一、關(guān)于高校檔案數(shù)字化及檔案信息安全

高校數(shù)字化的檔案信息從傳輸、存儲(chǔ)到顯示利用都要通過計(jì)算機(jī)來實(shí)現(xiàn)，計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)是生成和利用數(shù)字檔案信息的基礎(chǔ)和前提，離開計(jì)算機(jī)軟硬件和網(wǎng)絡(luò)的傳輸，數(shù)字化的檔案信息就不可能讀取和顯示，因此，數(shù)字化檔案信息對(duì)計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)有很強(qiáng)的依賴性。然而眾所周知，計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)具有一定的不安全性，因?yàn)橛?jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的某些隱患，有時(shí)會(huì)使檔案信息遭到毀滅性的破壞，這就產(chǎn)生了檔案信息的安全問題。如何確保數(shù)字化檔案信息的保密性、完整性、真實(shí)性和可利用性，給高校檔案數(shù)字化工作帶來了極大的挑戰(zhàn)，對(duì)高校在檔案數(shù)字化進(jìn)程中采取先進(jìn)技術(shù)和有效措施，保障高校檔案信息安全提出了較高的要求。

二、數(shù)字化進(jìn)程中高校檔案信息安全現(xiàn)狀

檔案數(shù)字化給高校檔案工作帶來了新的生機(jī)，數(shù)字化檔案信息的網(wǎng)絡(luò)傳輸和查詢在為社會(huì)提供廣泛信息服務(wù)的同時(shí)，也給高校檔案的信息安全帶來了嚴(yán)峻挑戰(zhàn)。例如：在數(shù)字化加工過程中，有的高校利用勤工助學(xué)學(xué)生或通過外包實(shí)現(xiàn)檔案全文數(shù)字化，存在對(duì)學(xué)生培訓(xùn)不夠和對(duì)數(shù)字化加工服務(wù)機(jī)構(gòu)、加工場地、加工人員和加工成果等方面監(jiān)管不到位，管理不規(guī)范的問題；有的高校檔案管理人員沒有經(jīng)過正規(guī)的機(jī)要保密培訓(xùn)，在工作實(shí)踐中，對(duì)已觸“紅線”的檔案信息資料繼續(xù)以常規(guī)方法掛網(wǎng)；有的政府信息安全部門對(duì)進(jìn)行檔案數(shù)字化工作的單位指導(dǎo)不到位等等。

1.高校檔案數(shù)字化進(jìn)程中沒有完整的法律法規(guī)制度保護(hù)信息安全。

目前，各高校全文數(shù)字化工作主要依據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《高等學(xué)校檔案管理辦法》、《電子公文歸檔管理暫行辦法》等法規(guī)。法規(guī)制度分散零亂，缺乏系統(tǒng)的規(guī)劃和設(shè)計(jì)，對(duì)于高校檔案信息安全保障法規(guī)不成體系，缺少專門的法規(guī)。

2.高校檔案數(shù)字化沒有統(tǒng)一技術(shù)規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)。

一、高校民生檔案數(shù)字化管理的現(xiàn)實(shí)意義

（一）高校民生檔案數(shù)字化管理彰顯了服務(wù)師生、以人為本的管理理念。民生檔案是“關(guān)注人的生活品質(zhì)的檔案，在檔案資源的建設(shè)、管理和服務(wù)的過程中，要以提升學(xué)校師生員工的生活品質(zhì)作為民生檔案工作的價(jià)值導(dǎo)向。”由于以往的檔案管理工作桎梏，檔案管理人員工作態(tài)度不佳，經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)重物輕人、重領(lǐng)導(dǎo)輕員工、重機(jī)構(gòu)輕個(gè)人的現(xiàn)象，致使師生員工對(duì)檔案館及檔案管理工作人員意見很大。而民生檔案管理工作要堅(jiān)持以師生為本，切實(shí)把師生員工根本利益需求作為檔案工作的初始點(diǎn)。進(jìn)一步實(shí)施民生檔案數(shù)字化管理，可以改善檔案管理人員的工作環(huán)境，減輕檔案管理人員的工作強(qiáng)度，使之能夠更好地關(guān)注師生員工的切實(shí)需要，解決師生員工的各種民生檔案問題。

