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摘要:醫(yī)院科研檔案在醫(yī)院發(fā)展過程中起著重要作用，建立醫(yī)院科研檔案信息化管理體系，提高了科研檔案的利用價(jià)值和為醫(yī)院服務(wù)的功用，極大的提高了醫(yī)院科研檔案信息化管理水平，為醫(yī)院長足發(fā)展做出貢獻(xiàn)。

關(guān)鍵詞:醫(yī)院科研檔案;信息化管理;體系研究

一、引言

在現(xiàn)階段，我國社會(huì)主要矛盾已經(jīng)轉(zhuǎn)化為人民日益增長的美好生活需要和不平衡不充分的發(fā)展之間的矛盾。人民對先進(jìn)的醫(yī)療技術(shù)水平和醫(yī)療服務(wù)水平的需要越來越高。醫(yī)院以救死扶傷為宗旨，為人民謀健康為使命。為滿足廣大人民群眾對美好生活的向往和健康生命的追求，這就要求我們醫(yī)院需要不斷努力創(chuàng)新，提高醫(yī)療技術(shù)水平和醫(yī)學(xué)院科研水平。醫(yī)院需要長足發(fā)展和持續(xù)壯大，離不開先進(jìn)的醫(yī)療技術(shù)水平和醫(yī)院科研水平，而先進(jìn)的醫(yī)療技術(shù)水平需要以領(lǐng)先的醫(yī)院科研水平為支撐，帶動(dòng)醫(yī)療技術(shù)水平的提高，從而更突出了醫(yī)院科研工作的重要地位。因?yàn)獒t(yī)院科研工作在醫(yī)院發(fā)展中起著重要地位，所以醫(yī)院科研檔案是醫(yī)院檔案的重要部分。醫(yī)院科研檔案是醫(yī)院科研人員長期的科研活動(dòng)與科研實(shí)踐過程中，形成的具有保存價(jià)值的文字、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等各種形式和載體的原始記錄材料，是科學(xué)研究活動(dòng)的真實(shí)記錄和反映[1]。這些資料不僅僅記載了發(fā)展科研的過程，它蘊(yùn)含了大量的科研成果、國家實(shí)用新型專利、醫(yī)學(xué)著作、醫(yī)療新技術(shù)及創(chuàng)新性醫(yī)學(xué)科研思想等科研信息，而且還能客觀反映出醫(yī)院整體的科研能力和水平，對醫(yī)院制定重大決策、醫(yī)院長期規(guī)劃、醫(yī)院人才引進(jìn)、績效考核、職稱晉升以及科研人員進(jìn)行科學(xué)研究及技術(shù)交流等方面提供了可靠真實(shí)的信息依據(jù)和參考價(jià)值[2]。所以，醫(yī)院不僅要重視對科研檔案的收集、管理和保存，還要做好科研檔案的開發(fā)和利用，發(fā)揮科研檔案的價(jià)值和作用。傳統(tǒng)的紙質(zhì)科研檔案已經(jīng)不能滿足醫(yī)院發(fā)展的需求，為醫(yī)院科研檔案尋求一種科學(xué)高效的管理體系———醫(yī)院科研檔案信息化管理體系十分必要。

二、確定醫(yī)院科研檔案信息化管理的收集范圍，理清思路

科研檔案信息化管理體系的建立要求所收集的檔案材料均為WORD、JPG、PDF等格式的電子文檔。醫(yī)院科研檔案的形成主要由項(xiàng)目管理和成果管理兩大部分組成。收集檔案過程中應(yīng)該將項(xiàng)目以獨(dú)立個(gè)體為單位，而不應(yīng)以年度來區(qū)分，因?yàn)轫?xiàng)目的實(shí)施過程中有許多不確定性因素，有序但不失靈活。

1.項(xiàng)目管理

應(yīng)收集項(xiàng)目申報(bào)書、立項(xiàng)文件、立項(xiàng)合同書、項(xiàng)目實(shí)施過程（含經(jīng)費(fèi)使用情況）和項(xiàng)目結(jié)題驗(yàn)收。其中項(xiàng)目在研究過程中產(chǎn)生的論文和新技術(shù)等屬于項(xiàng)目成果。為使項(xiàng)目形成一套完整的材料，展示項(xiàng)目研究過程取得的成果和帶來的經(jīng)濟(jì)利益和社會(huì)效益，筆者認(rèn)為與項(xiàng)目研究關(guān)系密切的成果應(yīng)該歸入項(xiàng)目管理。

