前言：尋找寫作靈感？中文期刊網(wǎng)用心挑選的高校實(shí)驗(yàn)室信息化管理淺析，希望能為您的閱讀和創(chuàng)作帶來(lái)靈感，歡迎大家閱讀并分享。
摘要：
對(duì)機(jī)械檢測(cè)技術(shù)與裝備教育部工程研究中心在實(shí)驗(yàn)室管理方面遇到的問(wèn)題及應(yīng)對(duì)方法進(jìn)行介紹，結(jié)合國(guó)外高校圖書館管理系統(tǒng)及物流公司的管理經(jīng)驗(yàn)對(duì)本中心的管理進(jìn)行改進(jìn)，取得了一定的成效。對(duì)人員管理、設(shè)備管理、系統(tǒng)管理和資源共享等方面采取的一些做法進(jìn)行了介紹。文中提到的一些共性問(wèn)題和探索性對(duì)策，可供同行討論與借鑒。
關(guān)鍵詞：
“機(jī)械檢測(cè)技術(shù)與裝備教育部工程研究中心”是一個(gè)由國(guó)家教育部批準(zhǔn)組建成立，同時(shí)得到了重慶市政府、市教委和市科委大力支持的研究中心，與之并列的還有一塊牌子：“時(shí)柵傳感及先進(jìn)檢測(cè)技術(shù)重慶市重點(diǎn)實(shí)驗(yàn)室”。中心下設(shè)精密位移傳感器實(shí)驗(yàn)室、納米時(shí)柵微位移測(cè)量實(shí)驗(yàn)室、高端精密測(cè)控技術(shù)實(shí)驗(yàn)室以及精密機(jī)械加工車間。工程中心以技術(shù)開發(fā)和成果轉(zhuǎn)化為宗旨，同時(shí)兼顧本科教學(xué)與研發(fā)工作，以及學(xué)科建設(shè)等高校任務(wù)。像這樣一個(gè)機(jī)構(gòu)復(fù)雜，體制交叉，功能多樣，儀器、設(shè)備、工具、原材料繁多的綜合性教學(xué)科研機(jī)構(gòu)，其專職實(shí)驗(yàn)室管理人員只有1-2人，可以想象在實(shí)驗(yàn)室管理中有多少不盡人意之處。這種情況在全國(guó)各高校實(shí)驗(yàn)室中具有一定的普遍性。隨著科學(xué)技術(shù)的突飛猛進(jìn)，對(duì)高校實(shí)驗(yàn)室也提出了更高的要求[1]。筆者曾在英國(guó)樸次茅斯大學(xué)和當(dāng)?shù)匚锪鞴竟ぷ鳎貒?guó)后進(jìn)入該中心任教，一直試圖借助國(guó)外先進(jìn)管理工作經(jīng)驗(yàn)用于實(shí)驗(yàn)室管理。本文通過(guò)我們的一些具體思路與做法，與同行交流。
1.人員管理
本中心在重慶理工大學(xué)中是一個(gè)相對(duì)獨(dú)立的實(shí)驗(yàn)室，主要人員為教師、碩士生和博士生。由于人員眾多，而實(shí)驗(yàn)室管理人員相對(duì)較少，因此在日常的實(shí)驗(yàn)室管理中不能面面俱到，學(xué)生在實(shí)驗(yàn)時(shí)未按要求進(jìn)行登記，實(shí)驗(yàn)完成后實(shí)驗(yàn)工具未按要求放回原位的情況時(shí)有發(fā)生。盡管多次強(qiáng)調(diào)實(shí)驗(yàn)登記和工具擺放問(wèn)題，但效果仍不明顯，其主要原因是缺少有效的監(jiān)控和合理的管理。雖然國(guó)內(nèi)各個(gè)學(xué)校在總體方針中確立了各種規(guī)章制度，但是由于實(shí)驗(yàn)室各學(xué)科、功能和用途不同，使得這些宏觀管理辦法并不適合實(shí)驗(yàn)室的管理，因此需要根據(jù)實(shí)驗(yàn)室的實(shí)際情況制定相應(yīng)的管理辦法[2]。國(guó)內(nèi)大學(xué)通常都是由一位老師對(duì)多個(gè)實(shí)驗(yàn)室進(jìn)行統(tǒng)一管理，但由于各個(gè)實(shí)驗(yàn)室情況不同，使得管理有些混亂。而英國(guó)樸次茅斯大學(xué)許多個(gè)學(xué)生實(shí)驗(yàn)室都有一位專職教師進(jìn)行管理，在實(shí)驗(yàn)室中有一個(gè)用玻璃窗分割出來(lái)的小房間作為實(shí)驗(yàn)室管理老師的辦公室。