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地質(zhì)檔案是在地質(zhì)調(diào)查研究、礦產(chǎn)勘查等活動中形成的科技檔案，是地質(zhì)工作活動的記錄和成果。地質(zhì)檔案管理模式的發(fā)展經(jīng)歷兩個階段：第一階段，基于實(shí)體保管的傳統(tǒng)檔案管理時代，偏重地質(zhì)資料的收集與保管。地質(zhì)檔案種類繁多，按類型可分為：為國家進(jìn)行基礎(chǔ)建設(shè)提供相應(yīng)決策服務(wù)的地質(zhì)資料，如區(qū)域地質(zhì)調(diào)查、化探、物探等;為工農(nóng)業(yè)生產(chǎn)和國防、科技發(fā)展提供原料產(chǎn)品基地的地質(zhì)資料，如礦產(chǎn)、石油、煤層和天然氣等;關(guān)系國計民生服務(wù)的地質(zhì)資料，如水文、工程、災(zāi)害、環(huán)境、地震等;為地勘經(jīng)濟(jì)建設(shè)提供服務(wù)的資料，如合同、協(xié)議等;不同形式和不同載體實(shí)物資料，如巖礦芯、磁盤、標(biāo)本等。傳統(tǒng)地質(zhì)檔案管理以實(shí)物管理為主，對環(huán)境要求高，檔案損耗速度快，檔案查找沿用傳統(tǒng)人工方法，信息查找依靠手工及借閱者和館員的個人經(jīng)驗，費(fèi)時費(fèi)力。地質(zhì)檔案具有較強(qiáng)的專業(yè)性，并且有保密性要求，普通的檔案管理者往往不懂技術(shù)，經(jīng)驗不豐富的年輕地質(zhì)工作者對如何查找地質(zhì)檔案的流程不了解，在查找過程中容易發(fā)生遺漏，難以有效提取所需信息。檔案信息資源的服務(wù)能力較弱，未得到充分有效開發(fā)利用。第二階段，基于信息管理的數(shù)字地質(zhì)檔案管理時代。特點(diǎn)是在繼承傳統(tǒng)檔案管理的基本功能的情況下，以數(shù)字檔案資源為主要管理對象、以信息技術(shù)為手段、以互聯(lián)網(wǎng)為依托，實(shí)現(xiàn)檔案信息的有序整合和便于檢索利用。基于信息管理的數(shù)字檔案管理屬于我國電子政務(wù)建設(shè)的一部分。目前，我國的電子政務(wù)建設(shè)已經(jīng)開始向基于知識管理的第三代電子政務(wù)過渡，作為電子政務(wù)的一部分，基于信息管理的數(shù)字地質(zhì)檔案管理也應(yīng)融入知識管理的理念，從用戶需求出發(fā)，把對知識的管理和對人的管理融為一體，對館藏地質(zhì)檔案進(jìn)行知識挖掘，對信息進(jìn)行精簡、提取、發(fā)現(xiàn)在信息中有用的知識單元并對其進(jìn)行集合組織，使之成為使用者容易檢索識別的知識信息內(nèi)容。
2用知識管理思想指導(dǎo)地質(zhì)檔案服務(wù)
用知識管理思想指導(dǎo)地質(zhì)檔案服務(wù)，主要體現(xiàn)在服務(wù)內(nèi)容上以用戶為中心，為用戶提供解決問題方案的服務(wù)；在服務(wù)方式上是基于檔案內(nèi)容的服務(wù)。除了常規(guī)的借閱、檔案檢索等顯性知識服務(wù)，還可提供的服務(wù)有：
2.1為用戶提供個性化數(shù)據(jù)處理與分析服務(wù)平臺
