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文書檔案范文1
醫(yī)院文書檔案肩負(fù)著醫(yī)院重要活動(dòng)、重大事件原始資料收集、記載以及各級(jí)公文轉(zhuǎn)遞、分類、歸檔等工作，是醫(yī)院管理的有效憑證。同時(shí)，對(duì)醫(yī)院的文書檔案進(jìn)行科學(xué)化的管理，能有效提高醫(yī)院的管理水平，有利于醫(yī)院可持續(xù)發(fā)展。然而，目前大部分醫(yī)院對(duì)文書檔案管理重視程度仍不夠高，且在管理工作方面仍存在一些嚴(yán)重的問題需要有待解決。
一、醫(yī)院文書檔案管理工作所存在的問題
1、領(lǐng)導(dǎo)重視程度不夠高，檔案管理者意識(shí)淡薄
醫(yī)院大部分領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為，醫(yī)院只要做好教學(xué)、科研等方面工作，就能獲得社會(huì)效益、經(jīng)濟(jì)效益的雙豐收。同時(shí)他們還認(rèn)為，醫(yī)院文書檔案管理質(zhì)量好壞不會(huì)對(duì)醫(yī)院的發(fā)展造成嚴(yán)重的影響，且在文書檔案收集、整理方面，增加其人力、物力的投入將會(huì)得不償失。因此，在文書檔案管理方面，醫(yī)院投入經(jīng)費(fèi)較少，設(shè)備陳舊，嚴(yán)重阻礙了文書檔案管理的發(fā)展。由于領(lǐng)導(dǎo)重視程度不夠，導(dǎo)致部分檔案管理者對(duì)醫(yī)院文書檔案管理缺乏法律知識(shí)、管理意識(shí)，在他們看來，醫(yī)院的文書檔案管理工作就是將醫(yī)院來文進(jìn)行收集、整理而已，無任何技術(shù)含量。
2、檔案管理人員素質(zhì)低
目前，多數(shù)醫(yī)院將文書檔案交由醫(yī)院辦公室人員進(jìn)行管理。然而，醫(yī)院辦公室人員由于工作比較忙，加之沒有足夠的精力和時(shí)間來管理文書檔案，致使大量的資料因不能及時(shí)收集、整理而積壓過剩。而對(duì)于從事檔案管理方面的人員而言，由于自身并非專業(yè)性管理人才，且學(xué)歷水平低，相關(guān)專業(yè)知識(shí)、技能欠缺，因而不具備檔案管理工作的基本素養(yǎng)，進(jìn)而影響文書檔案管理工作的效率和質(zhì)量。同時(shí)，醫(yī)院在文書檔案管理人員培訓(xùn)方面的機(jī)會(huì)較少，致使檔案管理者思想較為傳統(tǒng)，依舊停留在以往的管理模式上，且法律意識(shí)不高，不能滿足新時(shí)展的需要。
3、無健全的文書檔案管理制度
目前，我國醫(yī)院文書檔案管理一般設(shè)置醫(yī)院辦公室里面。然而，由于以往檔案設(shè)置管理存在一些嚴(yán)重的問題，導(dǎo)致患者病例資料、醫(yī)院文書資料散落于各個(gè)科室里面，這種管理方式對(duì)檔案的綜合利用開發(fā)造成了嚴(yán)重的影響，出現(xiàn)管理松散、檔案使用率低等現(xiàn)象，這種現(xiàn)象致使醫(yī)院各部門之間相互推諉，不利于醫(yī)院對(duì)文書檔案的管理。
二、改進(jìn)措施
1、增強(qiáng)醫(yī)院檔案管理者意識(shí)
醫(yī)院的文書檔案管理對(duì)醫(yī)院的管理具有非常重要的作用，故醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)特別重視文書檔案管理工作，尤其是要意識(shí)到醫(yī)院文書檔案管理工作對(duì)于醫(yī)院管理的重要性，進(jìn)而有利于提高文書檔案管理人員對(duì)檔案管理的意識(shí)。同時(shí)，醫(yī)院管理人員要充分重視文書檔案管理者，如此方能增強(qiáng)醫(yī)院的文書檔案管理工作，并有助于完善醫(yī)院文書檔案管理制度。另外，要貫徹落實(shí)醫(yī)院文書檔案管理制度，以促進(jìn)醫(yī)院文書檔案管理的規(guī)范性、標(biāo)準(zhǔn)性，進(jìn)而有利于提高文書檔案管理水平。另外，醫(yī)院文書檔案管理工作主要是為醫(yī)院相關(guān)人員、患者提供相關(guān)資料。隨著現(xiàn)代計(jì)算機(jī)技術(shù)廣泛應(yīng)用于醫(yī)院管理工作中，因而需要醫(yī)院檔案管理者不斷提高自身的綜合素質(zhì)水平，同時(shí)還要學(xué)會(huì)運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)對(duì)文書檔案進(jìn)行管理，便于相關(guān)管理人員資料查詢的同時(shí)，還能顯著提高文書檔案管理人員的工作質(zhì)量和工作效率。因此，醫(yī)院檔案管理者要提高自身的服務(wù)意識(shí)，堅(jiān)持做好文書檔案收集、整理、歸檔工作，便于為醫(yī)院的使用者和相關(guān)管理者提高較為便利的服務(wù)。
2、提高醫(yī)院檔案管理者的綜合素質(zhì)
想要提高醫(yī)院文書檔案管理人員的工作質(zhì)量和工作效率，并充分提高醫(yī)院的社會(huì)效益、經(jīng)濟(jì)效益，就必須提高檔案管理者的綜合素質(zhì)、專業(yè)知識(shí)技能。醫(yī)院文書檔案管理工作不僅影響著醫(yī)院的管理水平，而且還影響著醫(yī)院的發(fā)展。因而醫(yī)院需健全相關(guān)規(guī)章制度，并充分做好文書檔案管理方面的工作，這有利于促進(jìn)醫(yī)院的發(fā)展，具有非常重要的作用。同時(shí)，檔案管理者的綜合素質(zhì)也能對(duì)醫(yī)院檔案管理水平造成嚴(yán)重影響，因而醫(yī)院要設(shè)置對(duì)檔案管理者考核、培訓(xùn)方面的項(xiàng)目，進(jìn)而有助于提高其綜合素質(zhì)和專業(yè)技能，使醫(yī)院檔案管理者適應(yīng)新時(shí)代的管理方法，能運(yùn)用電子技術(shù)對(duì)醫(yī)院文書檔案進(jìn)行管理，以提高其檔案管理工作的質(zhì)量和效率，有助于促進(jìn)醫(yī)院不斷發(fā)展。
3、健全文書檔案管理制度
