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摘要：檔案資源體系建設(shè)是地方綜合檔案館的基本任務(wù)，對維護(hù)黨和國家歷史真實(shí)面貌，滿足經(jīng)濟(jì)建設(shè)、社會(huì)發(fā)展和廣大人民群眾需要提供檔案服務(wù)具有重要意義。文章主要闡述了綜合檔案館檔案資源體系建設(shè)的重要意義、總體要求和主要途徑。
關(guān)鍵詞：綜合檔案館；資源體系建設(shè)；思考
地方綜合檔案館（以下稱檔案館）的檔案是本行政區(qū)域內(nèi)政治、經(jīng)濟(jì)、科技、文化、民族、宗教、民生等經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展水平的真實(shí)記錄。在新時(shí)代，為滿足經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展及廣大人民群眾利用檔案的迫切需求，彰顯檔案館在檔案事業(yè)發(fā)展中的主體地位，檔案館應(yīng)采取積極有效措施，建立起數(shù)量充足、內(nèi)容豐富、種類齊全、載體多樣、結(jié)構(gòu)合理、質(zhì)量優(yōu)化的館藏檔案體系。
1.1檔案資源體系建設(shè)是檔案館踐行“為黨管檔、為國守史、為民服務(wù)”宗旨的體現(xiàn)
“檔案工作姓黨”的政治屬性，要求檔案館時(shí)刻把為黨為國為民的責(zé)任擔(dān)當(dāng)扛在肩上，把對黨絕對忠誠的政治信念和一心為民的政治情懷體現(xiàn)在檔案館具體業(yè)務(wù)工作中，集中體現(xiàn)在檔案資源體系建設(shè)中。
1.2檔案館檔案資源體系建設(shè)是檔案工作“四個(gè)體系建設(shè)”的基礎(chǔ)和條件
檔案館的功能是在收藏檔案基礎(chǔ)上，提供利用檔案實(shí)現(xiàn)的，檔案資源是實(shí)現(xiàn)檔案館工作價(jià)值的基礎(chǔ)和前提。強(qiáng)化檔案資源體系建設(shè)，能為檔案利用服務(wù)體系建設(shè)等創(chuàng)造更好的條件和可能。
1.3檔案館檔案資源體系建設(shè)是推動(dòng)檔案事業(yè)在服務(wù)
大局中高質(zhì)量發(fā)展的重要途徑我國在全面建成小康社會(huì)的基礎(chǔ)上，開啟了建設(shè)社會(huì)主義現(xiàn)代化國家的新征程。檔案資源作為基礎(chǔ)性、戰(zhàn)略性信息資源的價(jià)值日益顯現(xiàn)，檔案工作在黨和國家各項(xiàng)事業(yè)中的支撐作用更加突出。在檔案工作服務(wù)黨和國家大局的背景下，檔案資源體系建設(shè)能夠更好地推動(dòng)檔案事業(yè)的發(fā)展。
2檔案館檔案資源體系建設(shè)的總體要求
檔案館作為永久保存檔案的基地和利用檔案的中心，館藏檔案資源體系建設(shè)總體要求是館藏內(nèi)容豐富、質(zhì)量優(yōu)化，其健全的標(biāo)志表現(xiàn)為館藏內(nèi)容豐富、門類齊全，結(jié)構(gòu)合理、載體多樣，完整精煉、質(zhì)量優(yōu)化。
2.1內(nèi)容豐富、門類齊全
依法依規(guī)將屬于檔案館接收范圍的檔案最大限度地接收進(jìn)館，達(dá)到館藏?cái)?shù)量充足、內(nèi)容豐富、門類齊全。2.1.1按照檔案形成者的不同，既要接收反映黨政機(jī)關(guān)及有關(guān)社會(huì)組織公務(wù)活動(dòng)形成的政務(wù)、公務(wù)檔案進(jìn)館，又要接收關(guān)系廣大人民群眾切身利益的民生檔案進(jìn)館。2.1.2按照檔案的內(nèi)容不同，既要接收記錄反映黨政機(jī)關(guān)及有關(guān)社會(huì)組織主要職能活動(dòng)的文書檔案進(jìn)館，又要接收有關(guān)企業(yè)經(jīng)營、基本建設(shè)、自然科學(xué)研究等科技檔案和專門檔案進(jìn)館。2.1.3按照檔案形成的時(shí)間不同，既要接收新中國成立后的當(dāng)代檔案進(jìn)館，又要接收和征集歷史檔案資料進(jìn)館。2.1.4按照檔案形成者級別的不同，既要接收領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)形成的檔案，又要接收其直屬部門、下級單位以及具有代表性的基層單位檔案進(jìn)館。