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1.教務(wù)管理系統(tǒng)的使用現(xiàn)狀分析

1.1提高數(shù)據(jù)查詢統(tǒng)計效率

教務(wù)管理系統(tǒng)比之原有的教務(wù)工作模式，其重要的優(yōu)勢表現(xiàn)在對數(shù)據(jù)的整合、查詢、分析的高效性。原有教務(wù)工作一般會呈現(xiàn)出過于獨立的工作范疇，部門與部門之間、工作內(nèi)容之間聯(lián)動性較差，從而導(dǎo)致系統(tǒng)的統(tǒng)計效率較低。教務(wù)系統(tǒng)通過基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的建立和日常信息維護的工作，將數(shù)據(jù)與信息之間進行關(guān)聯(lián)，采用一定的計算方式，將統(tǒng)計結(jié)果呈現(xiàn)給使用者,為學(xué)校管理層的決策支持提供詳盡的數(shù)據(jù)分析。

1.2規(guī)范教務(wù)管理工作

教務(wù)管理系統(tǒng)一般是采用將含有信息數(shù)據(jù)的表格按一定的關(guān)系構(gòu)成的數(shù)據(jù)庫，各種表之間具有緊密的關(guān)聯(lián)和制約，組成了一個涵蓋所有教學(xué)運行和教學(xué)管理的大型數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)。這其中每個操作人員都需用自己的所屬身份登錄系統(tǒng)，按照既定原則進行操作。

1.3強化了院校兩級教務(wù)管理

傳統(tǒng)的高校教務(wù)管理是按照校院或者院系二級管理的，各自具有數(shù)據(jù)信息獨立保存的特點。這個特點體現(xiàn)在雖有計算機參與管理及數(shù)據(jù)儲存，但存在數(shù)據(jù)重復(fù)、數(shù)據(jù)交流錯誤、功能簡單、維護成本高等問題。隨著學(xué)校規(guī)模的不斷發(fā)展，信息量的逐漸增加，舊有的單機信息數(shù)據(jù)儲存、管理模式已經(jīng)落后，并嚴(yán)重阻礙著教務(wù)工作的發(fā)展。教務(wù)管理系統(tǒng)采用數(shù)據(jù)從服務(wù)器集中管理和調(diào)用的辦法，減少了數(shù)據(jù)過于分散而導(dǎo)致的信息錯誤，保證了數(shù)據(jù)的一致性。同時，這種數(shù)據(jù)管理模式也為院校兩級管理提供了平臺。

2.教務(wù)系統(tǒng)使用存在的問題

2.1教務(wù)系統(tǒng)設(shè)計與學(xué)校體制不符

大多數(shù)學(xué)校通過購買成品系統(tǒng)的方式建立的教務(wù)管理系統(tǒng)，這其中普遍存在系統(tǒng)本地化問題。教務(wù)系統(tǒng)既要促進教學(xué)管理的現(xiàn)代化、信息化，又要符合學(xué)校的自身情況。購買的教務(wù)系統(tǒng)的設(shè)計是參照一般高校的教學(xué)管理模式開發(fā)的，而每個學(xué)校的教務(wù)管理模式又不盡相同，這就產(chǎn)生了使用過程中的矛盾或博弈。伴隨著教務(wù)系統(tǒng)在教學(xué)管理中使用的逐步深入，購買成品系統(tǒng)的高校也存在著系統(tǒng)升級維護和拓寬功能領(lǐng)域的需求，往往這種需求不被學(xué)校決策者重視。學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)只重視系統(tǒng)的建立而忽視系統(tǒng)的維護和再開發(fā)工作，資金投入、技術(shù)支持都無法得以保障，導(dǎo)致教務(wù)系統(tǒng)發(fā)展停滯不前，阻礙學(xué)校教務(wù)管理工作的推進。

