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【摘要】

本文針對(duì)醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)狀，著重分析了檔案管理在醫(yī)院日常管理中的重要地位和作用，并提出了在制度、人員、資金及信息資源等方面加強(qiáng)檔案管理的措施，以便更好地為醫(yī)院服務(wù)。

【關(guān)鍵詞】

檔案管理；醫(yī)院管理；重要地位

隨著現(xiàn)代醫(yī)院的發(fā)展，醫(yī)院管理包括檔案管理相應(yīng)地提出了更高的要求。檔案管理人員如何運(yùn)用信息技術(shù)，更好地為醫(yī)院工作服務(wù)非常重要。

一、檔案管理在醫(yī)院管理中的重要地位與作用

（一）檔案管理是醫(yī)院管理的重要組成部分。1.醫(yī)院規(guī)章制度的建立、修訂、解釋和廢止，必須有完整的歷史記載作為參考依據(jù)。文書檔案是醫(yī)院過去情況的真實(shí)反映，是醫(yī)院管理的歷史見證，是查詢醫(yī)院管理工作的依據(jù)。如合同、契約等備忘性質(zhì)的文件，它們?cè)卺t(yī)院管理中占據(jù)很重要的地位。2.檔案保留了醫(yī)院發(fā)展過程的各個(gè)階段的重要資料。如基建檔案保留了醫(yī)院在不同時(shí)期的進(jìn)行基本建設(shè)，以及改造擴(kuò)建的原始記錄，它不僅反映著醫(yī)院工程建筑的變化和發(fā)展，也如實(shí)反映了項(xiàng)目實(shí)施過程中的每個(gè)環(huán)節(jié)的基本情況，為醫(yī)院后期進(jìn)行規(guī)劃、建設(shè)、管理留下了依據(jù)。3.醫(yī)院綜合檔案是醫(yī)院各項(xiàng)工作活動(dòng)的原始記錄，各種管理規(guī)范文件，上級(jí)主管部門對(duì)醫(yī)院管理工作的規(guī)范要求和批復(fù)文件，都是醫(yī)院開展工作的依據(jù)，也是醫(yī)院解決各類問題、處理各種糾紛的有力憑證。

（二）檔案管理是醫(yī)院文化傳承的重要載體。檔案中記錄了歷代醫(yī)院的精神文化，對(duì)醫(yī)院文化的傳承和積淀起了憑證的作用。因?yàn)橛辛藱n案的記載與保存，前代人的辦院精神就能夠傳承給后人檔案，逐步形成了醫(yī)院的多姿多彩的精神文化。“仁愛、和諧、博精、創(chuàng)新”的醫(yī)院精神文化，使醫(yī)院的檔案在醫(yī)院文化積淀中起了重要作用。

（三）檔案管理是提高醫(yī)院服務(wù)水平的方法。醫(yī)院綜合業(yè)務(wù)水平是醫(yī)院發(fā)展的關(guān)鍵，醫(yī)療、教學(xué)和科研是醫(yī)院的主要業(yè)務(wù)。檔案是現(xiàn)代醫(yī)療、教學(xué)和科研傳承中一個(gè)重要的載體，以科技檔案管理為例。科技檔案記載了醫(yī)院整體的發(fā)展情況，反映了醫(yī)院醫(yī)療、教學(xué)和科技的歷史，是醫(yī)院的重要信息資源。不同時(shí)期的科技檔案形成了醫(yī)院的發(fā)展歷史，充分利用好各種科技檔案，能夠提高醫(yī)療、教學(xué)、科研的水平。更新醫(yī)院科技檔案的管理觀念，采取開放式管理的模式，提高科技檔案的管理水平，最大限度地對(duì)信息資源進(jìn)行挖掘和利用，不斷提高醫(yī)院的醫(yī)療、教學(xué)、科研水平。

（四）能實(shí)現(xiàn)檔案資源的共享。通過進(jìn)行檔案管理的信息化建設(shè)，能夠彌補(bǔ)傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理方式的不足，加快醫(yī)院檔案管理的信息化進(jìn)程，提高醫(yī)院綜合檔案的管理水平，有利于實(shí)現(xiàn)檔案資源共享。網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，對(duì)醫(yī)院檔案在管理信息化的支撐下，醫(yī)療信息資源的共享、查閱、使用變得十分便利，大大地提高了醫(yī)院的管理水平。