2.2結(jié)構(gòu)合理、載體多樣2.2.1檔案館應(yīng)根據(jù)一個(gè)時(shí)期內(nèi)社會(huì)利用的總要求，對所接收的檔案要有明確分工，根據(jù)檔案的成份和數(shù)量，將館藏各種門類檔案按照一定比例組成一個(gè)有機(jī)整體，形成合理的館藏結(jié)構(gòu)。例如縣級檔案館在全面收藏反映本縣域內(nèi)政治、經(jīng)濟(jì)、科技、文化等歷史真實(shí)面貌的檔案外，還要重點(diǎn)收藏具有地方特色、民族特色和著名人物、重大歷史事件檔案進(jìn)館。2.2.2檔案館收藏檔案的載體應(yīng)具有多樣性。除收藏傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案進(jìn)館外，還應(yīng)接收諸如照片檔案、影片檔案、錄音錄像磁帶、光盤、電子文檔等新型載體材料檔案進(jìn)館。2.2.3不同級別的檔案館在接收檔案進(jìn)館的同時(shí)，應(yīng)接收與館藏檔案內(nèi)容相關(guān)的各類資料進(jìn)館。
2.3完整精煉、質(zhì)量優(yōu)化
完整精煉、質(zhì)量優(yōu)化的要義是實(shí)現(xiàn)館藏檔案數(shù)量與質(zhì)量的統(tǒng)一。資源優(yōu)劣直接關(guān)系著檔案信息的可信度和價(jià)值量，必須進(jìn)行優(yōu)化和控制。2.3.1完整，就是使館藏檔案在特定的時(shí)間和空間上全面反映一定地域的歷史全貌，全面收藏建國前后各個(gè)歷史時(shí)期的檔案，并保持收藏范圍內(nèi)各個(gè)全宗檔案的完整。精煉，是對館藏檔案的質(zhì)量要求，即采取相應(yīng)措施，對館2021.7下蘭臺(tái)內(nèi)外蘭臺(tái)縱橫藏檔案進(jìn)行優(yōu)化，以較少的檔案實(shí)體包含較多的檔案信息，提高保管利用效益。2.3.2質(zhì)量優(yōu)化，是指嚴(yán)把進(jìn)館檔案質(zhì)量關(guān)。包括宏觀和微觀兩個(gè)方面。宏觀質(zhì)量指檔案資源的整體質(zhì)量，主要是檔案內(nèi)容的豐富性、結(jié)構(gòu)的合理性、門類載體的多樣性，及滿足社會(huì)需求的廣泛性。微觀質(zhì)量指每個(gè)全宗、每件（卷）檔案的質(zhì)量，體現(xiàn)在檔案的內(nèi)容完整、準(zhǔn)確程度和整理加工及載體質(zhì)量。
3檔案館檔案資源體系建設(shè)的主要途徑
主要包括兩個(gè)方面：一是依據(jù)相關(guān)檔案法律法規(guī)，最大限度地豐富館藏；二是樹立優(yōu)化觀念，在豐富館藏基礎(chǔ)上優(yōu)化檔案資源。
3.1依據(jù)相關(guān)檔案法律法規(guī)，將屬于本館收藏范圍內(nèi)的檔案資料收集齊全
3.1.1當(dāng)前和今后一個(gè)時(shí)期，地方檔案館應(yīng)依據(jù)國家檔案局關(guān)于《各級各類檔案館收集檔案范圍的規(guī)定》，主要接收本級組織機(jī)構(gòu)檔案、全部或部分接收本級機(jī)構(gòu)的下屬單位和臨時(shí)機(jī)構(gòu)的檔案（縣級檔案館接收鄉(xiāng)鎮(zhèn)機(jī)構(gòu)形成的檔案）、本行政區(qū)域歷史檔案、本行政區(qū)域內(nèi)重大活動(dòng)和重要事件檔案及涉及民生的專業(yè)檔案，本行政區(qū)域內(nèi)的社會(huì)組織、集體和民營企事業(yè)單位、基層群眾自治組織、家庭和個(gè)人形成的對國家和社會(huì)有利用價(jià)值的檔案，部門檔案館保存的本部門及其直屬單位形成的履行行政管理職能的檔案、破產(chǎn)轉(zhuǎn)制國有企業(yè)和撤銷事業(yè)單位檔案、有助于了解檔案內(nèi)容和立檔單位歷史的資料等。3.1.2各綜合檔案館應(yīng)依據(jù)上述規(guī)定，制定本館收集檔案范圍實(shí)施細(xì)則和工作方案，經(jīng)上級檔案行政管理部門同意后施行。實(shí)施細(xì)則和工作方案應(yīng)包括收集檔案的指導(dǎo)思想、范圍、載體、時(shí)限和要求等。3.1.3檔案館在制定本館收集檔案范圍實(shí)施細(xì)則同時(shí)，制定實(shí)施《本館接收檔案進(jìn)館單位及進(jìn)館檔案種類目錄》。該目錄可根據(jù)檔案資源體系建設(shè)需要適時(shí)進(jìn)行調(diào)整，實(shí)行動(dòng)態(tài)管理。
