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摘要：高校教育規模的迅速擴張，為高校及其二級學院的管理提出了更高的要求。為了提高二級學院教學管理效率，文章在總結以往教學檔案管理經驗的基礎上，發現了之前工作中的不足，提出了相應的解決方案，以期達到預設目標。

關鍵詞：高校二級學院；教學檔案；信息化

當前我國高校的招生和畢業規模均已突破八百萬，高等教育入學率達到百分之四十以上，正處于高教普及化發展的快車道。隨著高校教育規模的迅速擴張，為高校及其二級學院的管理提出了更高的要求。一些高校的二級學院動輒幾千人，已與以前普通大學的人數相當了。為了保障二級學院的正常教學運行，完善其教學檔案管理建設勢在必行。

一、保駕護航的作用

完善之前，首先我們要明晰二級學院教學檔案管理的意義在那里。教學檔案主要包括學院本科生、碩士生、博士生等各個階段的培養方案和教學計劃；教師教學的教學大綱、教案、講稿，學生考核的題庫、試卷；為服務管理教師和學生而建立的個人信息數據庫；為考核教學人員和學習人員而涉及的教師教學實施進度表、教學組織安排材料、考試分析，涉及學生的以學期為單位的學習成績表和實習鑒定表等。這些材料內容反映了學院在不同發展階段的教學方法和教學理念，是見證學院成長的重要材料。二級學院作為獨立一級的教學管理單位，直接面對教師和學生。新教師引進前的知識能力認定，在職教師的校外培訓或出國訪學，離退休教師的社會福利認定等各方面工作都有肯能涉及需要學院出具相關證明材料。學生方面，不論是在校生還是畢業生需要的相關檔案證明材料，直接接洽單位就是二級學院。因此，二級學院的檔案管理對于正常教學人員保障和學生培養以及畢業生的求職就業都具有重要作用。教育部制定的一些針對高校的評估是為了提高學校的教育水平，其中針對各個學科的評估面對的就是二級學院。針對評估內容提供的審核材料，絕大部分都屬于教學檔案管理范圍內的，都以教學檔案作為評估依據[1]。由此可見，教學檔案管理在體系高校教學質量方面的關鍵作用。教育教學改革是促進教育進步，提高教師教學能力的有益探索。教改實施除了要有相應的理論依據之外，還要做到有的放矢。如何做到有的放矢，首先需要找到以往教學中的不足之處，教學檔案材料為分析以往教學不足提供了第一手的材料，可以說為教改提供了素材，正是由于對這些材料有針對性的分析，才能為教改的具體實施指明道路。

二、居安思危的意識

完善其教學檔案管理建設勢在必行，這話不是一句口號，而是作為一線工作人員已經明確認識到我們的不足。如果不能及時彌補其中不足，會對教學質量產生消極影響，應該引起足夠的重視。首先就是人員嚴重不足，很多二級學院根本沒有配備教學檔案管理人員。對于沒有配備教學檔案管理人員的學院，這類工作都是由教學秘書兼任的，教學秘書平時工作繁忙，沒法專心整理并系統地管理學院教學運行、學籍、教學研究、教研活動、教師課程工作量、學生培養方案、學生成績單、考試試卷、教學檢查、畢業設計等一系列教師和學生教學檔案。兼職檔案管理人員一般都是合同制或短期聘任制員工，流動性大，不能保證教學檔案管理的完整性和穩定性。其次是制度不完善，教學檔案管理是一項復雜、繁瑣的工作。管理人員面對的是時間跨度大、涉及人員數量龐雜、種類繁復的材料，如何沒有相應的管理制度實在是不知從何入手。對于檔案管理缺乏足夠的重視，檔案管理存在很大的漏洞，這些都是檔案管理中的巨大隱患。[2]針對教學檔案的有層次的分類，對各類的具體內容的規定和管理辦法，各類檔案的保密度、保存期限以及保存方式，以上各方面都需要有明確規定，這樣不僅方便于管理人員，也方便于使用人員。當前由于重視程度不夠，各方面管理制度不完善，給教學運行和信息保存都帶來了一些不必要的麻煩。此外，在高校的發展中一些學院進行合并，導致檔案資料的整合，各自為政的管理方式必然導致檔案材料無法有效整合。再次就是信息化水平不夠，當前是信息化時代，很多行業都實現了無紙化辦公的形式，教學檔案管理也面臨同樣的問題。如以往畢業生的一些證明材料需要到畢業學校開具，當前一些信息化和共享化水平較高的高校已經可以為畢業生網上提供證明材料，大大節省辦事雙方時間，同時也提供了工作效率。反觀一些信息化水平不足的院校，由于紙質教學檔案的保存不當，導致檔案材料永久性損失的情況屢見不鮮。還有一些學院盡管對教學檔案進行了信息化處理，但是由于配備的信息化設備落后、信息化處理不完備、信息化材料保存不科學等原因，導致信息化材料損失或材料利用率不高，未能發揮信息化應有的作用。最后就是關于教學檔案管理經驗的交流學習少。有些高校和院系已經建立了非常好的檔案管理模式和信息化檔案共享機制，針對管理經驗的校際間交流，為這些寶貴的經驗模式提供一個共同學習的平臺，是一項非常必要的工作。