2.成果管理

應(yīng)該收集的內(nèi)容有論文、著作、國家實(shí)用新型專利、醫(yī)療新技術(shù)等。其中論文應(yīng)該收集論文封面、目錄及全文；著作應(yīng)收集封面、目錄及版權(quán)頁；國家實(shí)用新型專利應(yīng)收集封面及首頁內(nèi)容；還有各級獎(jiǎng)勵(lì)材料，申報(bào)書、獎(jiǎng)勵(lì)證書及獎(jiǎng)勵(lì)文件，其中醫(yī)院獎(jiǎng)勵(lì)部分材料也應(yīng)該納入科研檔案管理，如申報(bào)論文獎(jiǎng)勵(lì)有核心論文、SCI論文及國家實(shí)用新型專利申報(bào)獎(jiǎng)勵(lì)的，應(yīng)該收集除以上要求外還應(yīng)該增加獎(jiǎng)勵(lì)申請單，含有審批人、獎(jiǎng)勵(lì)金額、論文級別等具體信息。

三、建立醫(yī)院科研檔案信息化管理平臺(tái)，設(shè)好框架

我國三甲醫(yī)院在國家衛(wèi)生計(jì)生委的統(tǒng)一管理下，擁有一個(gè)功能強(qiáng)大、信息儲(chǔ)存量極大的內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)辦公系統(tǒng)（簡稱OA系統(tǒng)），可供醫(yī)院內(nèi)部工作交流，也可供衛(wèi)生系統(tǒng)單位間交流，如文件資源、會(huì)議傳達(dá)等資源共享，所有在職職工均有登錄賬號，方便辦公及查閱信息，同時(shí)也可通過此賬號管理自己的科研項(xiàng)目。醫(yī)院計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)中心可根據(jù)各部門職能設(shè)置相關(guān)辦公流程，不僅很好的實(shí)現(xiàn)無紙化辦公，還能形成無紙化檔案，逐步建立信息化檔案。建立信息化檔案最主要的目的是利用檔案，利用現(xiàn)代化高科技手段實(shí)現(xiàn)檔案信息的整理匯總和分析，提供有參考價(jià)值和利用價(jià)值的數(shù)據(jù)，不再需要人工統(tǒng)計(jì)分析。

1.設(shè)置檔案信息化管理體系的內(nèi)容和功能

（1）醫(yī)院科研檔案主要以科研項(xiàng)目為核心，由項(xiàng)目立項(xiàng)、開展、結(jié)題等階段組成一個(gè)完整的項(xiàng)目研究過程，整個(gè)研究過程達(dá)2-3年，項(xiàng)目研究期間的實(shí)驗(yàn)階段（含實(shí)驗(yàn)過程和實(shí)驗(yàn)結(jié)果）、撰寫論文等，期間將所進(jìn)行的每一項(xiàng)科研活動(dòng)轉(zhuǎn)化成電子文檔上傳至項(xiàng)目管理目錄下，體現(xiàn)研究過程的持續(xù)改進(jìn)和完善的過程，結(jié)題后可申報(bào)相關(guān)成果和獎(jiǎng)勵(lì)。此項(xiàng)目工作主要由項(xiàng)目課題負(fù)責(zé)其成員完成，這樣的設(shè)置使科研管理人員隨時(shí)了解項(xiàng)目的進(jìn)展情況，極大的提高項(xiàng)目管理的監(jiān)督力度和檔案收集的完整性。（2）科研成果管理，設(shè)置獎(jiǎng)勵(lì)申報(bào)流程。科研成果管理一直困擾著檔案工作人員，成果的收集零星、不完整，無法體現(xiàn)醫(yī)用科學(xué)價(jià)值和經(jīng)濟(jì)效益。為保證成果檔案的完整性和利用價(jià)值，建立科研成果管理體系相當(dāng)重要。申報(bào)科研成果獎(jiǎng)勵(lì)人員通過自行通過網(wǎng)上流程申報(bào)，上傳獎(jiǎng)勵(lì)項(xiàng)目原始材料掃描件，設(shè)置相關(guān)權(quán)限審核獎(jiǎng)勵(lì)級別和金額。不但完成了科研成果的檔案的收集和歸檔，也規(guī)范了科研成果申報(bào)的程序，對科研成果檔案的管理科學(xué)化和信息化。

