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摘要：如今，社會(huì)諸多領(lǐng)域均已廣泛應(yīng)用信息化技術(shù)，其中也包括高校檔案管理。高校檔案管理是高校管理工作中的一項(xiàng)重要內(nèi)容，為此要求高校在進(jìn)行檔案管理時(shí)應(yīng)充分發(fā)揮信息化的作用，以促進(jìn)高校檔案管理的日臻完善。

關(guān)鍵詞：高校；檔案管理；信息化建設(shè)

日益普及的計(jì)算機(jī)，使得諸多領(lǐng)域均已開(kāi)始應(yīng)用各種信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)。在檔案管理工作中，傳統(tǒng)的手工操作已無(wú)法與信息化背景下檔案工作需求相適應(yīng)，因而有必要借助現(xiàn)代化信息技術(shù)對(duì)傳統(tǒng)檔案業(yè)務(wù)進(jìn)行改造，以期與數(shù)字環(huán)境下檔案工作的發(fā)展相適應(yīng)，并促進(jìn)檔案管理水平與服務(wù)效率的提高[1]。但現(xiàn)階段，我國(guó)高校在檔案管理方面的投入較少，所以帶給檔案管理信息化建設(shè)極大的挑戰(zhàn)，因而對(duì)高校檔案管理信息化建設(shè)的思考意義重大。

一、高校檔案管理信息化的意義

（一）促進(jìn)高校“數(shù)字化校園”建設(shè)更快實(shí)現(xiàn)

高校管理工作中的一項(xiàng)重要內(nèi)容就是高校檔案管理，其將學(xué)校各個(gè)階段的歷史真實(shí)地記錄下來(lái)，有助于高校的教學(xué)、科研的進(jìn)行等，同時(shí)也有助于高校的考核和教學(xué)評(píng)估工作。高校檔案管理信息化作為一項(xiàng)重要舉措與時(shí)展要求是相適應(yīng)的。

（二）對(duì)已有檔案資料予以安全保護(hù)

高校檔案管理信息化是在電腦系統(tǒng)中錄入已有的檔案資料，并采取統(tǒng)一的數(shù)字化管理。其既能夠降低檔案管理對(duì)紙質(zhì)檔案的依賴性，也可以實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案資料的永久保存。

（三）促進(jìn)檔案管理效率的提高

高校檔案管理信息化建設(shè)可對(duì)現(xiàn)有的紙質(zhì)檔案進(jìn)行有效地保管，讓讀者的最大需求得到滿足。在存儲(chǔ)、查詢和借閱時(shí)，只需將相關(guān)信息輸入電腦，就能夠查詢到所需的材料，不但方便，效率也很高，這極大地有利于檔案管理效率的提高。

二、當(dāng)前高校檔案管理信息化建設(shè)中存在的問(wèn)題

（一）領(lǐng)導(dǎo)的檔案管理思想觀念落后

現(xiàn)階段，大部分高校均未認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性，認(rèn)為其并非經(jīng)濟(jì)指標(biāo)，不會(huì)產(chǎn)生直接的經(jīng)濟(jì)效益，因此覺(jué)得檔案管理工作無(wú)關(guān)緊要[2]。因?yàn)轭I(lǐng)導(dǎo)者工作態(tài)度消極，缺乏較強(qiáng)的檔案管理意識(shí)，所以導(dǎo)致高校檔案管理滯后，使檔案未得到妥善管理，諸多與檔案有關(guān)的基礎(chǔ)材料損壞或流失。

（二）資金不足，基礎(chǔ)設(shè)施落后

檔案管理信息化建設(shè)需要充足的資金支持，以及人員、技術(shù)方面的支持。但目前部分高校因?yàn)橹匾暡蛔悖蚨谫Y金方面有欠缺，缺乏充足的資金購(gòu)置相關(guān)設(shè)備，且技術(shù)和人員也有待完善。雖然部分高校具備基礎(chǔ)的信息化設(shè)備，但尚未形成網(wǎng)絡(luò)化，也沒(méi)有必要的技術(shù)支持，未能形成完整的信息網(wǎng)絡(luò)。

（三）電子文件管理效率不高

近年來(lái)，檔案管理信息化開(kāi)始出現(xiàn)于我國(guó)高校檔案管理中。檔案管理信息化是一項(xiàng)新興事物，大部分高校在檔案管理工作中沒(méi)有相應(yīng)的系統(tǒng)化手段，進(jìn)而便產(chǎn)生了嚴(yán)重的電子檔案管理問(wèn)題。和紙質(zhì)檔案相比，電子檔案有著相對(duì)復(fù)雜的收集和歸檔步驟。而現(xiàn)階段，高校檔案管理部門(mén)針對(duì)電子檔案的歸檔管理工作存在很大的操作隨意性，存在很多問(wèn)題，致使管理效率不高。

（四）檔案信息化專業(yè)人才欠缺

檔案信息化對(duì)檔案管理人員提出了較高的要求，不僅思想觀念要強(qiáng)、綜合素質(zhì)要高，且專業(yè)技能還必須過(guò)硬。各類(lèi)檔案業(yè)務(wù)知識(shí)，檔案管理人員都要爛熟于心，計(jì)算機(jī)操作也要非常熟練，且需具備較強(qiáng)的信息運(yùn)用能力。而由于受到傳統(tǒng)用人體制的影響，往往難以順利開(kāi)展檔案管理人員競(jìng)爭(zhēng)上崗，加之檔案部門(mén)沒(méi)有較高的待遇，因而很難吸引優(yōu)秀人才，即使招聘進(jìn)來(lái)留下的幾率也很低，結(jié)果造成檔案管理部門(mén)人員還是一些老人，工作起來(lái)依然采取的還是老方法，鮮有進(jìn)步，缺少活力。

