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摘要：事業(yè)單位在實踐的過程中，直接形成的原始記錄就是其檔案信息。檔案信息不僅具有記錄有關(guān)事務(wù)進展情況、財產(chǎn)變動情況以及人事變化等功能，而且還能準(zhǔn)確記錄群眾的反饋信息，服務(wù)社會。在對檔案信息進行管理的過程中，如果想要確保檔案信息的各個階段更加系統(tǒng)完備，就需要運用現(xiàn)代化的手段對其進行管理。為了有效降低事業(yè)單位檔案管理的成本，最大限度提高使用效率，就必須對檔案信息資源進行科學(xué)的存儲、使用與開發(fā)，才能使得各個部門實現(xiàn)資源的共享，進而使得檔案信息發(fā)揮最大的價值。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；檔案信息；資源共享

1引言

由于社會的發(fā)展，為事業(yè)單位帶來了新的發(fā)展機遇，同時也兼具挑戰(zhàn)。這與當(dāng)前信息資源日趨完善的背景息息相關(guān)，基于此，以往的檔案管理已經(jīng)難以滿足現(xiàn)代事業(yè)單位發(fā)展的要求，甚至還會使得檔案管理成為無效管理。為此，事業(yè)單位要想更加科學(xué)的管理檔案信息，就必須以檔案管理信息化建設(shè)為基礎(chǔ)，深入剖析檔案管理中可能存在的問題，并制定與之相對應(yīng)的措施，才能將檔案管理的作用發(fā)揮到極致。

2檔案信息化建設(shè)的內(nèi)容

對于相關(guān)的檔案建設(shè)管理部門來說，其職責(zé)在于組織和規(guī)劃檔案，進行檔案的信息化建設(shè)。相關(guān)人員為了更加完善檔案管理工作，在具體管理的過程中，結(jié)合了現(xiàn)代信息技術(shù)，不僅提高了檔案的使用效率，還能夠使得檔案資源更好發(fā)揮自身的價值。同時，檔案管理模式作為檔案管理任務(wù)改革的重點，應(yīng)進行有效地創(chuàng)新。為此，要想盡可能提高檔案資源的保管安全性、延長使用壽命，就需要把工作重心放在檔案儲存管理中去，才能夠在提高檔案管理工作效率的基礎(chǔ)上，促使其實現(xiàn)信息化發(fā)展。另外，在進行檔案信息化建設(shè)的過程中，還要遵循以下幾個原則，即檔案一體化、雙軌制度、網(wǎng)絡(luò)安全等。由于檔案信息化是一個漫長的上升的發(fā)展過程，所以在建設(shè)的過程中對于工作人員也有嚴(yán)格的要求，首先應(yīng)當(dāng)掌握現(xiàn)代互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，其次還要熟練運用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)完成各項檔案管理工作，才能使得檔案資源實現(xiàn)循環(huán)利用。

3事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)的重要意義

3.1事業(yè)單位檔案資料永久性保存

對于以前的檔案存儲方式來說，其實就是簡單地將不同類型的紙質(zhì)檔案放在固定位置，從而便于檔案管理人員隨時查看。然而在具體工作的過程中，由于紙質(zhì)檔案自身具有不穩(wěn)定性，不僅容易受到陰雨天氣的影響，而且由于時間的推移，還會出現(xiàn)字跡模糊消失等現(xiàn)象。為此，就需要盡快推行事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)工作。要想更好的存儲紙質(zhì)檔案信息，應(yīng)有效地利用信息化建設(shè)將其轉(zhuǎn)化為電子信息數(shù)據(jù)。只有這樣才能更好保存文件，同時還能最大限度減少空間占有率，從而使得一些重要檔案實現(xiàn)永久性保存。

3.2方便單位對檔案信息進行管理

對于單位檔案來說，數(shù)量是顯著變化的。由于受到單位發(fā)展模式以及工作種類的影響，檔案的數(shù)據(jù)量也會相應(yīng)的變化。所以，以往的檔案管理模式已經(jīng)難以支撐現(xiàn)代工作的需求。為了有效提高工作效率，就需要利用現(xiàn)代化信息技術(shù)將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子信息數(shù)據(jù)，并根據(jù)一定的規(guī)律儲存在數(shù)據(jù)庫中。另外，為了方便檔案管理人員查找信息數(shù)據(jù)，還增加了搜索模式。通過搜索關(guān)鍵字的方式，就能夠準(zhǔn)確快速地找到相關(guān)信息。搜索模式的增加大大簡化了檔案管理的流程，實現(xiàn)了高效管理。