二、加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理的措施

目前，在醫(yī)院管理中，檔案管理存在以下問題：各部門管理職能不明確；醫(yī)院檔案內(nèi)容定義不明確，難以適應(yīng)科技進(jìn)步和時(shí)代的發(fā)展；在醫(yī)療業(yè)務(wù)建設(shè)近期和遠(yuǎn)期規(guī)劃中，沒有考慮醫(yī)院檔案管理工作的同步性；檔案管理制度不健全，沒有納入到醫(yī)院的年終考核；沒有培養(yǎng)專門的檔案管理人才隊(duì)伍，缺乏創(chuàng)新力。針對(duì)這些問題，建議如下:

（一）加強(qiáng)管理，完善檔案管理制度。加強(qiáng)管理是做好檔案管理的前提，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)要高度重視檔案管理工作，親自抓檔案管理工作，檔案管理的庫房條件、人員配備、設(shè)備配置、業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)培訓(xùn)、管理水平等方面要與醫(yī)院業(yè)務(wù)建設(shè)同規(guī)劃、同部署。大力宣傳檔案管理工作，使每個(gè)員工認(rèn)識(shí)到檔案的重要性。建立與信息化水平相適應(yīng)的檔案管理制度，明確每個(gè)部門在檔案管理中的職能，確定每個(gè)部門的兼職檔案管理人員，定期組織兼職檔案員專題學(xué)習(xí)，提高各科室檔案移交工作的規(guī)范性，便于專職檔案管理人員收集整理檔案，提升檔案的科學(xué)性與完整性。

（二）做好檔案資源數(shù)字化建設(shè)。檔案資源標(biāo)準(zhǔn)化是進(jìn)行檔案信息化建設(shè)的重要基礎(chǔ)，是信息資源數(shù)字化的前提。因此，要加快醫(yī)院綜合檔案信息資源管理系統(tǒng)的建設(shè)力度，加強(qiáng)檔案信息的安全保密力度，結(jié)合本院實(shí)際，分步驟、有計(jì)劃地進(jìn)行檔案資源數(shù)據(jù)化，提高檔案信息的查準(zhǔn)率、查全率和利用率。

（三）提高檔案管理隊(duì)伍的素質(zhì)。醫(yī)院檔案人員是檔案管理工作的實(shí)施者，是加強(qiáng)檔案管理的關(guān)鍵，也是改善現(xiàn)存檔案管理問題的主要突破口。因此，我院必須切實(shí)提升檔案管理隊(duì)伍的職業(yè)素質(zhì)，通過在職教育、進(jìn)修培訓(xùn)等多種方式，定期進(jìn)行檔案基本知識(shí)、基本理論、基本技能的培訓(xùn)，提升檔案管理人員分類、整理立卷的能力。建立檔案管理的獎(jiǎng)懲機(jī)制，強(qiáng)化規(guī)范化管理檔案的意識(shí)，提高檔案管理人員的福利待遇。

（四）開發(fā)檔案資源。開發(fā)利用檔案資源，就要做好信息檢索、匯總分析和專題跟蹤等編研工作。通過深層次開發(fā)利用檔案資源，提取出有益的信息資源，能為醫(yī)院業(yè)務(wù)、醫(yī)院管理服務(wù)，推動(dòng)醫(yī)院自身的建設(shè)和發(fā)展。同時(shí)，通過檔案資源的充分利用，采用上網(wǎng)、電子郵件服務(wù)、在線公共目錄查詢和遠(yuǎn)程檢索服務(wù)等形式，拓寬醫(yī)院提供信息資源服務(wù)的渠道，提高醫(yī)院管理的社會(huì)地位，取得較好的社會(huì)效益。

三、結(jié)論

由此可見，檔案管理是醫(yī)院管理的重要組成部分。要立足于目前醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)狀，充分認(rèn)識(shí)到其在醫(yī)院管理中的重要作用，端正思想，更新觀念，加強(qiáng)檔案管理，深層次開發(fā)利用檔案資源，推動(dòng)醫(yī)院的建設(shè)和發(fā)展。

作者：王芳 單位：浙江省腫瘤醫(yī)院

【參考文獻(xiàn)】

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