前言：尋找寫作靈感？中文期刊網(wǎng)用心挑選的企業(yè)檔案信息化管理解析，希望能為您的閱讀和創(chuàng)作帶來(lái)靈感，歡迎大家閱讀并分享。

摘要：隨著信息技術(shù)的有效應(yīng)用，對(duì)經(jīng)濟(jì)帶來(lái)新格局，對(duì)企業(yè)帶來(lái)新變革。人們?nèi)粘９ぷ髦校畔⒒瘧?yīng)用非常普遍，對(duì)企業(yè)來(lái)說(shuō)，想順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，應(yīng)該不斷打破傳統(tǒng)模式。檔案信息化平臺(tái)與檔案建設(shè)的管理工作相融合，才能更好的為企業(yè)服務(wù)。本文是以企業(yè)檔案信息化管理角度對(duì)檔案信息化進(jìn)行探索解析。

關(guān)鍵詞：檔案信息化；檔案管理；服務(wù)；利用

信息科學(xué)大規(guī)模發(fā)展后，信息技術(shù)的使用已經(jīng)成為企業(yè)發(fā)展的重要競(jìng)爭(zhēng)力，企業(yè)為了提高自身綜合實(shí)力，必須加快信息化建設(shè)的步伐。企業(yè)檔案是企業(yè)的基礎(chǔ)性信息資源，它記錄了企業(yè)生產(chǎn)過(guò)程、核心技術(shù)、科研成果、和經(jīng)營(yíng)發(fā)現(xiàn)等過(guò)程，在企業(yè)發(fā)展中發(fā)揮著重要的作用。在新時(shí)代，檔案工作也需要通過(guò)先進(jìn)技術(shù)，重新出發(fā)。檔案工作非常重要，它能總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，認(rèn)識(shí)規(guī)律，延續(xù)歷史。企業(yè)的歷史和發(fā)展，都需要以檔案發(fā)展的方式進(jìn)行傳承，在信息化時(shí)代中，檔案信息化管理已成為企業(yè)發(fā)展的必備手段。對(duì)企業(yè)檔案中包含的智慧進(jìn)行利用和二次開(kāi)發(fā)，既能為企業(yè)新技術(shù)開(kāi)發(fā)和科研活動(dòng)提供支撐，也能為領(lǐng)導(dǎo)提供決策支持，確保企業(yè)發(fā)展策略的一致性。信息化檔案要學(xué)習(xí)創(chuàng)新的管理模式，先進(jìn)的技術(shù)手段，提高自身的服務(wù)意識(shí)，做好檔案的利用工作，從而更好的為企業(yè)發(fā)展提供服務(wù)。