檔案管理制度內(nèi)容較為廣泛，如建立檔案保管、利用以及檔案歸檔范圍等制度，這些制度都應(yīng)該納入醫(yī)院考核方法和崗位責(zé)任制當(dāng)中。由于醫(yī)院文書檔案管理工作具有獨(dú)特性，因而需要建立符合醫(yī)院實(shí)際的管理模式。目前，多數(shù)檔案管理機(jī)構(gòu)并不是設(shè)立獨(dú)立的科室，因而在文書檔案管理方面沒有自，大多數(shù)處于被動(dòng)狀態(tài)。
三、結(jié)語
文書檔案范文2
醫(yī)院文書檔案是包括基建項(xiàng)目資料、會(huì)議記錄、人事調(diào)動(dòng)資料、工作計(jì)劃、年度總結(jié)及病人病歷等在內(nèi)的重要資料，是醫(yī)院開展各類管理活動(dòng)的重要?dú)v史憑證。文書檔案管理作為醫(yī)院檔案管理工作的重要組成部分，擔(dān)負(fù)著醫(yī)院公文的收集、分類、傳遞、歸檔等重要的責(zé)任，其管理水平的高低會(huì)對(duì)于檔案資料的完整性和質(zhì)量都有很大的影響。為了提高醫(yī)院檔案資料的利用率加強(qiáng)文書檔案管理，實(shí)現(xiàn)文書檔案工作的科學(xué)化和規(guī)范化是必然的。做好醫(yī)院的文書檔案工作不僅能使醫(yī)院各部門和患者能夠及時(shí)方便的獲取所需信息，還能夠促進(jìn)醫(yī)院在新時(shí)期的和諧持續(xù)發(fā)展。
1 醫(yī)院文書檔案工作現(xiàn)狀及面臨的困境
1.1 文書檔案管理人員綜合素質(zhì)偏低 隨著信息化時(shí)代的發(fā)展，無論是企業(yè)、單位還是各類社會(huì)組織，其競(jìng)爭(zhēng)力的高低歸根結(jié)底取決于其人才綜合素質(zhì)水平如何。尤其是對(duì)于醫(yī)院文書檔案管理工作來說，專業(yè)化程度比較高，特別是在競(jìng)爭(zhēng)日益加劇的知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，對(duì)檔案管理人才更是提出了高要求，既要有專業(yè)的檔案管理專業(yè)知識(shí)，又要熟練基本的計(jì)算機(jī)操作等。然而，從目前醫(yī)院文書檔案管理工作隊(duì)伍來看，這種高素質(zhì)、高水平、專業(yè)的復(fù)合型人才還比較缺乏，綜合素質(zhì)普遍偏低，這很不利于醫(yī)院檔案管理工作效率的提高。
1.2 部分單位不能有效地利用醫(yī)院文書檔案 目前，還有部分醫(yī)院管理人員和相關(guān)工作人員缺乏檔案意識(shí)，對(duì)于檔案資料的保存和利用認(rèn)識(shí)不到位，常常造成文書檔案的毀壞與人力浪費(fèi)。另外，有些醫(yī)院由于對(duì)文書檔案的管理工作不夠重視，因此缺乏必要的檔案管理部門，或者在檔案管理的職責(zé)上分配較為混亂，檔案存放和管理職責(zé)不明確，檔案的傳遞是使用過程中缺乏規(guī)范性，甚至有些醫(yī)療檔案不統(tǒng)一存放于綜合檔案室進(jìn)行管理，而是存放于各個(gè)科室，很容易造成檔案的混亂和丟失，為后期文書檔案資料的使用帶來障礙，影響醫(yī)院各類工作的正常開展。
1.3 缺乏硬件設(shè)施，信息化程度低 很多醫(yī)院由于缺乏對(duì)文書檔案管理工作的重視，而缺乏對(duì)檔案管理相關(guān)硬件設(shè)施的建設(shè)，導(dǎo)致醫(yī)院檔案室硬件設(shè)施達(dá)不到相應(yīng)標(biāo)準(zhǔn)，比如缺少檔案存放位置或檔案管理?xiàng)l件差等，大大降低了醫(yī)院文書檔案管理工作的效果。并且，目前還有很大一部分醫(yī)院的文書檔案工作仍然為傳統(tǒng)手工操作，使文書檔案資料不能及時(shí)整理歸檔，更容易造成檔案的損壞和丟失，影響檔案資料的真實(shí)性和完整性。如今，我國大部分醫(yī)院還沒有意識(shí)到檔案管理信息化建設(shè)工作的重要性，缺乏對(duì)于信息化建設(shè)的人力、物力、財(cái)力等各方面的投入，導(dǎo)致文書檔案信息資料搜集不全面、更新不及時(shí)等問題，最終導(dǎo)致文書檔案管理工作的混亂，降低工作效率和文書檔案的使用效率。
2 做好醫(yī)院文書檔案管理工作的對(duì)策
2.1 提高對(duì)醫(yī)院文書檔案工作的重視 首先，醫(yī)院要想切實(shí)提高文書檔案工作的效率，檔案管理部門就必須取得領(lǐng)導(dǎo)的理解與支持，讓領(lǐng)導(dǎo)意識(shí)到檔案管理工作對(duì)于醫(yī)院現(xiàn)代化建設(shè)發(fā)展的重要性。檔案管理工作人員要多多匯報(bào)工作，以此來提高領(lǐng)導(dǎo)的檔案意識(shí)，使檔案工作更好的為領(lǐng)導(dǎo)的決策提供幫助。其次，要不斷提高檔案工作人員的自我覺悟，選配專業(yè)對(duì)口、工作認(rèn)真負(fù)責(zé)、職業(yè)道德良好的員工擔(dān)任文書檔案管理工作人員，要求檔案工作人員認(rèn)真務(wù)實(shí)，能夠自覺學(xué)習(xí)不斷提高綜合素質(zhì)水平與檔案管理水平，從而更好地為醫(yī)院工作服務(wù)。然后，醫(yī)院應(yīng)該加大資金投入，為文書檔案管理工作提供必要的經(jīng)費(fèi)和物質(zhì)保障。比如對(duì)檔案室進(jìn)行裝修改造，配備鐵質(zhì)檔案密集柜、計(jì)算機(jī)、打印機(jī)等現(xiàn)代檔案管理需要的硬件設(shè)施，進(jìn)而保證醫(yī)院文書檔案的安全性和保密性。另外，醫(yī)院檔案部門要積極爭(zhēng)取各方面支持與協(xié)助，最為重要的是要獲得其他科室同事的支持，加強(qiáng)他們對(duì)檔案工作的了解，使他們積極配合文書檔案工作的順利開展。
2.2 提高醫(yī)院文書檔案管理人員的綜合素質(zhì) 新的社會(huì)形勢(shì)對(duì)醫(yī)院文書檔案工作人員提出了更高的要求，要切實(shí)做好檔案管理工作，需要相關(guān)工作人員不僅要有豐富的檔案管理專業(yè)知識(shí)，還需要熟悉現(xiàn)代計(jì)算機(jī)技術(shù)，即要具有較高的綜合素質(zhì)。因此，首先醫(yī)院必須加強(qiáng)對(duì)文書檔案管理人員的專業(yè)培訓(xùn)，也可以通過加強(qiáng)職業(yè)教育的方式，豐富其檔案管理專業(yè)知識(shí)，提高檔案管理的技能水平和信息素質(zhì)。其次，醫(yī)院要建立和完善檔案管理工作體制，建立一套規(guī)范的、系統(tǒng)的文書檔案管理程序，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院文書檔案的科學(xué)化管理，進(jìn)而方便切實(shí)解決檔案管理中出現(xiàn)的各類問題。此外，醫(yī)院檔案部門還要積極引進(jìn)高水平的文書檔案管理人才，特別提高對(duì)那些掌握現(xiàn)代檔案管理專業(yè)知識(shí)和操作技能的高校檔案專業(yè)人才的重視，為醫(yī)院檔案現(xiàn)代化建設(shè)工作儲(chǔ)備人才。
