作者：王聰 陳民 單位：宿遷學(xué)院 宿遷市宿城區(qū)人民法院

司法機(jī)關(guān)卷宗檔案保存現(xiàn)狀及問(wèn)題

1.司法機(jī)關(guān)卷宗檔案保存制度現(xiàn)狀。依照《中華人民共和國(guó)檔案法》、《中華人民共和國(guó)檔案法實(shí)施細(xì)則》、《機(jī)關(guān)檔案工作條例》以及《人民法院檔案管理辦法》，各級(jí)人民法院設(shè)立專(zhuān)門(mén)對(duì)檔案進(jìn)行管理的檔案機(jī)構(gòu)，由檔案機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)集中統(tǒng)一管理本院的包括各種門(mén)類(lèi)和載體的全部檔案。人民法院的檔案機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)認(rèn)真負(fù)責(zé)，積極提供利用，切實(shí)為審判工作和其他相關(guān)工作服務(wù)。對(duì)于人民法院各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和全體工作人員來(lái)說(shuō)，確保檔案的完整與安全，是他們的共同任務(wù)。在監(jiān)管和指導(dǎo)方面，地方各級(jí)人民法院從事檔案工作的檔案機(jī)構(gòu)及其人員，接受上級(jí)人民法院檔案機(jī)構(gòu)以及同級(jí)檔案行政管理部門(mén)的監(jiān)督和指導(dǎo)。在管理內(nèi)容上，司法機(jī)關(guān)的檔案部門(mén)負(fù)責(zé)檔案的接收和整理、檔案的利用、檔案的鑒定和移交以及檔案的保護(hù)和防護(hù)。

2.司法機(jī)關(guān)卷宗檔案保存存在的問(wèn)題。

首先，司法機(jī)關(guān)由于工作的特殊性，機(jī)關(guān)的業(yè)務(wù)工作人員大部分都是國(guó)家公務(wù)員，從事檔案管理的人員有些是書(shū)記員或者法官助理兼任，有些是專(zhuān)門(mén)聘用的專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員，這兩部分群體共同構(gòu)成了目前法院案卷檔案的保存人員。案卷檔案在內(nèi)容上是案卷，所以在案卷整理上要符合案件進(jìn)程的法律程序，這樣才能夠更加有序地存檔，為以后的查詢(xún)和利用提供方便。同時(shí)，案卷檔案形式復(fù)雜多樣，不僅有大量的紙質(zhì)檔案，還有一部分?jǐn)?shù)字形式存在的檔案，這樣對(duì)檔案的計(jì)算機(jī)技術(shù)有著一定的要求，在當(dāng)前無(wú)紙化辦公的要求下，很多地區(qū)都在進(jìn)行紙質(zhì)檔案掃描存檔的信息化建設(shè)，這一建設(shè)對(duì)信息管理的技術(shù)要求又更加嚴(yán)格了。當(dāng)然，案卷檔案保存作為一種基本的檔案管理內(nèi)容，對(duì)檔案管理的管理知識(shí)也是有著一定要求的。而在當(dāng)下，司法機(jī)關(guān)當(dāng)中從事檔案管理的人群很難能夠同時(shí)具備這三方面的要求，即如果由書(shū)記員或者法官助理兼任的檔案管理人員，在法律知識(shí)方面不缺乏，但是信息管理技術(shù)方面就有所欠缺；法院招聘的專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員在信息管理技術(shù)方面有特長(zhǎng)，但是檔案管理知識(shí)和法律知識(shí)也是軟肋；對(duì)于檔案學(xué)專(zhuān)業(yè)畢業(yè)后經(jīng)招聘進(jìn)入司法機(jī)關(guān)的人員來(lái)說(shuō)，法律知識(shí)也有一定的欠缺。因此，就司法機(jī)關(guān)的檔案管理人員的總和素質(zhì)上來(lái)說(shuō)，還不能夠滿(mǎn)足當(dāng)前案卷檔案保存的要求[2]。