標(biāo)準(zhǔn)化檔案管理信息服務(wù)通常是根據(jù)關(guān)鍵字進(jìn)行查找所需資料，側(cè)重于顯性知識的挖掘，信息查找范圍往往局限于報告名稱和關(guān)鍵字，對地質(zhì)工作覆蓋范圍、工作程度、工作方法等信息無法直觀的了解，導(dǎo)致信息查找效率低下、信息遺漏等問題。在知識管理的理念下，地質(zhì)檔案館員可針對用戶需求，利用信息系統(tǒng)檢索庫中資料與信息，抽取相關(guān)的報告、圖件、表格等，按照標(biāo)準(zhǔn)格式生成電子報告供用戶利用。該服務(wù)所提供知識產(chǎn)品質(zhì)量的優(yōu)劣取決于地質(zhì)檔案知識庫是否有效。檔案知識庫的建立要經(jīng)過“知識積累—創(chuàng)造—應(yīng)用—形成知識平臺—再積累—再創(chuàng)造—再應(yīng)用—形成新的知識平臺”的循環(huán)過程后逐漸成長，逐漸成為信息查找更可靠的來源。
2.2逐步開展地質(zhì)檔案數(shù)字化和數(shù)據(jù)挖掘工作為知識創(chuàng)新服務(wù)
知識管理強(qiáng)調(diào)的是知識的創(chuàng)新,而有價值的情報產(chǎn)品是通過有能力、有經(jīng)驗的檔案管理者才能綜合提取和歸納出來，這種提取和歸納從某種意義上來說屬于數(shù)據(jù)挖掘工作。我國信息技術(shù)普及程度很高，但因人力物力的限制，目前地質(zhì)檔案的數(shù)字化程度并不令人滿意，尤其是原始地質(zhì)資料，數(shù)字化和共享程度都很低，數(shù)據(jù)挖掘工作更受此限制。地質(zhì)檔案管理應(yīng)平衡多方訴求，合理制定計劃，逐步開展檔案數(shù)字化和數(shù)據(jù)挖掘工作。一方面，地質(zhì)單位面臨激烈的市場競爭，可通過需求分析將更多的資源投入到見效速度快的情報資料以及其他即時研究得出的信息。這里就需要分析檔案使用者的需求，可采用分析借閱數(shù)據(jù)或建立在線交流等開放式的交流方式，根據(jù)業(yè)務(wù)需求，優(yōu)先開展該類情報收集和數(shù)據(jù)挖掘工作。另一方面，地質(zhì)單位還承擔(dān)著基礎(chǔ)科研的任務(wù)，應(yīng)分主題、分階段，由有經(jīng)驗的地質(zhì)檔案管理員和技術(shù)工作者選取有價值的檔案進(jìn)行數(shù)字化和關(guān)鍵信息提取，使地質(zhì)檔案充分發(fā)揮應(yīng)有的作用。
3顯性知識和隱性知識的有效轉(zhuǎn)化是地質(zhì)檔案知識服務(wù)的關(guān)鍵
地質(zhì)檔案知識服務(wù)的質(zhì)量取決于知識庫的有效性，目標(biāo)為最大程度將組織成員的隱性知識和顯性知識都積累到知識庫中，滿足地質(zhì)技術(shù)人員的知識創(chuàng)新需要。需要強(qiáng)調(diào)的是，隱性知識只有通過顯性化才能被更多的人員應(yīng)用，真正發(fā)揮它的最大價值；顯性知識只有變?yōu)闄n案管理員自身的隱性知識才能在工作中得以應(yīng)用。因此，在知識管理流程中，它們之間的相互轉(zhuǎn)化尤為重要。依據(jù)SCEI模型，顯性知識和隱性知識的轉(zhuǎn)化過程為經(jīng)過社會化、外部化、綜合化、內(nèi)部化4個過程來實(shí)現(xiàn)個人之間、個人與組織之間知識的傳遞，并形成一個不斷成長的知識螺旋。下面分別就地質(zhì)資料知識管理在每個過程應(yīng)注意的問題闡述如下：社會化過程是指個人將自己的隱性知識交流和分享給他人的過程。這里的個人，既包括地質(zhì)檔案管理員，還包括一切與地質(zhì)檔案有關(guān)的人員。一方面，地質(zhì)檔案管理員應(yīng)通過各種方式向檔案使用者共享和傳遞隱性知識，如特殊資料的查找、系統(tǒng)使用辦法培訓(xùn)等；另一方面，年代較久遠(yuǎn)的地質(zhì)資料由于技術(shù)人員的更新?lián)Q代逐步被遺忘，新的技術(shù)人員往往因不了解歷史資料，或查找資料困難，費(fèi)時多而難以找到有用的信息而不去查找。珍貴的歷史地質(zhì)基礎(chǔ)資料漸漸被塵封在庫房中失去利用價值。