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低保檔案是經(jīng)過縣、鄉(xiāng)級人民政府和街道辦事處對低保的受理、調(diào)查、審查等程序中所形成的文件資料，建立和完善低保檔案、實(shí)施規(guī)范化管理，既是低保工作順利進(jìn)行的需要，也是以改善民生為重點(diǎn)的客觀需求。低保檔案管理原則上可分為分級管理和日常管理。分級管理主要包括：低保戶向鄉(xiāng)鎮(zhèn)提出申請，填寫城鄉(xiāng)居民最低生活保障審批表，提交居民戶口簿復(fù)印件、家庭成員證明以及贍養(yǎng)、撫養(yǎng)證明；居民身份證復(fù)印件；家庭收入證明；殘疾證明等；經(jīng)街道、鎮(zhèn)政府民政部門進(jìn)行審核，提出意見，最后報(bào)縣民政局審查做出聯(lián)審聯(lián)批決定。若審核通過，縣民政局根據(jù)低保對象花名冊、低保對象分類統(tǒng)計(jì)表，低保金統(tǒng)計(jì)表劃撥憑證等相關(guān)的低保資料進(jìn)行低保金社會化發(fā)放操作，并定期對低保戶進(jìn)行檢查、臨時(shí)抽查。由此可見，低保戶的審批過程經(jīng)過民政部門三個(gè)層面：社區(qū)、鎮(zhèn)、縣級部門，由于每個(gè)部門針對管理低保檔案資料不同，在進(jìn)行管理工作的同時(shí)，應(yīng)該對低保檔案進(jìn)行規(guī)范管理，這樣才能更好地保障檔案完整性，從而能保障低保工作順利進(jìn)行。而日常管理類檔案是在分級管理工作中所形成的，是對各類檔案進(jìn)行日常管理，低保對象申報(bào)材料審批后，以戶為單元建檔，實(shí)行一戶一號制度，在低保戶存在期間，民政部門可根據(jù)實(shí)際情況對低保戶的低保金進(jìn)行停發(fā)、增發(fā)、減發(fā)等，實(shí)施動(dòng)態(tài)監(jiān)管。檔案的管理人員必須對低保家庭經(jīng)濟(jì)狀況變動(dòng)表、收入證明、情況說明、審核材料、調(diào)查情況等資料進(jìn)行歸檔，并裝訂成冊，實(shí)行有效管理。低保檔案管理涉及面較廣，工作量大，必須對低保對象全部建檔，實(shí)行審批分級管理、日常管理隨時(shí)歸檔的原則；并且應(yīng)規(guī)范管理流程，統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，確保低保工作進(jìn)行的井然有序。
2加強(qiáng)低保檔案基礎(chǔ)性工作
低保檔案真實(shí)地記錄了低保政策的落實(shí)情況，反映了享受低保待遇家庭的狀況，是決策低保資金發(fā)放的依據(jù)，是低保工作順利進(jìn)行的基礎(chǔ)。因此加強(qiáng)低保檔案基礎(chǔ)性工作至關(guān)重要。低保檔案工作的基本內(nèi)容：檔案的收集歸檔、整理編目、保管期限及移交、檔案的利用。
2.1低保檔案的收集及歸檔
鄉(xiāng)鎮(zhèn)指派專門人員，對申請低保人員填寫的審批表及相關(guān)的證明收集整理，建立資料檔案。縣級民政部門對提交的申報(bào)材料進(jìn)行審核，并進(jìn)行全部歸檔，做到隨辦隨歸，開口管理。
2.2低保檔案的整理編目
由于低保檔案是以戶為單元建檔，為妥善管理大批量檔案，應(yīng)將低保檔案按照申請審批過程中材料提交先后順序或文件重要程度進(jìn)行排列并編碼，放到檔案盒里，以便補(bǔ)充材料或增加新材料，低保檔案應(yīng)按照時(shí)間順序?qū)n案進(jìn)行排列、編號。
2.3低保檔案的保管期限及移交
因低保檔案實(shí)行一戶一號制度，實(shí)行開口管理，在低保存在期間，其保管期限應(yīng)在停保后確定，一般再保存5年，須提交機(jī)關(guān)綜合檔案室，因?yàn)閷儆诙唐诒４妫恍柘虍?dāng)?shù)赝墮n案局移交。
