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文書檔案的管理范文1
企業(yè)單位要真正重視文書檔案的管理，提出明確要求，制定具體措施，在財力、人力、物力方面予以大力支持，根據(jù)社保的具體計劃制定檔案管理任務(wù)指標，落實好責任。企業(yè)單位要把對文書檔案管理工作作為一項工作重點來抓，積極幫助檔案管理部門制定切實可行的管理計劃，讓單位能掌握準確的文書數(shù)據(jù)，不斷完善對企業(yè)的服務(wù)體系，加強各部門之間的協(xié)作，為幫助企業(yè)單位檔案管理提供良好的基礎(chǔ)。
1 文書檔案管理存在問題
（一）缺乏明確目標和規(guī)劃
目前很多企業(yè)單位檔案部門其文書檔案管理工作還沒有形成系統(tǒng)化的目標，沒有科學的規(guī)劃，更多的是工作的堆砌或只是簡單進行檔案分類，工作的安排不合理不科學。此外，對文書檔案管理的理解還不到位，缺乏科學的管理方法，其工作內(nèi)容不夠全面不夠詳細，弱化了檔案管理部門對進企業(yè)單位工作的推動作用，沒有徹底起到關(guān)系管理工作的科學作用。
（二）沒有建立科學完整的操作手冊
目前很多企業(yè)單位檔案管理并沒有制定執(zhí)行標準，相關(guān)從業(yè)人員沒有科學的指引，而且目前大部分還是依靠人手錄入數(shù)據(jù)的相識進行檔案管理工作，其次，在檔案過程過程中容易出現(xiàn)主觀性過強、經(jīng)驗主義過于明顯等現(xiàn)象，使文書檔案管理工作缺少了科學指導，導致在檔案管理處理時缺少事前、事中、事后的科學系統(tǒng)的處理流程，相關(guān)工作缺少標準，一旦出現(xiàn)問題，就會出現(xiàn)只是憑領(lǐng)導的個人經(jīng)驗和感覺進行處理的現(xiàn)象，往往與實際情況相差甚遠，導致文書檔案管理效果不佳。
（三）管理部門人員素質(zhì)不高
要想跑得快，全靠車頭帶。領(lǐng)導的素質(zhì)會對一個文書檔案管理工作作風和工作效率產(chǎn)生重大而深刻的影響。很多企業(yè)單位檔案管理部門都出現(xiàn)工作作風松懈、責任意識不強，對檔案管理訴求反應(yīng)不敏感，處理不及時，或者缺乏綜合的素質(zhì)，對上級的政策只是領(lǐng)悟不深、執(zhí)行不力。大部分的檔案管理部門墨守成規(guī)、思維僵化，不會靈活處理問題；有的甚至脫離實際，沒有深入調(diào)研了解文書檔案管理實際情況，全憑主觀的意識來做出決策。
（四）檔案機構(gòu)的設(shè)置不完善
大部分企業(yè)單位在檔案管理系統(tǒng)是一個封閉的管理系統(tǒng)，自上而下等級森嚴，管理層次過多導致了文書檔案信息的傳遞效率不高，信息傳遞遲緩，渠道不夠暢通。一些信息的傳遞出現(xiàn)了扭曲和時效性不夠重視的問題。這導致了上層的意志和政策往往得不到有效的執(zhí)行，一些反饋機制也不健全，管理的幅度過于寬泛導致的是企業(yè)單位文書檔案的效率極其低下。
（五）激勵、用人機制不健全
對企業(yè)單位文書檔案管理機構(gòu)而言，人才的重要性也同樣不言而喻?，F(xiàn)階段，一些激勵機制和人才挖掘機制不夠健全，加之檔案管理工作枯燥，往往對職業(yè)的興趣銳減，工作沒有動力和熱情，這影響了行政機關(guān)工作人員的工作效率和人員的素質(zhì)。一些企業(yè)的文書檔案人員的工作作風粗暴，嚴重影響了企業(yè)工作正常進行，冗雜多余而且效率低下。
2 文書檔案管理的創(chuàng)新建議
（一）建立合理的文書檔案管理制度
企業(yè)單位檔案工作必須設(shè)定完善的管理制度，用嚴格規(guī)章制度來幫助企業(yè)單位社保的完成，讓檔案管理做事有章可循，有據(jù)可依。其檔案管理制度就要求根據(jù)當?shù)仄髽I(yè)單位具體情況制定出合理的規(guī)章制度，使文書檔案管理高效的順利的完成。企業(yè)單位在制定文書檔案管理制度時，必須要考慮到企業(yè)發(fā)展特點以及現(xiàn)實情況，制定出一個符合實際的檔案管理模式，避免受企業(yè)單位的不良作風影響，一方面要有益于領(lǐng)導工作的規(guī)章制度，另一方面也要符合下級檔案管理員工的要求的制度，要深刻明確文書檔案管理制度是為企業(yè)整體服務(wù)的，不是為某一個部門或者個人。
（二）制定電子化檔案管理流程
在企業(yè)單位發(fā)展管理中，要利用現(xiàn)代的管理工具來對文書檔案進行管理。一方面管理人員要不斷提高自身的信息化和管理水平。社會的現(xiàn)代化不斷推進，檔案管理人員要要跟上社會的發(fā)展，會用現(xiàn)代工具來處理文書檔案管理中的問題，提高工作效率，要及時掌握新的管理模式，不斷的學習。例如可以建立電子化管理。隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的普及，管理信息系統(tǒng)越來越滲透到各部門的管理之中，這對提高整個文書檔案管理效率有重要的意義，需重視辦公設(shè)備與辦公系統(tǒng)的更新與換代，制定從上至下電子化的管理流程，運用現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的優(yōu)勢高效辦公，利用大數(shù)據(jù)庫的優(yōu)勢特點將企業(yè)單位社保的數(shù)據(jù)準確分類歸檔，實施動態(tài)管理、及時更新，計算機網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)是一個整體，可以充分整合各類資源，這樣就大大提高了檔案管理的辦事效率，真正實現(xiàn)了電子化、系統(tǒng)化的辦公。
（三）提高檔案管理人員的素質(zhì)
文書檔案管理的工作非常復雜的，在檔案管理部門工作的人員每天都要面對很多復雜的事情，但他在檔案管理中的作用是不可替代的，起到一個橋梁作用。但隨著企業(yè)單位事務(wù)及員工人數(shù)增多，就需要檔案管理人員要有很好的專業(yè)素質(zhì)、心理素質(zhì)、能力等各個方面的素質(zhì)。隨著社會不斷發(fā)展，同樣也要求檔案管理人員能根據(jù)企業(yè)單位工作的變化和發(fā)展不斷的提高自身素質(zhì)，做到與時俱進，從企業(yè)角度與考慮問題，為檔案管理部門的發(fā)展做出貢獻。
（四）優(yōu)化檔案管理組織結(jié)構(gòu)設(shè)置