2.3 加強(qiáng)文書檔案管理設(shè)施建設(shè)，實(shí)現(xiàn)信息化 基于信息時(shí)代大眾的要求，醫(yī)院文書檔案管理工作迫切需要進(jìn)行信息化建設(shè)。文書檔案信息化建設(shè)工作是一項(xiàng)具體的管理工作，需要嚴(yán)格的技術(shù)和完備的軟硬件設(shè)施作為支撐，對(duì)醫(yī)院文書檔案資料內(nèi)容定期進(jìn)行管理和維護(hù)。因此，醫(yī)院必須加大對(duì)文書檔案信息化管理的投入力度，配備檔案信息資源建設(shè)所需的完善的軟硬件設(shè)施。只有完善了與檔案信息資源建設(shè)相配套的設(shè)備儀器和軟件系統(tǒng)，才能為實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化提供很好的基礎(chǔ)保障設(shè)施，才能實(shí)現(xiàn)科學(xué)化、規(guī)范化、現(xiàn)代化的檔案管理，保證醫(yī)院文書檔案的真實(shí)性、完整性和保密性，進(jìn)而更好的為醫(yī)院和患者提供優(yōu)質(zhì)方便的檔案服務(wù)，在很大程度上提升醫(yī)院的工作效率。
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關(guān)鍵詞：文書檔案管理
一、實(shí)施文檔管理現(xiàn)代化是加強(qiáng)文檔管理工作的必由之路
隨著改革的深入發(fā)展，文檔管理面臨著許多亟待解決的問題，諸如文件和檔案數(shù)量越來越多，給保管和提供利用帶來困難。管理方法手段的落后直接影響了文件和檔案質(zhì)量等，只有實(shí)現(xiàn)文檔管理現(xiàn)代化，才能有效地加以解決。
1、掌握現(xiàn)代化管理技能，提高綜合素質(zhì)。電子計(jì)算機(jī)技術(shù)在文檔管理中的運(yùn)用，使文件的形成、運(yùn)行、積累、轉(zhuǎn)換等各個(gè)環(huán)節(jié)與自動(dòng)化辦公相銜接，系統(tǒng)地完成文件的起草、修改、刪減、檢索、打印、登記、統(tǒng)計(jì)等工作，這種現(xiàn)代化管理技術(shù)，迫切需要文檔管理工作者去掌握和運(yùn)用。文檔管理數(shù)字化、信息化是信息社會(huì)對(duì)文檔工作的必然要求，也是文檔工作者的努力方向。所以，文檔管理人員要結(jié)合本崗位工作，邊學(xué)習(xí)邊操作，在提高業(yè)務(wù)素質(zhì)的同時(shí)，特別要注重計(jì)算機(jī)知識(shí)、信息技術(shù)的學(xué)習(xí)，努力使自己成為綜合型文檔管理人才。
2、利用現(xiàn)代化技術(shù)整理檔案。紙質(zhì)檔案的整理工作繁瑣，勞動(dòng)強(qiáng)度大。而利用計(jì)算機(jī)整理文件，則可以收到事半功倍的效果。在人工立卷時(shí)，立卷人根據(jù)自己的理解對(duì)文件進(jìn)行分類，雖然都按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，但因每個(gè)人的理解同，對(duì)同一個(gè)文件的分類不盡相同，就不可避免地產(chǎn)生分類不準(zhǔn)確的，影響案卷的質(zhì)量，給今后的利用工作帶來不便。而按照新的《歸檔文件整理規(guī)則》，不需要擬定案卷標(biāo)題，以件為單位，不僅省時(shí)省力，而且利用計(jì)算機(jī)檢索達(dá)到方便快捷，既降低了人為因素在文件歸檔工作中的影響，又可發(fā)揮計(jì)算機(jī)管理優(yōu)勢(shì)，提高了工作效率。真正達(dá)到了簡(jiǎn)化整理、深化檢索的目的。
二、電子檔案是近幾年的新生事物，以及電子檔案的發(fā)展、保存
首先，我們一定要樹立電子文檔時(shí)代的到來是一個(gè)“過程”的觀念。
從理論上來說，任何事物的產(chǎn)生都要經(jīng)歷一個(gè)從孕育到誕生的過程。單純地確定一個(gè)準(zhǔn)確而具體的時(shí)間來區(qū)別傳統(tǒng)檔案時(shí)代與電子文檔時(shí)代，雖然也有一定的學(xué)術(shù)價(jià)值，但它與對(duì)電子文檔時(shí)代產(chǎn)生發(fā)展過程的認(rèn)識(shí)相比要次要一些。原因在于，沒有對(duì)電子文檔從孕育到產(chǎn)生過程的正確認(rèn)識(shí)，就不可能有傳統(tǒng)文檔時(shí)代與電子文檔時(shí)代的準(zhǔn)確的時(shí)間劃分；對(duì)電子文檔時(shí)代從孕育到產(chǎn)生的過程的認(rèn)識(shí)，對(duì)深化電子文檔概念與特性的認(rèn)識(shí)、深化電子文檔管理原理與方法的認(rèn)識(shí)，指導(dǎo)電子檔案事業(yè)建設(shè)的實(shí)踐，都具有重要意義。我們要做的，不是單純地告訴人們電子文檔時(shí)代產(chǎn)生的時(shí)間，而是要告訴人們電子文檔時(shí)代是怎樣產(chǎn)生的。
其次，樹立電子文檔時(shí)代到來是一個(gè)過程的觀念，具有更為重要的實(shí)踐意義。我們常常說“迎接”電子文檔時(shí)代的到來，這里面存在著一個(gè)錯(cuò)誤的認(rèn)識(shí)：所謂“迎接”，是在電子文檔時(shí)代已經(jīng)到來的情況下，我們歡迎它、接納它。而事實(shí)上這樣是不行的，我們必須參與這個(gè)時(shí)代的創(chuàng)造。通過我們的參與、我們與相關(guān)部門的相關(guān)人士共同的工作把這個(gè)時(shí)代帶給人類社會(huì)。現(xiàn)在，檔案界的大好多數(shù)人士是以這種“迎接”的態(tài)度來對(duì)待電子文檔時(shí)代的到來，他們是說的多，做的少。人們大多是在等待著這個(gè)時(shí)代到來，而對(duì)身邊產(chǎn)生的電子文檔視而不見、見而不管，使大量的電子文檔資源沒有得到積累。每一個(gè)檔案工作者，特別是已經(jīng)產(chǎn)生了電子文檔的基層單位的檔案工作者和對(duì)推進(jìn)電子文檔時(shí)代到來負(fù)有重要?dú)v史責(zé)任的檔案行政管理工作者，要積極主動(dòng)地參加到電子文檔時(shí)代產(chǎn)生、發(fā)展的“過程”中去，這就是我們強(qiáng)調(diào)電子文檔時(shí)代的產(chǎn)生是一個(gè)過程的實(shí)踐意義。