1企業(yè)檔案信息化的意義

企業(yè)檔案信息化必須滿足合理合法的前提，運(yùn)用科學(xué)的管理方法中先進(jìn)的管理手段，利用信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，對(duì)企業(yè)在生產(chǎn)過(guò)程中產(chǎn)生的公文、設(shè)計(jì)文檔、音像等檔案信息數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化，方便企業(yè)整合利用。所謂檔案信息化，其功能是對(duì)檔案進(jìn)行數(shù)字化加工，進(jìn)行一系列包括信息采集、處理轉(zhuǎn)化、存儲(chǔ)歸檔等全過(guò)程管理，讓其檔案具有可擴(kuò)展性和實(shí)用性，實(shí)現(xiàn)企業(yè)資源共享，檔案利用率大幅度提升。企業(yè)檔案信息化的方式管理，能有機(jī)結(jié)合先進(jìn)技術(shù)，以網(wǎng)絡(luò)作為平臺(tái)，實(shí)高效的為企業(yè)各部門提供準(zhǔn)確的數(shù)字信息，為生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。傳統(tǒng)的檔案模式，是由檔案工作人員對(duì)文件進(jìn)行手工收集、管理、查閱且無(wú)備份。其他部門查閱資料，檔案工作人員需根據(jù)編號(hào)，目錄等檢索方式，去檔案庫(kù)房仔細(xì)查找，費(fèi)時(shí)費(fèi)力。紙質(zhì)版的借閱，會(huì)導(dǎo)致紙張受損或遺失，特別是對(duì)于建筑、鐵塔等需長(zhǎng)期保存的檔案，一旦文件缺失或損毀將無(wú)法復(fù)原，不便于文檔保管工作。如果企業(yè)使用檔案信息化管理手段，錄入的數(shù)據(jù)變成電子文件，既方便查閱，又不用擔(dān)心文件損毀、頁(yè)碼遺失等問(wèn)題，還可實(shí)現(xiàn)資源共享，做到檔案利用最大化。檔案信息化管理工作除了是要加強(qiáng)對(duì)電子文件的歸檔管理，要求電子文檔標(biāo)準(zhǔn)化、統(tǒng)一化，對(duì)不同類型載體的檔案做到數(shù)字化統(tǒng)一管理，還要注重檔案信息安全，檔案工作人員要確定企業(yè)在生產(chǎn)過(guò)程和經(jīng)營(yíng)過(guò)程中所產(chǎn)生的需要保密的檔案類型，做到加強(qiáng)管理。設(shè)置檔案利用的查看權(quán)限，把握好保密與利用的關(guān)系。最后要提升企業(yè)檔案管理人員的工作能力及自身素質(zhì)，充分發(fā)揮企業(yè)檔案的作用，為企業(yè)的發(fā)展提供有用資源。

2企業(yè)檔案工作標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范

檔案工作中，收集資料是第一步。收集信息的全面性和多樣性是做好檔案工作的基礎(chǔ)。隨著網(wǎng)絡(luò)的不斷發(fā)展，紙質(zhì)文件逐步向電子文件轉(zhuǎn)化，利用電子文件的特征，可以直接檢索，方便快捷，從而提升了檔案利用效率。企業(yè)檔案大多數(shù)來(lái)源于公司公文，公文的完整性、規(guī)范性是推進(jìn)企業(yè)檔案信息化工作的前提條件。因此，公文收發(fā)人員在實(shí)際操作中必須要形成一套完整的操作流程，規(guī)范的操作程序可以提高企業(yè)檔案質(zhì)量，為企業(yè)檔案電子化工作的打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。辦公軟件系統(tǒng)中收發(fā)的大量電子公文，要及時(shí)歸檔，若是紙質(zhì)文件則需要人工掃描。音像文件信息的采集包括照片、多媒體課件文本類、音頻、視頻類電子文件的采集。可以作為企業(yè)宣傳、技術(shù)存檔等。電子文件雖然慢慢會(huì)成為檔案的主體，但是仍存在大量陳舊的且有價(jià)值的紙質(zhì)文件，在及時(shí)做好電子文件歸檔的同時(shí)，保持之前的紙質(zhì)文件的存檔要求，確保企業(yè)檔案的一致性和完整性。企業(yè)檔案材料收集的檔案是否完整決定了信息化利用的程度和企業(yè)檔案的最終價(jià)值。因此，在推進(jìn)企業(yè)檔案信息化工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的工作過(guò)程中，必須做好檔案分類與檢索的問(wèn)題，方便企業(yè)其他員工在檔案信息化管理中的快速查閱、利用。標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范的數(shù)據(jù)是檔案管理系統(tǒng)中檔案信息的保障，電子化檔案可細(xì)化檔案目錄，增加子目錄，如：作者、編制日期、主題詞、地域等更細(xì)致的檢索條件進(jìn)行查找，快速讀取關(guān)鍵信息避免無(wú)意義的重復(fù)工作，提升借閱效率。還可通過(guò)提升檔案豐富性吸引大家來(lái)使用電子檔案，增加檔案利用率。利用音頻、視頻等信息，結(jié)合會(huì)議、活動(dòng)、設(shè)計(jì)等文檔，更加直觀的了解歷史情況、項(xiàng)目現(xiàn)狀等。檔案的目的是為了更好的解決問(wèn)題，更好的保留前輩的經(jīng)驗(yàn)、技術(shù)。企業(yè)檔案信息化的根本是改變?cè)械氖止ぷ鳂I(yè)方式。在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下將企業(yè)檔案各種類型、各種載體的企業(yè)檔案數(shù)字化，利用通信技術(shù)完成信息轉(zhuǎn)化與傳輸、歸類與存檔，實(shí)現(xiàn)企業(yè)資源的重復(fù)利用和二次開(kāi)發(fā)，最終實(shí)現(xiàn)信息資源共享。