2.2技術(shù)與業(yè)務(wù)邊界

通常教務(wù)系統(tǒng)是由學(xué)校技術(shù)部門人員參照同類院校的標(biāo)準(zhǔn)和使用情況進行引進，并根據(jù)系統(tǒng)模塊的設(shè)置，結(jié)合現(xiàn)有使用者的工作分工加以賦予相關(guān)功能或開放有關(guān)聯(lián)權(quán)限。一旦系統(tǒng)平臺搭建成功，技術(shù)部門人員便將系統(tǒng)交由教務(wù)處進行管理。教務(wù)處會在本部門使用者中設(shè)立系統(tǒng)管理員，負(fù)責(zé)將使用過程中出現(xiàn)的問題反饋給系統(tǒng)管理員或系統(tǒng)研發(fā)者，以尋求技術(shù)問題解決。系統(tǒng)管理員一般會由學(xué)校單純的技術(shù)部門人員，如網(wǎng)絡(luò)實驗中心管理員、計算機教師擔(dān)任；或者在教學(xué)管理部門中選擇具有一定業(yè)務(wù)能力的使用者擔(dān)任。教務(wù)系統(tǒng)的使用面臨著對使用者需具有一定的要求，既了解教務(wù)工作的基本原理，又能把握高校教學(xué)的規(guī)律，熟悉教學(xué)管理規(guī)定，能根據(jù)系統(tǒng)設(shè)計原理并結(jié)合實際需要的提出系統(tǒng)實現(xiàn)要求，由技術(shù)人員遵循業(yè)務(wù)規(guī)律，結(jié)合數(shù)據(jù)庫設(shè)計和網(wǎng)絡(luò)安全規(guī)范，嚴(yán)格控制操作環(huán)節(jié)來進行技術(shù)支持。教務(wù)系統(tǒng)本身就是具有技術(shù)性和業(yè)務(wù)性的特點，如何達到業(yè)務(wù)與技術(shù)的平衡點，融合彼此的優(yōu)勢，是目前教務(wù)系統(tǒng)使用的重要難題。

2.3使用者工作習(xí)慣

教務(wù)管理系統(tǒng)的使用者一般為與教學(xué)工作相關(guān)人員。這些人員中大多不是出自技術(shù)性專業(yè)或者日常辦公中對技術(shù)相關(guān)內(nèi)容接觸較少。這其中部分使用者往往會根據(jù)系統(tǒng)管理員或使用熟練者的操作方法進行繼承操作，而缺少對系統(tǒng)功能和實現(xiàn)效果的研究主動性。并且由于長時間固定工作方式的積累，而存在對固有工作方式的依賴，抵觸改變工作方式或加入系統(tǒng)工作內(nèi)容。這種工作方法在學(xué)生人數(shù)、信息量較少的條件下，由于工作熟練程度較高，反而能體現(xiàn)出一定的工作效率，但隨著學(xué)生人數(shù)的增加和教學(xué)管理不斷的科學(xué)化、制度化、豐富化的背景下，這種脫離或部分脫離系統(tǒng)平臺的教學(xué)管理工作方法，反而增加工作成本，使得教務(wù)事務(wù)處理的速度減慢，總體的教務(wù)信息篩選，聯(lián)系和處理問題能力下降。

2.4使用者操作不規(guī)范

目前我校系統(tǒng)使用最重要的問題為使用規(guī)范化的問題。已應(yīng)用到我校教學(xué)管理系統(tǒng)的部分模塊已較為成熟，并給我校教務(wù)管理工作帶來便利，如選課、成績管理模塊等，系統(tǒng)使用者使用規(guī)范問題較為嚴(yán)重。一旦使用者的前期的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)存在錄入失誤，將會給后期數(shù)據(jù)統(tǒng)計分析帶來嚴(yán)重錯誤及工作漏洞。例如：教學(xué)任務(wù)的數(shù)據(jù)錯誤將引發(fā)教師成績錄入、生評教數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性、學(xué)生成績統(tǒng)計、補考統(tǒng)計等一系列數(shù)據(jù)問題。因此，系統(tǒng)使用者在使用過程中的規(guī)范性操作，將決定教務(wù)系統(tǒng)應(yīng)用的成敗，也決定著工作效率是否能夠達到提升。

3.教務(wù)系統(tǒng)的管理及建構(gòu)

3.1完善教務(wù)系統(tǒng)管理制度

在日常教務(wù)管理中，往往出現(xiàn)教務(wù)工作制度健全而系統(tǒng)教務(wù)制度缺乏的現(xiàn)象，或者照搬日常工作制度而不考慮教務(wù)系統(tǒng)的可操作性，就導(dǎo)致教務(wù)系統(tǒng)管理定位模糊，缺乏科學(xué)性和實用效果。制度是管理過程的重要環(huán)節(jié)和實施保障，它將勞動責(zé)任和生產(chǎn)效益有機結(jié)合。所以教務(wù)管理系統(tǒng)的構(gòu)建與發(fā)展，需要學(xué)校各部門的共同搭建與維護，其中涉及的相關(guān)人員及其操作規(guī)范需有明確而健全的教務(wù)管理系統(tǒng)的管理制度把控，例如，教務(wù)管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)安全制度、教務(wù)處及教學(xué)秘書操作權(quán)限制度、教務(wù)系統(tǒng)網(wǎng)上選課制度、網(wǎng)上生評教制度、成績管理和成績修改監(jiān)督制度等，只有制度規(guī)范，管理到位、責(zé)任明確才能確保教務(wù)管理系統(tǒng)有序運行。教務(wù)系統(tǒng)的使用者也需提高系統(tǒng)規(guī)范使用意識，自行遵守教學(xué)管理部門對系統(tǒng)的規(guī)范操作要求，增強風(fēng)險責(zé)任意識，減少盲目性操作。