第二我們現(xiàn)在仍處于以紙質(zhì)檔案為主的傳統(tǒng)文檔時(shí)代，對(duì)紙質(zhì)檔案的管理仍是我們管理工作的重心。但是，這個(gè)重心已經(jīng)發(fā)生了傾斜，并逐漸地過渡到電子文檔管理作為檔案管理重心的時(shí)代――電子文檔時(shí)代。如果社會(huì)中現(xiàn)存的傳統(tǒng)文檔多于電子文檔，我們就說它仍然是傳統(tǒng)文檔時(shí)代；而如果電子文檔的數(shù)量已多于傳統(tǒng)文檔，我們就說電子文檔時(shí)代已經(jīng)到來。這個(gè)判斷標(biāo)準(zhǔn)的內(nèi)涵是檔案管理工作的量化標(biāo)準(zhǔn)，傳統(tǒng)文檔與電子文檔哪一種數(shù)量多，管理工作量大，那一種檔案的管理工作就是整個(gè)檔案管理工作的重心，也就規(guī)定了檔案工作的時(shí)代屬性。
由于傳統(tǒng)檔案經(jīng)過長期的歷史積累，電子文檔在數(shù)量上超過它需要的時(shí)間較長，這個(gè)標(biāo)準(zhǔn)不利于檔案工作的未來發(fā)展。
電子文檔的發(fā)展要經(jīng)歷一個(gè)自上而下的過程，以時(shí)間的先后經(jīng)歷兩個(gè)階段――檔案室階段與檔案館階段。電子文檔首先在基層單位的工作實(shí)踐中產(chǎn)生。因此，我們首先解決的是檔案室階段的問題。目前，由于許多機(jī)關(guān)和企事業(yè)單位已經(jīng)使用了計(jì)算機(jī)，有的還建立了局域網(wǎng)。因此，電子文件與電子檔案在這些機(jī)關(guān)和企事業(yè)單位已經(jīng)大量產(chǎn)生。在這些單位中加強(qiáng)電子文件與電子檔案的管理已經(jīng)是“當(dāng)務(wù)之急”。
3如何保存、維護(hù)電子審計(jì)檔案，使之安全、可靠并永久處于可準(zhǔn)確提供利用的狀態(tài)，是基層審計(jì)檔案工作者急需解決的問題。1）要保證電子審計(jì)檔案載體物理上的安全。2.）要保證電子審計(jì)檔案內(nèi)容邏輯上的準(zhǔn)確。電子審計(jì)檔案的內(nèi)容是以數(shù)碼形式存儲(chǔ)于各種載體上的，在以后的利用中，必須依賴干電子計(jì)算機(jī)軟硬件平臺(tái)將電子審計(jì)檔案的內(nèi)容，還原成人們能夠直接閱讀的格式進(jìn)行顯示。3）.要堅(jiān)持電子審計(jì)檔案和紙質(zhì)檔案保管的“并存”制度。 4）.要保證電子審計(jì)檔案的可理解性。要保存與檔案內(nèi)容相關(guān)的信息。這些信息應(yīng)包括：元數(shù)據(jù)；物理結(jié)構(gòu)與邏輯結(jié)構(gòu)的關(guān)系；相關(guān)的電子審計(jì)檔案名稱、存儲(chǔ)位置及相互關(guān)系；與電子審計(jì)檔案內(nèi)容相關(guān)的背景信息等。5）.要對(duì)電子審計(jì)檔案載體進(jìn)行有效的檢測(cè)與維護(hù)。電子審計(jì)檔案載體，特別是磁性載體，極易受到保存環(huán)境的影響。因此，對(duì)所保存的電子審計(jì)檔案載體，必須進(jìn)行定期檢測(cè)和拷貝，以確保電子審計(jì)檔案信息的可靠性。定期檢測(cè)，應(yīng)每年一次，采用等距抽樣或隨機(jī)抽樣的方式進(jìn)行，樣品數(shù)量以不少于10%為宜。
三、加強(qiáng)在職教育，提高文書檔案管理人員的整體素質(zhì)
文書和檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力直接影響檔案管理工作的質(zhì)量，為了使檔案工作人員能夠適應(yīng)工作的需要，要充分發(fā)揮檔案工作工作人員的積極性、主動(dòng)性和例行性，努力提高文檔人中販知識(shí)水平和管理能力。由于文件及檔案種類和載體的多樣化，管理方法要不斷更新，因此，對(duì)文檔工作人員在業(yè)務(wù)知識(shí)、科學(xué)知識(shí)以及管理操作能力等方面都提出了新的更高要求。原來那些傳統(tǒng)的業(yè)務(wù)知識(shí)與工作方法，已不能適應(yīng)新的形勢(shì)，所以，必須對(duì)文檔人員進(jìn)行在職教育培訓(xùn)，盡快培養(yǎng)一批既能掌握新技術(shù)，又能熟悉文檔專業(yè)知識(shí)的人才。
1、進(jìn)一步提高文檔管理人員對(duì)文檔工作的認(rèn)識(shí)。增強(qiáng)管理意識(shí)。文檔管理是一項(xiàng)專業(yè)性很強(qiáng)的工作，它要求管理人員既要有高度的工作責(zé)任感、良好的職業(yè)道德、求真務(wù)實(shí)的工作態(tài)度、樂于奉獻(xiàn)的工作精神，又要有扎實(shí)的專業(yè)理論知識(shí)、科技知識(shí)，尤其是運(yùn)用現(xiàn)代化科技手段和先進(jìn)的管理方法管理文檔的基本技能。因此，文檔管理工作人員只有具備扎實(shí)的專業(yè)知識(shí)，開拓視野、優(yōu)化知識(shí)結(jié)構(gòu)、提高綜合素質(zhì)，才能做好新時(shí)期的文檔管理工作。一是通過各種形式宣傳《檔案法》、《檔案人員職業(yè)道德》、《文書學(xué)》和國家有關(guān)文檔工作規(guī)定，使文檔案管理人員充分認(rèn)識(shí)到搞好文檔管理工作是自己應(yīng)盡的法律責(zé)任和義務(wù)；二是把文件材料的形成、積累、歸檔、收集、整理、鑒定、統(tǒng)計(jì)和開發(fā)利用作為檔案人員的職責(zé)范圍，建立一個(gè)文檔管理組織的領(lǐng)導(dǎo)體系，加強(qiáng)對(duì)文檔工作的領(lǐng)導(dǎo)、檢查和考核，不斷提高文檔管理工作水平。 轉(zhuǎn)
文書檔案范文4