樸次茅斯大學(xué)的實(shí)驗(yàn)室并沒(méi)有嚴(yán)格的規(guī)章制度，實(shí)驗(yàn)室的使用是通過(guò)學(xué)校課程管理系統(tǒng)進(jìn)行預(yù)約的，由于有專職實(shí)驗(yàn)室老師進(jìn)行監(jiān)督管理，學(xué)生們都能夠自覺(jué)按要求進(jìn)行試驗(yàn)，并保持試驗(yàn)室的整潔。而國(guó)內(nèi)實(shí)驗(yàn)室管理人員較少，學(xué)生對(duì)實(shí)驗(yàn)室保持整潔的意識(shí)也相對(duì)較差，所以給實(shí)驗(yàn)室的管理工作帶來(lái)了很多不便，因此國(guó)內(nèi)許多實(shí)驗(yàn)室都是以相應(yīng)的規(guī)章制度來(lái)強(qiáng)制約束學(xué)生，但效果并不滿意。本中心結(jié)合樸次茅斯大學(xué)的實(shí)驗(yàn)室管理經(jīng)驗(yàn)與國(guó)內(nèi)的實(shí)際情況，采用“以人制人”，由學(xué)生管理學(xué)生的方式。其中很重要的一點(diǎn)是“按課題分組”而不是按年級(jí)分組或按實(shí)驗(yàn)室進(jìn)行分組。按年級(jí)分組似乎便于對(duì)學(xué)生進(jìn)行統(tǒng)一管理，但是由于同一個(gè)試驗(yàn)可能由多個(gè)年級(jí)的學(xué)生參與，從實(shí)驗(yàn)室的使用管理來(lái)看并不合適，按實(shí)驗(yàn)室的使用進(jìn)行分組也是存在同樣的問(wèn)題，同一個(gè)試驗(yàn)可能會(huì)使用多個(gè)實(shí)驗(yàn)室。本中心按課題進(jìn)行分組（如圖1），每個(gè)課題組都有專門的導(dǎo)師及各個(gè)年級(jí)的學(xué)生，在每個(gè)課題組中選出一名助管同學(xué)，配合實(shí)驗(yàn)室管理人員進(jìn)行試驗(yàn)的準(zhǔn)備和清理工作，通過(guò)這種方式進(jìn)行管理可以有效促進(jìn)實(shí)驗(yàn)室衛(wèi)生的保持及實(shí)驗(yàn)器材的整理。在這種機(jī)制下，較少的實(shí)驗(yàn)老師只需主要對(duì)助管同學(xué)進(jìn)行管理就可以達(dá)到事半功倍的效果。針對(duì)國(guó)內(nèi)的現(xiàn)狀，對(duì)新入學(xué)的學(xué)生進(jìn)行培訓(xùn)[3]，使其快速熟悉實(shí)驗(yàn)室的規(guī)章制度，建立有效的賞罰制度可以提高大家的自覺(jué)性，長(zhǎng)期監(jiān)督可以使學(xué)生養(yǎng)成良好的習(xí)慣，引入信息化管理可以方便對(duì)學(xué)生的行為表現(xiàn)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。如在條件允許的情況下，增加實(shí)驗(yàn)室管理人員數(shù)量，進(jìn)行更加細(xì)致的分工，肯定將更有助于實(shí)驗(yàn)室的管理及對(duì)學(xué)生的監(jiān)督。
2.設(shè)備管理
隨著本中心實(shí)驗(yàn)室不斷發(fā)展，購(gòu)置的設(shè)備越來(lái)越多，對(duì)設(shè)備的整理、擺放、登記、維護(hù)等問(wèn)題也越發(fā)突出。沒(méi)有對(duì)應(yīng)的信息管理系統(tǒng)，管理人員習(xí)慣只有儀器設(shè)備的物和帳的原始記錄，而忽視了人員變動(dòng)后的帳和物的實(shí)時(shí)核對(duì)，甚至出現(xiàn)有賬無(wú)物或有物無(wú)賬的現(xiàn)象[4]。由于每個(gè)人的記錄格式不盡相同，因此給數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)和記錄交接帶來(lái)了諸多不便。