三、計出萬全的努力

在明晰教學檔案管理意義和當前工作不足的同時，筆者在總結個人工作經驗的基礎上，針對高校二級學院教學檔案管理中存在的問題，提出以下對策。一是加強人員配備。教學檔案內容繁雜，種類豐富，對管理人員提出了較高要求，要求管理人員具有吃苦耐勞、細致認真的品質。因此，高校二級學院應該設定檔案管理的專業崗位，聘用一些具有檔案管理學專業知識的人員。對現已工作人員提供專業培訓的機會，使其了解、掌握檔案管理的相關知識，更好地為工作服務。二是完善制度建設。針對前文提到的不足制定相應的管理制度，使工作人員和檔案使用人員都能做到有據可依。制度建設同時也要做好制度宣傳工作，讓相關檔案管理人員明晰制度內容，明確工作任務。此外，還要形成定期培訓和考核的工作方式，建立科學合理的檔案管理評價體系。這樣就使檔案管理工作做到了，制度完善、責任明確、考核合理等一系列的保障措施，達到從組織制度的完善性、檔案保存的完整性、檔案管理技術的創新性、檔案應用的價值性、檔案的保管與維護等五個層面進行指標建構的目的[3]。制度運行過程中也要不斷總結經驗、查缺補漏，對制度中存在的不盡如人意的地方進行必要、及時的修正。三是提高信息化建設。配備專項資金，為檔案信息化設備購置和信息化系統開發提供支持。制定有效的管理制度，在與軟件開發方充分溝通基礎上，開發設計相應的教學檔案管理信息化系統。在檔案管理信息化系統應用之前，與軟件開發人員協商，制定針對檔案管理人員的專項培訓。對于紙質檔案材料過于豐富的情況，要聘用專門人員進行材料信息化和初期數據庫的建設工作。最后，充分利用學校網絡終端，向師生開放教學檔案查詢、檢索等功能，提高教學檔案的利用價值。四是加強經驗交流。教學檔案管理具有共性，校內二級學院間關于教學檔案管理，完全可以進行充分的交流學習。這類學習交流不但要在一線工作人員之間，也有學院領導牽頭，形成慣例并將其提升到一定高度，通過交流可以形成貫徹到全校的檔案管理制度。校內二級學院有效交流基礎上，形成好的機制，對高校教學檔案管理起到示范作用的話，可以將其推廣到高校之間。

四、結語

總之，教學檔案管理是高校二級學院工作中的重中之重，必須引起足夠重視。完善檔案管理制度基礎，加強頂層設計，推進教學檔案管理隊伍專業化，提升教學檔案管理水平是各學院教學檔案管理工作當前的主要任務和今后發展的目標。我們應該不斷發揮創新精神，進一步鉆研更加可行的措施，使教學檔案管理能更好地服務師生、服務高校教育事業。

參考文獻：

[1]張樺.淺析高校教學檔案管理對教學評估的作用[J].科學技術創新,2011(14).

[2]項念.淺議信息化背景下的高校檔案管理科學化[J].改革與開放,2017(4).

[3]姚君,陳玥竹.二級學院教學檔案管理質量指標的研究[J].科教文匯(18).

作者:銀春 單位:天津科技大學機械學院