（二）高校民生檔案數(shù)字化管理解決了分散和集中、定式和靈活之間的矛盾。一是高校民生檔案數(shù)字化管理需要檔案館要和其他部門進(jìn)行系統(tǒng)對(duì)接，實(shí)現(xiàn)檔案信息的有效溝通和傳遞，只要和其中一個(gè)部門進(jìn)行聯(lián)系，就可以查詢到與之相關(guān)的民生檔案信息。這就解決了當(dāng)前民生檔案分散管理和師生員工集中查詢和使用之間的現(xiàn)實(shí)矛盾。二是實(shí)施高校民生檔案數(shù)字化管理，不僅僅是簡單地將各種民生檔案目錄實(shí)現(xiàn)電子信息化管理，或是簡單地講紙質(zhì)文檔轉(zhuǎn)化成電子文檔或圖片，而是要充分利用信息網(wǎng)絡(luò)媒介，搭建民生檔案管理、查詢、共享平臺(tái)，供師生員工不受時(shí)間、地點(diǎn)限制進(jìn)行自動(dòng)化信息查詢，實(shí)現(xiàn)權(quán)限申請(qǐng)、全文查詢下載功能，從而解決檔案定式管理和師生員工便捷利用之間的矛盾，最大限度的滿足師生員工的切實(shí)需要。

二、高校民生檔案數(shù)字化管理的原則

（一）循序漸進(jìn)原則。高校檔案館庫藏量大，各類民生檔案紛繁復(fù)雜，在進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)化時(shí)，不能一蹴而就，而需要對(duì)館藏檔案進(jìn)行全面分析，明確檔案資源信息的范圍，以方便服務(wù)廣大師生員工所需為目的，逐步地將保存價(jià)值較高、利用頻率高的檔案進(jìn)行數(shù)字化。以教師的教學(xué)檔案為例，教師的教學(xué)檔案信息由所授課程名目數(shù)量、教學(xué)學(xué)期和年工作量、教學(xué)評(píng)價(jià)、發(fā)表的研究論文數(shù)量和級(jí)別、承擔(dān)的科研項(xiàng)目等等，這些信息是教師職稱評(píng)定、評(píng)獎(jiǎng)評(píng)優(yōu)、目標(biāo)考核時(shí)，評(píng)定機(jī)構(gòu)需要的重要信息來源。高校民生檔案數(shù)字化管理具有一定的階段性和持續(xù)性，因此檔案管理者循序漸進(jìn)，分清輕重緩急，逐步實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理。

（二）科學(xué)整合原則。民生檔案都是與師生員工的生活工作利益緊密相關(guān)，如果民生檔案丟失或者損壞，將給師生員工帶來巨大的損失，也會(huì)給檔案管理工作造成不必要的麻煩。因此在高校民生檔案數(shù)字化管理過程中，要根據(jù)不同主體的各類檔案信息的重要程度和使用頻率，進(jìn)行科學(xué)的整合，并結(jié)合檔案載體的實(shí)際狀況，選擇適合的管理方式和保存形式。通過對(duì)教師民生檔案進(jìn)行集中整合，可以分為教師的個(gè)人人事信息檔案、教學(xué)檔案。就教師個(gè)人人事信息檔案來講，就可以用紙質(zhì)文檔形式進(jìn)行保存，而對(duì)于教師的教學(xué)檔案檔案信息就可以采用紙質(zhì)和電子相結(jié)合的方式進(jìn)行管理。

（三）保密監(jiān)控原則。在高校民生檔案數(shù)字化管理過程中，雖然系統(tǒng)靈活的管理方式給廣大師生員工查詢和使用帶來了很大的便捷，但是同樣也帶了很大的安全隱患問題。因此，在數(shù)字化管理進(jìn)程的始終都應(yīng)該做好保密監(jiān)控工作。在高校民生檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換的初始階段，一般會(huì)采用委托外包加工，對(duì)大量的檔案庫存進(jìn)行集中處理，這時(shí)就需要檔案管理人員參與其中，進(jìn)行全程監(jiān)控，盡力保證檔案材料的完整性、安全性和保密性。在使用網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)進(jìn)行檔案數(shù)據(jù)庫建構(gòu)、整理歸檔過程中，要做好網(wǎng)站的安全保護(hù)措施。通過殺毒軟件、防火墻技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)安全檢測、信息加密技術(shù)、用戶身份權(quán)限認(rèn)證等，保障數(shù)字化檔案的安全管理和使用。