3嚴(yán)格把控檔案信息安全

實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的要圍繞企業(yè)檔案的保密工作，只有信息安全萬(wàn)無(wú)一失，才能實(shí)現(xiàn)檔案利用價(jià)值的最大化。對(duì)于企業(yè)來(lái)說(shuō)，檔案是其擁有的重要信息資源，一旦企業(yè)涉密信息丟失或泄露，會(huì)直接影響到企業(yè)的知識(shí)產(chǎn)權(quán)等問(wèn)題，嚴(yán)重危急企業(yè)利益，因此，檔案信息安全極其重要必須做好信息安全管理工作。信息安全管理的是保障硬件、軟件上存儲(chǔ)的、傳輸?shù)摹⒂脩羰褂玫臋n案數(shù)據(jù)真實(shí)、完整、有效，同時(shí)，必須禁止非法用戶訪問(wèn)。做好企業(yè)檔案信息安全保障工作包括管理與技術(shù)兩個(gè)方面。在管理方面，領(lǐng)導(dǎo)要大力要推行企業(yè)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化；大力宣貫企業(yè)檔案工作要點(diǎn)，讓各部門對(duì)信息安全引起重視；提升企業(yè)檔案管理人員自身素質(zhì)，加強(qiáng)制度建設(shè)，強(qiáng)化檔案工作人員對(duì)信息安全和保密的認(rèn)識(shí)。在技術(shù)方面，要防止病毒對(duì)信息系統(tǒng)的破壞，對(duì)計(jì)算機(jī)做到監(jiān)控管理，定時(shí)查毒，對(duì)計(jì)算機(jī)進(jìn)行掃描，檢查發(fā)現(xiàn)病毒，保障檔案信息安全；利用物理和網(wǎng)絡(luò)的有效手段，設(shè)定符合系統(tǒng)要求的安全策略，最大限度地保護(hù)檔案信息；設(shè)置分級(jí)密碼，定期更換核心密碼，確保快捷，安全，保密。

4提高企業(yè)檔案管理人員自身素質(zhì)