其次，司法機(jī)關(guān)案卷檔案的保存與利用沒(méi)有很好的接軌。司法機(jī)關(guān)案卷檔案的保存與利用是司法機(jī)關(guān)檔案管理的兩個(gè)最為重要的內(nèi)容，而在當(dāng)前的檔案管理制度之下，這兩個(gè)方面并沒(méi)有很好地接軌。法院的案卷調(diào)取基本都是臨時(shí)緊急性質(zhì)的調(diào)卷，因此存在實(shí)體操作先進(jìn)性，后續(xù)再將借卷、歸檔信息輸入信息系統(tǒng)的現(xiàn)象。這種現(xiàn)象就是案卷檔案的保存與利用沒(méi)有接軌的表現(xiàn)。之所以會(huì)產(chǎn)生這種現(xiàn)象，問(wèn)題在兩個(gè)方面。一方面，在當(dāng)前的法院檔案保存制度之下，仍然按照傳統(tǒng)的檔案保存方式和保存方法，沒(méi)有根據(jù)檔案信息化發(fā)展需求建立起檔案資源共享電子平臺(tái)，缺乏檔案保存與利用的反饋信息平臺(tái)，這樣檔案的利用信息和保存信息就不能很快地反映出來(lái)，即可能會(huì)造成檔案利用上的不便捷，也造成了檔案管理上的不透明；另外一方面，檔案管理人員的服務(wù)理念和重視程度不夠。檔案管理部門(mén)是非常重要的部門(mén)，但是在功能上來(lái)說(shuō)還是一個(gè)服務(wù)部門(mén)而非管理部門(mén)，其作用就是既要發(fā)揮案卷檔案的社會(huì)功用，又要保證檔案的完整和安全。由于檔案管理工作的枯燥和繁瑣，很多檔案管理人員工作態(tài)度和工作熱情比較低，這一點(diǎn)就嚴(yán)重影響了案卷檔案的利用，是造成案卷檔案的保存與利用的不接軌的原因之一。

最后，目前司法機(jī)關(guān)案卷檔案的保存模式和管理理念上也存在著一些問(wèn)題，主要表現(xiàn)在重內(nèi)不重外，缺乏大局觀。司法機(jī)關(guān)的案卷檔案形成于審判業(yè)務(wù)部門(mén)的審判業(yè)務(wù)工作過(guò)程當(dāng)中，但是對(duì)案卷檔案的利用卻不局限于審判業(yè)務(wù)部門(mén)，本院的執(zhí)行部門(mén)和其他部門(mén)也可能需要利用這些檔案；除此之外，其他法院或者上級(jí)法院也經(jīng)常會(huì)因?yàn)榘讣年P(guān)聯(lián)性或者審判監(jiān)督作用的發(fā)揮等原因，以及監(jiān)獄管理部門(mén)對(duì)在押犯人的減刑假釋等處理、檢察機(jī)關(guān)在偵查或者起訴過(guò)程中對(duì)案件當(dāng)事人情況進(jìn)行確認(rèn)等等情況也可能需要利用這些檔案。而在當(dāng)前的案卷檔案保存模式之下，各級(jí)法院各自管理本院自身形成的訴訟檔案，在管理上只重層級(jí)，不重集中統(tǒng)一。由于大多數(shù)基層法院的人、財(cái)、物力量有限，實(shí)踐中訴訟檔案庫(kù)房嚴(yán)重不足、檔案人員匱乏成為普遍現(xiàn)象。同時(shí)，由于各自為政，不同法院的規(guī)定不盡相同，加之實(shí)體卷宗使用不便、借閱環(huán)節(jié)上的安全無(wú)法充分保障等特點(diǎn)，導(dǎo)致跨院、跨省借閱訴訟檔案時(shí)難度較大，法院之間、檢法之間因此產(chǎn)生的矛盾日益凸顯。這些原因都導(dǎo)致了案卷檔案保存但無(wú)法很好地發(fā)揮社會(huì)效用[3]。

【摘要】信息技術(shù)在各行各業(yè)得到了廣泛的應(yīng)用，尤其在檔案管理工作中更是發(fā)揮了重要的作用，機(jī)關(guān)檔案信息化管理已經(jīng)成為一種必然趨勢(shì)，這是機(jī)關(guān)檔案管理水平提升的重要舉措，因此，探討機(jī)關(guān)檔案信息化管理的關(guān)鍵問(wèn)題很有必要，希望機(jī)關(guān)檔案管理工作更加高效。