第一篇

一、高職院校檔案管理數(shù)字化建設(shè)存在的問題

（一）前瞻不遠(yuǎn)，定位不清

當(dāng)今社會(huì)是數(shù)字化社會(huì)，而數(shù)字化的基石是大量有效的信息。數(shù)字時(shí)代的先鋒——互聯(lián)網(wǎng)企業(yè)都紛紛開始從“做門戶”、“做渠道”為主向“做內(nèi)容”的方面轉(zhuǎn)變。作為高職院校，在互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代必須看到這個(gè)趨勢，就是能提供原創(chuàng)信息和一手材料必將在數(shù)字時(shí)代處于更加有利的位置。檔案管理的數(shù)字化建設(shè)應(yīng)該提到戰(zhàn)略的角度來看待。而對(duì)高校來說，檔案信息是基石中的基石，這是最原始也是最有效的信息。在不久的將來，這些信息將能夠帶來令人無法估量的巨大能量。但是由于高職院校大多數(shù)的前身都是中專或者職校，由于歷史原因，高職類院校的檔案工作長期屬于上級(jí)檔案工作的附屬，工作人員對(duì)檔案的管理基本就是建檔、歸檔、你查我找，有效信息偏少。改制以后，社會(huì)發(fā)展對(duì)檔案管理有了新的需求，但高職院校的管理方式和管理人員還是繼承了老一套，在信息收集，信息整理歸納和查詢，尤其是信息數(shù)字化方面存在巨大缺陷。各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作的定位不清晰，仍舊將檔案工作作為行政工作的一個(gè)小的組成部分，投入偏少。

（二）體制不順，職責(zé)不明

高職院校檔案的科研檔案、財(cái)會(huì)檔案、人事檔案、設(shè)備檔案一般來說是分屬各個(gè)業(yè)務(wù)部門、系(部)管理的。很多學(xué)校只是設(shè)置綜合檔案室來負(fù)責(zé)交流溝通和上傳下達(dá)，且學(xué)校層次的綜合檔案室只管理文書檔案、音像檔案和部分實(shí)物檔案等。這導(dǎo)致檔案工作的條塊化非常嚴(yán)重，尤其是在紙質(zhì)檔案的時(shí)代，嚴(yán)重影響了信息收集和利用的效率。在檔案管理數(shù)字化的過程中，這種職責(zé)不明，多頭管理的體制也給紙質(zhì)檔案往數(shù)字化檔案的轉(zhuǎn)變帶來了額外的麻煩。

（三）人員不專，素質(zhì)不高

第一篇：高校教學(xué)檔案管理工作問題思考

1當(dāng)前高校教學(xué)檔案管理工作存在的問題

教學(xué)檔案作為教學(xué)活動(dòng)的真實(shí)記錄和主要反映，是高校各項(xiàng)事業(yè)發(fā)展的基礎(chǔ)，它的重要性和必要性是可想而知的。但在實(shí)際工作中高校的教學(xué)檔案管理多多少少還是存在著一些問題，進(jìn)而影響教學(xué)管理工作的有效開展。主要表現(xiàn)在：

1．1重視程度不夠，檔案意識(shí)淺薄

由于大多數(shù)人對(duì)檔案管理工作存在一定的偏差，認(rèn)為檔案管理工作不過是對(duì)資料的收集、整理以及保管而已，沒有太大的技術(shù)含量在里面。近年來隨著高等教育的不斷發(fā)展，部分高校領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作的重視程度不夠，檔案意識(shí)淺薄，不想像對(duì)待教學(xué)工作那樣下大力氣去抓，而且也沒有在政策上、經(jīng)費(fèi)上給予支持保障，再加上檔案管理制度的不健全，致使檔案管理人員對(duì)工作缺乏正確的認(rèn)識(shí)，從而導(dǎo)致他們對(duì)工作缺少積極性、主動(dòng)性，工作也很難見到成效。

