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摘要：

隨著創(chuàng)業(yè)創(chuàng)新成為時代的主流，擁有自主知識產(chǎn)權(quán)的組織不斷涌現(xiàn)，但是各類組織機(jī)構(gòu)面對伴隨而生的大量知識產(chǎn)權(quán)檔案卻缺乏行之有效的管理制度，存在記錄不規(guī)范、收集不完整和監(jiān)督不落實等問題。建議依靠嚴(yán)格的管理制度規(guī)范和指導(dǎo)知識產(chǎn)權(quán)檔案管理行為。 

關(guān)鍵詞：

知識產(chǎn)權(quán)；檔案管理；制度設(shè)計  

當(dāng)前創(chuàng)業(yè)創(chuàng)新成為時代主流，各種具有自主知識產(chǎn)權(quán)的企業(yè)組織不斷涌現(xiàn)。2016年國內(nèi)外專利受理量約為346.48萬件，同比增速達(dá)23.81%，較1985年增長約240倍。我國國內(nèi)外專利受理量高速增長，累積了巨量的知識產(chǎn)權(quán)檔案。雖然知識產(chǎn)權(quán)檔案管理短期內(nèi)不能為企業(yè)組織帶來經(jīng)濟(jì)效益，但是大量知識產(chǎn)權(quán)檔案的累積和無序管理必然會成為知識產(chǎn)權(quán)保護(hù)的隱患，阻礙創(chuàng)新效率提升。

一、現(xiàn)狀與問題

1.知識產(chǎn)權(quán)檔案材料形成不規(guī)范

知識產(chǎn)權(quán)是指人們對其智力勞動成果享有的財產(chǎn)權(quán)利。因為智力勞動成果的性質(zhì)是多樣的，可以是具體的實物、文字、代碼、圖形和聲音等，而創(chuàng)造過程也是復(fù)雜的，所以知識產(chǎn)權(quán)檔案作為知識成果產(chǎn)生、使用和保護(hù)等活動過程的記錄載體，其形式也是多樣的，甚至超出了檔案部門對檔案類型的規(guī)范范圍。一方面，知識產(chǎn)權(quán)檔案記錄五花八門，缺乏統(tǒng)一的規(guī)范指導(dǎo)不利于檔案資源的統(tǒng)計和管理，更有礙于組織機(jī)構(gòu)以后對知識產(chǎn)權(quán)檔案資源的開發(fā)利用。另一方面，組織機(jī)構(gòu)的領(lǐng)導(dǎo)對知識產(chǎn)權(quán)檔案管理不重視，側(cè)重于知識成果的創(chuàng)造和運用，忽視了相關(guān)檔案材料是否記錄全面，是否歸檔完整；尚未嚴(yán)格執(zhí)行規(guī)范文件與上級檔案部門缺乏有效溝通。

2.知識產(chǎn)權(quán)檔案收集不完整，管理分散

知識產(chǎn)權(quán)檔案收集不完整的原因，除檔案材料記錄不規(guī)范或者因為不被重視而不記錄外，還有知識產(chǎn)權(quán)業(yè)務(wù)分工不合理。知識產(chǎn)權(quán)的創(chuàng)造、使用、保護(hù)和管理等工作是由一個組織不同部門或者不同組織不同部門分工協(xié)作完成的。知識產(chǎn)權(quán)活動的相關(guān)記錄檔案分散于多個部門，加之一些檔案部門工作缺乏主動性，缺乏對檔案的整理和鑒定，只是機(jī)械被動地接收其他部門移交的知識產(chǎn)權(quán)檔案，因此對移交的檔案材料是否完整并不了解。加之知識產(chǎn)權(quán)檔案管理分散，某些部門存在分解檔案的行為，即只向檔案部門移交一般性的材料，而將核心材料留在本部門，或者篡改檔案材料的核心內(nèi)容，這不僅影響以后的研究工作，同時容易產(chǎn)生泄密風(fēng)險。更嚴(yán)重的是有些機(jī)構(gòu)沒有設(shè)置檔案部門，檔案收集工作由辦公室行政人員兼任。

3.知識產(chǎn)權(quán)檔案管理人員的專業(yè)水平有待提高

知識產(chǎn)權(quán)包括專利、商標(biāo)和版權(quán)等多個類型，權(quán)利獲得過程時間長，有效期跨度大。一些檔案管理人員對知識產(chǎn)權(quán)類型以及相關(guān)法律法規(guī)認(rèn)識不全面，甚至不清楚應(yīng)該收集何種知識產(chǎn)權(quán)檔案材料，如果機(jī)構(gòu)面臨知識產(chǎn)權(quán)糾紛，因為相關(guān)檔案的收集保管存在問題，不能提供充分的證據(jù)材料，可能會讓機(jī)構(gòu)在糾紛中蒙受損失。

4.缺乏行之有效的監(jiān)督和考核機(jī)制

對產(chǎn)生知識產(chǎn)權(quán)檔案的業(yè)務(wù)部門缺乏監(jiān)督約束機(jī)制。對于不交、遲交或者所交檔案材料不完整的業(yè)務(wù)部門，檔案部門不具有約束權(quán)力，無法對其他部門的知識產(chǎn)權(quán)檔案進(jìn)行有效監(jiān)督，容易導(dǎo)致知識產(chǎn)權(quán)檔案在歸檔保管前就已經(jīng)流散遺失。除此之外，形成檔案材料沒有納入業(yè)務(wù)部門的考核范圍，難以激勵員工提高檔案工作質(zhì)量。