【關(guān)鍵詞】機(jī)關(guān)檔案；信息化管理；關(guān)鍵問(wèn)題；解決途徑

一、機(jī)關(guān)檔案信息化管理的必要性

機(jī)關(guān)檔案資源不僅數(shù)量龐大，而且涉及的內(nèi)容廣泛、復(fù)雜，這給檔案管理工作提出了更高的要求。首先利用信息技術(shù)可以將檔案資源實(shí)現(xiàn)電子化，不用再考慮蟲(chóng)咬、受潮、溫度等因素，保存更加完整、穩(wěn)定、時(shí)間更長(zhǎng)，同時(shí)節(jié)省了空間，降低了成本，還不易損壞。其次，工作效率進(jìn)一步提高，信息化管理借助電子媒介，使存儲(chǔ)、保管、查閱等環(huán)節(jié)更加便捷，把工作人員從繁重的工作中解放出來(lái)，使檔案管理更加科學(xué)化，同時(shí)檔案的管理、查詢(xún)和閱讀更加方便，輕輕點(diǎn)擊鼠標(biāo)就可以搞定，工作效率大大提高了。另外實(shí)現(xiàn)了辦公低碳環(huán)保無(wú)紙化，信息化節(jié)省了大量的紙張，利于環(huán)境保護(hù)，這與現(xiàn)代的工作理念相一致。還有實(shí)現(xiàn)了資源共享，這就更加提高了檔案資源的使用率，機(jī)關(guān)單位的各個(gè)部門(mén)利用網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，就能夠進(jìn)行實(shí)時(shí)、在線(xiàn)的交流，避免了很多不必要的麻煩，保障了工作的開(kāi)展更順利。從方方面面來(lái)看，信息技術(shù)的使用使傳統(tǒng)的檔案管理發(fā)生了巨大的變革，機(jī)關(guān)檔案管理借助信息化這一現(xiàn)代化的發(fā)展平臺(tái)，檔案管理水平一定會(huì)有一個(gè)質(zhì)的飛躍。

二、機(jī)關(guān)檔案信息化管理出現(xiàn)的問(wèn)題

隨著機(jī)關(guān)檔案信息化進(jìn)程的加快，也暴露出一些問(wèn)題：軟硬件更新不及時(shí)；網(wǎng)絡(luò)安全還不夠穩(wěn)定；服務(wù)功能、人員素質(zhì)需要進(jìn)一步提高等等，以促進(jìn)檔案管理水平的提高。

三、機(jī)關(guān)檔案信息化管理的解決途徑

【摘要】

隨著我國(guó)有關(guān)檔案法律法規(guī)的頒布，各機(jī)關(guān)對(duì)檔案管理的重視度也有所提高，但是，目前我國(guó)機(jī)關(guān)檔案管理還存在著許多不足之處，深入了解機(jī)關(guān)檔案管理在政務(wù)工作中的作用，并找出相應(yīng)的對(duì)策對(duì)我國(guó)機(jī)關(guān)檔案管理現(xiàn)狀進(jìn)行改善，有助于更好地建設(shè)中國(guó)特色社會(huì)主義政治。

【關(guān)鍵詞】

機(jī)關(guān)檔案；政務(wù)工作；作用；改善對(duì)策

我國(guó)檔案工作的建設(shè)起步較晚，近幾年來(lái)才逐漸被人們普遍重視，隨著2014年《關(guān)于加強(qiáng)和改進(jìn)新形勢(shì)下檔案工作的意見(jiàn)》的頒布，各企事業(yè)單位以及團(tuán)體機(jī)構(gòu)組織才將檔案管理納入到日常工作中來(lái)。由于機(jī)關(guān)政府等肩負(fù)著服務(wù)社會(huì)和管理社會(huì)的責(zé)任與使命，其檔案管理就顯得愈發(fā)重要。機(jī)關(guān)檔案管理同其他事業(yè)單位和學(xué)校等公益性機(jī)構(gòu)中檔案管理不相同，具有很強(qiáng)的政治性和保密性，在對(duì)其進(jìn)行管理時(shí)需要較強(qiáng)的專(zhuān)業(yè)性和技術(shù)性。同樣，機(jī)關(guān)檔案所起的作用也與其他檔案不同，該檔案不僅服務(wù)于機(jī)關(guān)單位本身，也服務(wù)于整個(gè)社會(huì)，關(guān)乎國(guó)計(jì)民生。要想做好機(jī)關(guān)檔案管理，就必須了解其在機(jī)關(guān)政務(wù)工作中所起到的作用，從而意識(shí)到其重要性，才能潛意識(shí)地去做好管理工作。