檔案管理機構(gòu)設(shè)置不合理是大多數(shù)企業(yè)單位單位面臨的問題，結(jié)構(gòu)繁瑣、人員冗雜在一些單位檔案管理部門中大量存在，而這就會導致文書檔案工作效率低下。因此，必須在滿足企業(yè)單位工作合理運轉(zhuǎn)的情況下，適當調(diào)整檔案管理組織結(jié)構(gòu)，裁撤部分效率低下人員，明確檔案管理部門職能，制定組織結(jié)構(gòu)圖與工作流程圖，明確責任，落實到人，合理設(shè)定管理層級，簡化審批程序，明確上級責任人，明確界定各部門職責、劃清責任，不能出現(xiàn)一個問題檔案管理部門互相扯皮的現(xiàn)象。
（五）強化競爭意識，完善激勵制度
引入競爭機制、激勵機制，獎勵優(yōu)秀、淘汰落后，樹立危機意識，建立合理的文書檔案管理考核機制，引進先進的管理思想、管理人才，強化管理職能，充分調(diào)動廣大文書檔案管理人員的工作積極性，對文書檔案管理與任用實行任人唯賢、監(jiān)督的方法，強化文書檔案管理機制，實行責任制、權(quán)利與義務(wù)對等，將個人的晉升、獎金福利與業(yè)績、政績結(jié)合起來，完善文書檔案管理規(guī)章制度、人事晉升制度，實現(xiàn)管理標準化。將工作效率的提升列入文書檔案評定獎勵的范圍，將時間管理的理念落實到日常的文書檔案管理行為習慣上，從根本上提高單位人員的時間意識、效率意識，培育積極向上、勇于實干的文書檔案管理工作作風與氛圍，建成一支高效負責的文書檔案管理隊伍。
3 結(jié)語
總而言之，提高文書檔案管理工作效率是深化企業(yè)單位體制改革的重要組成部分，也是檔案管理中最重要的工作內(nèi)容。檔案管理部門的管理效率直接影響企業(yè)權(quán)益，檔案管理的重要性必須引起各級單位的高度重視。造成文書檔案管理存在問題的原因是多方面的，所以必須運用多種手段，借鑒科學的管理制度與方法，標本兼治才能切實改善文書檔案管理效率上存在的問題。
文書檔案的管理范文2
一、醫(yī)院文書檔案管理存在的主要問題
根據(jù)我國醫(yī)院文書檔案管理的情況可知，文書檔案管理是一項具有較高標準、比較規(guī)范和保密性極強的工作，需要不斷轉(zhuǎn)變管理模式、管理方法，才能提高文書檔案管理水平，從而推動我國醫(yī)療事業(yè)長遠發(fā)展。目前，醫(yī)院文書檔案管理存在的主要問題有如下幾個方面：
（一）對文書檔案管理工作的重視不夠
目前很多醫(yī)院的高層領(lǐng)導不夠重視文書檔案管理工作，認為文書檔案管理不會產(chǎn)生直接經(jīng)濟效益，故而忽視在其管理方面的投入，致使醫(yī)院文書檔案管理出現(xiàn)設(shè)備不齊全、管理機制不完善、管理技術(shù)落后等問題。市場經(jīng)濟體制下，各行業(yè)迅速發(fā)展，在醫(yī)院日常管理工作中，管理人員只注重企業(yè)經(jīng)濟的發(fā)展和基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)，對文書檔案管理的認識嚴重不夠，導致管理人員的文書檔案管理意識不強，影響文書檔案管理的信息化發(fā)展。在實際工作過程中，檔案資料不齊全、不準確等帶來嚴重后果，大大降低醫(yī)院的服務(wù)質(zhì)量和服務(wù)水平，從而影響醫(yī)院未來的長遠發(fā)展。
（二）現(xiàn)代化的文書檔案管理制度不夠完善
由于文書檔案管理相關(guān)的各種制度得不到有效完善，使得醫(yī)院文書檔案管理工作開展無法可依、無章可循，是當前醫(yī)院文書檔案管理中存在的最主要問題之一。以各部門的協(xié)調(diào)制度來說，文書檔案管理工作涉及到的內(nèi)容比較廣、要求較高，醫(yī)院各部門必須要積極配合文書檔案管理機構(gòu)的工作，加強溝通和交通、相互協(xié)作，才能提高文書檔案管理的工作效率和質(zhì)量。但是，大部分醫(yī)院缺乏這方面的管理制度，致使各部門不能有效的配合工作，使醫(yī)院文書檔案管理的質(zhì)量和效率不斷下降。另外，部分醫(yī)院甚至未設(shè)立專門負責文書檔案管理工作的部門，一般都由其他相關(guān)部門代替，致使文書檔案管理工作比較滯后，先進的設(shè)備和管理方法都沒得到合理應(yīng)用，很多檔案資料無法得到完整保存，嚴重制約了醫(yī)院的進一步發(fā)展。
（三）文書檔案管理的信息化程度不夠高
隨著信息技術(shù)的全面發(fā)展，社會各行業(yè)都開始利用信息技術(shù)促進自身的發(fā)展。對于醫(yī)院來說，必須要跟上時代步伐，充分利用現(xiàn)代科學技術(shù)，提高自身服務(wù)質(zhì)量和醫(yī)院的醫(yī)療水平，才能更好的迎接各種挑戰(zhàn)。在實踐過程中，醫(yī)院不僅要利用信息技術(shù)改進自身的醫(yī)療服務(wù)方式，同時還要利用信息技術(shù)改進文書檔案管理的工作方式，才能真正提高文書檔案管理水平，促進醫(yī)院不斷發(fā)展。但是，大部分醫(yī)院只將信息技術(shù)應(yīng)用于醫(yī)院的服務(wù)方面，沒有在文書檔案管理的各方面靈活運用，使得文書檔案管理的信息化建設(shè)滯后，信息化程度不夠高，無法有效的促進醫(yī)院不斷發(fā)展。另外，部分醫(yī)院雖然重視將信息技術(shù)應(yīng)用于文書檔案管理的工作中，但是因為缺乏既精通文書檔案管理，又熟悉信息技術(shù)的復合型人才，不能滿足文書檔案管理的相關(guān)實際需求，使得醫(yī)院文書檔案管理信息化發(fā)展非常緩慢。
（四）文書檔案管理隊伍的整體素質(zhì)不高
目前，大多數(shù)醫(yī)院都存在文書檔案管理隊伍素質(zhì)不高、管理人員綜合技能不高等問題，導致文書檔案管理工作的質(zhì)量和效率無法得到快速提升，給醫(yī)院文書檔案管理工作創(chuàng)新造成極大阻礙。在安排人員時，醫(yī)院將一些工作能力不強或是年老的員工放置在文書檔案管理的工作崗位上，致使文書檔案管理隊伍素質(zhì)普遍不高。隨著醫(yī)院文書檔案管理信息化建設(shè)腳步的不斷加快，很多醫(yī)院都開始對文書檔案資料進行信息化管理，但是原有的文書檔案管理工作人員因為缺乏信息技術(shù)方面的能力，故而無法適應(yīng)新時代文書檔案管理工作的需求，造成醫(yī)院文書檔案管理隊伍整體素質(zhì)水平無法快速提升，給醫(yī)院文書檔案管理創(chuàng)新造成嚴重阻礙。