4當(dāng)前檔案信息資源共享存在的問題

4.1檔案資源信息共享信息化手段落后

由于社會信息化不斷深入，事業(yè)單位在檔案管理的過程中，要想實現(xiàn)資源的整合開發(fā)與共享，就需要引用信息化手段。現(xiàn)階段，對于一些事業(yè)單位來說，雖然引入了數(shù)字化電子檔案管理新模式，但仍有部分事業(yè)單位依然使用老舊的紙質(zhì)檔案管理方式。既沒有運用信息化進行數(shù)據(jù)保存，也沒有對軟件設(shè)備進行更新，甚至有些單位還將信息化管理手段看作是一種負(fù)擔(dān)。長此以往，不僅會使得電子檔案的使用率降低，而且還會阻礙信息共享化的實現(xiàn)。

4.2缺乏熟悉計算機技術(shù)的綜合管理人員

所謂檔案管理工作，簡單來說就是整合、分類、管理和保存大量的、重要的檔案信息資料。而檔案信息資源共享則是利用現(xiàn)代計算機為依托，將數(shù)據(jù)資料錄入、保存共享于計算機中。這就對檔案管理人員提出了新的要求，管理人員不僅需要掌握基礎(chǔ)的檔案管理技術(shù)，而且還要熟練掌握計算機的運行操作。然而，對于當(dāng)前的事業(yè)單位檔案管理人員來說，不僅部分人員不具備檔案管理能力，而且匱乏計算機應(yīng)用知識，難以勝任檔案管理工作。另外，由于事業(yè)單位缺乏對檔案管理人員的崗前培訓(xùn)，所以使得事業(yè)單位檔案信息管理工作開展緩慢。

4.3檔案管理開發(fā)利用率低

對于老舊的事業(yè)單位檔案管理而言，其采取的管理模式往往都是分塊管理，也就是說，不同的部門分別掌管不同的檔案類型，具體劃分為員工人事檔案、戶籍檔案、醫(yī)保檔案等，這樣的管理模式使得檔案信息資源嚴(yán)重分離，大大加劇了檔案信息資源整合共享的難度。現(xiàn)階段，由于相關(guān)部門并沒有對檔案信息資源共享建設(shè)進行具體協(xié)調(diào)，也沒有建立完善的常設(shè)管理機構(gòu)，所以使得檔案管理共享建設(shè)難以進行下去。另外，事業(yè)單位在進行檔案管理的過程中，并不能夠產(chǎn)生收益，所以很多事業(yè)單位管理人員出現(xiàn)輕視檔案管理工作的現(xiàn)象。對于當(dāng)前的檔案管理工作來說，僅僅是將檔案進行簡單收集、保存、復(fù)制、移動，并不重視對其的開發(fā)和利用工作，從而使得很多具有價值的檔案信息難以發(fā)揮真正的作用，進而導(dǎo)致檔案信息的共享率極低。

4.4對檔案管理中的信息安全保障不夠

針對事業(yè)單位檔案信息來說，包含我國的科教文衛(wèi)體等各個方面的信息，而且很多檔案信息中含有較多的機密文件，一旦在檔案管理的過程中重要信息遭到嚴(yán)重泄露，那么將會造成巨大的損失。如果事業(yè)單位的檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施不達(dá)標(biāo)，數(shù)字信息化掃描設(shè)備不健全，那么以往的紙質(zhì)檔案就很可能會毀損、丟失，甚至還會給不法分子篡改的機會，這些都會造成嚴(yán)重的不良影響。另外，一部分事業(yè)單位的安全意識薄弱，對重要的信息資源沒有進行安全保密處理，造成隨意查閱等不良現(xiàn)象，大大增加了檔案保密信息泄露的風(fēng)險。另外，對于電子信息化數(shù)據(jù)來說，由于計算機網(wǎng)絡(luò)具有廣域性的特點，所以如果不加以保護，那么重要的信息可能會被竊取、盜用。基于此，檔案信息管理部門在建設(shè)檔案信息化的過程中，就必須注重對檔案信息共享安全性的維護。針對那些檔案信息資源，如果在必要時必須公開，嚴(yán)格依照國家的有關(guān)規(guī)定，在保障檔案信息資料安全的前提下，才能對檔案信息資源進行合理的公開使用，只有這樣才能保障檔案管理中的信息安全。