一、機(jī)關(guān)檔案管理在政務(wù)工作中的作用分析

（一）機(jī)關(guān)檔案管理為機(jī)關(guān)內(nèi)部控制建設(shè)提供可靠依據(jù)。

機(jī)關(guān)事務(wù)檔案是指機(jī)關(guān)在事務(wù)性活動(dòng)中形成的，有查考、利用和保存價(jià)值的各種形式和載體的歷史記錄。機(jī)關(guān)事務(wù)檔案是機(jī)關(guān)事務(wù)工作中不可缺少的基礎(chǔ)性工作，是機(jī)關(guān)優(yōu)化職能職責(zé)、保持政務(wù)運(yùn)行通暢、提升機(jī)關(guān)事務(wù)保障管理效能、保護(hù)單位和干部職工合法權(quán)益以及維護(hù)機(jī)關(guān)事務(wù)性工作發(fā)展真實(shí)歷史面貌的一項(xiàng)重要工作。

1存在的問(wèn)題

經(jīng)過(guò)我們的調(diào)研和梳理，當(dāng)前的機(jī)關(guān)事務(wù)檔案管理工作主要存在以下三方面的問(wèn)題：

1.1收集不完全

一是不少與機(jī)關(guān)事務(wù)工作相關(guān)的文件材料，如業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)、網(wǎng)頁(yè)信息等存在應(yīng)存檔、未存檔的現(xiàn)象。二是一些在機(jī)關(guān)事務(wù)性工作實(shí)施過(guò)程中形成的過(guò)程性信息資料，被排除在了檔案歸集范圍之外。三是與機(jī)關(guān)事務(wù)工作相關(guān)的音像檔案、實(shí)物檔案和基建檔案等內(nèi)容數(shù)量多，其歸集整理的完整性、規(guī)范性被長(zhǎng)期忽視。

1.2未實(shí)現(xiàn)集中統(tǒng)一

管理機(jī)關(guān)事務(wù)管理工作具有繁瑣性、重復(fù)性等特點(diǎn)。許多省級(jí)單位為方便工作，對(duì)機(jī)關(guān)事務(wù)檔案實(shí)行項(xiàng)目管理制，將經(jīng)常需要使用的、工作過(guò)程中形成的文件材料保留在相關(guān)業(yè)務(wù)處室，未及時(shí)進(jìn)行歸檔。這種分散的檔案管理方式，極易造成機(jī)關(guān)事務(wù)文件材料歸檔不及時(shí)、整理不規(guī)范的狀況。隨著人員調(diào)離、崗位職責(zé)變動(dòng)，還存在檔案資料散失甚至泄密的安全隱患。

摘要：技術(shù)的革新是時(shí)展的重要?jiǎng)恿?，近年?lái)，在社會(huì)不斷發(fā)展的過(guò)程中，出現(xiàn)了信息技術(shù)。計(jì)算機(jī)信息技術(shù)屬于劃時(shí)代技術(shù)，這項(xiàng)技術(shù)在我國(guó)當(dāng)前的各個(gè)領(lǐng)域中都發(fā)揮出了非常重要的作用，計(jì)算機(jī)信息技術(shù)具有許多現(xiàn)代化功能，可以實(shí)現(xiàn)信息的高速傳遞和處理，加速了人們的生活節(jié)奏，推動(dòng)了時(shí)代的進(jìn)步。在機(jī)關(guān)檔案管理過(guò)程中應(yīng)用這項(xiàng)技術(shù)，管理效率可以得到明顯的提升，具有非常重要的現(xiàn)實(shí)意義。本文對(duì)機(jī)關(guān)檔案管理信息化進(jìn)行分析，并且提出了幾點(diǎn)淺見(jiàn)。

關(guān)鍵詞：機(jī)關(guān)檔案管理；管理模式；計(jì)算機(jī)信息技術(shù)