（五）信息不完整，文書檔案利用率低
在漫長的發(fā)展過程中，醫(yī)院文書檔案管理遺留了很多檔案信息方面的問題，文書檔案管理工作人員沒有進行整理和收集，造成文書檔案相關(guān)信息的缺失，使醫(yī)院檔案信息的有效管理存在很多困難。在實踐過程中，文書檔案信息的整理、收集和歸納沒有得到真正落實，使醫(yī)院文書檔案信息出現(xiàn)不完整問題，給醫(yī)院各部門工作帶來嚴重影響，致使文書檔案利用率非常低，失去存在的真正價值。另外，文書檔案管理考核標準的不完善，使文書檔案管理工作人員缺乏責任感，忽略網(wǎng)絡(luò)平臺的建設(shè)和與有關(guān)網(wǎng)絡(luò)信息的收集，從而降低企業(yè)其它部門工作人員的工作效率，嚴重影響醫(yī)院文書檔案管理創(chuàng)新。
二、醫(yī)院文書檔案管理的創(chuàng)新策略
（一）創(chuàng)新管理意識，提高服務(wù)質(zhì)量
我國現(xiàn)代化建設(shè)中，醫(yī)院管理人員要改變觀念和經(jīng)營理念，創(chuàng)新管理意識，提高對文書檔案管理重要性的認識，才能確保文書檔案管理相關(guān)工作得到真正落實，從而提高醫(yī)院文書檔案管理水平。在根據(jù)醫(yī)院文書檔案管理的實際情況，制定文書檔案管理相關(guān)工作考核標準的同時，增強文書檔案管理工作人員的服務(wù)意識，提高他們的專業(yè)水平，可以有效提高醫(yī)院的服務(wù)質(zhì)量，從而推動醫(yī)院文書檔案管理不斷創(chuàng)新。在實踐過程中，將文書檔案管理工作與醫(yī)院核心競爭力相結(jié)合，可以促進企業(yè)市場競爭力的不斷提高，從而提升醫(yī)院的經(jīng)濟效益和社會效益。在日常工作中，醫(yī)院文書檔案管理相關(guān)工作的不斷創(chuàng)新，還必須要加強對文書檔案管理工作人員的全面監(jiān)督，嚴格按照國家規(guī)范標準執(zhí)行，確保醫(yī)院文書檔案信息的準確性、可靠性和完整性，才能真正促進醫(yī)院文書檔案管理創(chuàng)新。
（二）創(chuàng)新管理機制，提升管理水平
在創(chuàng)新管理機制方面，醫(yī)院必須積極學習各行業(yè)在文書檔案管理方面的先進經(jīng)驗和國內(nèi)外的先進管理技術(shù)，以根據(jù)醫(yī)院的實際情況、工作性質(zhì)和特點，制定出符合本醫(yī)院需求的文書檔案管理制度，從而保障文書檔案管理工作有法可依、有章可循。與此同時，注重先進管理技術(shù)的應(yīng)用，提高計算機應(yīng)用水平，不斷提高醫(yī)院文書檔案管理的信息化水平，才能更好的適應(yīng)社會發(fā)展。另外，在制定文書檔案管理制度時，還必須將該項工作與醫(yī)院的經(jīng)營制度、經(jīng)營模式、經(jīng)濟水平、企業(yè)文化等有效結(jié)合起來，確保該制度能夠有效的協(xié)調(diào)各部門之間的合作，從而提高醫(yī)院文書檔案管理效用，共同推進醫(yī)院文書檔案管理不斷創(chuàng)新。
（三）創(chuàng)新管理隊伍，提高整體素質(zhì)
醫(yī)院文書檔案管理的不斷創(chuàng)新，必須要加強文書檔案管理人員的培養(yǎng)，注重專業(yè)管理人才吸收，才能有效提高文書檔案管理隊伍的整體素質(zhì)。在實踐過程中，首先，必須要強化文書檔案管理人員對這項工作的認識，端正自己的工作態(tài)度，在思想上重視這項工作；其次，必須要加強文書檔案管理人員基礎(chǔ)知識、信息技術(shù)能力、業(yè)務(wù)能力等方面的培訓，以不斷提高文書檔案管理人員的綜合能力。在實踐過程中，想要逐步實現(xiàn)醫(yī)院文書檔案管理的自動化、信息化和現(xiàn)代化，醫(yī)院必須注重全體員工的綜合素質(zhì)能力提升，增強醫(yī)院的市場競爭力，促進醫(yī)院社會效益和經(jīng)濟效益不斷提升。只有這樣才能真正滿足社會發(fā)展需求，推動醫(yī)院文書檔案管理不斷創(chuàng)新，從而促進醫(yī)院長遠發(fā)展。根據(jù)醫(yī)院實際發(fā)展情況，文書檔案管理工作人員必須提高服務(wù)意識，增強責任感，注重自我綜合素質(zhì)能力的提升，在實際工作中，加強與同事之間的溝通，不斷學習新的檔案管理知識，熟練掌握和運用現(xiàn)代信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，才能真正推動醫(yī)院文書檔案管理信息化進程，真正實現(xiàn)醫(yī)院文書檔案管理創(chuàng)新。
（四）創(chuàng)新管理模式，提高信息化程度
信息技術(shù)在醫(yī)院文書檔案管理工作中的應(yīng)用，對于提高文書檔案管理的效率和質(zhì)量有著不可估量的作用。在實踐過程中，不斷創(chuàng)新醫(yī)院文書檔案管理模式，注重信息技術(shù)的合理應(yīng)用，可以將以前紙質(zhì)檔案的管理方式逐漸轉(zhuǎn)化為電子檔案管理方式，不論是檔案收集、檔案編輯，還是檔案存儲、檔案調(diào)用等工作的程序都得到了極大的簡化，從而大大提高文書檔案管理工作人員的積極性。與此同時，信息技術(shù)的應(yīng)用，大大降低文書檔案管理工作人員的工作量，使文書檔案資料變得更加準確和完整，有效避免了傳統(tǒng)管理方式中手動管理造成的各種錯誤，最終大大提高醫(yī)院文書檔案的利用價值和有效利用率。
文書檔案的管理范文3
摘 要 文書檔案是一個單位發(fā)展軌跡、文化積淀、管理水平的重要憑據(jù)，具有很高的保存或參考價值，它能很好地反映一個單位在各個歷史時期的工作和活動情況，在單位工作中起著承前啟后的重要作用。
關(guān)健詞 加強 文書檔案 管理 思考
文書檔案是一個單位發(fā)展軌跡、文化積淀、管理水平的重要憑據(jù)，具有很高的保存或參考價值，它能很好地反映一個單位在各個歷史時期的工作和活動情況，在單位工作中起著承前啟后的重要作用。
一、當前文書檔案管理工作中存在的問題
目前我國企事業(yè)單位中的文書檔案管理的水平普遍較低，主要存在的問題如下：