三、強(qiáng)化高校檔案管理信息化建設(shè)的措施 

（一）重視高校檔案信息化建設(shè)

高校領(lǐng)導(dǎo)必須深刻認(rèn)識(shí)到檔案信息化建設(shè)的重要意義，將其納入到學(xué)校改革與發(fā)展的重要事項(xiàng)中，將檔案工作和學(xué)校的規(guī)模、實(shí)力及信息化建設(shè)等情況相結(jié)合，制定科學(xué)合理的檔案信息建設(shè)規(guī)劃，各部門(mén)相互協(xié)調(diào)、相互配合，共同開(kāi)發(fā)、共享信息，在學(xué)校進(jìn)行教學(xué)評(píng)估、專業(yè)評(píng)價(jià)以及轉(zhuǎn)化科研成果方面為其創(chuàng)造條件，提供依據(jù)。同時(shí)，積極同其他高校進(jìn)行交流，以提高教學(xué)質(zhì)量，共享信息資源。

（二）增加投入，完善檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

高校應(yīng)配備包括數(shù)據(jù)庫(kù)服務(wù)器、圖文影像掃描設(shè)備、數(shù)碼攝像機(jī)、存儲(chǔ)器等諸多硬件設(shè)施以及規(guī)范化的軟件設(shè)施。檔案管理軟件不僅要將收集、存儲(chǔ)、歸檔、整理、編目等服務(wù)功能涵蓋其中，還要適應(yīng)多種硬件平臺(tái)、多種操作系統(tǒng)的運(yùn)行，且具備較強(qiáng)的安全控制能力，也可同其他數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)相連，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的交換。

（三）加強(qiáng)檔案數(shù)據(jù)信息庫(kù)建設(shè)，強(qiáng)化網(wǎng)絡(luò)安全管理

在高校檔案管理工作中有效推行信息數(shù)字化管理，在一定程度上能夠讓紙質(zhì)檔案得到有效保護(hù)[2]。為此，高校應(yīng)立足自身實(shí)際情況，從教學(xué)科研、黨政管理、教學(xué)設(shè)備以及人力資源等多方面建立檔案數(shù)據(jù)信息庫(kù)，進(jìn)而使各種檔案均能夠得到妥善的整理與保管，使檢索與查找均可快速完成，資源得到共享。但在檔案管理信息化建設(shè)過(guò)程中，也極易引發(fā)很多問(wèn)題，為此必須做好高校網(wǎng)絡(luò)安全管理工作。高校在檔案管理信息系統(tǒng)中，需進(jìn)一步加強(qiáng)使用防御軟件，同時(shí)結(jié)合諸多安全隔離防范措施，及時(shí)將網(wǎng)絡(luò)“黑客”“病毒”等危險(xiǎn)因素隔絕在外。同時(shí)，在文件檔案管理中有效運(yùn)用區(qū)域鏈技術(shù)，一方面為傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)型工作提供完善的信息錄入平臺(tái)，由此確保數(shù)據(jù)環(huán)境與管理模式相結(jié)合，有效提升檔案?jìng)鲗?dǎo)和管理的效率；另一方面可憑借區(qū)域鏈概念構(gòu)建完善的管理制度，提供更加精細(xì)化的管理平臺(tái)，以便鞏固文件管理工作的質(zhì)量水準(zhǔn)。

（四）加強(qiáng)高素質(zhì)檔案管理隊(duì)伍的建設(shè)

提升高校檔案管理效率，順利進(jìn)行信息化建設(shè)的一項(xiàng)重要內(nèi)容就是檔案管理隊(duì)伍建設(shè)[3]。建設(shè)高素質(zhì)的檔案管理隊(duì)伍需滿足以下幾點(diǎn)：首先，對(duì)專業(yè)的檔案管理人員進(jìn)行培養(yǎng)。各高校要將自身其多個(gè)方面（師資力量、科研水平等）的優(yōu)勢(shì)發(fā)揮出來(lái)，利用學(xué)科建設(shè)對(duì)專門(mén)的檔案管理人才進(jìn)行培養(yǎng)。其次，利用各種途徑，如開(kāi)展檔案管理方面的講座、專題培訓(xùn)及繼續(xù)教育等，提高檔案管理人員的專業(yè)知識(shí)和技能，以及信息處理能力和管理能力。最后，針對(duì)檔案管理人員加強(qiáng)業(yè)務(wù)考核。學(xué)校應(yīng)定期進(jìn)行考核，實(shí)行優(yōu)勝劣汰及獎(jiǎng)勵(lì)機(jī)制可促進(jìn)檔案管理人員工作積極性的有效提升。總之，高校檔案管理信息化建設(shè)意義重大，但目前檔案管理信息建設(shè)還面臨諸多挑戰(zhàn)，存在很大困難。因此，高校一定要重視檔案信息化建設(shè)，對(duì)各種計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)予以靈活運(yùn)用，培養(yǎng)高素質(zhì)的檔案管理人才，制定有效的信息化建設(shè)方案，以促進(jìn)高校的檔案信息化系統(tǒng)更加完善。

參考文獻(xiàn)：

[1]何強(qiáng).關(guān)于高校檔案管理工作信息化建設(shè)的思考[J].辦公室業(yè)務(wù),2013(11S):80-82.

[2]池金華.強(qiáng)化高校檔案管理信息化建設(shè)的若干思考[J].科學(xué)技術(shù)創(chuàng)新,2013(1):116.

[3]易蓮.淺析高校檔案管理的信息化建設(shè)策略[J].湖北成人教育學(xué)院學(xué)報(bào),2014(6):115-117.

作者:李慧 單位:大同大學(xué)