一、計(jì)算機(jī)信息技術(shù)在機(jī)關(guān)檔案管理中應(yīng)用的重要意義

（一）拓展檔案資源范圍。對(duì)于機(jī)關(guān)檔案管理工作來(lái)說(shuō)，計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用，在根本上改變了傳統(tǒng)的管理模式，有效的提升了檔案管理的效率，拓展檔案管理資源的范圍。在傳統(tǒng)的機(jī)關(guān)檔案管理工作中，檔案資源獲取的方式非常單一，資源的獲取量以及準(zhǔn)確性都不能滿(mǎn)足實(shí)際的工作需求，檔案資源的缺失，會(huì)給機(jī)關(guān)單位的工作帶來(lái)漏洞，影響到我國(guó)行政工作的正常開(kāi)展。在信息時(shí)代的背景下，這種技術(shù)上的現(xiàn)實(shí)可以得到有效的突破，信息化的機(jī)關(guān)檔案管理模式，在檔案資源的獲取上具有先天性的優(yōu)勢(shì)，資源獲取范圍更廣，而且檔案獲取的速度和準(zhǔn)確性都可以得到保證，為機(jī)關(guān)單位的工作提供有效的依據(jù)。

（二）實(shí)現(xiàn)了系統(tǒng)化的檔案管理。在信息時(shí)代，機(jī)關(guān)檔案管理工作必須要結(jié)合社會(huì)的發(fā)展趨勢(shì)及時(shí)的進(jìn)行革新，信息化的檔案管理模式已經(jīng)成為了檔案管理工作必然的發(fā)展方向。通過(guò)計(jì)算機(jī)信息技術(shù)在其中的應(yīng)用，可以實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的系統(tǒng)化，在信息技術(shù)的作用下，把檔案管理工作中的各個(gè)分項(xiàng)工作進(jìn)行串聯(lián)，形成一個(gè)完善的系統(tǒng)，形成標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理模式，是機(jī)關(guān)檔案管理工作創(chuàng)新的一種重要表現(xiàn)形式，這種變化表明了我國(guó)正式的進(jìn)入到了信息時(shí)代，具有非常重要的意義。

（三）減少檔案留存風(fēng)險(xiǎn)。在傳統(tǒng)的機(jī)關(guān)檔案管理過(guò)程中，檔案的存儲(chǔ)需要采用紙張的方式，這種紙質(zhì)媒介會(huì)占用大量的空間，在檔案信息調(diào)閱的過(guò)程中非常的不便利，工作效率很低，而且這種檔案管理方式，檔案信息非常容易破損和遺失，給機(jī)關(guān)單位工作的開(kāi)展造成嚴(yán)重的阻礙。通過(guò)計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的應(yīng)用，可以有效的消除傳統(tǒng)管理模式中存在的弊端，信息化的辦公方式具有高效、快捷的特點(diǎn)，大量的機(jī)關(guān)檔案信息可以使用數(shù)據(jù)存儲(chǔ)軟件進(jìn)行保存，如圖一所示，有效的解決了空間占用率大的問(wèn)題，而且管理人員可以把這些檔案信息進(jìn)行分類(lèi)處理，按照一定的順序編制檔案目錄，在需要這些檔案信息的時(shí)候，可以快速的進(jìn)行搜索和獲取，從而提升了機(jī)關(guān)單位的工作效率，這種信息化的檔案信息存儲(chǔ)方式不容易發(fā)生丟失和破損，但是需要做好網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)工作，避免病毒的入侵給機(jī)關(guān)檔案管理造成消極影響。

二、計(jì)算機(jī)技術(shù)在機(jī)關(guān)檔案管理中的應(yīng)用建議

摘要：推進(jìn)數(shù)字檔案建設(shè)是網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下機(jī)關(guān)檔案管理的必然要求，但同時(shí)也面臨著新的安全風(fēng)險(xiǎn)。文章分析了網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下機(jī)關(guān)數(shù)字檔案安全管理的重要性，闡述了機(jī)關(guān)數(shù)字檔案安全管理內(nèi)容，并提出了機(jī)關(guān)數(shù)字檔案安全管理具體策略與路徑。

關(guān)鍵詞：網(wǎng)絡(luò)環(huán)境;機(jī)關(guān)檔案管理;數(shù)字檔案;安全管理;大數(shù)據(jù)技術(shù)