推進(jìn)企業(yè)檔案信息化，電子檔案將以多種形式存在，使得電子檔案管理與傳統(tǒng)檔案管理截然不同。人才作為企業(yè)管理不可或缺的一部分，只有人才建設(shè)跟得上發(fā)展需要，才能滿足檔案信息化的需求。提高企業(yè)檔案管理人員自身素質(zhì)是做好企業(yè)檔案保密工作的保證。檔案管理人員應(yīng)具有堅(jiān)定的政治信念，專業(yè)的工作方法，大量的知識(shí)儲(chǔ)備以及對(duì)信息安全的足夠重視。企業(yè)檔案管理人員必須在政治上始終與黨中央保持一致，不計(jì)較個(gè)人利益，講道德，守紀(jì)律，有獻(xiàn)身精神。由于企業(yè)檔案本身具有一定的秘密性和政治性，因此，企業(yè)檔案管理人員應(yīng)具備嚴(yán)格要求自己，遵守企業(yè)秘密，熟悉相關(guān)法律法規(guī)，應(yīng)具有為人民服務(wù)和為企業(yè)服務(wù)的精神。有較強(qiáng)的責(zé)任心，具備專業(yè)知識(shí)，能熟練掌握檔案規(guī)章制度，充分了解文書、會(huì)計(jì)、科技、照片等檔案的操作要點(diǎn)。清楚領(lǐng)會(huì)上級(jí)檔案部門的工作指示，對(duì)檔案條線進(jìn)行梳理，制定下一步工作要求，將工作細(xì)化分解，年初編制檔案工作計(jì)劃，年底編寫檔案工作總結(jié)等。靈活運(yùn)用所學(xué)的專業(yè)知識(shí)到自己的實(shí)際工作，努力完成好迎檢工作及領(lǐng)導(dǎo)交辦的各項(xiàng)工作任務(wù)。信息安全素質(zhì)是企業(yè)檔案管理人員的在信息安全領(lǐng)域所具備的基本信息素質(zhì)，更是集中于網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下管理電子信息文件的信息安全的意識(shí)和能力。現(xiàn)在企業(yè)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境良莠不齊，不法之徒可能利用檔案信息化對(duì)商業(yè)機(jī)密進(jìn)行竊取，一旦成功，會(huì)有損企業(yè)發(fā)展。所以作為檔案工作人員應(yīng)加強(qiáng)安全意識(shí)，時(shí)刻保持警惕，規(guī)范操作流程，避免錯(cuò)誤發(fā)生。

5結(jié)語(yǔ)

企業(yè)檔案信息化以不破壞企業(yè)間的公平競(jìng)爭(zhēng)為前提，遵紀(jì)守法。推行信息標(biāo)準(zhǔn)化、統(tǒng)一化的管理模式，一方面通過(guò)硬件完成網(wǎng)絡(luò)信息平臺(tái)的建設(shè)，適應(yīng)檔案信息化管理的需要，另一方面，企業(yè)應(yīng)注重檔案科學(xué)的管理和服務(wù)理念，找準(zhǔn)定位，提高綜合實(shí)力。檔案信息化是當(dāng)今企業(yè)發(fā)展的大趨勢(shì)，作為一名優(yōu)秀的檔案工作人員，必須從根本上改變工作重心，調(diào)整心態(tài)，努力適應(yīng)新的工作方式，既要高效的完成檔案工作，又要緊跟時(shí)代步伐不掉隊(duì)，加強(qiáng)學(xué)習(xí)新的管理理念，用科學(xué)的管理方法，先進(jìn)的技術(shù)手段，提升檔案信息服務(wù)的滿意度。我們要努力提高的綜合能力，克服困難，迎難而上，與其他部門共同進(jìn)步，為公司創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益，為企業(yè)帶來(lái)新的生機(jī)。

參考文獻(xiàn)：

[1]李樺.談如何做好企業(yè)檔案信息化建設(shè)工作[J].黑龍江檔案,2010(02):15-16.

[2]榮華.推動(dòng)檔案文化大繁榮大發(fā)展的思考[J].中國(guó)檔案,2010(10):26-29.

[3]李錫湘.論知識(shí)管理環(huán)境下的企業(yè)檔案管理[J],科技信息,2010(22).

[4]劉國(guó)偉.以信息化建設(shè)促進(jìn)檔案管理利用與開(kāi)發(fā)2012(35).

[5]梅雪偉.檔案信息化建設(shè)有關(guān)問(wèn)題探討,黑龍江史志,2014(11)

[6]李志紅.新時(shí)期檔案管理工作者應(yīng)具備的素質(zhì),2012(8)

[7]趙平陽(yáng).淺析檔案工作者的信息安全素質(zhì),農(nóng)村實(shí)用科技信息,2014（11）

[8]孫玲.淺析如何推行檔案工作的規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)化,管理學(xué)家2014（16）

作者:嚴(yán)卉 單位:湖北郵電規(guī)劃設(shè)計(jì)有限公司