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一、公共管理下的檔案管理方法及基本理念

1.公共管理下的檔案管理方法

公共管理是指以社會公眾為服務(wù)對象，并圍繞著服務(wù)對象開展管理工作的公共服務(wù)管理，在公共管理的過程中需要采用有效的管理方法。公共管理視角下的檔案管理規(guī)范化是指將檔案管理工作清晰化，使之能夠更廣泛地表現(xiàn)給大眾。在進(jìn)行公共管理的檔案管理規(guī)范化的過程中，需要考慮檔案利用者的要求，通過對檔案利用者的重視，使公眾觀念在檔案管理中突出顯現(xiàn)。檔案管理與公共管理有相同之處，在服務(wù)的理念上來說，都是從廣大受眾利益出發(fā)，為社會公眾檔案用戶服務(wù)。在服務(wù)的對象上來說，都是社會公眾、社會組織、機(jī)關(guān)團(tuán)體等。在公共管理視角下，將用戶放在檔案管理工作的重要位置上，通過用戶對公共檔案管理的感受進(jìn)行反饋，對檔案管理的模式和方法進(jìn)行改進(jìn)。

2.公共管理的基本理念

公共責(zé)任是檔案管理存在的一個基礎(chǔ)，內(nèi)在推動著檔案管理的發(fā)展。在履行社會責(zé)任的前提下，能夠?qū)崿F(xiàn)檔案管理的合法性。在社會責(zé)任的范圍和程度上，現(xiàn)代檔案管理的社會責(zé)任明顯與傳統(tǒng)的檔案管理有明顯差別。傳統(tǒng)檔案管理的責(zé)任主要是政治責(zé)任，而現(xiàn)代檔案管理的責(zé)任在原有的責(zé)任基礎(chǔ)上增加了全新的社會責(zé)任，全新的社會責(zé)任包括經(jīng)濟(jì)責(zé)任、政治責(zé)任、文化責(zé)任以及社會責(zé)任在內(nèi)的促進(jìn)社會事業(yè)發(fā)展的責(zé)任和為公眾提供檔案信息完整性和安全性的責(zé)任。在全面發(fā)展理念上，表現(xiàn)為檔案信息資源的建設(shè)和檔案信息的服務(wù)，能夠?yàn)樯鐣黜?xiàng)活動提供全面的發(fā)展支持，傳統(tǒng)的檔案管理只是針對政治與行政管理、歷史研究等領(lǐng)域展開服務(wù)，遠(yuǎn)遠(yuǎn)少于現(xiàn)代檔案管理的理念。在工作的對象上，摒棄傳統(tǒng)的只面向政府人員、科研人員等人員的服務(wù)，轉(zhuǎn)向廣大人民群眾。檔案管理服務(wù)的范圍在朝著整個社會經(jīng)濟(jì)活動上發(fā)展，是一項(xiàng)任重而道遠(yuǎn)的工作。在公平服務(wù)理念上，體現(xiàn)在檔案管理服務(wù)在本質(zhì)上消除了對部分對象的歧視現(xiàn)象，在進(jìn)行檔案管理的執(zhí)行過程中，需要秉承開放性的特點(diǎn)，在控制好開放的基礎(chǔ)上，滿足社會上各類人員進(jìn)行自由的使用的權(quán)利。通過原則、政策和標(biāo)準(zhǔn)的同化，保持檔案信息的核心利用群體能夠和公眾一樣共同的享受同等的權(quán)利。通過統(tǒng)一的服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)，對各類利用者的利用權(quán)限進(jìn)行控制。

二、公共管理下的檔案管理規(guī)范化

1.文檔集成式

通過集成化的技術(shù)能夠形成較為系統(tǒng)的管理規(guī)范，然后運(yùn)用這種系統(tǒng)的管理規(guī)范對公共管理下的檔案進(jìn)行管理的方法就是文檔集成式檔案管理方法。協(xié)調(diào)各文檔管理的過程是文檔集成式管理方法的核心所在。在文檔管理中，一般將文書部門和檔案部門分離，使其單獨(dú)進(jìn)行工作。文書部門著重于文件的管理部分，而檔案部門是對檔案管理進(jìn)行負(fù)責(zé)，這兩個部門相互獨(dú)立，互不影響，不能充分保證文件檔案的完整性和準(zhǔn)確性，使得檔案管理的質(zhì)量得不到保障。在文檔集成式管理方法下，將文件管理部門和檔案管理部門這兩個部門有機(jī)結(jié)合到一起，使之在管理系統(tǒng)中能夠充分發(fā)揮自己的作用，在保證文件檔案完整性的基礎(chǔ)上還能體現(xiàn)文件檔案的開放性。

2.資源管理式

電子檔案隨著社會和信息技術(shù)的進(jìn)步得到了越來越快的發(fā)展，伴隨著眾多的電子檔案，檔案的管理也需要向信息檔案管理的方向發(fā)展。在未來檔案管理的工作中，應(yīng)大力發(fā)展信息資源，這對檔案管理有著十分重要的作用。在信息資源方向加大檔案管理的力度，使得信息資源體系能夠作為一種基礎(chǔ)影響著檔案管理工作。

3.公眾參與式

公眾參與模式是公共管理視角下的檔案管理規(guī)范化的最為基本的具體表現(xiàn)形式之一。公平、公正和大眾化是公共管理視角下的檔案管理規(guī)范化的主要發(fā)展方向，為了更好地使得檔案管理服務(wù)面向廣大人民群眾，可以讓公眾參與到檔案管理工作中來，提高檔案管理的公共管理。首先應(yīng)該加強(qiáng)公眾文檔管理的培訓(xùn)，通過培訓(xùn)提高群眾的文檔管理能力，使得群眾能夠更好地參與到文檔管理中，提高文檔管理的質(zhì)量。群眾在檔案管理工作的評價過程中，需要及時向檔案管理的相關(guān)人員反映在檔案管理中的問題，使得檔案管理的相關(guān)人員能夠及時對出現(xiàn)的問題進(jìn)行改正處理，提高檔案管理質(zhì)量。公眾參與能夠顯著的提高檔案管理的公開度，在保證檔案管理的有效性和完整性的基礎(chǔ)上，貫徹落實(shí)公共管理視角下的檔案管理規(guī)范化。

三、結(jié)語

在我國當(dāng)今的社會主義市場經(jīng)濟(jì)中，公共管理視角下的檔案管理規(guī)范化研究有著很重要的作用。雖然如此，我國在公共管理視角下的檔案管理規(guī)范化并沒有得到全面系統(tǒng)地研究和發(fā)展。針對這種現(xiàn)狀，檔案管理的相關(guān)人員應(yīng)該加強(qiáng)對公共管理視角下的檔案管理規(guī)范化研究工作的重視。通過對檔案管理機(jī)制的變革和對管理人員的培訓(xùn)來改善檔案管理的工作中心，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)水平，加上對管理方式的不斷創(chuàng)新，提高我國的檔案管理工作。

作者：徐敏 單位：河北省委黨校