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摘要：

高速公路工程檔案，主要是指在高速公路工程項目的規(guī)劃、建設、籌建、經(jīng)營以及管理過程中，形成的一些比較有價值的圖表、文字以及音像等多種形式和載體的原始資料記錄。高速公路中的工程檔案，是國家檔案資料中非常重要的組成部分，是高速公路管理與建設的科學依據(jù)。因此，加強高速公路的工程檔案管理，完善高速公路的工程檔案管理制度非常重要。本文主要就新時期背景下高速公路的工程檔案管理工作進行分析。

關鍵詞：

新時期；高速公路；工程檔案；管理

工程檔案是高速公路工程項目實體情況的真實反映，在高速公路項目的建設過程中，工程檔案是該項目施工進度與質量的證明，也是業(yè)主給予項目建設計量支付的有效依據(jù)；在高速公路的實際運營過程中，工程檔案是公路管養(yǎng)部門進行日常管理與養(yǎng)護的主要參考依據(jù)，是施工中各類控制參數(shù)的重要體現(xiàn)。近年來，國內高速公路的建設規(guī)模日益擴大，公路的等級日益提高，這給現(xiàn)代高速公路工程檔案管理工作提出了更高的要求。因此，加強高速公路工程檔案管理，提升工程檔案管理的水平，成為新時期背景下工程檔案管理高度關注的問題。

一、構建完善的高速公路工程檔案管理制度

（一）工程前期，制定出完整的檔案管理制度

在高速公路工程項目的開工初期，構建專門的檔案管理小組，工程檔案管理部門，應該加強工程檔案的管理工作，對各個新進的施工單位，應該構建具體的檔案工作責任小組，項目經(jīng)理或者技術責任人擔任組長，并給小組配備專業(yè)工程檔案編制人員。不斷完善各項工程檔案管理制度，固定工程檔案管理工作人員，未經(jīng)過檔案主管部門的批準，不得調離工地或者更換工作，確保工程檔案管理的連續(xù)性。采用多樣化的途徑，要求各個參建單位，將檔案編制與工程實體建設進行有效的結合，并要求檔案管理人員在管理工作中，嚴格按照相關的規(guī)范和標準開展管理工作。

（二）充分運用現(xiàn)代化辦公設備，提高“紙質檔案”與“電子檔案”的編制質量

高速公路工程檔案管理部門，應該嚴格督促各個參建單位，配齊現(xiàn)代化辦公設備，確保公路工程檔案編制工作可以快速、科學以及規(guī)范的進行，提升高速公路工程檔案編制工作的水平和質量，辦公設備包括專業(yè)的檔案室、電子檔案編制設備、檔案柜以及用具等，通過紙質檔案與電子檔案兩個層面的編制工作，提高工程檔案編制質量與進度，完全符合相關的規(guī)范與標準[1]。

（三）制定檔案文件與表格的樣式標準

高速公路工程項目開工之前，工程檔案管理部門應該聯(lián)合相關的技術部門，依據(jù)工程的特點與相關的要求，構建出一套工程項目文件樣本與表格樣式標準，確保在日后的工程施工過程中，各個相關的單位進行檔案資料編制時，嚴格按照組卷規(guī)定的標準進行，以確保工程檔案資料的完整性與統(tǒng)一性。

（四）明確各個參建單位負責的檔案收集與組卷范圍

工程開工之前，檔案管理部門應該對各個參建單位所負責的檔案文件收集與組卷范圍進行明確，確保各個單位在日常工作中嚴格依據(jù)相關要求，以工程的文件材料進行收集與整理。例如，業(yè)主對各類工程文件與圖紙進行有計劃的收集，監(jiān)理對各類文件與資料進行日常的抽簽，工程承包人應該對各種施工自檢資料與音像照片進行收集。文件組卷的范圍應該合理，如果高速公路工程檔案文件的收集范圍太廣，就需要耗費大量的時間進行整理。因此，工程檔案管理部門應該仔細研究文件收集的范圍，確保文件收集范圍的合理性。此外，工程檔案管理部門應該事先制定出完善的文件資料管理流程，要求發(fā)文單位的原始文件，最后能夠完整的進入檔案組卷部門，以免出現(xiàn)材料不齊全與資料不符合要求等情況。