1.檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)不高。目前，我們雖然有一支穩(wěn)定的檔案干部隊伍，但這個隊伍的文化程度和專業(yè)素質(zhì)還不適應(yīng)新時期開展檔案工作的需要，特別是進入21世紀，熟悉檔案內(nèi)容，能進行檔案信息深層次研究和開發(fā)的復合型專業(yè)人才十分匱乏。
2.檔案管理機構(gòu)和職責不明確。目前文書檔案工作在單位中的地位還沒有達到應(yīng)有的高度，有的甚至還停留在“說起來重要、做起來次要、忙起來不要”的地步。在機關(guān)機構(gòu)設(shè)計中，不少檔案管理機構(gòu)的地位被削弱，甚至被裁掉，其職責功能嚴重被弱化。
3.檔案管理不夠規(guī)范。在一些大的企事業(yè)單位或是專業(yè)的檔案館普遍存在管理不規(guī)范的問題，主要表現(xiàn)在：第一，檔號不規(guī)范。第二，案卷標題不規(guī)范。第三，大部分案卷缺少卷內(nèi)目錄。第四，組卷混亂現(xiàn)象比較嚴重。
4.檔案檢索效率不高。檔案檢索方式有手工檢索和計算機檢索。在目前，傳統(tǒng)的手工檢索仍占有很大比重。各檔案部門在手工檢索的途徑上做了大量的工作，編制了多種形式的檢索工具。在編制檢索工具中出現(xiàn)了“多”而“不精”的現(xiàn)象，被誤認為編制的檢索工具越多檔案工作服務(wù)質(zhì)量越高。
5.在檔案室設(shè)置和信息開發(fā)編研工作上也存在一些問題。一些檔案部門為達標升級應(yīng)付檢查，隨便選幾個選題來編研，其編研產(chǎn)品層次低、質(zhì)量差實用性不大，利用價值更小。有的選題好，緊跟形勢，但因編研時間過長失去了時效性，影響了作用的發(fā)揮。
6.文書工作和檔案工作直接的銜接存在問題。文書工作和檔案管理工作直接存在聯(lián)系又有著區(qū)別，是統(tǒng)一又分工的。在實際的文書檔案管理工作中，文書工作和檔案管理應(yīng)該相互配合，建立一個分體式的管理體系。實際的管理工作中，文書和檔案應(yīng)該實行一種分塊式的管理制度，這才是一種有效的，相對科學的管理。但是在實際的操作過程中，這一體制卻在一定程度上拉開了文書工作和檔案工作之間的距離。文書工作人員檔案意識淡薄，檔案管理人員通常很少考慮文秘的工作，這使得兩者在銜接的過程中出現(xiàn)很多的脫節(jié)的地方。當前，在文書工作和檔案工作的銜接主體上，也就是在公文格式和處理方法上存在很多的不規(guī)范的，不標準的現(xiàn)象。
二、提高檔案管理效率的對策
針對目前文書檔案管理工作狀況，提高文書檔案管理水平，實現(xiàn)文書檔案管理的規(guī)范化、健康化發(fā)展，筆者認為需從如下幾個方面做起。
1.領(lǐng)導重視是做好文書檔案工作的前題。文書檔案是展示一個單位發(fā)展軌跡和建設(shè)成果的重要載體。目前，很多企事業(yè)單位領(lǐng)導對文書檔案管理工作不夠重視，要真正做好文書檔案管理工作，單位領(lǐng)導必須立足于單位事業(yè)發(fā)展的全局，把檔案管理工作納入單位事業(yè)發(fā)展的長遠規(guī)劃中，讓職工充分認識檔案工作的重要地位和作用，形成人人重視檔案工作的良好風氣。
2.制度健全是做好文書檔案工作的保障。完善的檔案管理工作制度，是做好文書檔案工作的有力措施和可靠保障。針對當前檔案管理機構(gòu)的地位和職責功能嚴重被弱化的現(xiàn)象，各企事業(yè)單位要專門設(shè)立檔案管理機構(gòu)，添購檔案管理設(shè)施設(shè)備，成立以單位主要領(lǐng)導為組長，相關(guān)負責同志參與的檔案工作領(lǐng)導小組，配備一定數(shù)量的專兼職檔案管理人員。制訂制度，促使職工都來重視檔案工作，并認真研究落實本部門的文書檔案工作任務(wù)，使文書檔案工作保質(zhì)保量限期完成。此外還應(yīng)該建立建全檔案工作競爭激勵機制，真正做到優(yōu)勝劣汰，能者上庸者下，從而使檔案工作者清楚地認識到自已的工作成績與其生存和發(fā)展息息相關(guān)，從而激發(fā)每個人的工作活力，最大限度地發(fā)揮個人潛力，使檔案工作出現(xiàn)充滿競爭活力、開拓創(chuàng)新的新局面。
3.提高檔案管理人員素質(zhì)是做好文書檔案的關(guān)鍵。文書檔案管理是一項專業(yè)性很強的工作，文書檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力直接影響檔案管理工作的質(zhì)量，它要求管理人員即要有高度的工作責任感、良好的職業(yè)道德、求真務(wù)實的工作態(tài)度、樂于奉獻的工作精神，又要有扎實的專業(yè)理論知識、科技知識，尤其是運用現(xiàn)代科技手段和先進的管理方法管理文書檔案的基本技能。因此，文檔管理工作人員只有具備扎實的專業(yè)知識，開拓視野、優(yōu)化知識結(jié)構(gòu)、提高綜合素質(zhì)，才能做新時期的文檔管理工作。為了使檔案工作人員能夠適應(yīng)工作的需要，就要充分發(fā)揮檔案工作人員的積極性、主動性和創(chuàng)造性，努力提高文書檔案管理人員知識水平和管理能力。一是可通過各種形式宣傳《檔案法》《檔案人員職業(yè)道德》《文書學》和國家有關(guān)文檔工作規(guī)定，使檔案管理人員充分認識以搞好文檔管理工作是自已應(yīng)盡的法律責任和義務(wù)。二是要把住人才入口關(guān)，注意引進招聘一此有檔案專業(yè)知識，有專業(yè)技術(shù)技能的人才充實文書檔案隊伍。同時加強現(xiàn)有人員的繼 續(xù)教育，積極組織文書檔案管理人員參加檔案業(yè)務(wù)知識培訓，提高其管理水平，使文書檔案管理工作與單位業(yè)務(wù)同步發(fā)展。
4.牢記服務(wù)是做好文書檔案工作的根本。文書檔案工作的根本目的在于服務(wù)利用，在于通過認真收集保存好第一手資料，為單位做好翔實的歷史記錄，積極開發(fā)利用檔案資源，為單位各項工作提供更加便捷的服務(wù)。這就要求我們強化服務(wù)功能，創(chuàng)新服務(wù)機制。使得文書檔案工作更好地為領(lǐng)導決策服務(wù)，為單位事業(yè)服務(wù)。其次，要提高管理素質(zhì)，拓寬服務(wù)渠道。要轉(zhuǎn)變思想觀念，與時俱進，充分認識新形勢對檔案工作的新要求，積極探索檔案開發(fā)利用的新思路、新方法，主動樹立服務(wù)意識，主動開發(fā)服務(wù)功能。
