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摘要：做好科研檔案管理工作對國有企業(yè)的發(fā)展具有積極的意義。科研檔案管理是國有企業(yè)管理中一項(xiàng)基本工作，它記錄著國有企業(yè)在科研生產(chǎn)過程中的細(xì)節(jié)，是體現(xiàn)國有企業(yè)創(chuàng)新能力的重要途徑。結(jié)合多年的工作經(jīng)驗(yàn)，從科研檔案的收集、整理和應(yīng)用三方面具體闡述了如何創(chuàng)新國有企業(yè)的科研檔案管理工作。

關(guān)鍵詞：國有企業(yè)；科研檔案管理；創(chuàng)新思考

1科研檔案的特殊性

1.1專業(yè)性

檔案按照不同的形成方法和編輯內(nèi)容，可以劃分為科技檔案、文書檔案、專門檔案等不同種類的檔案。科研檔案屬于科技檔案中的一個(gè)類別，高度的專業(yè)性是它的最大特征。各行業(yè)在經(jīng)營生產(chǎn)過程中，通過實(shí)驗(yàn)、檢驗(yàn)、設(shè)計(jì)、加工、制造、定型、專業(yè)、驗(yàn)收等一系列活動(dòng)而編制成科研檔案。各項(xiàng)科研活動(dòng)都具有客觀性和嚴(yán)格的科學(xué)性，記錄這些活動(dòng)所得的科研檔案也就具有很強(qiáng)的專業(yè)性。

1.2多樣性

科研生產(chǎn)活動(dòng)探討著社會(huì)發(fā)展過程中各個(gè)領(lǐng)域的專業(yè)知識(shí)和實(shí)踐技能，包含著產(chǎn)業(yè)結(jié)構(gòu)模式內(nèi)各個(gè)行業(yè)的內(nèi)容，也包括了政治、經(jīng)濟(jì)、文化等多個(gè)領(lǐng)域的研討。同時(shí)科研檔案載體形式各異，有紙質(zhì)檔案、電子檔案、膠片等，而電子檔案又包含有文檔、表格、視頻等多種形式。由此可見，科研檔案無論從編制的內(nèi)容，還是從儲(chǔ)存的載體，都具有復(fù)雜的多樣性。多樣性給科研檔案的管理工作帶來了新的挑戰(zhàn)，實(shí)現(xiàn)科研檔案的科學(xué)管理是國有企業(yè)檔案管理工作的重中之重。

1.3現(xiàn)實(shí)性

科研檔案的現(xiàn)實(shí)性是指它具有較強(qiáng)的現(xiàn)實(shí)使用價(jià)值。因?yàn)橐话銠n案歸檔后，大多用來進(jìn)行歷史查考；而科研檔案歸檔后，不僅沒有退出現(xiàn)行使用過程，相反正是它們發(fā)揮現(xiàn)行效用的活躍時(shí)間。科研活動(dòng)是一個(gè)持久的探索過程，并不是一個(gè)項(xiàng)目討論實(shí)驗(yàn)完結(jié)后，科研活動(dòng)就正式終結(jié)，結(jié)論就能編制成書。科研檔案是伴隨研討對象的變化而變化，需要及時(shí)做出修改、補(bǔ)充和再使用。所以，為了確保科研檔案具有符合實(shí)際的使用性，必須制定和健全科研檔案管理制度，確保修改和補(bǔ)充的內(nèi)容能夠動(dòng)態(tài)地反映出科研活動(dòng)的真實(shí)情況。現(xiàn)實(shí)性維系了科研檔案的準(zhǔn)確性和專業(yè)性，是推動(dòng)科研活動(dòng)不斷發(fā)展的動(dòng)力[1]。

2國有企業(yè)科研檔案管理發(fā)展進(jìn)程中的創(chuàng)新思考

科研檔案管理水平能直接反映國有企業(yè)科研生產(chǎn)活動(dòng)的真實(shí)情況，是保證國有企業(yè)生命力的重要源泉之一。科研檔案的收集、整理和應(yīng)用是科研檔案管理的基本工作，只有抓好這三個(gè)環(huán)節(jié)的管理，才能確保國有企業(yè)科研管理的有效性和科學(xué)性。