1．2人員不穩(wěn)定，綜合能力有待提高

高校檔案管理人員在政治素養(yǎng)、文化程度、理論水平、專業(yè)素養(yǎng)等方面表現(xiàn)參差不齊，部分人員專業(yè)知識(shí)不夠強(qiáng)硬，知識(shí)面較窄，沒有受過正規(guī)專業(yè)的檔案管理教育，缺乏相關(guān)的檔案管理理論和實(shí)際操作技能，有的甚至不會(huì)使用現(xiàn)代高新技術(shù)工具。而部分高校的二級(jí)學(xué)院更是沒有配備專職的教學(xué)檔案人員，多是由各部門的教務(wù)教學(xué)管理人員兼任，這也就導(dǎo)致了檔案工作人員水平低，綜合能力不高；而且，由于部分人員身兼數(shù)職，在檔案管理方面的投入不足，這也對(duì)檔案工作的質(zhì)量帶來了一定的影響。所以，教學(xué)檔案管理工作人員在綜合能力以及政治思想素養(yǎng)等方面都有待提高。

1研究背景

目前高校教師業(yè)務(wù)檔案管理現(xiàn)狀很不樂觀，主要表現(xiàn)在：意識(shí)淡薄，缺乏開放性；管理混亂，缺乏共享性；更新不及時(shí)，缺乏時(shí)效性；管理手段落后，缺乏現(xiàn)代化。再結(jié)合筆者在高校的工作經(jīng)驗(yàn)，發(fā)現(xiàn)高校教師業(yè)務(wù)檔案管理方面存在的問題，同時(shí)對(duì)這些問題進(jìn)行深入的思考，進(jìn)而產(chǎn)生一個(gè)設(shè)想，就是研究開發(fā)高效、安全、簡便的管理系統(tǒng)。筆者通過調(diào)查、研究分析，對(duì)ASP.NET、SQLServer2005數(shù)據(jù)庫管理進(jìn)行深入學(xué)習(xí)、研究，進(jìn)一步研究、開發(fā)科學(xué)高校教師業(yè)務(wù)檔案管理系統(tǒng)。

2相關(guān)內(nèi)涵界定

所謂教師業(yè)務(wù)檔案，通常情況下是指教師個(gè)人在教育、教學(xué)和科研等方面，形成的各種材料記錄，這種材料記錄往往具有保存價(jià)值，通過這些材料記錄可以進(jìn)一步反映教師的業(yè)務(wù)能力、學(xué)術(shù)水平和工作業(yè)績等。教師業(yè)務(wù)檔案一方面可以真實(shí)地反映教師的個(gè)人情況，另一方面可以展現(xiàn)學(xué)校的整體素質(zhì)、師資隊(duì)伍結(jié)構(gòu)和辦學(xué)水平等，為高職院校師資隊(duì)伍建設(shè)、教育教學(xué)改革、職稱評(píng)審、學(xué)校各項(xiàng)評(píng)估等工作提供了真實(shí)可靠的依據(jù)。

3系統(tǒng)功能需求分析

對(duì)于高校教師業(yè)務(wù)檔案管理系統(tǒng)來說，其用戶類型通常情況下主要包括普通的教師和系統(tǒng)管理員。其中，教師的功能表現(xiàn)為：編輯、查詢和修改本人的信息，同時(shí)可以對(duì)本人的登錄密碼進(jìn)行修改。對(duì)于系統(tǒng)管理員來說，其功能需求主要表現(xiàn)為：一方面具有教師的所有功能，另一方面能夠查詢、修改所有的用戶數(shù)據(jù)，同時(shí)能夠注冊新用戶，并且可以對(duì)用戶進(jìn)行刪除操作等。對(duì)于教師業(yè)務(wù)檔案管理系統(tǒng)來說，其基本功能主要包括：查詢、輸入和存儲(chǔ)教師信息，并且教師可以添加、更新個(gè)人的信息，同時(shí)可以設(shè)定和修改密碼；對(duì)于管理員來說，能夠?qū)?shù)據(jù)庫進(jìn)行更新、刪除、添加等操作。在設(shè)計(jì)方面，利用模塊化方式對(duì)管理系統(tǒng)進(jìn)行處理，將整個(gè)系統(tǒng)的各個(gè)功能劃分為若干個(gè)模塊，通過對(duì)模塊進(jìn)行開發(fā)和設(shè)計(jì)，完成系統(tǒng)的修改與更新，同時(shí)維護(hù)數(shù)據(jù)庫，進(jìn)而在一定程度上滿足用戶添加、刪除、更新、查詢和打印相關(guān)數(shù)據(jù)的需要。根據(jù)需求分析該系統(tǒng)設(shè)計(jì)了以下功能模塊：教師個(gè)人信息、任課信息、科技項(xiàng)目信息、論文信息、著作信息、社會(huì)兼職信息、學(xué)術(shù)團(tuán)體兼職信息、國內(nèi)進(jìn)修學(xué)習(xí)信息、出國（境）學(xué)習(xí)工作信息、專家信息、教師教學(xué)工作量、教師業(yè)務(wù)考評(píng)信息、教師實(shí)踐經(jīng)歷和管理工作信息。