在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，現(xiàn)代信息技術(shù)的快速發(fā)展和廣泛應(yīng)用對(duì)機(jī)關(guān)檔案管理產(chǎn)生重要影響，特別是機(jī)關(guān)數(shù)字檔案安全管理，更是面臨著巨大挑戰(zhàn)[1]。因此，要對(duì)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的機(jī)關(guān)數(shù)字檔案安全風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行系統(tǒng)研究，根據(jù)機(jī)關(guān)數(shù)字檔案安全風(fēng)險(xiǎn)特點(diǎn)與問(wèn)題，制定和實(shí)施有針對(duì)性的解決措施。機(jī)關(guān)檔案數(shù)字化帶來(lái)新的問(wèn)題，涉及新的載體安全、內(nèi)容安全、過(guò)程安全等諸多問(wèn)題，是機(jī)關(guān)檔案管理傳統(tǒng)模式所不曾遇到的，必須以新的思想、技術(shù)、方法與路徑，對(duì)機(jī)關(guān)數(shù)字檔案管理系統(tǒng)開(kāi)展安全管理[2]。特別是在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，數(shù)字檔案存儲(chǔ)和查詢(xún)利用時(shí)空分離，更要對(duì)機(jī)關(guān)數(shù)字檔案的安全性進(jìn)行實(shí)時(shí)動(dòng)態(tài)管理，避免機(jī)關(guān)數(shù)字檔案在查詢(xún)利用各個(gè)環(huán)節(jié)中受到外在侵害。加強(qiáng)機(jī)關(guān)數(shù)字檔案安全管理，可以有效保障機(jī)關(guān)檔案信息的安全。

一、網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的機(jī)關(guān)數(shù)字檔案安全管理內(nèi)容

網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的機(jī)關(guān)數(shù)字檔案安全管理，內(nèi)容涵蓋了數(shù)字檔案管理各個(gè)環(huán)節(jié)，主要包含了機(jī)關(guān)數(shù)字檔案基礎(chǔ)設(shè)施和運(yùn)行環(huán)境安全管理、機(jī)關(guān)數(shù)字檔案數(shù)據(jù)安全管理、機(jī)關(guān)數(shù)字檔案的網(wǎng)絡(luò)安全管理、機(jī)關(guān)數(shù)字檔案應(yīng)用安全管理、機(jī)關(guān)數(shù)字檔案系統(tǒng)安全管理、機(jī)關(guān)數(shù)字檔案的人員安全管理、機(jī)關(guān)數(shù)字檔案的授權(quán)和審計(jì)安全管理等方面內(nèi)容[3]。

1.機(jī)關(guān)數(shù)字檔案的基礎(chǔ)設(shè)施和運(yùn)行環(huán)境安全管理。機(jī)關(guān)檔案數(shù)字化建設(shè)，需要投入大量資金，購(gòu)置專(zhuān)門(mén)檔案管理設(shè)備和專(zhuān)業(yè)檔案管理系統(tǒng)。由于資金投入的限制，一定程度上導(dǎo)致機(jī)關(guān)數(shù)字檔案主機(jī)系統(tǒng)安全等級(jí)較低問(wèn)題，供電條件、防火防盜、溫度和濕度等必備條件難以保障，甚至把機(jī)關(guān)數(shù)字檔案簡(jiǎn)單地存儲(chǔ)在一臺(tái)未加密、未備份的普通電腦中，給機(jī)關(guān)數(shù)字檔案帶來(lái)很大的安全隱患。

2. 機(jī)關(guān)數(shù)字檔案的數(shù)據(jù)安全管理。載體與介質(zhì)安全、檔案數(shù)據(jù)訪問(wèn)安全、檔案數(shù)據(jù)完整性和可用性、檔案數(shù)據(jù)存儲(chǔ)備份等，都是機(jī)關(guān)數(shù)字檔案的數(shù)據(jù)安全管理主要內(nèi)容[4]。在機(jī)關(guān)數(shù)字檔案的數(shù)據(jù)安全管理中，介質(zhì)損壞、電腦病毒、硬盤(pán)損壞等，都可能導(dǎo)致機(jī)關(guān)數(shù)字檔案資源被破壞或者被非法使用、被惡意篡改等。數(shù)據(jù)是機(jī)關(guān)數(shù)字檔案的核心，機(jī)關(guān)檔案數(shù)據(jù)一旦發(fā)生上述問(wèn)題，將給機(jī)關(guān)數(shù)字檔案帶來(lái)無(wú)法估量的損失。