情為民所系，檔為民所用。在探索檔案工作服務(wù)“三農(nóng)”的實(shí)踐中，日照市各級(jí)檔案部門與涉農(nóng)部門配合，為農(nóng)民提供黨委、政府已公開的現(xiàn)行文件、檔案資料及科技農(nóng)經(jīng)信息，向農(nóng)戶發(fā)放“明白紙”，通過公開欄、黑板報(bào)等形式進(jìn)行宣傳，將各類信息及時(shí)傳遞給農(nóng)民，指導(dǎo)農(nóng)民解決致富中的困難。農(nóng)民像關(guān)心自己的錢袋子一樣關(guān)心著自己需求的檔案信息，檔案工作真正進(jìn)入了農(nóng)民的生活。
（作者單位：山東省日照市檔案局 276826）
無公害蔬菜文件材料的收集與整理
戰(zhàn) 愷 謝晨光 王 悅
一、無公害蔬菜文件材料收集范圍
1、無公害蔬菜生產(chǎn)基地：主要應(yīng)有無公害蔬菜產(chǎn)地認(rèn)定過程中形成的申請(qǐng)、檢驗(yàn)報(bào)告、現(xiàn)狀評(píng)價(jià)報(bào)告、示意圖、說明、認(rèn)定證書等；申請(qǐng)使用“無公害農(nóng)產(chǎn)品”標(biāo)志的報(bào)告、申請(qǐng)表，無公害蔬菜生產(chǎn)計(jì)劃、產(chǎn)品檢驗(yàn)報(bào)告、營業(yè)執(zhí)照、注冊(cè)商標(biāo)、購銷合同、有關(guān)事項(xiàng)許可證等基地管理中形成的各類文件材料；無公害蔬菜栽培、灌溉、種子處理、育苗方式、施肥、追肥、病蟲害防治、農(nóng)藥使用、檢測(cè)、蔬菜采收等生產(chǎn)過程中形成的文件、圖表、聲像等各種形式的文件材料；無公害蔬菜產(chǎn)品包裝、儲(chǔ)存、銷售過程中形成的各種文件材料。
2、無公害蔬菜生產(chǎn)種植戶：主要應(yīng)有無公害蔬菜栽培、灌溉、種子處理、育苗方式、施肥、追肥、病蟲害防治、農(nóng)藥使用、檢測(cè)、蔬菜采收等生產(chǎn)過程中形成的文件、圖表、聲像等各種形式的文件材料；《無公害蔬菜檔案管理手冊(cè)》等蔬菜管理部門統(tǒng)一要求建立或填寫的各種圖表及其他文件材料；無公害蔬菜產(chǎn)品銷售過程中形成的各種文件材料。
3、無公害蔬菜批發(fā)市場(chǎng)：主要應(yīng)有對(duì)無公害蔬菜的檢驗(yàn)、市場(chǎng)調(diào)查、包裝、交易等批發(fā)過程中產(chǎn)生的記錄、登記、統(tǒng)計(jì)、協(xié)議等各種文件材料。
4、無公害蔬菜配送單位：主要應(yīng)有無公害蔬菜配送單位認(rèn)定批準(zhǔn)過程中形成的報(bào)告、圖表、簡(jiǎn)介、法人營業(yè)執(zhí)照，配送蔬菜的無公害證明、產(chǎn)地、配送供貨單位登記統(tǒng)計(jì)等文件材料。
5、無公害蔬菜銷售單位：主要應(yīng)有無公害蔬菜超市銷售申請(qǐng)書、產(chǎn)品購銷合同、企業(yè)法人營業(yè)執(zhí)照、無公害農(nóng)產(chǎn)品標(biāo)志證書、商標(biāo)、供貨單位登記等各種文件材料。
6、其他材料：無公害蔬菜生產(chǎn)基地、種植戶、批發(fā)市場(chǎng)、配送單位、銷售單位形成的其他文件材料。
二、無公害蔬菜文件材料的整理與保管
無公害蔬菜檔案的整理，一般也包括分類、裝訂、確立保管期限、排列、編整理件號(hào)和檔號(hào)、編目、裝盒、上架排列等。這里主要應(yīng)注意分類。無公害蔬菜文件材料一般分為兩大類，即綜合管理類和業(yè)務(wù)類。綜合管理類，主要是綜合性的文書材料，如上級(jí)來文，無公害蔬菜規(guī)劃、計(jì)劃、總結(jié)，章程、制度、實(shí)施方案，棚體建設(shè)、改造，協(xié)會(huì)章程等。業(yè)務(wù)類主要有標(biāo)準(zhǔn)化生產(chǎn)基地的認(rèn)證材料、無公害蔬菜綠色檔案管理手冊(cè)、溫濕度記錄、商標(biāo)注冊(cè)、用藥情況、施肥情況、施水情況、日常技術(shù)管理、生產(chǎn)情況、環(huán)境質(zhì)量檢測(cè)情況等。如果文件材料多，可以到品種，如西紅柿、黃瓜、茄子、土豆等；如果某一品種種類很多，也可到種類，如鮑魚菇、金針菇、大球蓋菇等。
保管。依據(jù)便于利用的原則，檔案整理后一般由建檔單位保管。因地制宜，不過分強(qiáng)調(diào)保管條件，特別是一些專業(yè)生產(chǎn)農(nóng)戶，只要具備基本的檔案櫥具即可。在紙質(zhì)檔案保管的同時(shí)，提倡、引導(dǎo)無公害蔬菜檔案信息網(wǎng)絡(luò)化管理，借用“農(nóng)業(yè)科技檔案信息網(wǎng)站”、“金農(nóng)信息網(wǎng)”等現(xiàn)代化管理手段，加強(qiáng)信息交流，使其在無公害蔬菜的種植、生產(chǎn)、監(jiān)測(cè)、銷售等環(huán)節(jié)中發(fā)揮更大的作用。
（作者單位：濟(jì)南市檔案局 25001）
建立“為三農(nóng)服務(wù)檔案館”為農(nóng)民提供政策、技術(shù)服務(wù)
王希凱
2004年中央1號(hào)文件下發(fā)后，河北遷安市檔案局組織人員及時(shí)深入到相關(guān)部門和各鄉(xiāng)鎮(zhèn)征集中央、省、市、縣服務(wù)三農(nóng)、促進(jìn)農(nóng)村經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展的相關(guān)資料257份，并裝訂成卷。同時(shí)，還收集各種農(nóng)業(yè)科技資料5000多張，各種技術(shù)書籍5000多冊(cè)，為農(nóng)民提供各種政策、技術(shù)服務(wù)。一位來自北部山區(qū)大崔莊鎮(zhèn)石梯子溝村的正在查資料的農(nóng)民高興地告訴筆者：“我正找一些有關(guān)荒山承包方面的資料，以前查找這方面的資料要跑好幾個(gè)部門，這回可方便多了。”2004年4月，遷安市建立了全省第一家專為農(nóng)民服務(wù)的“為三農(nóng)服務(wù)檔案館”。同時(shí)為了讓“為三農(nóng)服務(wù)檔案館”達(dá)到家喻戶曉，人人皆知，他們還把“三農(nóng)服務(wù)檔案”目錄和各相關(guān)資料復(fù)印1000余份發(fā)放到全市19個(gè)鄉(xiāng)鎮(zhèn)和300多個(gè)重點(diǎn)村，并利用集日、節(jié)假日開展“三農(nóng)服務(wù)檔案”下鄉(xiāng)活動(dòng)和進(jìn)村入戶活動(dòng)，直接把“三農(nóng)”信息資料送到農(nóng)民手中，深受農(nóng)民群眾的歡迎。