3.2轉(zhuǎn)變思想觀念，增強(qiáng)優(yōu)化意識，在豐富館藏的同時(shí)進(jìn)行檔案資源優(yōu)化，實(shí)現(xiàn)館藏?cái)?shù)量與質(zhì)量的統(tǒng)一、檔案館服務(wù)功能最大化
3.2.1樹立優(yōu)化意識，增強(qiáng)優(yōu)化館藏的自覺性。一段時(shí)期，一些檔案館強(qiáng)調(diào)豐富館藏而忽視館藏質(zhì)量的提高，把豐富館藏單純理解為館藏?cái)?shù)量的增加，使館藏資源體系建設(shè)的指導(dǎo)思想發(fā)生偏差。我們應(yīng)牢固樹立館藏資源數(shù)量與質(zhì)量統(tǒng)一的優(yōu)化觀念，使館藏檔案資源建設(shè)的指導(dǎo)思想從片面追求數(shù)量向數(shù)量與質(zhì)量并重轉(zhuǎn)變。3.2.2嚴(yán)格控制進(jìn)館檔案范圍和數(shù)量。檔案館應(yīng)對接收范圍內(nèi)的全宗逐個(gè)進(jìn)行分析論證，正確評估全宗內(nèi)檔案的現(xiàn)實(shí)價(jià)值和潛在價(jià)值，科學(xué)準(zhǔn)確地確定進(jìn)館檔案范圍和數(shù)量。一般情況下，一級單位形成的全宗，只要是記述和反映該單位主要職能活動(dòng)的具有永久或者長期保存價(jià)值的檔案應(yīng)全部接收進(jìn)館，這是綜合檔案館檔案資源的主體。而二、三級單位形成的全宗，只選擇少數(shù)具有典型性、代表性的全宗中有重大影響和價(jià)值的檔案進(jìn)館，防止將價(jià)值不大的檔案接收進(jìn)館。3.2.3消除館藏檔案的過量重復(fù)。館藏檔案的過量重復(fù)，必然造成館藏檔案資源臃腫龐大，造成人力，財(cái)力和物力的浪費(fèi)，給有效利用服務(wù)帶來困擾。館藏檔案重復(fù)包括形式上的重復(fù)、內(nèi)容上的重復(fù)和同一份文件不同稿本的重復(fù)。為減輕館藏檔案的重復(fù)，檔案館應(yīng)會(huì)同機(jī)關(guān)檔案室做好檔案進(jìn)館前的審核工作，把每個(gè)單位擬進(jìn)館檔案放在整個(gè)檔案館接收范圍的全局中去考慮。就一個(gè)全宗而言，原則上只要求把記述和反映本單位主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的檔案進(jìn)館，避免片面追求立檔單位檔案的小而全。3.2.4及時(shí)剔除失去保持價(jià)值的檔案。為改變館藏檔案臃腫繁雜、玉石不分的狀況，應(yīng)根據(jù)檔案鑒定處置的有關(guān)法律法規(guī)及業(yè)務(wù)規(guī)范的規(guī)定，有計(jì)劃地對館藏檔案進(jìn)行有針對性的再鑒定，及時(shí)銷毀或者另行處置確實(shí)失去保存利用價(jià)值的檔案。3.2.5確定館藏檔案資料的合理比例結(jié)構(gòu)。館藏檔案資源體系是按一定比例、順序和層次組成的有機(jī)整體。館藏檔案資源的優(yōu)化要求館藏檔案中的不同門類、不同載體檔案之間，館藏檔案與資料之間的比例適當(dāng)。3.2.5.1館藏檔案層次分明。按照進(jìn)館檔案所屬立檔單位的職責(zé)和級別，館藏檔案應(yīng)分層次。第一層次應(yīng)是本級黨政機(jī)關(guān)、團(tuán)體等一級單位的檔案，是主體；第二層次是各主管機(jī)關(guān)所屬的分管某一方面或?qū)ｉT業(yè)務(wù)單位的檔案，是主體必要的組成部分。第三層次是基層單位形成的檔案，是補(bǔ)充，應(yīng)有選擇地接收進(jìn)館。3.2.5.2館藏檔案與資料比例適當(dāng)。在館藏檔案資源體系建設(shè)中，應(yīng)堅(jiān)持檔案為主資料為輔的指導(dǎo)思想。收集資料的目的是有助于了解檔案內(nèi)容和立檔單位的歷史。應(yīng)注意資料與檔案的關(guān)聯(lián)性，即資料在內(nèi)容和形式上與檔案有關(guān)。注意資料與檔案的互補(bǔ)性，即資料對檔案內(nèi)容有補(bǔ)充、替代或說明作用。注意資料與檔案的原生性，即各單位編印出版的檔案匯編、史志、年鑒、大事記、全宗介紹以及反映某一重大事件、重要活動(dòng)的資料等，實(shí)際上是由檔案轉(zhuǎn)化來的，這是資料收集的重點(diǎn)。
作者:王麗茹 單位:吉林省交響樂團(tuán)副研究館員