實(shí)驗(yàn)室的設(shè)備是由各個(gè)老師申請(qǐng)，學(xué)校采購(gòu)中心統(tǒng)一采購(gòu)的，大部分設(shè)備信息都是由各個(gè)老師和采購(gòu)中心掌握的，而實(shí)驗(yàn)室內(nèi)部并沒(méi)有做統(tǒng)一的整理和登記，這就導(dǎo)致在設(shè)備出現(xiàn)問(wèn)題時(shí)無(wú)法及時(shí)聯(lián)系到供應(yīng)商進(jìn)行售后維修或維護(hù)，從而耽誤了實(shí)驗(yàn)工作進(jìn)度。有時(shí)新設(shè)備到貨后，出現(xiàn)無(wú)處可放的問(wèn)題，其主要原因在于沒(méi)有對(duì)儀器設(shè)備的擺放進(jìn)行統(tǒng)一的規(guī)劃，沒(méi)有及時(shí)與實(shí)驗(yàn)室管理人員溝通，不但浪費(fèi)時(shí)間，也影響實(shí)驗(yàn)室的整體美觀。實(shí)驗(yàn)室有些大型設(shè)備使用率不高，閑置時(shí)間長(zhǎng)[5]，缺少定期的保養(yǎng)維護(hù)，而且能夠熟練使用的人員也十分有限，在臨時(shí)使用時(shí)也會(huì)出現(xiàn)各種問(wèn)題。儀器設(shè)備是進(jìn)行科學(xué)研究和驗(yàn)證實(shí)驗(yàn)的基礎(chǔ)，管理好儀器設(shè)備是對(duì)實(shí)驗(yàn)安全、實(shí)驗(yàn)準(zhǔn)確性和實(shí)驗(yàn)真實(shí)性的有效保障。儀器設(shè)備驗(yàn)收合格自投入使用之日起，設(shè)備管理就進(jìn)入到了一個(gè)動(dòng)態(tài)化的管理過(guò)程[6-7]。在實(shí)驗(yàn)室管理體制設(shè)計(jì)中，我們借鑒了市場(chǎng)上物流方面的成功經(jīng)驗(yàn)，通過(guò)引入SKU（stockkeepingunit），使用信息化管理系統(tǒng)來(lái)進(jìn)行管理。對(duì)于放置儀器的柜子和儀器設(shè)備進(jìn)行系統(tǒng)的編號(hào)成為庫(kù)位編碼，將儀器設(shè)備的SKU編碼與庫(kù)位編碼相對(duì)應(yīng)，這樣做不但便于查找，也能夠合理利用有限的空間。建立格式統(tǒng)一的儀器設(shè)備電子檔案，需記錄儀器編號(hào)、庫(kù)位號(hào)、名稱、購(gòu)置日期、售后電話等重要信息，利于今后查找。儀器設(shè)備的使用和借用參照?qǐng)D書館的書籍借閱管理，都應(yīng)該進(jìn)行預(yù)約登記制度，不但便于管理，也能夠責(zé)任落實(shí)到個(gè)人[8]，保證個(gè)人在使用過(guò)程中對(duì)儀器設(shè)備的保護(hù)。貴重設(shè)備需要進(jìn)行網(wǎng)上申請(qǐng)，登記使用日期、內(nèi)容、人員等，通過(guò)審批后方能使用，也便于今后上級(jí)部門對(duì)儀器使用情況的檢查。儀器設(shè)備的說(shuō)明書也要進(jìn)行統(tǒng)一管理[9]，隨用隨借，并且進(jìn)行電子備檔，方便多人同時(shí)查閱，也能避免因說(shuō)明書丟失帶來(lái)的麻煩。
3.系統(tǒng)管理
實(shí)驗(yàn)室信息管理系統(tǒng)（LIMS）是能夠提供實(shí)驗(yàn)室各種信息儲(chǔ)存、交換和統(tǒng)計(jì)分析的網(wǎng)絡(luò)化平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)網(wǎng)絡(luò)化共享、無(wú)紙化辦公、提高實(shí)驗(yàn)室工作效率[10-11]，但是目前很多實(shí)驗(yàn)室都沒(méi)有真正使用信息管理系統(tǒng)。實(shí)驗(yàn)室信息管理系統(tǒng)的應(yīng)用是今后的必然趨勢(shì)，能夠促進(jìn)并帶動(dòng)實(shí)驗(yàn)室管理的規(guī)范化、制度化、科學(xué)化[12-13]。