4系統(tǒng)總體設(shè)計(jì)思路

1檔案知識(shí)管理范式的內(nèi)涵

范式從本質(zhì)上講是一種理論體系，它的概念和理論最初是由美國科學(xué)哲學(xué)家托馬斯•庫恩(ThomasSamuelKu-hn)1962年在《科學(xué)革命的結(jié)構(gòu)》中系統(tǒng)闡述的，它指的是一個(gè)共同體成員所共享的信仰、價(jià)值、技術(shù)等的集合。檔案知識(shí)管理范式是在批判繼承原有的檔案史料管理范式、檔案實(shí)體管理范式、檔案信息管理范式的基礎(chǔ)上發(fā)展而成的一種主流管理范式，是一種社會(huì)化了的“范型意識(shí)”，與以往的管理范式不同，它以知識(shí)服務(wù)為核心和最終目的，千方百計(jì)地為用戶尋求“答案”，滿足檔案用戶多層次、多方式的需求;以整合檔案顯性知識(shí)，挖掘隱性知識(shí)，并使之顯性化為管理對(duì)象，注重檔案知識(shí)價(jià)值的發(fā)揮和服務(wù)功能的實(shí)現(xiàn);它既重視檔案工作者的智力成果，強(qiáng)調(diào)保護(hù)檔案知識(shí)權(quán)益和分配，又重視成果形成過程的管理和創(chuàng)新，在重塑檔案管理思維和文化顯化，推動(dòng)檔案自身專業(yè)生命和專業(yè)發(fā)展方面具有重要的指導(dǎo)意義。

2檔案知識(shí)管理范式對(duì)高校檔案工作的啟示

高校檔案是高校歷史的積淀和文化的基石，是高校重要的知識(shí)資源，具有原生性和唯一性。高校檔案管理本身就是對(duì)學(xué)校歷史知識(shí)的記錄和當(dāng)前知識(shí)的管理，既包括檔案的收集、整理、編目、鑒定、統(tǒng)計(jì)等顯性知識(shí)的管理工作，也包涵對(duì)檔案資源隱性知識(shí)的挖掘、加工和開發(fā)利用工作。檔案知識(shí)管理范式的知識(shí)核心向度、“人本”向度、技術(shù)的傳承創(chuàng)新以及文化顯化向度，對(duì)高校檔案管理工作具有深刻的啟迪和指導(dǎo)作用。高校檔案管理工作唯有樹立知識(shí)管理理念，融會(huì)貫通顯性與隱性知識(shí)，挖掘隱藏在顯性知識(shí)背后的隱性知識(shí)，使隱性知識(shí)顯性化，顯性知識(shí)集成化，知識(shí)創(chuàng)新常態(tài)化，推進(jìn)知識(shí)“螺旋式”縱深發(fā)展，擴(kuò)大知識(shí)共享，重用知識(shí)型人才，創(chuàng)建學(xué)習(xí)復(fù)合型檔案團(tuán)隊(duì)，高校檔案事業(yè)才會(huì)蓬勃發(fā)展。

3高校檔案管理的現(xiàn)狀

檔案知識(shí)管理范式是伴隨著社會(huì)生產(chǎn)力發(fā)展而出現(xiàn)的一種管理范式，它代表了當(dāng)前檔案管理發(fā)展的必然趨勢，為高校檔案管理工作指明了前進(jìn)的方向。但由于社會(huì)和高校自身因素的影響，當(dāng)前高校檔案管理中存在一些急需改進(jìn)的地方。