二、加強(qiáng)知識產(chǎn)權(quán)檔案管理的制度設(shè)計

知識產(chǎn)權(quán)檔案是開展知識產(chǎn)權(quán)相關(guān)工作的重要依據(jù)，是組織實施知識產(chǎn)權(quán)戰(zhàn)略、參與國內(nèi)外市場競爭過程中重要的歷史和法律憑證。整頓我國知識產(chǎn)權(quán)檔案管理亂象，制定切實可行的知識產(chǎn)權(quán)檔案管理制度，從收集、整理、鑒定、保管和利用等方面規(guī)范知識產(chǎn)權(quán)檔案管理十分必要和迫切。

1.建立符合知識產(chǎn)權(quán)規(guī)律、適應(yīng)具體情況的檔案

材料形成制度知識產(chǎn)權(quán)檔案形成形式混亂的根本原因在于沒有權(quán)威的、統(tǒng)一的和系統(tǒng)的規(guī)范指導(dǎo)。制訂知識產(chǎn)權(quán)檔案材料形成制度時，必須考慮兩個因素：一是具體的知識產(chǎn)權(quán)活動特點和規(guī)律，以及知識產(chǎn)權(quán)維權(quán)時所需要的法律證據(jù)；二是檔案材料不同載體的時效性和憑證作用。除加強(qiáng)單個組織內(nèi)的知識產(chǎn)權(quán)檔案形成規(guī)范外，還要注意與其他組織的銜接，尤其是遵循上級檔案部門的規(guī)范和建議，有利于檔案資源的整合和監(jiān)督。

2.建立有序分散、集中管理的檔案管理制度

知識產(chǎn)權(quán)活動涉及領(lǐng)域廣，檔案材料具有較大的分散性。對知識產(chǎn)權(quán)檔案的收集保管要求不單是針對檔案管理部門，還要囊括檔案的產(chǎn)生部門。由于知識產(chǎn)權(quán)活動的時間特點，如某些科研項目會持續(xù)數(shù)年以上，知識產(chǎn)權(quán)檔案材料會在業(yè)務(wù)部門留存的時間較久，容易造成遺失，所以建議將檔案的收集保管責(zé)任落實到具體的部門責(zé)任人身上，促使其加強(qiáng)與檔案部門的協(xié)作溝通，保證檔案在業(yè)務(wù)部門的有序管理。檔案部門也要積極主動與各個業(yè)務(wù)部門進(jìn)行交流溝通，認(rèn)真查驗核實各類知識產(chǎn)權(quán)檔案資料，依照知識產(chǎn)權(quán)規(guī)律對收集的檔案資料進(jìn)行歸類整理，實現(xiàn)檔案信息可溯源管理；在檔案保存利用中，要確保檔案材料的安全性和完整性，以及查閱檔案的便利性。

3.建立知識產(chǎn)權(quán)檔案管理培訓(xùn)制度

知識產(chǎn)權(quán)檔案管理制度的切實執(zhí)行需要檔案管理人員發(fā)揮關(guān)鍵性作用，這就必須對檔案管理人員進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)，建立長效培訓(xùn)機(jī)制，促使知識產(chǎn)權(quán)檔案管理與知識產(chǎn)權(quán)活動相輔相成、互相促進(jìn)。知識產(chǎn)權(quán)檔案管理培訓(xùn)不僅針對檔案管理人員，還要培訓(xùn)檔案記錄人員，使其對業(yè)務(wù)部門的檔案記錄人員逐漸養(yǎng)成知識產(chǎn)權(quán)檔案管理意識。

4.建立部門間的協(xié)作監(jiān)督制度

賦予檔案管理部門對其他業(yè)務(wù)部門具有知識產(chǎn)權(quán)檔案監(jiān)督權(quán)力。通過構(gòu)建檔案部門與其他業(yè)務(wù)部門的協(xié)作機(jī)制，檔案管理人員可以與業(yè)務(wù)部門的知識產(chǎn)權(quán)檔案負(fù)責(zé)人合作監(jiān)督部門內(nèi)知識產(chǎn)權(quán)檔案的記錄、使用、保存和管理情況，嚴(yán)防檔案散失、資料泄露。

5.建立獎罰分明的知識產(chǎn)權(quán)檔案管理考核制度

將知識產(chǎn)權(quán)檔案管理工作納入績效考核當(dāng)中。對知識產(chǎn)權(quán)檔案記錄的規(guī)范性、收集的完整性和保存使用的安全性等方面進(jìn)行量化考核。

6.建立知識產(chǎn)權(quán)檔案開放共享的數(shù)字化管理制度

對知識產(chǎn)權(quán)檔案進(jìn)行數(shù)字化管理，對檔案材料進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)換和保存，建立知識產(chǎn)權(quán)檔案數(shù)據(jù)庫，形成一個知識產(chǎn)權(quán)領(lǐng)域的共享平臺，有利于組織內(nèi)部利用大數(shù)據(jù)技術(shù)從眾多的知識產(chǎn)權(quán)檔案資源中發(fā)掘有利于未來發(fā)展的信息，也可以將不同的知識產(chǎn)權(quán)信息點，尤其是技術(shù)研發(fā)信息重新組合，創(chuàng)新研究方向和想法.

作者:孫艷華 馮嘉雯 單位:南方石油勘探開發(fā)有限責(zé)任公司 廣州市財政局財政征管分局