以前本中心的實(shí)驗(yàn)室只有簡(jiǎn)單的指紋門禁系統(tǒng)，而且并未接入網(wǎng)絡(luò)，只能進(jìn)行簡(jiǎn)單的身份認(rèn)證識(shí)別，不利于實(shí)驗(yàn)室的安全管理。設(shè)備、工具、資料的使用、借用記錄等都是通過(guò)紙質(zhì)表格記錄的，不利于查找和保存。缺少有效的電子監(jiān)控，實(shí)驗(yàn)室亂拿亂放的現(xiàn)象始終得不到有效解決。沒(méi)有實(shí)驗(yàn)室預(yù)約系統(tǒng)，實(shí)驗(yàn)室的使用變得比較混亂，實(shí)驗(yàn)室的隨意使用使得管理人員無(wú)法有效進(jìn)行監(jiān)管。因此實(shí)驗(yàn)室信息化管理系統(tǒng)的應(yīng)用是十分必要的，由攝像頭，門禁系統(tǒng)，設(shè)備終端控制系統(tǒng)，計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)等組成的立體化監(jiān)控管理網(wǎng)絡(luò)能夠有效地保證實(shí)驗(yàn)室的安全、整潔及數(shù)據(jù)的統(tǒng)一管理。信息管理系統(tǒng)的應(yīng)用是今后的發(fā)展趨勢(shì)，各個(gè)公司的ERP系統(tǒng)，高校的管理系統(tǒng)，圖書館管理系統(tǒng)、政府部門管理系統(tǒng)等都是信息管理系統(tǒng)應(yīng)用的體現(xiàn)，因此實(shí)驗(yàn)室管理系統(tǒng)的應(yīng)用也是實(shí)驗(yàn)室管理發(fā)展的方向。使用網(wǎng)絡(luò)化的實(shí)驗(yàn)室信息管理系統(tǒng)是本實(shí)驗(yàn)室的下一步目標(biāo)（如圖2）。在圖書館管理系統(tǒng)中，圖書借閱和實(shí)驗(yàn)室的設(shè)備借用，閱覽室和實(shí)驗(yàn)室的預(yù)約，在系統(tǒng)中對(duì)于學(xué)生的分類管理都有很多相似之處；在物流管理系統(tǒng)中，貨物的采購(gòu)和設(shè)備采購(gòu)，貨物中轉(zhuǎn)和設(shè)備轉(zhuǎn)移，貨物出庫(kù)和電子元器件的領(lǐng)用等也都有相似之處，因此還是有很多經(jīng)驗(yàn)值得實(shí)驗(yàn)室管理系統(tǒng)借鑒的。網(wǎng)絡(luò)攝像頭及指紋門禁系統(tǒng)能夠很好地實(shí)現(xiàn)對(duì)實(shí)驗(yàn)室安全的管理，使用終端控制設(shè)備能管理和記錄大型儀器設(shè)備的使用情況[14]，借鑒企業(yè)的ERP系統(tǒng)也能夠?qū)崿F(xiàn)實(shí)驗(yàn)室日常辦公的人員，設(shè)備記錄管理。根據(jù)實(shí)驗(yàn)室的具體情況配備相應(yīng)的管理系統(tǒng)及硬件，并與學(xué)校一卡通系統(tǒng)聯(lián)網(wǎng)，就能夠更加容易對(duì)實(shí)驗(yàn)室人員進(jìn)行管理。
4.結(jié)束語(yǔ)
機(jī)械檢測(cè)技術(shù)與裝備教育部工程研究中心是一個(gè)較新的實(shí)驗(yàn)室，很多管理辦法與用于實(shí)驗(yàn)室管理的設(shè)備還不夠完善，在實(shí)際的管理當(dāng)中還存在著許多需要改進(jìn)的地方，引入實(shí)驗(yàn)室信息化管理系統(tǒng)是今后實(shí)驗(yàn)室管理的發(fā)展方向，也是能夠解決我們當(dāng)前一些問(wèn)題的方法，通過(guò)信息化管理能夠提高管理的工作效率和安全等級(jí)，也能夠?yàn)槔蠋熤g共享資料提供一個(gè)平臺(tái)。我們?cè)趯?shí)驗(yàn)室管理工作的一些努力嘗試，已經(jīng)達(dá)到較好的效果，有力支持了中心的各項(xiàng)工作的進(jìn)行。
作者:徐是 高忠華 單位:重慶理工大學(xué)