5.做好文書工作和檔案工作的規(guī)范銜接。文件是檔案的基礎(chǔ)，文件質(zhì)量的高低直接關(guān)系到檔案的質(zhì)量的好壞，沒有高質(zhì)量的文件作為基礎(chǔ)，檔案的質(zhì)量就得不到有效的提高，由此可見，檔案管理水平的高低是建立在文書部分規(guī)范化處理文件的基礎(chǔ)之上的。因而，文書人員要提高檔案意識，切實做好文書材料的立卷歸檔。在實際的文件處理過程中，要時刻意識檔案管理工作，從而真正實現(xiàn)文書、檔案工作一體化。要做好這一點，需要文書人員重視文件材料的質(zhì)量，例如紙張大小、文字的格式等需要有一個標準。嚴謹使用圓珠筆、紅墨水、鉛筆等起草、修改和批閱文件材料等。此外，文件的處理要及時、準確；收發(fā)文件需要及時的進行登記和記錄，一旦發(fā)現(xiàn)文件的缺少，要及時的查找。尤其是對于帳外的資料，例如領(lǐng)導者的講話以及外出開會的記錄等，要及時的收集和處理，保證文件材料的完整性。
6.加強文書檔案基礎(chǔ)工作的現(xiàn)代化步伐。計算機信息技術(shù)在文書檔案基礎(chǔ)管理工作中，具有重要的作用。尤其是在文書檔案檢索中，極大地提升了文書檔案基礎(chǔ)工作的效率，可以通過與檔案號編制、檔案關(guān)鍵詞提取、檔案目錄編制等基礎(chǔ)工作的配合，通過目錄、索引、關(guān)鍵詞等方式，進一步提升文書檔案管理工作水平。
文書檔案的管理范文4
關(guān)鍵詞：文書檔案；管理
作為服務(wù)型及高技術(shù)型的工作，文書檔案管理不僅在各單位和企業(yè)具有重要的作用，還因為時代的進步有著巨大的發(fā)展空間。為了保障檔案質(zhì)量，發(fā)揮其服務(wù)性能，就需要在安全、操作等方面進行優(yōu)化，完善其制度和規(guī)范，從而確保檔案的完整性和安全性，加強信息資源的開發(fā)和利用價值。
一、文書檔案管理概況
1.文書檔案管理概念。檔案管理是企業(yè)管理工作中最基礎(chǔ)、最根本的工作，是信息化建設(shè)的重要部分。文書檔案管理作為檔案管理中的重要內(nèi)容，在業(yè)務(wù)決策、企業(yè)發(fā)展上都承擔著重要的作用。文書檔案管理表面上可以理解為對企業(yè)事業(yè)單位等歷史資料的總結(jié)和保存，實際上還肩負著行政管理、科學研究、業(yè)務(wù)開展以及宣傳教育等多項職責，是企業(yè)和單位實現(xiàn)科學管理發(fā)展的基石。目前，文書檔案的重要作用不斷被人們發(fā)現(xiàn)，其通過收集和歸檔進行服務(wù)工作的價值也越發(fā)受到社會的關(guān)注，在現(xiàn)有基礎(chǔ)上完善管理制度和方法，提升其技術(shù)水平與保密等級等，已成為企業(yè)事業(yè)單位發(fā)展的一項核心內(nèi)容，因此規(guī)范文書檔案的保密管理、創(chuàng)新管理手段和方法，不僅是時代潮流，也是一種必然的現(xiàn)實需求。
2.文書檔案管理存在的問題。文書檔案由于資料繁雜，管理過程設(shè)計人員較多、標準化過程難以控制，因此實際工作中常出現(xiàn)各種問題。研究文書管理方法必須對現(xiàn)有問題進行充分認識，以實現(xiàn)深入的結(jié)構(gòu)調(diào)整和改進。文書檔案管理的概念產(chǎn)生已久，但部分人員對文書檔案的管理意識還十分不足。檔案管理工作人員過于重視紅頭文件而忽視普通的編號文件，使得檔案時間不連貫、準確性低、工作效率和工作質(zhì)量低下，難以滿足信息查找和處理工作的要求。其次，一些企業(yè)或單位檔案意識淡薄，缺乏文書檔案的收集、整理、歸檔工作流程，也缺少對文書檔案保密管理原則、方式的設(shè)計和規(guī)定，無法保證文書檔案歸檔率、完整性和準確性，使得相關(guān)人員在實際工作中得不到有效的借鑒和指導，降低了檔案的利用效率。此外，在很多企業(yè)當中，檔案與文書分屬不同的管理條塊，兩部分人員若不能得到及時的信息溝通和一致的管理規(guī)范，就極容易出現(xiàn)銜接方面的脫節(jié)與不順暢，造成漏歸、錯歸等現(xiàn)象的產(chǎn)生。
3.未來文書檔案管理特點及發(fā)展趨勢。文書檔案具有穩(wěn)定的傳承性，是企業(yè)創(chuàng)新和發(fā)展數(shù)據(jù)來源，同時作為行政管理中的后臺基礎(chǔ)工作，又決定著企業(yè)的各項事務(wù)能否順利開展。在各種文書檔案中，一些重要的檔案承載著企業(yè)的核心價值，因此具有極強的保密性。不同企業(yè)對此采取了不同的保密方法，但保密原則基本相同。文書檔案管理的保密原則主要包括全過程標準化控制、分級管理兩個方面。前者通過對文書檔案實行前端控制和全過程的保密管理，在收集、鑒定、分類等多個環(huán)節(jié)實行標準化控制，確保檔案的安全和完整性。后者則采用劃分保密等級的形式，將責任落實落實到具體個人，從而保證檔案管理的質(zhì)量。除了傳承性和保密性，信息化逐漸成為現(xiàn)今文書檔案管理的新趨勢。傳統(tǒng)的方法采用紙質(zhì)檔案和人工填寫，對環(huán)境和人員有較高的要求，且隨著時間的發(fā)展，必然出現(xiàn)一定的問題和弊端。現(xiàn)階段企業(yè)電子文檔雖然普及，但部分企業(yè)和單位僅僅局限于將手寫內(nèi)容轉(zhuǎn)化為電子文本，并未完全實現(xiàn)檔案管理的信息化，文書檔案的信息化管理還未得到真正的開發(fā)和利用。
二、新形勢下文書檔案管理改進方向
1.健全文書檔案管理規(guī)章制度。為了實現(xiàn)文書檔案管理工作的科學開展，需進一步細化檔案收集保管流程，明確檔案管理職責，同時根據(jù)企業(yè)或單位的實際情況以及相關(guān)的法律法規(guī)，對關(guān)鍵問題如歸檔期限等進行規(guī)范和管理。各單位在制定文書檔案管理規(guī)章制度時，應(yīng)對突況做出充分考慮，避免由于管理漏洞造成不必要的損失。此外，相關(guān)領(lǐng)導檔案管理意識不強，資金和人員投入較少，導致檔案管理人員素質(zhì)及薪資待遇普遍低于其他員工，造成其管理意識較差、責任心不強，因此，適當加大檔案管理支持力度 ，制定文書檔案管理的監(jiān)督考核機制，將促進檔案管理人員工作積極性，從而提高其工作效率。信息化時代使得信息的安全性得到極大的弱化，完善的信息化建設(shè)和系統(tǒng)管理應(yīng)具備完整的防御能力，能夠有效地對檔案的實體安全和信息安全做出保證。建立這一科學的檔案管理規(guī)章制度，就要充分考慮其保密性，做到總體設(shè)計和具體環(huán)節(jié)的安全信息管理，以適應(yīng)不斷發(fā)展變化的文書檔案收集及保密需求。