2.1科研檔案的收集

收集是科研檔案管理的基礎(chǔ)工作，國有企業(yè)必須加強(qiáng)對檔案信息收集工作的重視程度[2]。在多媒體技術(shù)快速發(fā)展的大時(shí)代，很多國有企業(yè)實(shí)現(xiàn)線上和線下相結(jié)合的信息收集管理模式。無論是傳統(tǒng)的線下收集紙質(zhì)科研信息，還是通過網(wǎng)絡(luò)技術(shù)收集線上的管理數(shù)據(jù)，都應(yīng)該遵循全過程的“四同步”管理原則。（1）科研管理部門與研發(fā)部門下達(dá)的“科研技術(shù)文案計(jì)劃”同步，確保研討的任務(wù)和代號相一致。伴隨著研究進(jìn)程而形成的，包括科研準(zhǔn)備階段、試驗(yàn)研究階段、總結(jié)鑒定驗(yàn)收階段、成果申報(bào)獎(jiǎng)勵(lì)階段、推廣應(yīng)用階段，全過程都會(huì)產(chǎn)生相應(yīng)的文件。（2）科研的實(shí)際進(jìn)度與科研文件的編制內(nèi)容同步，確保文件材料的歸檔范圍和歸檔質(zhì)量符合要求。科研活動(dòng)各階段形成的、具有查考利用價(jià)值的各種載體的文件材料，應(yīng)收集齊全歸檔。歸檔范圍包括可行性研究報(bào)告、課題執(zhí)行計(jì)劃、調(diào)研報(bào)告、試驗(yàn)大綱、研究總結(jié)報(bào)告、課題評審表、科技成果鑒定書、成果獎(jiǎng)勵(lì)申報(bào)材料和獲獎(jiǎng)憑證材料等。涉及歸檔科研文件材料應(yīng)完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，必須全面反映科研工作的過程和結(jié)果。（3）檢驗(yàn)、鑒定的科研成果必須與科研編寫的檔案材料相一致，確保科研檔案的準(zhǔn)確性和專業(yè)性。所歸檔的科研文件材料，凡需審批簽署的必須完備簽批手續(xù)，并以簽署的原件歸檔，一般不得以復(fù)印件代替。（4）上報(bào)登記、審批獲獎(jiǎng)的科研人員名單以及科研技術(shù)成果必須與科研管理部門出具的證明材料相一致。對于在歸檔后形成的一些文件材料，如獲獎(jiǎng)憑證、用戶反饋信息等，科研課題負(fù)責(zé)人在獲取這些文件后應(yīng)及時(shí)送交檔案管理部門歸檔，確保完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全。與此同時(shí)，對于通過線下紙質(zhì)收集回來的數(shù)據(jù)，檔案室需要利用信息化的數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)對其進(jìn)行采集、鑒定、分類、排號、命名和保存管理，必須保持完整的原始數(shù)據(jù)和歸檔整理的數(shù)據(jù)儲(chǔ)存在電子檔案里面。對于通過線上網(wǎng)絡(luò)收集回來的數(shù)據(jù)，需要做好電子文件的歸檔管理，從而更好地把信息轉(zhuǎn)移到相應(yīng)的接口部門。