二、加強高速公路工程項目施工過程的檔案管理

（一）對高速公路工程檔案進行嚴格鑒定

在對高速公路的工程檔案進行鑒定時，應該堅持實事求是的態(tài)度與嚴謹?shù)目茖W精神，按照標準的程序進行檔案的鑒定，防止鑒定失誤帶來的損失。對相關的工程文件材料進行鑒別，確定文件材料是否具有保存價值，對工程文件材料具備的價值進行判定，并明確資料的保管期限，對于已經(jīng)過了保管期的工程檔案，應該交由相關的組織鑒定委員會重新進行審查和確認，對于沒有保管與利用價值的資料檔案，應該馬上剔出和銷毀，對于保管期限劃分不合理的資料檔案，對保管期限進行重新劃分，并對檔案資料的密級進行嚴格鑒別，對工程檔案材料的完整性與準確性進行判定，發(fā)現(xiàn)不完整的地方，應該馬上進行更改和補制，以確保檔案材料的質量[2]。

（二）加強高速公路工程檔案的信息化管理

隨著信息化時代的到來，計算機已經(jīng)在社會生活的各個方面得到了廣泛的運用，推動了工程檔案的信息化管理。工程檔案管理部門應該在高速公路工程檔案信息化建設方面加大投入，對工程檔案管理部分的工作人員進行專門的計算機技能培訓，進一步推動工程檔案管理的信息化。將工程檔案的所有管理資料，納入信息管理的范疇，特別是工程項目的施工記錄與維修記錄資料，并將資料完整地錄入到計算機中，對于個別在野外進行作業(yè)的數(shù)據(jù)信息也必須在施工完成之后，馬上錄入，以確保高速公路工程檔案的數(shù)字化和信息化管理。構建完善的工程檔案數(shù)據(jù)資料庫，對現(xiàn)代化的管理方式進行充分的運用，確保檔案管理工作與新時期背景下高速公路工程建設與發(fā)展的要求相適應。

三、對高速公路工程檔案進行全面開發(fā)與利用

（一）拓展工程檔案的利用方式

檔案管理部門應該將高速公路工程檔案管理的作用充分發(fā)揮出來，不斷提升工程檔案資料的利用效率，定期開展復制、借閱、信息交流、科技咨詢以及科技推廣等方面服務業(yè)務。在對檔案資料進行服務利用的過程中，對相關的反饋信息進行全面的分析與研究，找到利用的規(guī)律，充分發(fā)揮出工程檔案在高速公路的建設、生產(chǎn)管理、維修以及改建擴建等方面的作用。

（二）完善工程檔案檢索體系

工程檔案的檢索工具，是用戶和檔案之間的連接橋梁，在新時期背景下，傳統(tǒng)的檢索工具已無法滿足當前用戶不斷增長的實際需求。因此，工程檔案管理部門應該加大力度編制檔案檢索工具，不斷豐富檢索工具存儲的信息資源，深化檔案資料的著錄內容，而不是只重視工程名稱、檔案號以及保管單位等方面的管理，如在檔案資料中加入工程主要的技術參數(shù)、工程概述、簡圖以及示意圖等內容，促進檔案資料的深度與廣度。為了更好地滿足用戶的橫向檢索需要，檔案管理部門應該打破工程檔案管理的成套性限制，依據(jù)工程項目的實際需要，對專題目錄進行編制[3]。

（三）工程項目施工結束后，做好檔案的收尾工作

工程結束后，檔案管理部門應該立即組織工作人員，對工程檔案進行統(tǒng)一的整理與移交，由于工程要結束時，工作干擾比較多，為了確保各個單位的工作人員可以集中精神進行檔案資料的收集與整理。工程檔案管理部門，可以將各個參與單位的工作人員組織起來，對工程檔案資料進行整理，利用這種方式提高工程檔案的工作效率，對平時遺漏或者沒整理完成的資料進行完善和整理。對于工程項目交工時，還未完成整理的資料，可適當延期，直到檔案編制工作全部完成。

總之，工程檔案管理是高速公路建設進一步發(fā)展的基礎，為了順應新時期背景下高速公路工程建設對工程檔案管理的要求，檔案管理部門必須加強檔案的管理工作，以公路建設和建檔共同發(fā)展為原則，充分運用現(xiàn)代化信息管理手段，加大工程檔案的開發(fā)利用，確保工程檔案的完整性與有效性，為我國高速公路工程建設提供真實、可靠的依據(jù)。

作者：趙艷莓 單位：河北省高速公路青銀管理處

參考文獻：

[1]趙艷莓.對高速公路工程檔案管理的思考[J].檔案天地，2012(5)：58.

[2]蔡冬然.淺談做好當前高速公路工程檔案管理的思考[J].監(jiān)理與管理，2012(8)：117-118.

[3]陳龍民.新時期高速公路檔案管理工作的若干思考[J].辦公室業(yè)務•理論探討，2012(9)：189-190.