔案存在著較大差別，套用后者的檔案管理規定不利于高校繼續教育檔案的規范化管理，致使管理手段滯后。普通高等教育實現了從“招生—繳費—教學—教務”的一體化信息管理模式，由此所產生的檔案管理也實現了全程電子化管理模式。而繼續教育檔案的形成和管理，主要是以傳統手工操作或單機版檔案管理系統輔助模式為主，與信息化時代對高校繼續教育檔案管理的要求不相適應。此外，信息時代，高校繼續教育檔案的利用不再是簡單的“復印”“查詢”，更加注重檔案信息的挖掘和利用，以提升高校繼續教育檔案的服務功能。

(三)安全的挑戰。傳統檔案管理中注重采取“人防、物防、技防”手段，加強對檔案實物的保護，確保檔案實物的安全性。信息時代，檔案的存儲和利用實現了電子化和信息化，檔案載體及信息存儲方式都發生了巨大變化，給檔案安全帶來了巨大挑戰。一方面，從介質來看，高校繼續教育檔案的存儲選用了電子化方式，計算機等設備本身的使用壽命和年限會影響檔案的安全，特別是檔案數據容易發生丟失。另一方面，從外部因素來看，電子檔案在傳輸和管理過程中極易遭受到來自網絡和病毒的侵襲和威脅，導致檔案信息數據被肆意刪除或篡改。電子檔案安全問題的隱蔽性、復雜性都超過了傳統繼續教育檔案在管理過程中所遇到的安全問題。

(四)素能的挑戰。傳統檔案管理模式要求檔案管理人員具有專業的檔案管理知識以及良好的職業素質。信息時代，高校繼續教育檔案管理除了要求檔案管理人員具備相應的檔案專業知識外，還需要具備較系統的信息網絡知識、計算機基礎知識和大數據分析、應用等知識技能，檔案管理人才向復合型轉變。此外，高等繼續教育大多注重抓教學、科研，對繼續教育檔案給予的人財物的投入較少，尤其是信息時代檔案管理所必需的計算機、掃描儀、數碼照相機等現代化設備的投入不足，制約了高校繼續教育檔案工作的開展。

作者:梁小蘭 單位:廣東醫科大學繼續教育學院