摘要：闡述了機(jī)關(guān)檔案數(shù)字化的內(nèi)涵與作用，針對(duì)機(jī)關(guān)檔案數(shù)字化質(zhì)量與安全控制的內(nèi)容，提出了機(jī)關(guān)檔案數(shù)字化過(guò)程中的質(zhì)量和安全控制措施，為提高機(jī)關(guān)檔案管理水平提供借鑒。

關(guān)鍵詞：機(jī)關(guān)檔案；數(shù)字化；數(shù)字檔案；質(zhì)量控制；安全管理

20世紀(jì)80年代，檔案數(shù)字化興起，歷經(jīng)四十多年的發(fā)展，進(jìn)入信息化社會(huì)以后，在數(shù)據(jù)技術(shù)的助推下，進(jìn)入到一個(gè)新的發(fā)展階段。機(jī)關(guān)檔案數(shù)字化以后，可以通過(guò)遠(yuǎn)程在線(xiàn)進(jìn)行查詢(xún)、利用與管理，拓展了機(jī)關(guān)檔案服務(wù)范圍，節(jié)約了大量社會(huì)資源[1]。機(jī)關(guān)檔案數(shù)字化過(guò)程中，同樣面臨著安全保密和質(zhì)量管理等問(wèn)題需要改進(jìn)，最終更好地實(shí)現(xiàn)機(jī)關(guān)檔案信息資源在線(xiàn)服務(wù)。

一、機(jī)關(guān)檔案數(shù)字化的內(nèi)涵與作用

1.機(jī)關(guān)檔案數(shù)字化內(nèi)涵。機(jī)關(guān)檔案數(shù)字化，主要是利用掃描儀等設(shè)備，對(duì)機(jī)關(guān)傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，使紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化成為新的可以在光盤(pán)、磁盤(pán)、電腦等載體上進(jìn)行存儲(chǔ)和利用的數(shù)字信息[2]。在現(xiàn)代信息社會(huì)中，對(duì)傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案開(kāi)展數(shù)字化功能處理與優(yōu)化，不僅可以促進(jìn)檔案信息資源共享和利用，還可以建立檔案存儲(chǔ)、利用與管理新型模式，對(duì)檔案管理工作對(duì)象與內(nèi)容進(jìn)行豐富。

2.機(jī)關(guān)檔案數(shù)字化作用。機(jī)關(guān)檔案數(shù)字化處理的價(jià)值與意義，主要體現(xiàn)為有利于機(jī)關(guān)檔案存儲(chǔ)與利用。具體體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面[3]。

第一，機(jī)關(guān)檔案數(shù)字化有利于檔案存儲(chǔ)。在傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理中，主要是以紙質(zhì)檔案資料為載體，通過(guò)字跡記錄信息進(jìn)行整理。機(jī)關(guān)紙質(zhì)檔案在存儲(chǔ)過(guò)程中，受制于紙張使用年限和紙張耐久度等因素影響，經(jīng)過(guò)長(zhǎng)時(shí)間保存以后，可能會(huì)產(chǎn)生紙張老化、字跡模糊等問(wèn)題。機(jī)關(guān)紙質(zhì)檔案在保存期間還會(huì)受到蟲(chóng)蛀、潮濕等外部環(huán)境影響，從而產(chǎn)生檔案信息損壞或丟失等問(wèn)題。為了延長(zhǎng)紙質(zhì)檔案使用壽命，就要對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，以電子檔案替代紙質(zhì)檔案使用。而對(duì)于破損的機(jī)關(guān)紙質(zhì)檔案來(lái)說(shuō)，必須對(duì)其數(shù)字檔案進(jìn)行圖像修復(fù)，確保檔案內(nèi)容可讀性。