5事業(yè)單位檔案信息資源共享的途徑

5.1加強檔案管理人員工作能力建設(shè)

事業(yè)單位在進行檔案信息資源整合的過程中，應(yīng)當(dāng)加強對檔案管理工作人員的能力培養(yǎng)。不僅要培養(yǎng)檔案管理人員自身的專業(yè)素養(yǎng)，還要提高其計算機應(yīng)用技術(shù)的水平。事業(yè)單位在進行檔案信息資源共享建設(shè)時，應(yīng)當(dāng)加大對人力和資源的投入。應(yīng)當(dāng)大量招聘檔案管理專業(yè)技能過硬且具備熟練操作計算機技能的綜合性人員。為了招聘更多的人才，事業(yè)單位還應(yīng)當(dāng)盡可能提高工資、福利待遇以及不斷優(yōu)化職稱評定的方法，才能充分激發(fā)管理人員的工作積極性和創(chuàng)造性。針對當(dāng)前的檔案管理崗位人員來說，事業(yè)單位還需要對其進行培訓(xùn)。除了需要加強不同部門、不同地區(qū)之間的業(yè)務(wù)溝通以外，還需要學(xué)習(xí)更加先進的檔案管理制度，努力做到與時俱進。同時，需要對其進行系統(tǒng)的計算機應(yīng)用知識培訓(xùn)，使其掌握先進的人員檔案管理工作綜合處理技術(shù)，才能推動現(xiàn)代檔案共享化發(fā)展。

5.2確保檔案信息資源共享安全

由于受到當(dāng)前網(wǎng)絡(luò)傳播速度過快的影響，很多具有孤本性和機密性的檔案就要在保障安全的前提下進行管理。對于管理的硬件設(shè)備來說，應(yīng)當(dāng)對信息儲存設(shè)備以及檔案室進行安全防護，不僅要注重調(diào)節(jié)檔案室的溫度和濕度，還要做好檔案室的防火、防盜等工作，同時還應(yīng)當(dāng)明確有關(guān)人員的職責(zé)，建立崗位責(zé)任制。在制度上，事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)不斷完善安全保密責(zé)任管理機制，不僅要與管理人員訂立安全保密責(zé)任書，還需要對檔案進行安全保密分級管理，只有在前期鑒別檔案保密級別，才能做好后期的開發(fā)和共享工作。對于需要共享的檔案資料，在進行公開前，還需要按照有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)對其進行全方位的審查。在軟件技術(shù)上，為了盡可能地確保信息安全，還需要建立保護機制，例如可以引進數(shù)字加密技術(shù)、建立信息資源備份庫、云信息安全防護等。只有不斷加強檔案信息網(wǎng)絡(luò)管理的精密度，才能避免檔案信息在傳輸?shù)倪^程中出現(xiàn)問題。

5.3加強事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)與發(fā)展

現(xiàn)階段，如果想要盡可能完善現(xiàn)代事業(yè)單位檔案管理制度，就必須要不斷加強事業(yè)單位檔案管理的信息化建設(shè)，才能有利于信息資源的共享。對于事業(yè)單位來說，應(yīng)當(dāng)盡可能的引進與自身發(fā)展相適應(yīng)的軟硬件設(shè)備，例如掃描儀、計算機等現(xiàn)代硬件系統(tǒng)。通過這些現(xiàn)代信息技術(shù)，不僅可以對圖片和文字等檔案信息進行數(shù)據(jù)化保存，還能夠有利于單位上下級及平級單位之間進行溝通。利用單位內(nèi)部局域網(wǎng)，可以將檔案信息資源進行共享，從而實現(xiàn)跨部門、跨區(qū)域信息互換。另外，要想使得更多的人能夠在線網(wǎng)絡(luò)進行檔案信息的溝通與交流，還可以在信息資源共享平臺中添加信息檢索功能以及在線溝通新模式，只有讓檔案信息多跑路，讓檔案信息管理人員少跑腿，才能充分調(diào)動檔案信息資料，進而實現(xiàn)檔案信息的價值。