3.2創(chuàng)新和調(diào)整固有工作思路

教學(xué)管理者是教務(wù)管理系統(tǒng)的信息傳遞媒介，以數(shù)據(jù)和工作指令維持信息在不同使用者之間流動，從而完成教務(wù)工作。隨著教務(wù)系統(tǒng)的使用不斷深入，一些原有工作內(nèi)容則不再適用和不符合教務(wù)系統(tǒng)設(shè)計，這就要求教學(xué)管理者調(diào)整原有工作流程，打破工作部門界線，開發(fā)新的管理模式，實現(xiàn)數(shù)據(jù)與資源的共享。例如，我校改變了原有自上而下通知、自下而上匯總信息的效率的工作模式，利用教務(wù)系統(tǒng)開放授權(quán)Web端學(xué)生信息查詢和修改功能，實現(xiàn)了教學(xué)管理者、教師和學(xué)生的實時信息交流，在學(xué)籍、學(xué)生檔案、火車票優(yōu)惠卡購買、考試報名等工作中，工作效率、數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確率有明顯提高。

3.3優(yōu)化人員配置，提高系統(tǒng)使用者業(yè)務(wù)水平

高校對教務(wù)工作人員配備、結(jié)構(gòu)組成、工作分工要有針對性的進行劃分及組合，對技術(shù)型人才要有一定的配置，發(fā)揮成員優(yōu)勢及特長，搭建合理的教務(wù)管理系統(tǒng)人力資源結(jié)構(gòu)。對原有使用者要進行定期系統(tǒng)培訓(xùn)，提高使用者系統(tǒng)業(yè)務(wù)水平，增強其使用系統(tǒng)進行教務(wù)工作的現(xiàn)代化辦公意識和獨立思考問題能力，逐步改變原有工作方法。采用系統(tǒng)模塊培訓(xùn)手段，針對工作中某一問題或者某項任務(wù)進行專項培訓(xùn)和操作。多組織高校之間教務(wù)系統(tǒng)使用的交流、學(xué)習(xí)活動，借鑒其他高校成熟的操作方法。

3.4堅持系統(tǒng)維護投入，做好系統(tǒng)二次開發(fā)

教務(wù)管理系統(tǒng)在使用一定的時間后，會出現(xiàn)系統(tǒng)數(shù)據(jù)冗余，部分查詢操作報錯的可能性。這就要求學(xué)校需繼續(xù)堅持對系統(tǒng)穩(wěn)定性和拓展功能的投入。有研發(fā)能力的高校，可對原有系統(tǒng)進行二次開發(fā)。目前，無自主研發(fā)能力的學(xué)校，基本采用購買較為成熟的教務(wù)管理系統(tǒng)的模式，但在使用的過程中，無法根據(jù)學(xué)校自身情況進行使用設(shè)計，對自己所提交的個性化需求均需研發(fā)公司進行技術(shù)支持，這種需求實現(xiàn)過程周期性較長，技術(shù)依賴性較大。因此，高校需采用系統(tǒng)引進與二次開發(fā)相結(jié)合的工作思路，以實現(xiàn)系統(tǒng)使用與自身特點相適應(yīng)的需要。

3.5總結(jié)使用經(jīng)驗，引入知識管理概念

教務(wù)管理系統(tǒng)的使用雖有操作手冊、系統(tǒng)配置等說明性的技術(shù)知識，但在使用過程中，使用者的經(jīng)驗和操作技巧也同樣具有重要作用，特別是解決突發(fā)性事件（如迎新現(xiàn)場的故障排查），非規(guī)范性的操作實現(xiàn)等，這些對解決我們使用系統(tǒng)中出現(xiàn)的暫時性無解問題，通常具有良好的使用效果。這就需要我們引入知識管理概念，建構(gòu)一個量化與質(zhì)化的知識系統(tǒng)，讓使用者把使用過程中總結(jié)出來的有效經(jīng)驗反饋到知識系統(tǒng)內(nèi)，實現(xiàn)過程分享，形成永不間斷的智慧循環(huán)。

4.結(jié)束語

教務(wù)管理系統(tǒng)的出現(xiàn)是在這個時代的教育信息化背景下產(chǎn)生的，是為配合目前打造數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化校園，減少教育教學(xué)工作的勞動成本，及時提供充分、科學(xué)的決策依據(jù)，達到教學(xué)有效管理目的的產(chǎn)物。在教務(wù)管理系統(tǒng)的建構(gòu)和管理中，學(xué)校的重視和投入是前提，使用者的業(yè)務(wù)能力是基礎(chǔ)，健全的制度和規(guī)范化的管理是保障，如何解決和處理好這之間的關(guān)系，是教務(wù)管理系統(tǒng)有效運行的關(guān)鍵。

作者：李津澤 單位：天津體育學(xué)院運動與文化藝術(shù)學(xué)院教務(wù)處