（作者單位：河北省遷安市檔案局 064400）
怎樣在設(shè)備更新?lián)Q代后保護(hù)電子檔案信息
楊驪
由于電子技術(shù)日新月異，電子文件在保管條件上必須不斷地通過設(shè)備的更新?lián)Q代來適應(yīng)新技術(shù)，才能達(dá)到經(jīng)常保存和使用文件的目的。目前，可采取以下措施，保護(hù)電子檔案信息：
1． 再生性技術(shù)保護(hù)。指將技術(shù)過時(shí)的電子文件適時(shí)地轉(zhuǎn)移到紙或縮微膠片上，不再使用電子計(jì)算機(jī)軟硬件進(jìn)行讀取。這種方法為長期保存信息提供方便，并避免技術(shù)過時(shí)帶來的讀取困難。但它使一些如聲音、超文本、多媒體等信息無法轉(zhuǎn)移，也使電子檔案失去了原貌和電子格式的傳遞、使用的靈活性。
2． 建立電子計(jì)算機(jī)技術(shù)檔案館。收集過時(shí)的電子計(jì)算機(jī)軟硬件，用以讀取那些過時(shí)技術(shù)記錄在載體上的信息內(nèi)容。這種方法要廣泛收集、保管過時(shí)技術(shù)的全套軟硬件，還必須保證有人能操作這些過時(shí)的技術(shù)，同時(shí)由于設(shè)備老化對(duì)其維護(hù)費(fèi)用昂貴，不適合機(jī)關(guān)檔案室。
3． 仿真軟件。制造一種運(yùn)行過時(shí)硬件及其軟件的軟件。在這個(gè)軟件中通過對(duì)某一硬件與軟件的模仿，使得原來的軟硬件在形式上仍然可用。這種方法在實(shí)際工作中有很多問題，如兼容性不可靠，仿真器的耐用性及維護(hù)問題需解決等。
4． 拷貝和遷移。拷貝是在原來的技術(shù)環(huán)境下定時(shí)重寫信息數(shù)據(jù)，防止由于記錄載體理化性能變化而引起信息丟失。將數(shù)字信息從一種技術(shù)環(huán)境轉(zhuǎn)換到另一種技術(shù)環(huán)境（包括硬件和軟件）上的復(fù)制稱為遷移。遷移要求計(jì)算機(jī)既可讀出舊格式，也可將它寫在新格式上。遷移到不同操作系統(tǒng)時(shí)，還應(yīng)注意優(yōu)先維護(hù)信息內(nèi)容與使用功能。
（作者單位：航天時(shí)代電子公司771所檔案信息中心 710054）
高校文書檔案工作中應(yīng)注意的兩個(gè)問題
楊潤珍 周繼明
一、盡快研制出一種適合高校的檔案管理軟件
目前市場(chǎng)上檔案管理軟件多之又多，但卻沒有一種特別適合高校。高校有其特殊性，它的檔案的分類方法和其他領(lǐng)域檔案的分類方法不同。現(xiàn)在市場(chǎng)上的幾種文書檔案管理軟件都是針對(duì)機(jī)關(guān)檔案室和各類綜合檔案館而研制的，沒有一種較好的專門針對(duì)高校的檔案管理軟件。因此研制此類軟件是當(dāng)務(wù)之急。有了合適的軟件，檔案整理工作就會(huì)輕松簡(jiǎn)便許多，檔案人員才能真正解放。檔案的利用檢索也會(huì)簡(jiǎn)便許多，利用軟件的模糊檢索功能，可以很輕松快捷地找到所需的所有文件，而且也不容易出現(xiàn)手工查找一組文件時(shí)出現(xiàn)的“漏檢”情況。
二、利用校園網(wǎng)，確保電子文件隨時(shí)歸檔
文書檔案范文5
【關(guān)鍵詞】電子辦公；文書檔案；管理策略
1引言
相比傳統(tǒng)的工作模式，基于電子辦公環(huán)境下的文書檔案管理具有更強(qiáng)的技術(shù)性與適應(yīng)性有點(diǎn)，可以就檔案建設(shè)、管理、開發(fā)、利用等整個(gè)流程的各個(gè)環(huán)節(jié)來進(jìn)行優(yōu)化，以通訊技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等作為支持，確保文書檔案內(nèi)容的完整性與安全性，以現(xiàn)代化手段來實(shí)現(xiàn)文書檔案信息的數(shù)字化收集、存儲(chǔ)與傳送，為實(shí)際生產(chǎn)運(yùn)營提供可靠支持。
2電子辦公環(huán)境下文書檔案管理現(xiàn)存不足
2.1工作意識(shí)未改變
醫(yī)院檔案的特點(diǎn)是量大且專業(yè)性強(qiáng)，對(duì)其進(jìn)行管理，最為重要的一點(diǎn)就是在保證工作效率的同時(shí)，保證文書檔案內(nèi)容的完整性與真實(shí)性，以及檔案資料的安全性。現(xiàn)在醫(yī)院文書檔案逐漸落實(shí)了電子辦公，相比傳統(tǒng)的手工管理，電子管理效率更高。但是從整體上來講，因?yàn)橄嚓P(guān)領(lǐng)域起步較晚，與發(fā)達(dá)國家相比，我國電子辦公環(huán)境下文書檔案管理意識(shí)并不深入，依然存在部分文件采用的為封閉或半封閉的管理方式[1]。在傳統(tǒng)思想意識(shí)的限制下，相關(guān)管理技術(shù)更新緩慢，缺乏專業(yè)經(jīng)驗(yàn)作為支持，進(jìn)而從根本上對(duì)文書檔案管理效果產(chǎn)生了影響。
2.2專業(yè)技術(shù)水平低
文書檔案電子化管理的前提是電子信息技術(shù)的靈活應(yīng)用，面對(duì)日益增多的醫(yī)院文書檔案資料，想要保證高效的工作質(zhì)量，務(wù)必要保證所用技術(shù)的較高適應(yīng)性與有效性，能夠?qū)ξ臅鴻n案資料進(jìn)行全面收集、存儲(chǔ)、分析、管理與應(yīng)用，促進(jìn)醫(yī)院運(yùn)營管理工作的進(jìn)一步發(fā)展。但是對(duì)于電子辦公來講，涉及到的技術(shù)以及理論復(fù)雜度較高，管理人員想要在短時(shí)間內(nèi)熟練掌握相關(guān)技術(shù)將要面臨較大的困難。并且，基于醫(yī)院工作的特殊性，文書檔案資料必須要保證其真實(shí)性與完整性，信息技術(shù)的應(yīng)用效果起到了至關(guān)重要的影響。目前我國相關(guān)技術(shù)的開發(fā)與應(yīng)用上還存在較大的不足，在很大程度上限制了電子辦公的質(zhì)量。
2.3管理標(biāo)準(zhǔn)不完善