2.人工錄入關(guān)鍵信息，便于數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)與利用

保存檔案的完整性的目的是為了利用檔案，開發(fā)檔案的使用價(jià)值。科研檔案的保存是主要是目的也是為了利用科研檔案的價(jià)值為醫(yī)院科研工作服務(wù)，促進(jìn)臨床技術(shù)和提升醫(yī)院科研水平，科研興，則醫(yī)院興，科研強(qiáng)，則醫(yī)院強(qiáng)。在許多申報(bào)材料中，科研數(shù)據(jù)占有重要地位。如何在繁雜的數(shù)據(jù)中提取有利用價(jià)值的數(shù)據(jù)，或者是說能很好體現(xiàn)醫(yī)院整體科研水平的數(shù)據(jù)，這就要求我們在日常工作中，加強(qiáng)對科研數(shù)據(jù)的錄入和積累，服務(wù)于統(tǒng)計(jì)，以便利用。體現(xiàn)科研成果的主要內(nèi)容有科研論著、科技獎(jiǎng)勵(lì)、專利等，這些內(nèi)容的錄入必須在日常工作中做到信息及時(shí)和精確，以備需要時(shí)能保證數(shù)據(jù)的最新和最準(zhǔn)確。

3.積極開放數(shù)據(jù)，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院“大服務(wù)”需要

科研數(shù)據(jù)的利用在于數(shù)據(jù)的增值的需要，數(shù)據(jù)的增值在于整合，數(shù)據(jù)需要跟其它數(shù)據(jù)整合才能產(chǎn)生新的價(jià)值，而數(shù)據(jù)自由整合的前提卻是數(shù)據(jù)充分的開放[3]。目前，在醫(yī)院內(nèi)部科研數(shù)據(jù)的利用也僅限于科研管理部門，假如其他科室需要使用相關(guān)數(shù)據(jù)，也只能通過科研管理部門提供，造成數(shù)據(jù)的重復(fù)統(tǒng)計(jì)或統(tǒng)計(jì)不精確等現(xiàn)象。同時(shí)無形中增加了科研管理人員的工作量，每天的日常工作都在忙于為其他部門提供科研數(shù)據(jù)。為了更合理有效的利用科研數(shù)據(jù)，在建立科研檔案信息化管理平臺(tái)基礎(chǔ)上，對數(shù)據(jù)進(jìn)行系統(tǒng)管理分析和統(tǒng)計(jì)之后，對醫(yī)院范圍內(nèi)進(jìn)行對科研數(shù)據(jù)的開放。對科研數(shù)據(jù)有需求的相關(guān)人員登錄系統(tǒng)查詢所需要的數(shù)據(jù)，系統(tǒng)將自動(dòng)統(tǒng)計(jì)為其顯示查詢結(jié)果，為不同需要的人員提供人性化服務(wù)，大大減輕科研管理部門人員的工作量，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院“大服務(wù)”需要。

四、結(jié)束語

醫(yī)院科研檔案信息化管理體系的建立，有效的解決了當(dāng)前科研檔案管理中遇到的困難。不僅讓科研檔案電子檔案系統(tǒng)有序的分類管理，而且最重要的是能通過信息管理平臺(tái)系統(tǒng)對數(shù)據(jù)進(jìn)行匯總和整合，提供了檔案數(shù)據(jù)開放查詢功能，提高了科研檔案的利用價(jià)值和為醫(yī)院服務(wù)的功用，極大的提高了醫(yī)院科研檔案信息化管理水平，為醫(yī)院長足發(fā)展做出貢獻(xiàn)。

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作者:覃巧裕 單位:右江民族醫(yī)學(xué)院