2.強化檔案管理人員專業(yè)技能。作為一名優(yōu)秀的檔案管理人員，專業(yè)水平和專業(yè)技能直接決定了能否應(yīng)對檔案的分類整理立卷等工作，而管理人員的積極性則決定了其是否具有資料的安全保密意識以及責任感。企業(yè)或單位在招聘檔案管理人員時，從人才引進的角度，應(yīng)甄選優(yōu)秀的檔案管理專業(yè)人才加入企業(yè)，提升專業(yè)化人才當量。而在日常培訓時，可以通過培養(yǎng)管理人員對資料的敏感性樹立其管理理念，通過專業(yè)技能的學習來實現(xiàn)整體素質(zhì)的提高。培訓的內(nèi)容和形式可以多樣化，例如聘請相關(guān)學校的老師現(xiàn)場講解、開展團隊競賽活動等，通過加深學習體驗達到強化專業(yè)知識的目的。此外，檔案管理部門應(yīng)當主動與企業(yè)文化建設(shè)部門及相關(guān)部門積極配合，加強部門之間的聯(lián)系，通過文化宣傳來提高企業(yè)或單位內(nèi)部對文書檔案管理工作的了解，從而將強檔案管理人員的工作積極性和責任感。檔案管理人員的整體素質(zhì)決定著文書檔案收集及歸檔工作效率及質(zhì)量，多維度的培訓不僅有利于個體的自我提升，還有利于充分發(fā)揮文書檔案的最大價值。
3.搭建信息化文書檔案管理平臺。傳統(tǒng)文書檔案收集及歸檔工作存在過于被動且資源遺漏嚴重等問題。為此，企業(yè)或單位應(yīng)對傳統(tǒng)文書檔案收集模式進行改進，在原有模式的基礎(chǔ)上搭建新的信息化文書檔案管理平臺。在平臺的研究和建立過程中，除了科技投入，還可以引進信息收集、保管的技術(shù)方法，例如圖像、聲音與文本的轉(zhuǎn)換方法，以此加深對資料的連續(xù)性和歷史性的了解。在信息保密制度下，通過相關(guān)的保密級別，對信息進行數(shù)據(jù)化處理，加強數(shù)據(jù)化檔案的安全性。最后，企業(yè)在選擇合適的管理軟件時應(yīng)慎重，目前已較為成熟的辦公自動化系統(tǒng)和檔案管理系統(tǒng)為企業(yè)或單位提供了更多的選擇，新技術(shù)的發(fā)展也使得數(shù)據(jù)錄入等更為簡潔，選擇管理軟件時應(yīng)對其操作難易程度、后期維護以及保密性能作出充分考量，建設(shè)與時俱進同時適合自身發(fā)展的信息化文書檔案管理平臺，充分發(fā)揮文書檔案的服務(wù)性質(zhì)。信息化的管理平臺代替人工，在工作效率、失誤頻率上都有了顯著地提升，但不可避免的存在眾多安全隱患，只有管理人員加強日常的軟硬件設(shè)備維護，完善信息應(yīng)急措施，才能從根本上發(fā)揮信息化平臺的優(yōu)勢，確保檔案的安全。
三、Y語
文書檔案是企業(yè)發(fā)展過程的記錄者，也是核心技術(shù)和數(shù)據(jù)的承載者。明確文書檔案管理工作的特點，充分意識其價值，是各單位及企業(yè)不可缺少的任務(wù)之一。未來的文書檔案管理工作將在信息化的道路上不斷發(fā)展，其保密性和傳承性也將不斷被強化。完善文書檔案收集和歸檔等工作，建立科學的檔案管理平臺不僅是個體需要，也符合時代和社會發(fā)展的需求。
參考文獻：
文書檔案的管理范文5
【關(guān)鍵詞】電力企業(yè)；文書檔案；服務(wù)
引言：文書檔案管理作為各行業(yè)企業(yè)MIS系統(tǒng)的重要組成部分，在企業(yè)信息化建設(shè)中起著很至關(guān)重要的作用。隨著企業(yè)辦公自動化系統(tǒng)的啟用，文書檔案日益成為企業(yè)文件的主導形式，這就對檔案管理提出了更高的要求，即如何利用計算機及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)收集、積累、整理、形成檔案，開發(fā)檔案信息資源，提高檔案管理的效率，更好的為企業(yè)服務(wù)。目前企業(yè)的文書檔案管理電子化已經(jīng)得到一定的發(fā)展，但管理上還不夠規(guī)范。為此，需要在進一步實現(xiàn)文書檔案管理現(xiàn)代化的同時，加強管理的規(guī)范化工作。
1.信息社會對電力企業(yè)文書檔案管理發(fā)展提出了新的要求
20世紀末美國面對日益激烈的全球競爭形勢提出了”信息高速公路’‘建設(shè)的戰(zhàn)略此戰(zhàn)略主要是為了提高網(wǎng)絡(luò)的傳輸速率和寬帶。該戰(zhàn)略的施行收到了良好的社會經(jīng)濟效益使美國的管理成本大幅度的降低、競爭力大大增強。同時許多國家紛紛效仿美國制定了相類似的信息發(fā)展工程，出現(xiàn)了一種爭先利用先進科學、技術(shù)來改善企業(yè)經(jīng)營管理的局面?？梢姡畔⒓夹g(shù)的開發(fā)及研究對社會經(jīng)濟發(fā)展具有不可忽視的作用。信息化這個概念已經(jīng)滲透到社會經(jīng)濟的各個領(lǐng)域信息化建設(shè)；一切都是為了社會的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)而生。信息化意味著我們有加強一切有用信息的開發(fā)和管理的必要使信息的服務(wù)帶動作用，從而得到有效利用。
電子企業(yè)是知識型、技術(shù)型高度密集的企業(yè)是關(guān)系國家能源安全和國民經(jīng)濟命脈的國有重要骨干企業(yè)。電子企業(yè)檔案是在企業(yè)的經(jīng)濟活動中產(chǎn)生的.是企業(yè)經(jīng)濟活動的真實反映對企業(yè)的現(xiàn)狀和發(fā)展規(guī)律研究、日常經(jīng)營管理和戰(zhàn)略決策等都有重要的價值。信息社會對電子企業(yè)文書檔案管理發(fā)展提出了新的要求。如何有效的發(fā)揮文書檔案的作用為企業(yè)服務(wù)為社會信息管理、建設(shè)服務(wù)成為擺在信息開發(fā)和管理者面臨的首要問題。當前加快信息自動化系統(tǒng)建設(shè)，實現(xiàn)文書檔案工作各個環(huán)節(jié)的計算機化是實現(xiàn)文書檔案工作現(xiàn)代化、提高檔案系統(tǒng)整體功能的物質(zhì)技術(shù)基礎(chǔ)和重要手段。