針對(duì)文書檔案管理工作特點(diǎn)和要求，以滿足實(shí)際工作需求為根本，制定具有針對(duì)性的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，來為整個(gè)管理工作的開展提供依據(jù)與支持。雖然我國文書檔案管理相關(guān)流程已經(jīng)比較完善，但是對(duì)于應(yīng)用年限較短的電子辦公來講依然缺乏統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，而導(dǎo)致管理質(zhì)量良莠不齊。文書檔案電子管理標(biāo)準(zhǔn)，需要就書寫、錄入、保存等環(huán)節(jié)進(jìn)行指導(dǎo)，并對(duì)文書檔案資料收集、管理、使用等多個(gè)環(huán)節(jié)來制定明確標(biāo)準(zhǔn)，保證管理工作執(zhí)行的科學(xué)性與有效性。
3電子辦公環(huán)境下文書檔案管理優(yōu)化策略
3.1調(diào)整工作理念
為充分利用電子辦公環(huán)境的優(yōu)勢(shì)，進(jìn)一步提高醫(yī)院文書檔案管理綜合效率，首先要做的就是要對(duì)傳統(tǒng)工作理念和思想意識(shí)進(jìn)行轉(zhuǎn)變，遵循時(shí)展趨勢(shì)，樹立信息化、數(shù)字化管理理念[2]。相比傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理，信息化時(shí)代下的文書檔案管理模式得到了更新，以信息技術(shù)作為支持，以計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)作為載體，實(shí)現(xiàn)文書檔案資料的收集、存儲(chǔ)、管理以及應(yīng)用，在保證檔案資料安全管理的同時(shí)，便于后期的調(diào)查應(yīng)用。數(shù)字化管理模式的建立，可以將電子辦公、區(qū)域電子政務(wù)、醫(yī)院信息化建設(shè)等進(jìn)行融合，在單位內(nèi)部建立一個(gè)完整的系統(tǒng)，便于對(duì)日常工作產(chǎn)生的文書檔案資料進(jìn)行收集和整理，為后期的各項(xiàng)工作開展提供保障。
3.2完善規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)
計(jì)算機(jī)技術(shù)與信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)現(xiàn)在被廣泛的應(yīng)用到各個(gè)領(lǐng)域中，尤其是在醫(yī)院文書檔案管理中的應(yīng)用，能夠推動(dòng)整個(gè)管理工作向科學(xué)化方向發(fā)展。現(xiàn)在文書檔案載體呈現(xiàn)多樣化，與傳統(tǒng)單一的紙質(zhì)檔案相比靈活性更高，相應(yīng)的傳統(tǒng)規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)已經(jīng)無法滿足實(shí)際需求，還需要根據(jù)電子辦公特點(diǎn)和要求，在原有基礎(chǔ)上來對(duì)規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行補(bǔ)充完善。應(yīng)對(duì)電子檔案建立過程進(jìn)行嚴(yán)格規(guī)范，確定相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)條件，保證文書檔案資料內(nèi)容以及形式的規(guī)范化，便于后期的管理與應(yīng)用。并且，修訂完善相關(guān)制度，用于配合文書檔案管理工作的持續(xù)化、制度化、規(guī)范化發(fā)展，從根本上來提高工作執(zhí)行的有效性。
3.3檔案信息共享
相比傳統(tǒng)的管理方式，對(duì)文書檔案采用電子辦公的目的之一就是實(shí)現(xiàn)信息共享，以電子文書檔案資料為基礎(chǔ)，推動(dòng)醫(yī)院運(yùn)營管理工作的高效進(jìn)行。應(yīng)在原有工作基礎(chǔ)上進(jìn)行總結(jié)，建立完善的文書檔案電子化網(wǎng)絡(luò)體系，根據(jù)統(tǒng)一、規(guī)范的標(biāo)準(zhǔn)來對(duì)文書檔案信息格式進(jìn)行管理，并且實(shí)現(xiàn)軟件程序的一體化[3]。要求各個(gè)部門之間應(yīng)保持良好的共享關(guān)系，根據(jù)統(tǒng)一的文書檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，在內(nèi)部實(shí)現(xiàn)所有資料信息的共享，將信息網(wǎng)絡(luò)的優(yōu)勢(shì)充分發(fā)揮出來。
3.4完善基礎(chǔ)建設(shè)
很多醫(yī)院文書檔案電子化管理效率低下的主要限制原因就是基礎(chǔ)建設(shè)程度低，還需要在現(xiàn)有基礎(chǔ)上來不斷進(jìn)行完善。以局域網(wǎng)文書檔案管理作為基礎(chǔ)，深入完成相關(guān)技術(shù)軟件的基礎(chǔ)建設(shè)，建立完善文書檔案管理信息基礎(chǔ)系統(tǒng)，結(jié)合現(xiàn)有的信息技術(shù)手段來實(shí)現(xiàn)管理工作的自動(dòng)化與數(shù)字化發(fā)展。同時(shí)，加強(qiáng)對(duì)電子檔案管理與辦公流程、政府部門信息網(wǎng)絡(luò)的聯(lián)系，進(jìn)一步推動(dòng)信息共享的實(shí)現(xiàn)。并且，在日常管理工作中，還需要做好軟件的更新與管理，真正實(shí)現(xiàn)高效、快速的檔案管理。
4結(jié)語
電子辦公環(huán)境下，文書檔案信息化管理勢(shì)在必行，相比傳統(tǒng)的管理模式，電子化與信息化管理具有更高的效率。面對(duì)現(xiàn)存的不足和缺陷，應(yīng)給予實(shí)際需求來進(jìn)行分析，且有的放矢的采取措施進(jìn)行調(diào)整與優(yōu)化，保證進(jìn)一步推動(dòng)文書檔案電子管理工作的發(fā)展。
【參考文獻(xiàn)】
[1]齊曉磊.電子辦公環(huán)境下文書檔案的管理分析[J].辦公室業(yè)務(wù)，2017(21):88.