2.4低保檔案的利用
低保檔案主要供有關(guān)的管理機(jī)關(guān)及單位使用，不對外開放，未經(jīng)縣級以上機(jī)關(guān)，不允許將相關(guān)的低保資料信息對外公開。低保檔案一般僅限內(nèi)部查閱，不得外借。如若想查詢個(gè)人低保信息，可憑借身份證和低保證明經(jīng)審批查閱，但僅可查閱本人不得查閱其他人員檔案。
2.5完善低保對象個(gè)人申報(bào)材料
低保對象個(gè)人資料包括：個(gè)人申請書、低保對象申報(bào)（審批）表、低保對象家庭生活狀況調(diào)查表、誠信承諾書、法定贍養(yǎng)人員簽名認(rèn)可證實(shí)表、居民戶口薄、身份證復(fù)印件、申請人及家庭成員收入狀況證明，以及低保管理機(jī)構(gòu)要求提供的其他相關(guān)材料（如下崗證、社保證明、結(jié)婚證、離婚證或判決書、殘疾證、學(xué)生證或入學(xué)通知書、就業(yè)狀況證明、勞動(dòng)能力狀況證明、按有關(guān)政策領(lǐng)取一次性補(bǔ)助費(fèi)的數(shù)額及用途證明、有關(guān)裁決判決材料等）。低保審批表僅有一份，由縣民政局存檔。凡低保申報(bào)材料不齊全的一律不予審批。
2.6加強(qiáng)低保檔案資料的收集與整理
低保對象個(gè)人資料檔案，實(shí)行一戶一檔，編號管理。城鄉(xiāng)低保檔案以鄉(xiāng)鎮(zhèn)（街道）為單位收集整理，做到一戶一檔；低保對象個(gè)人資料檔案不齊全的，各地要以低保對象簽到、年審為契機(jī)進(jìn)行收集補(bǔ)齊存檔。縣民政局應(yīng)配備低保檔案柜和低保檔案盒。除低保個(gè)人資料建檔外，低保金領(lǐng)取存折發(fā)放表、低保對象花名冊、調(diào)整（停止）低保待遇花名冊等業(yè)務(wù)資料和公文材料也要一并建檔。
3動(dòng)態(tài)報(bào)表類的檔案管理
城市低保：《城市低保對象綜合統(tǒng)計(jì)表》、《城市低保對象保障金發(fā)放審批表》、《城市低保對象動(dòng)態(tài)情況統(tǒng)計(jì)表》、《城市低保對象花名表》（電子版）、《城市低保對象分類施保情況統(tǒng)計(jì)表》、《城市低保特定救助對象統(tǒng)計(jì)表》、《城市低保特定救助對象統(tǒng)計(jì)表》按月上報(bào)，每月二十五日前報(bào)當(dāng)月報(bào)表。農(nóng)村低保：《農(nóng)村低保對象綜合統(tǒng)計(jì)表》、《農(nóng)村低保對象保障金發(fā)放審批表》、《農(nóng)村低保對象動(dòng)態(tài)情況統(tǒng)計(jì)表》、《農(nóng)村低保對象花名表》（電子版）。以上報(bào)表按季上報(bào)，每年三月、六月、九月、十二月三十日前報(bào)本季報(bào)表。當(dāng)月（季）各報(bào)表間的戶數(shù)、人數(shù)、金額等要相互對應(yīng)吻合。其中，新審批、復(fù)核無變化、終止，復(fù)核有變化等對象填寫《城市（農(nóng)村）低保對象花名表》時(shí)，要按規(guī)定表樣分開填寫。
4注重低保信息化管理
隨著經(jīng)濟(jì)體制的改革，社會的發(fā)展越來越機(jī)械化、電子化、信息化。由于低保工作涉及面廣，要井然有序地管理不同階段所產(chǎn)生的低保檔案，這對于社會需求發(fā)展必定是一種挑戰(zhàn)。檔案在分級管理時(shí)，若審核通過，鄉(xiāng)鎮(zhèn)民政部門應(yīng)將低保信息錄入到信息管理系統(tǒng)，形成與紙質(zhì)檔案相應(yīng)的電子檔案，實(shí)現(xiàn)信息化管理。
作者：翟羽佳 單位：輝南縣民政局