2.實現(xiàn)信息化管理的原則
計算機管理在各個領(lǐng)域的普及使企業(yè)文書檔案實現(xiàn)信息化管理成為現(xiàn)實。計算機與網(wǎng)絡(luò)進入企業(yè)文書檔案管理領(lǐng)域，一方面，使檔案信息的處理速度大大提高、檔案資源的服務(wù)范圍擴大、檔案資源開發(fā)利用變得更加方便，另一方面，也使我們看到傳統(tǒng)的檔案管理模式必須進行改革，才能適應(yīng)當前的信息化潮流。目前，電力企業(yè)已經(jīng)將計算機引入了文書檔案的管理，通過應(yīng)用該技術(shù)大大簡化了文件材料的收集、整理和歸檔過程，節(jié)約了時間，提高了效率。一個成功的企業(yè)文書檔案計算機管理模式，要能夠處理文書與檔案部門內(nèi)部各方面的工作信息，對信息加以區(qū)別和處理，并為企業(yè)提供準確的信息利用。
2.1效率高
企業(yè)文書檔案應(yīng)用計算機管理的目標是利用現(xiàn)代化手段、以全新的管理理念處理文書檔案信息，為企業(yè)提供安全、及時、準確、全面的信息，提高工作效率。
2.2經(jīng)濟實惠
當前采用的計算機管理技術(shù)使得系統(tǒng)在一定的時期具有先進性，而不被淘汰。要簡化程序，使用方便，符合企業(yè)文書檔案的應(yīng)用要求，符合檔案系統(tǒng)規(guī)范。使用成熟的商品化軟件，與辦公自動化軟件能夠有效地接口，不能形成信息孤島。
2.3安全可靠
文書檔案信息內(nèi)容有一定的保密要求，因此，必須處理好信息保密和信息共享之間的矛盾，規(guī)定用戶權(quán)限，文件須經(jīng)加密處理。 單位檔案的網(wǎng)絡(luò)可以組成一個單獨的局域網(wǎng)與企業(yè)網(wǎng)連接，但必須與國際互聯(lián)網(wǎng)維持物理斷開形式，從而維護信息的安全。
3.電子企業(yè)文書檔案現(xiàn)代化管理的措施
采用科學的文書檔案管理體制和管理方法，開發(fā)檔案信息資源提供高質(zhì)量、高效率的檔案服務(wù)，其中人是最重要的因素。
3.1切實提高電力企業(yè)文書檔案管理發(fā)展意識
電力企業(yè)文書檔案工作者及分管領(lǐng)導必須樹立起檔案管理及檔案保存的重要意識。一是要改變檔案工作長期無聲無息的收集整理局面.面向電力企業(yè)文書檔案和科技檔案管理工作.要積極參與.并應(yīng)用相關(guān)檔案的電子計算機管理辦法和要求加強管理.’提高電子計算機管理水平為文書檔案工作的開展創(chuàng)造良好的企業(yè)環(huán)境，為電力企業(yè)的發(fā)展提供服務(wù)；二是要提高檔案工作人員的工作積極性把管理檔案工作的作用充分發(fā)揮出來.千方百計擴大服務(wù)領(lǐng)域只有這樣才能打開電力企業(yè)文書檔案工作的新局面帶動電力企業(yè)檔案事業(yè)的全面發(fā)展.
3.2加大電子企業(yè)文書檔案現(xiàn)
代化管理的軟硬件投入制約電力文書檔案和科技檔案現(xiàn)代化管理的因素有很多如資金、人才等，但起主要決定因素的是分管領(lǐng)導者的現(xiàn)代化意識管理水平。一是應(yīng)投入較大的精}力關(guān)心和支持這一事業(yè)沒有資金，應(yīng)想方設(shè)法創(chuàng)造條件投入資金；沒有設(shè)備，應(yīng)千方百計配備先進設(shè)備；沒有管理人才.應(yīng)積極培養(yǎng)、選拔高素質(zhì)的專業(yè)人才把檔案現(xiàn)代化管理納入電力.建設(shè)、電力供應(yīng)、電力管理工作計劃，列入本單位重要達標的內(nèi)容進行考核。二是各基層單位領(lǐng)導尤其是分管檔案工作的領(lǐng)導要經(jīng)常過問此項工作.定期聽取檔案工作匯報.了解檔案工作現(xiàn)狀指導檔案部門依法開展工作，幫助解決工作中實際存在的困難和問題。三是要有宏觀指導的總體思路.實現(xiàn)微觀動作上管理內(nèi)涵和技術(shù)手段的創(chuàng)新。
3.3建設(shè)高素質(zhì)的電子文書檔案工作者隊伍
電子企業(yè)文書檔案管理現(xiàn)代化對檔案管理人員的素質(zhì)提出了新的要求，檔案管理人員應(yīng)具有現(xiàn)代意識和服務(wù)思想，應(yīng)掌握現(xiàn)代知識和技能。檔案人才是知識，管理人才。當前文書檔案現(xiàn)代化管理的主要內(nèi)容和核心就是計算機技術(shù)的應(yīng)用即檔案計算機管理。電子計算機以其高速運，算與極強的數(shù)據(jù)處理能力給電力檔案工作者帶來了科學的管理手段與先進的檢索方法。電子企業(yè)應(yīng)強化訓練，對檔案專（兼）職工作者分層次進行基礎(chǔ)知識培訓及檔案專業(yè)知識培訓，培養(yǎng)一支具有一定數(shù)量和質(zhì)量的年輕的檔案管理生力軍培養(yǎng)和選拔優(yōu)秀人才，使他們不僅具有較高的業(yè)務(wù)素質(zhì)，而且具有較強的開拓創(chuàng)新意識。只有這樣才能在實踐中建設(shè)一支政治合格、業(yè)務(wù)精通、紀律嚴明、作風過硬、服務(wù)優(yōu)質(zhì)的文書檔案管一理隊伍進而全面提高電力企業(yè)檔案工作的服務(wù)意識和管理水平。
3.4加快電子文書檔案管理的現(xiàn)代化進程
電子企業(yè)文書檔案工作規(guī)范，化標準化是實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的重要中間環(huán)節(jié)。電力文書檔案工作被看成是一項知識性管理工作。知識性管理檔案是電力企業(yè)信息管理的延伸和發(fā)展。知識不是一般的信息而是能在信息運用中改進人的行為的特殊信息。知識管理要求把信息與信息、信息與活動、信息與人連接起來，實現(xiàn)知識的共享和社會化。把檔案管理從信息管理看成知識管理，這是認識的又一深化，無疑也提升了電子文書檔案工作的重要地位。文書檔案是企業(yè)資料信息源是企業(yè)的財富、智慧的積累文書檔案管理實現(xiàn)自動化、信息化和現(xiàn)代化管理，可使信息資料資源更好地發(fā)揮作用。
4.結(jié)語：