3．1檔案管理重傳統(tǒng)，輕創(chuàng)新

一、高校檔案數(shù)字化管理的重要性

（一）有利于提升高校檔案管理效率

新世紀(jì)，隨著教育改革進(jìn)程的加快，我國各大高校的擴(kuò)招，學(xué)生人數(shù)劇增，學(xué)生學(xué)籍等高校檔案的數(shù)量逐年增長，應(yīng)對(duì)數(shù)量多且年限長的高校檔案管理工作，是一個(gè)必須充分重視的問題。而傳統(tǒng)的紙質(zhì)化檔案管理，無論是在檔案儲(chǔ)存和檔案檢索等方面都對(duì)高校檔案服務(wù)工作造成滯后。因此，加強(qiáng)高校檔案管理的數(shù)字化發(fā)展，積極建立現(xiàn)代化的數(shù)字檔案信息系統(tǒng)，對(duì)于提升高校檔案管理的效率、促進(jìn)高校檔案管理事業(yè)的發(fā)展等都具有十分重要的現(xiàn)實(shí)意義。

（二）有利于高校檔案服務(wù)質(zhì)量的提升

傳統(tǒng)的紙質(zhì)化檔案管理的流程主要是檔案接收-檔案存儲(chǔ)-檔案查詢-檔案回收等這樣一個(gè)簡單的機(jī)械化管理過程。這種檔案管理模式偏重檔案的儲(chǔ)存，而忽視了檔案的使用，查詢者往往要花非常多的時(shí)間在檔案的查詢、歸還等程序上，極大限制了高校檔案的使用效率，也不利于高校檔案管理的整體建設(shè)。而高校檔案管理的數(shù)字化發(fā)展，利用現(xiàn)代化的電子信息技術(shù)和專業(yè)的檔案管理軟件，能夠極大縮短檔案的存儲(chǔ)、查詢等程序所用時(shí)間，同時(shí)，通過計(jì)算機(jī)操作能夠節(jié)省人力、物力，提升高校檔案管理的效率。發(fā)展高校檔案管理的數(shù)字化，從傳統(tǒng)的紙質(zhì)化操作方式轉(zhuǎn)變?yōu)樽詣?dòng)化的操作方式，加快了高校檔案管理的現(xiàn)代化發(fā)展，提升了檔案服務(wù)工作的質(zhì)量和水平。

二、我國高校檔案數(shù)字化管理的創(chuàng)新與發(fā)展

（一）高校檔案數(shù)字化、信息化基礎(chǔ)建設(shè)的發(fā)展

一、構(gòu)建科學(xué)的檔案管理體系

高校在管理檔案方面主要是根據(jù)《高校檔案管理辦法》，同時(shí)還要結(jié)合自身學(xué)校的實(shí)際情況等，為本校的檔案管理制定合理的、科學(xué)的、適宜的管理制度和方法，在制定的同時(shí)，盡可能的要做到從宏觀上把握其主線，在微觀中把握好細(xì)節(jié)，努力將檔案管理的工作落到實(shí)處，并且還要認(rèn)真的貫徹和執(zhí)行。那么，要實(shí)現(xiàn)高校檔案工作有序的、高效的貫徹、開展和落實(shí)，必須要做到以下兩點(diǎn)。

首先，要提高對(duì)檔案管理工作的正確認(rèn)識(shí)。高校為了要保證檔案工作的順利進(jìn)行，做好宣傳工作是非常重要的。第一，高校的領(lǐng)導(dǎo)要引起足夠的重視。加強(qiáng)高校領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作的注重，且學(xué)校內(nèi)的各項(xiàng)工作盡可能的使用檔案資料進(jìn)行統(tǒng)籌管理，這是保證高校檔案管理工作的基石。第二，高校內(nèi)的檔案管理部門應(yīng)該加強(qiáng)與其他部門之間的聯(lián)系、溝通與交流，通過各部門之間在工作上的有效合作，促使在校內(nèi)開展各種宣傳活動(dòng)，主要是宣傳高校進(jìn)行檔案管理的重要性的必要性，使校內(nèi)各部門理解檔案管理工作在該部門內(nèi)所起的重要作用，有助于各部門在日常工作中增強(qiáng)對(duì)有關(guān)的檔案信息進(jìn)行收集、整理，這樣對(duì)高校檔案管理工作的順利發(fā)展起一定的推動(dòng)作用。其次，高校在宣傳教育的過程中，要構(gòu)建合理的、科學(xué)的獎(jiǎng)懲措施。以往傳統(tǒng)的檔案管理工作中，主要是以經(jīng)驗(yàn)管理為主，這種管理模式有一定的局限性，它在某種程度上影響并制約了人才的流動(dòng)，同時(shí)還很容易造成檔案管理人員思想上的懶惰、陳舊，那么創(chuàng)新就無從談及。因此，高校在檔案管理工作中將競爭機(jī)制引入其中，從根本上解決創(chuàng)新的問題；除此之外，還要明確的分工責(zé)任，促使每位教職工都產(chǎn)生危機(jī)感，從而最大限度的挖掘工作人員的潛力，并且還要激發(fā)他們的工作活力，要盡可能的為工作人員創(chuàng)造一種和諧的、具有創(chuàng)新意識(shí)的工作氛圍和環(huán)境，有助于高校檔案管理工作的優(yōu)良發(fā)展。