如果地勘單位不能很好地管理其所獲得的知識，將有失去其知識基礎(chǔ)的風(fēng)險；檔案管理員應(yīng)及時與經(jīng)驗豐富的老地質(zhì)工作者交流，鼓勵他們用書寫、討論、演講、輔導(dǎo)等形式來共享和傳遞隱性知識，并通過對地質(zhì)檔案進(jìn)行加工，如檔案數(shù)字化、檔案標(biāo)引、數(shù)據(jù)庫建設(shè)、資源整合等方式，分期分批的進(jìn)行館藏資源數(shù)字化加工和專題建設(shè)，提高信息保障水平和供給能力，使用戶獲取信息和知識的需求得到滿足。外部化過程是指地質(zhì)檔案管理員在工作中將自己的隱性知識沉淀和轉(zhuǎn)化為顯性知識的過程；地質(zhì)檔案管理員可通過OA系統(tǒng)中規(guī)章制度、文檔工作流、地質(zhì)檔案知識庫建設(shè)、技術(shù)論壇、搜索引擎、數(shù)據(jù)倉庫和在線分析、數(shù)據(jù)挖掘和知識挖掘等進(jìn)行知識的轉(zhuǎn)化和積累。其中，地質(zhì)檔案知識庫的建立是地質(zhì)單位知識積累和再積累的關(guān)鍵，是促進(jìn)知識再創(chuàng)造的基礎(chǔ)。綜合化過程是將轉(zhuǎn)化得到的零碎的顯性知識轉(zhuǎn)化和組合、系統(tǒng)化的過程，是個體成員在接受顯性知識以后進(jìn)行理解消化，并用專業(yè)的語言表述出來的一個過程。只有經(jīng)過深刻理解和消化，個體才能形成自己新的顯性知識。接受新的顯性知識的個體成員通過技術(shù)論壇等平臺交流，可促進(jìn)檔案管理者和使用者之間的知識交流，建立尊重知識的內(nèi)部環(huán)境，并最終形成組織的一般顯性知識，為組織的工作提供支持。知識綜合化的有效手段有知識庫管理、文檔管理、數(shù)據(jù)庫搜索等。內(nèi)部化過程是指地質(zhì)檔案管理員通過學(xué)習(xí)和交流形成自己的隱性知識的過程。地質(zhì)檔案具有較強(qiáng)的專業(yè)性，覆蓋面廣，對檔案管理員的知識、技能等綜合素質(zhì)提出了更高的要求，檔案管理員應(yīng)重新認(rèn)識自己的角色，從單一角色向多元化角色轉(zhuǎn)變，改變以往人們印象中的檔案管理人員素質(zhì)低的局面。隨著計算機(jī)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的普及，地質(zhì)檔案的用戶對檔案信息的加工、存儲、查詢、利用等有了新的要求，在知識管理理念下的地質(zhì)檔案管理員需具備的素質(zhì)有：熟悉本單位地質(zhì)業(yè)務(wù)專業(yè)知識和業(yè)務(wù)流程，如地質(zhì)環(huán)境調(diào)查、工程物探勘查、遙感與信息技術(shù)等；掌握主流專業(yè)軟件使用方法，如MAPGIS、ARCGIS；掌握和利用各種信息技術(shù)，如智能搜索、推送技術(shù)、知識發(fā)現(xiàn)、數(shù)據(jù)融合，為實(shí)現(xiàn)構(gòu)建知識服務(wù)窗口，信息、知識的有效共享與服務(wù)提供可能性。
4結(jié)語
將知識管理應(yīng)用于地質(zhì)檔案管理，雖還未取得檔案界的共識，有待于認(rèn)識的深化和實(shí)踐的檢驗。然而，知識管理在臨近的圖書情報文獻(xiàn)學(xué)等學(xué)科領(lǐng)域產(chǎn)生了深遠(yuǎn)的影響，必將逐步影響到地質(zhì)檔案管理中來。在知識管理的理念下管理地質(zhì)檔案，不再是規(guī)范化的信息資源的收集和組織,而是從使用者的角度出發(fā)，充分利用和調(diào)動地質(zhì)檔案工作者的智慧分析問題和解決問題，為地質(zhì)工作者知識再創(chuàng)造提供更到位的服務(wù)。
作者：鐘智瓊 單位：北京市地質(zhì)研究所