2.2科研檔案的整理

科研檔案收集貫穿了科學(xué)研究的全過程，除了有效的信息收集外，還需要通過科學(xué)的鑒定和整理[3]。從科研檔案的整個(gè)形成過程來看，科研檔案的整理工作通過以下兩種方式進(jìn)行：對于剛編制完成沒有通過鑒定最終確認(rèn)歸檔的數(shù)據(jù)信息，可以通過相關(guān)技術(shù)人員或兼職檔案管理人員進(jìn)行整理；對于那些已經(jīng)整理歸檔形成最終科研檔案的文件，則需要由專門的檔案管理人員進(jìn)行整理。科研檔案的編排整理需要遵循“主要來源”原則，明確科研檔案的儲(chǔ)存期限、內(nèi)容類別、形成時(shí)間等關(guān)鍵因素后，對電子文檔、紙質(zhì)文檔和原始數(shù)據(jù)進(jìn)行同步排序和編號。如使用英文字母作為前序?qū)蒲袃?nèi)容進(jìn)行分類，接著使用數(shù)字作為后序?qū)蒲谐晒男纬蓵r(shí)間作出標(biāo)識(shí)。科研檔案的編號就相當(dāng)于人們的居民身份證，一個(gè)檔號只能標(biāo)識(shí)一個(gè)科研檔案，在檔案的收集、整理和應(yīng)用過程中，都有一個(gè)統(tǒng)一且唯一的編號，避免出現(xiàn)重復(fù)或差錯(cuò)。科研檔案的整理環(huán)節(jié)是聯(lián)系收集和應(yīng)用之間的良好紐帶，國有企業(yè)必須做好檔案的整理工作。

2.3科研檔案的應(yīng)用

國有企業(yè)科研檔案的有效應(yīng)用離不開一個(gè)強(qiáng)大的搜索體系。高速有效的科研檔案搜索系統(tǒng)是為了滿足檢索者能在最短的時(shí)間里，通過最簡捷的步驟，準(zhǔn)確地查找到相應(yīng)的科研檔案，是提高科研檔案利用率的有效途徑[4]。目前，國有企業(yè)主要通過手工搜索和機(jī)讀搜索兩種方式進(jìn)行科研檔案的查找，并且這兩種基本的搜索方法將會(huì)延續(xù)使用很長時(shí)間。原因是，現(xiàn)階段國有企業(yè)的科研管理檔案的分類方法、擺放方式和著錄方式具有復(fù)雜性和多樣性。雖然上述兩種基本的檔案搜索工具是國有企業(yè)最為常用的方式，且在短時(shí)間內(nèi)不會(huì)發(fā)生改變，但檔案管理部門可以從組織結(jié)構(gòu)和系統(tǒng)模式的再設(shè)計(jì)方面考慮，全面提高國有企業(yè)科研檔案的利用率。國有企業(yè)可以從以下兩個(gè)途徑著手：（1）建設(shè)一個(gè)全面的科研管理數(shù)據(jù)庫。國有企業(yè)的專職檔案管理人員的工作職責(zé)不再局限于看檔案，而是應(yīng)該用科學(xué)發(fā)展的眼光，以企業(yè)的發(fā)展需求為導(dǎo)向，結(jié)合目前的科研檔案儲(chǔ)存實(shí)際，從被動(dòng)接收科研文件轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃?dòng)收集科研信息，建立一個(gè)全面的科研管理數(shù)據(jù)庫和實(shí)用型搜索工具。（2）采用科學(xué)的分類排架方法。在信息化技術(shù)不斷發(fā)展的今天，國有企業(yè)科研檔案的搜索應(yīng)該集中于機(jī)讀搜索方法上面，研制開發(fā)高端的網(wǎng)絡(luò)化檢索體系。通過科學(xué)的分類排架方法，做好科研的知識(shí)圈和資產(chǎn)權(quán)管理，為國有企業(yè)的科研生產(chǎn)活動(dòng)提供指導(dǎo)意見[5]。高層管理人員的任何一個(gè)決定都不是單純地依靠經(jīng)驗(yàn)或直覺做出的，而是需要有準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)和分析作為支撐。由此可見，科研檔案的有效應(yīng)用，對國有企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展具有積極的促進(jìn)作用，國有企業(yè)必須做好科研檔案的管理工作。

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[5]周宏.國有企業(yè)檔案管理的創(chuàng)新思考[J].現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)信息，2016(2):45.

作者:錢敏 單位:東方電氣集團(tuán)東方鍋爐股份有限公司檔案管理部