摘要：機(jī)關(guān)事務(wù)管理部門(mén)是保障黨委、政府及其他部門(mén)工作正常運(yùn)轉(zhuǎn)的重要機(jī)構(gòu)，在運(yùn)行過(guò)程中會(huì)產(chǎn)生大量有價(jià)值的檔案，這些檔案對(duì)優(yōu)化政府服務(wù)職能，提升政府服務(wù)水平都具有重要意義。因此，有必要重視機(jī)關(guān)事務(wù)管理部門(mén)檔案管理模式創(chuàng)新，通過(guò)檔案管理信息化建設(shè)，充分利用檔案信息資源。

關(guān)鍵詞：機(jī)關(guān)事務(wù)；檔案管理；模式創(chuàng)新

《機(jī)關(guān)檔案工作條例》明確規(guī)定，要加強(qiáng)對(duì)黨委、政府及其他機(jī)關(guān)檔案管理，更好地為機(jī)關(guān)工作服務(wù)。機(jī)關(guān)檔案工作有助于提高機(jī)關(guān)工作效率，提升工作質(zhì)量。按照這一要求，機(jī)關(guān)事務(wù)管理部門(mén)應(yīng)主動(dòng)適應(yīng)時(shí)展趨勢(shì)，推進(jìn)檔案管理模式創(chuàng)新，更好地為機(jī)關(guān)事務(wù)管理工作服務(wù)。

1機(jī)關(guān)事務(wù)管理部門(mén)傳統(tǒng)檔案管理模式的局限

當(dāng)前，仍有很多機(jī)關(guān)事務(wù)管理部門(mén)沿用傳統(tǒng)檔案管理模式，未設(shè)置專(zhuān)門(mén)部門(mén)，多由辦公室兼管，服務(wù)對(duì)象主要是領(lǐng)導(dǎo)和其他機(jī)關(guān)單位，一般不對(duì)外開(kāi)放。這種封閉式的管理模式很難發(fā)揮檔案的價(jià)值和作用。隨著我國(guó)機(jī)關(guān)事務(wù)改革的不斷推進(jìn)，傳統(tǒng)檔案管理模式的弊端逐漸暴露出來(lái)，影響工作。

1.1檔案管理門(mén)檻過(guò)高，影響檔案資源利用。機(jī)關(guān)事務(wù)管理部門(mén)檔案一般都來(lái)源于本部門(mén)和有關(guān)黨政機(jī)關(guān)，要想查閱相關(guān)檔案，不僅需要層層審批，甚至還需要其他單位開(kāi)具介紹信才能夠查閱相關(guān)檔案，社會(huì)公眾想接觸這些檔案困難重重。同時(shí)機(jī)關(guān)事務(wù)管理部門(mén)檔案服務(wù)方式單一，缺少主動(dòng)服務(wù)意識(shí)，查詢(xún)相關(guān)檔案必須到檔案室，這種單一的服務(wù)方式不利于檔案資源的充分利用。受有關(guān)保密工作的片面影響，認(rèn)為機(jī)關(guān)事務(wù)管理局的檔案主要服務(wù)于黨政機(jī)關(guān)，由于保密需要不能對(duì)機(jī)關(guān)事務(wù)管理局的相關(guān)檔案進(jìn)行利用和開(kāi)發(fā)，更談不上面向社會(huì)公開(kāi)。

1.2機(jī)關(guān)事務(wù)檔案管理手段落后。管理手段是否先進(jìn)，直接影響檔案管理效果。當(dāng)前，仍有部分機(jī)關(guān)事務(wù)管理部門(mén)在檔案管理工作中采取傳統(tǒng)的手工模式，即使部分單位推進(jìn)了檔案信息化建設(shè)，但投入資金相對(duì)較少，無(wú)論是檔案管理硬件設(shè)施，還是軟件系統(tǒng)，都難以滿(mǎn)足當(dāng)前檔案管理的實(shí)際需要。由于檔案管理手段落后，難以實(shí)現(xiàn)傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案向數(shù)字檔案轉(zhuǎn)變，也無(wú)法建立檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)，很多有價(jià)值的檔案信息難以運(yùn)用大數(shù)據(jù)、云計(jì)算等技術(shù)對(duì)其進(jìn)行系統(tǒng)開(kāi)發(fā)。一些檔案管理信息系統(tǒng)與信息系統(tǒng)不兼容，出現(xiàn)了“數(shù)字孤島”問(wèn)題。