5.4構(gòu)建檔案信息資源共享體系，提升檔案安全管理水平

檔案信息資源安全性的高低與檔案信息資源的真實性、準(zhǔn)確性和完整性息息相關(guān)。基于此，對于事業(yè)單位而言，在建設(shè)檔案信息資源共享時，就需要做好安全建設(shè)工作，建立健全安全管理體系。首先，事業(yè)單位要想做好檔案管理共享工作，可以引入?yún)^(qū)塊鏈技術(shù)、數(shù)字加密技術(shù)、訪問權(quán)限等現(xiàn)代科技，才能有效提高檔案信息資源共享的安全性，從而最大限度地避免病毒系統(tǒng)的入侵。其次，事業(yè)單位還要做好安全防范工作，建立云儲存?zhèn)浞荨榇耍聵I(yè)單位可以與百度云盤等互聯(lián)網(wǎng)公司進行戰(zhàn)略合作，從而實現(xiàn)云服務(wù)與檔案管理系統(tǒng)的融合發(fā)展。最后，對于特殊檔案，還要增加安全意識，對檔案信息資源進行自動備份。5.5提升檔案信息資源管理工作的靈活性事業(yè)單位只有與市場經(jīng)濟的實際發(fā)展情況相結(jié)合，并應(yīng)用于體制中去，才能充分發(fā)揮社會職能。然而，在結(jié)合發(fā)展的過程中，由于沒有具體的要求，難以實現(xiàn)對整個過程的控制，所以為了有效避免風(fēng)險，還需要謹(jǐn)慎應(yīng)用。為此，在這一階段融入管理方案，可以使得管理工作更加科學(xué)、有效。在改善工作靈活性的過程中，管理人員只有做好分析工作，并與其他部門進行協(xié)同發(fā)展，才能使其作用發(fā)揮到極致。另外，現(xiàn)階段工作中，整個社會更加注重以人為本，在開展工作時，盡可能提高工作的靈活性，才能調(diào)動管理人員的積極性，進而有利于事業(yè)單位實現(xiàn)長足發(fā)展。

5.6強化檔案信息資源的統(tǒng)籌規(guī)劃

所謂檔案信息資源共享，不僅是一項較為系統(tǒng)的工程，而且還是一項艱巨的耗時耗力的任務(wù)。首先需要進行資源整合，然后建設(shè)信息化平臺，進而實現(xiàn)檔案資源的共享，在共享的過程中，就需要對整個任務(wù)進行整體的規(guī)劃布局，建立完整的規(guī)劃體系，形成“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分層管理”的事業(yè)單位檔案管理制度。同時，為了最大限度的轉(zhuǎn)變現(xiàn)階段在管理中存在的分散、條塊分割的現(xiàn)象，還需要建立更加權(quán)威的、能夠不斷整合檔案信息資源的共享機制，才能真正實現(xiàn)檔案信息資源的統(tǒng)籌規(guī)劃。

6結(jié)束語

事業(yè)單位在進行檔案管理的過程中，除了需要不同部門、不同級別的統(tǒng)籌配合，還需要與檔案使用者之間建立完善的溝通、協(xié)調(diào)機制。建設(shè)事業(yè)單位的檔案管理系統(tǒng)工程，不僅需要對檔案實體、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、信息、系統(tǒng)、人才結(jié)構(gòu)進行強有力的整合，還需要不斷優(yōu)化資源結(jié)構(gòu)、確保軟件設(shè)備供應(yīng)、人力資源保障，才能實現(xiàn)信息資源共享。總之，事業(yè)單位的本質(zhì)就是公共服務(wù)中心，在對檔案進行管理的過程中，需要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的收集、整理的理念，不斷創(chuàng)新管理手段，建立健全信息化檔案管理制度，并把檔案管理的工作重心轉(zhuǎn)移到信息資源開發(fā)利用中去，才能實現(xiàn)資源的融合，進而切實可行地服務(wù)于人民群眾。

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作者:徐力 單位:甘肅省質(zhì)量審核中心