二、做好創(chuàng)新人力資源工作

目前很多高校的檔案管理隊(duì)伍存在著一定的問題，這些問題對(duì)檔案事業(yè)的發(fā)展產(chǎn)生了嚴(yán)重的阻礙作用。那么，針對(duì)管理隊(duì)伍出現(xiàn)的問題，其首要任務(wù)是要樹立人才資源作為第一資源的重要思想，并根據(jù)他們的工作特點(diǎn)積極的為他們營造一種尊重個(gè)性的文化氛圍，從而建設(shè)一支作風(fēng)正、工作實(shí)、業(yè)務(wù)精的專業(yè)管理人才的隊(duì)伍[2]。面對(duì)新形勢下的檔案管理工作，高校內(nèi)工作人員在管理檔案時(shí)，首先要提升自己在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)上的能力，通過對(duì)計(jì)算機(jī)的了解、使用，逐漸學(xué)會(huì)并掌握采用計(jì)算機(jī)對(duì)相關(guān)檔案信息的處理和分析，并且還能從相關(guān)的數(shù)據(jù)庫中檢索、著錄相關(guān)的檔案信息。除此之外，還要加強(qiáng)對(duì)在職管理人員的繼續(xù)培訓(xùn)、教育，促使他們跟上網(wǎng)絡(luò)的步伐，及時(shí)的擴(kuò)充最新相關(guān)的專業(yè)知識(shí)，避免出現(xiàn)知識(shí)老化或者是停滯不前的不良現(xiàn)象。

三、全面加強(qiáng)檔案信息資源的有效整合

面對(duì)當(dāng)今社會(huì)的發(fā)展和趨勢，信息資源已經(jīng)成為了比較重要的戰(zhàn)略資源之一，因而要全面加強(qiáng)對(duì)信息資源的整合、管理[3]。通常情況下，高校對(duì)檔案的管理工作中必須要堅(jiān)持以下三個(gè)因素：業(yè)務(wù)領(lǐng)導(dǎo)的統(tǒng)一化、管理制度需要統(tǒng)一化、分類的辦法也要實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一化。針對(duì)區(qū)域內(nèi)不同領(lǐng)域的檔案資源必須要采取科學(xué)的整合辦法。高校檔案管理工作要統(tǒng)一其業(yè)務(wù)指導(dǎo)，且采取多種合理、科學(xué)的措施對(duì)檔案信息資源的歸屬、流向、機(jī)構(gòu)進(jìn)行調(diào)整、管理和歸并，進(jìn)一步的理順并強(qiáng)化檔案管理部門與其主管部門之間的工作關(guān)系，明確的分工，有效的監(jiān)督、管理和統(tǒng)一，從而對(duì)檔案信息資源進(jìn)行最大限度的優(yōu)化配置。創(chuàng)建合理的管理規(guī)章制度，促使其管理的規(guī)范化。加強(qiáng)檔案管理部門制度的創(chuàng)建并，同時(shí)還要明確該部門與各個(gè)主管部門之間在專業(yè)檔案形成、流轉(zhuǎn)以及管理工作中的關(guān)系和職責(zé)，從而建立新的流轉(zhuǎn)機(jī)制，主要是確保各個(gè)專業(yè)檔案信息的規(guī)范化和完整化。因此，在管理模式構(gòu)建的同時(shí)，必須要堅(jiān)持以人為本的核心思想，最大限度的滿足學(xué)校的需要，真正的發(fā)揮其檔案本身的使用價(jià)值。分類辦法的統(tǒng)一化，主要是體現(xiàn)在檔案信息的“一條龍”服務(wù)體系，通過創(chuàng)建科學(xué)、合理的服務(wù)體系，最大限度的滿足、方便教職員工的對(duì)檔案的使用原則，最終要實(shí)現(xiàn)檔案服務(wù)的快捷化、透明化、方便化以及高效化。