文書檔案是企業(yè)檔案的一個重要組成部分，是企業(yè)發(fā)展的一個不可缺少的方面，是一筆寶貴的文化財富。建立健全一套完整科學的文書檔案管理體系，有助于減輕檔案管理人員的勞動強度，提高工作效率，使文書檔案管理能夠服務(wù)企業(yè)發(fā)展、服務(wù)社會經(jīng)濟。
參考文獻
文書檔案的管理范文6
關(guān)鍵詞：文書檔案 辦公自動化
中圖分類號：C93 文獻標識碼：A 文章編號：1672-3791（2012）09（b）-0245-01
文書檔案是檔案工作的重要組成部分，它記載社會發(fā)展的歷史過程，客觀地反應(yīng)著問題處理、領(lǐng)導決策、基本建設(shè)、研究開發(fā)等方面過程。檔案信息作為一種特定的資源，有相當一部分信息是社會公眾信息，檔案信息的屬性決定了它是一種歷史記錄，只有當決策時需要回溯性利用時，它才能發(fā)揮其管理功能。檔案信息資源開發(fā)就是從館藏檔案中，挖掘和揭示出人們在管理、研究、生產(chǎn)、生活及其他方面所需要的信息。一個單位或企業(yè)要想有效地開發(fā)并利用檔案資源，必須熟悉和掌握檔案本身的特點、檔案信息開發(fā)的主體、客體及實現(xiàn)檔案信息開發(fā)利用的途經(jīng)和手段。針對實踐應(yīng)用過程中遇到的一些問題談一點粗淺的認識。
1 文書檔案的管理與利用
檔案信息資源能否被充分開發(fā)利用，在很大程度上取決于檔案用戶和檔案開發(fā)人員的情報素質(zhì)。如果設(shè)計或管理人員沒有充分認識到檔案是一種信息資源，他就不會成為檔案用戶。文檔管理現(xiàn)代化，是加強文檔管理工作的必由之路，管理方法、手段的落后，直接影響文件和檔案質(zhì)量，只有實現(xiàn)文檔管理現(xiàn)代化，才能有效地加以解決。要把握現(xiàn)代化管理技能，提高綜合素質(zhì)，傳統(tǒng)的檔案管理主要依靠人來完成，在信息社會中，人對檔案的管理主要是依靠信息技術(shù)，但人文管理在其中也起著極其重要的核心作用，信息技術(shù)終歸只是工具及方法，究其原因有：一是人是信息的生產(chǎn)者、組織者、利用者及信息資源的管理者和決策者，人在檔案信息的管理中起決定性的作用；二是信息技術(shù)只是信息資源管理的工具。有許多問題，如檔案信息資源的完整性、信息資源的供給。所以，檔案管理人員要結(jié)合本崗位工作，邊學習邊操作，在提高業(yè)務(wù)素質(zhì)的同時，更要注重計算機知識、信息技術(shù)學習，努力使自己成為綜合型文檔管理人才。紙質(zhì)檔案的整理工作繁瑣，勞動強度大。而利用計算機整理文件，則可以收到事半功倍的效果。
2 應(yīng)用辦公自動化后文書檔案管理的優(yōu)點
2.1 辦公效率大幅提高，文件和文字信息得到充分交流與共享
在以往傳統(tǒng)紙質(zhì)文件的管理，將文件與檔案管理分成兩步：第一步即由文秘部門完成文件的生成、收文的處理、文檔的預立卷及移交檔案部門；第二步即由檔案部門完成檔案的保管、查閱及提供利用。手工勞動不僅勞動強度大，而且由于重復性勞動多，使人易疲勞、疏忽等，容易造成文件整理缺漏而導致檔案的不完整，還造成文件和信息查找困難。最突出的弱點就是辦公效率低下，這與當今飛速發(fā)展的經(jīng)濟時代的快節(jié)奏是格格不入的。在使用計算機軟件處理后，使文件資料收集、儲存、分類、統(tǒng)計和查閱等環(huán)節(jié)變得十分方便、有序因而無論是起草還是辦理傳遞，都變得簡單易行。在紙質(zhì)文件管理環(huán)境中，除了普發(fā)文件外，大量的文件（檔案）都是“孤本”，即使存在副本或文件匯編，其數(shù)量也很有限。這不僅加大了保存上的風險，而且也給利用帶來了諸多不便，利用者的人數(shù)、利用的時間與地點都受到了限制。傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件可以說是一種聚集在固定場所、固定時間內(nèi)為有限的利用者所用的“有形的資源”。而在電子環(huán)境下，這種“有形”的觀念被打破，同一份文件，可以為眾多需要它的利用者所“共享”。并且通過網(wǎng)絡(luò)這個平臺，了解其他檔案工作部門概況、工作重點和最新、最快的檔案管理信息動態(tài)。
2.2 文件保存的穩(wěn)定性，傳遞的速度和安全性
與紙質(zhì)檔案載體相比，電子文件載體材料的壽命要長的多。電子文件的復用性遠遠優(yōu)越于其他載體形式的文件，這是由數(shù)字信息利用的無損性決定的，重復利用不會導致文件本身的老化。將其與記錄在紙載體上的信息作比較，隨著利用次數(shù)的增多，載體的損傷程度和字跡老化的程度也會不斷增加；而一份電子文件無論多少次顯示在計算機屏幕上或是打印到紙張上，其信息都不會受到任何損失和破壞，正當?shù)睦没顒硬粫﹄娮游募男畔勖a(chǎn)生絲毫損傷，而其“原件”仍保存在磁帶、磁盤或光盤中，也不受損失和破壞，對于利用頻繁和用量較大的檔案（如圖紙），特別有益于原件的保護。在日常公文辦理過程中，辦理人員私存文件或文件在傳遞過程中丟失的情況時有發(fā)生，直接通過網(wǎng)絡(luò)工具進行傳遞，大大提高了文件傳遞的安全性和時間性。
3 改革措施和解決辦法探討
針對在文書檔案管理信息的電子化應(yīng)用中出現(xiàn)的實際問題，提出以下舉措：（1）針對安全性問題，在文書檔案傳輸?shù)木W(wǎng)絡(luò)中設(shè)置隔離帶。通過這個隔離，文書檔案只能在某一范圍的局部網(wǎng)絡(luò)內(nèi)傳輸，帶防止文件流向外網(wǎng)。設(shè)備的配備，各單位可根據(jù)自己業(yè)務(wù)范圍的大小和工作量的多少來配備，可多可少，條件充許的可一次到位，配好配足。條件不充許的可先滿足正常工作的基本要求。（2）針對人員素質(zhì)低的現(xiàn)象，要加強工作人員的教育培訓。培訓過程中，同時也是宣傳和統(tǒng)一認識、統(tǒng)一作法的過程。對檔案管理人員不但要培訓，提高他們的管理水平和業(yè)務(wù)能力。對形成人員也要培訓，使他們明確管理要求，以做好本職工作，對檔案管理人員的培訓，還要進行計算機知識和應(yīng)用軟件的培訓，進行相關(guān)知識專業(yè)知識的培訓。否則，形成人員應(yīng)用軟件形成的電子文件我們不懂，就無法參與管理。要更新現(xiàn)有人員的知識庫，學習新知識，以適應(yīng)新工作。
參考文獻
[1] 張寧紅.淺談文書檔案管理的辦公自動化應(yīng)用[J].黑龍江檔案.