文書檔案范文6
閔濤
檔案是由文件轉(zhuǎn)化而來的，文件是檔案的前身，檔案是文件的歸宿。檔案是單位各項(xiàng)工作的真實(shí)記錄，是各項(xiàng)事業(yè)持續(xù)發(fā)展的重要依據(jù)，既能指導(dǎo)現(xiàn)實(shí)工作又能為查考?xì)v史提供重要的憑據(jù)。如何和檔案工作，實(shí)現(xiàn)文書檔案管理的規(guī)范化、科學(xué)化，是新時(shí)期文書和檔案管理人員的歷史責(zé)任。筆者從事文書和檔案管理工作多年，結(jié)合實(shí)際工作談?wù)剬?duì)做好文書和檔案工作的認(rèn)識(shí)和體會(huì)。
一、爭(zhēng)取領(lǐng)導(dǎo)重視是做好文檔工作的前提
1、愛崗敬業(yè)，爭(zhēng)取領(lǐng)導(dǎo)的重視。領(lǐng)導(dǎo)是否重視文檔工作，在很大程度上取決于對(duì)文檔人員工作的滿意度。因此，要想使單位的文書檔案工作有起色，首先要爭(zhēng)取領(lǐng)導(dǎo)重視，文檔工作人員還要注重完善自我，熱愛本職工作，忠于職守，忠實(shí)肯干，發(fā)揮主觀能動(dòng)性，干出業(yè)績(jī)，干出水平，讓領(lǐng)導(dǎo)滿意，更好地為單位的發(fā)展服務(wù)。
2、加強(qiáng)宣傳，增強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)的檔案意識(shí)。單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)文檔工作不夠重視，大多都是因?yàn)槿狈n案意識(shí)，認(rèn)為文書和檔案工作不是主要的部門，可有可無。這就需要文檔人員經(jīng)常向領(lǐng)導(dǎo)宣傳文檔工作。首先，要勤向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)文書和檔案工作情況，使領(lǐng)導(dǎo)受觸動(dòng)、受啟發(fā)；
其次，要努力做好檔案服務(wù)工作，及時(shí)為領(lǐng)導(dǎo)提供上級(jí)機(jī)關(guān)和檔案部門下發(fā)的相關(guān)文件材料，為領(lǐng)導(dǎo)提供檔案利用信息，使領(lǐng)導(dǎo)逐漸認(rèn)識(shí)到文書檔案工作的重要性。
二、實(shí)施檔案管理現(xiàn)代化是加強(qiáng)文檔管理工作必由之路
隨著改革的深入發(fā)展，文檔管理面臨著許多亟待解決的問題，諸如文件和檔案數(shù)量越來越多，給保管和提供利用帶來困難。管理方法手段的落后直接影響了文件和檔案質(zhì)量等，只有實(shí)現(xiàn)文檔管理現(xiàn)代化，才能有效地加以解決。
1、掌握現(xiàn)代化管理技能，提高綜合素質(zhì)。電子計(jì)算機(jī)技術(shù)在文檔管理中的運(yùn)用，使文件的形成、運(yùn)行、積累、轉(zhuǎn)換等各個(gè)環(huán)節(jié)與造化辦公相銜接，系統(tǒng)地完成文件的起草、修改、刪減、檢索、打印、登記、匯集統(tǒng)計(jì)等工作，這種現(xiàn)代化管理技術(shù)，迫切需要文檔管理工作者去掌握和運(yùn)用。文檔管理數(shù)字化、信息化是信息社會(huì)對(duì)文檔工作的必然要求，也是文檔工作者的努力方向。所以，文檔管理人員要結(jié)合本崗位工作，邊學(xué)習(xí)邊操作，在提高業(yè)務(wù)素質(zhì)，特別要注重計(jì)算機(jī)知識(shí)、信息技術(shù)的學(xué)習(xí)，努力使自己成為綜合型文檔管理人才。
2、利用現(xiàn)代化技術(shù)整理檔案。紙質(zhì)檔案的整理工作繁瑣，勞動(dòng)強(qiáng)度大。而利用計(jì)算機(jī)整理文件，則可以收到事半功倍的效果。在人工立卷時(shí)，立卷人根據(jù)自己的理解對(duì)文件進(jìn)行分類，雖然都按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，但因每個(gè)人的理解鉿同，對(duì)同一個(gè)文件的分類不盡相同，就不可避免地產(chǎn)生分類不準(zhǔn)確的現(xiàn)象，影響案卷的質(zhì)量，給今后的利用工作帶來不便。而按照新的《歸檔文件整理規(guī)則》，不需要擬定案卷標(biāo)題，以件為單位，不僅省時(shí)省力，而且利用計(jì)算機(jī)檢索達(dá)到方便快捷，既降低了人為因素在文件歸檔工作中的影響，又可發(fā)揮計(jì)算機(jī)管理優(yōu)勢(shì)，提高了工作效率。真正達(dá)到了簡(jiǎn)化整理、深化檢索的目的。
三、加強(qiáng)在職教育，提高文書檔案管理人員的整體素質(zhì)
文書和檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力直接影響檔案管理工作的質(zhì)量，為了使檔案工作人員能夠適應(yīng)工作的需要，要充分發(fā)揮檔案工作人員的積極性、主動(dòng)性和創(chuàng)造性，努力提高文檔人員的知識(shí)水平和管理能力。由于文件及檔案種類和載體的多樣化，管理方法要不斷更新，因此，對(duì)文檔工作人員在業(yè)務(wù)知識(shí)、科學(xué)知識(shí)以及管理操作能力待方面都提出了新的更高要求。原來那些傳統(tǒng)的業(yè)務(wù)知識(shí)與工作方法，已不能適應(yīng)新的形勢(shì)，所以，必須對(duì)文檔人員進(jìn)行在職教育培訓(xùn)，盡快培養(yǎng)一批既能掌握新技術(shù)，又能熟悉文檔專業(yè)知識(shí)的人才。
1、進(jìn)一步提高文檔管理人員對(duì)文檔工作的認(rèn)識(shí)。增強(qiáng)管理意識(shí)。文檔管理是一項(xiàng)專業(yè)性很強(qiáng)的工作，它要求管理人員既要有高度的工作責(zé)任感、良好的職業(yè)道德、求真務(wù)實(shí)的工作態(tài)度、樂于奉獻(xiàn)的工作精神，又要有扎實(shí)的專業(yè)理論知識(shí)、科技知識(shí)，尤其是運(yùn)用現(xiàn)代化科技手段和先進(jìn)的管理方法管理文檔的基本技能。因此，文檔管理工作人員只有具備扎實(shí)的專業(yè)知識(shí)，開拓視野、優(yōu)化籍貫結(jié)構(gòu)、提高綜合素質(zhì)，才能做好新時(shí)期的文檔管理工作。一是通過各種形式宣傳《檔案法》、《檔案人員職業(yè)道德》、《文書學(xué)》和國家有關(guān)文檔工作規(guī)定，使文檔案管理人員充分認(rèn)識(shí)到搞好文檔管理工作是自己應(yīng)盡的法律責(zé)任和義務(wù)；
二是把文件材料的形成、積累、歸檔、收集、整理、鑒定、統(tǒng)計(jì)和開發(fā)利用作為檔案人員的職責(zé)范圍，建立一個(gè)文檔管理組織的領(lǐng)導(dǎo)體系，加強(qiáng)對(duì)文檔工作的領(lǐng)導(dǎo)、檢查和考核，不為提文檔管理工作水平。
2、加強(qiáng)制度建設(shè)，建立長效培訓(xùn)機(jī)制。首先，要建立健全在職教育的長效管理制度，如省檔案局及地市檔案局舉辦的各類專業(yè)培訓(xùn)班；
其次，要建立在職教育的約束和激勵(lì)機(jī)制。約束和激勵(lì)機(jī)制可以促使文檔管理工作人員產(chǎn)和緊迫感和危機(jī)感，積極主動(dòng)地參加在職教育，努力更新知識(shí)，提高業(yè)務(wù)能力和水平。比如，將在職教育與文書檔案人員專業(yè)技術(shù)職稱評(píng)定掛鉤，對(duì)不參加檔案專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)的取消評(píng)聘資格，激勵(lì)文檔工作者增強(qiáng)參加在職教育的主動(dòng)性和積極性。
3、明確在職教育的原則，選擇課程內(nèi)容。相對(duì)于正規(guī)學(xué)校教育而言，在職教育具有更直接的目的性、現(xiàn)實(shí)性和時(shí)效性。在職教育應(yīng)從實(shí)際出發(fā)，按崗位、分層次、多、多形式地進(jìn)行。堅(jiān)持“學(xué)
用結(jié)合、按需施教、注重實(shí)效”的方針，切實(shí)遵守學(xué)有所用、用有所長的原則。第一，學(xué)習(xí)文檔專業(yè)知識(shí)。為文檔專業(yè)人員提供系統(tǒng)學(xué)習(xí)文檔專業(yè)知識(shí)的新理論、新方法、新觀念的機(jī)會(huì)，彌補(bǔ)一次性教育的不足；
