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摘要：重大建設(shè)項(xiàng)目管理過(guò)程中會(huì)形成項(xiàng)目檔案，是項(xiàng)目建設(shè)中的重要無(wú)形資產(chǎn)，能夠?yàn)榻ㄔO(shè)項(xiàng)目投入使用后的管理、維護(hù)、合同糾紛、改建與擴(kuò)建等提供準(zhǔn)確的參考依據(jù)。重大建設(shè)項(xiàng)目檔案覆蓋面廣、形成時(shí)間長(zhǎng)、涉及內(nèi)容多，且科技含量較高，具備技術(shù)化、專業(yè)化等特征，極大程度上增加了檔案管理工作的難度，這也就對(duì)檔案管理人員提出了更高要求，要求其擁有專業(yè)技能、良好知識(shí)素養(yǎng)，將檔案管理工作貫徹在重大建設(shè)項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中，充分發(fā)揮檔案管理人員監(jiān)督、檢查等作用，從而保障重大建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作的質(zhì)量與效率。

關(guān)鍵詞：檔案管理；重大建設(shè)項(xiàng)目；工作人員；重要作用

近年來(lái)，我國(guó)城市化建設(shè)步伐不斷加快，重大建設(shè)項(xiàng)目逐漸增多，直接突出了檔案管理工作的重要性，完整、真實(shí)、準(zhǔn)確的檔案可有效反映工程建設(shè)情況，因此，必須加大對(duì)檔案管理工作的重視程度，相關(guān)檔案管理人員應(yīng)積極承擔(dān)自身職責(zé)，堅(jiān)持“嚴(yán)謹(jǐn)規(guī)范”、“高效科學(xué)”的檔案管理原則，利用現(xiàn)代化管理技術(shù)，提升檔案管理的有效性。但受到多種內(nèi)外部因素的影響，當(dāng)前重大建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作中仍存在多種問(wèn)題，基于此，本研究重點(diǎn)從做好項(xiàng)目前期工作探究做好檔案管理工作的途徑。

一、重大建設(shè)項(xiàng)目檔案工作概述

重大建設(shè)項(xiàng)目涉及領(lǐng)域廣，利益主體多，為科學(xué)防范重大建設(shè)項(xiàng)目過(guò)程的質(zhì)量等問(wèn)題，必須加大對(duì)項(xiàng)目檔案管理工作的重視程度，重大建設(shè)項(xiàng)目檔案主要為真實(shí)、準(zhǔn)確記錄項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程的管理活動(dòng)，是進(jìn)行項(xiàng)目施工、竣工驗(yàn)收、監(jiān)督、審計(jì)工作的參考依據(jù)。重大項(xiàng)目檔案管理始終貫徹在項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中，其具備多個(gè)特征：（1）中大建設(shè)項(xiàng)目施工周期長(zhǎng)、投資量大、涉及利益主體多[1]，在施工過(guò)程中會(huì)產(chǎn)生大量文件材料，也會(huì)相應(yīng)增長(zhǎng)檔案的歸檔周期，同時(shí)檔案文件資料的收集難度較大，其內(nèi)外部門之間的協(xié)作較為復(fù)雜、形成環(huán)節(jié)較多，整個(gè)檔案管理工作任務(wù)量大，如果沒(méi)有高素質(zhì)檔案管理人員支持，很有可能出現(xiàn)檔案文件整理不規(guī)范等多種問(wèn)題；（2）重大建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作是工程施工過(guò)程的主要組成模塊，其目的在于記錄項(xiàng)目建設(shè)施工過(guò)程、結(jié)果[2]，其能夠用于解決項(xiàng)目糾紛、管理項(xiàng)目事宜、維護(hù)項(xiàng)目工程，特別是竣工后的維護(hù)、改造過(guò)程，檔案都發(fā)揮著不可替代的作用；（3）重大建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作覆蓋在工程立項(xiàng)、設(shè)計(jì)、管理等多個(gè)環(huán)節(jié)，其記錄形式包括視頻、圖表、聲像等，可有效為重大項(xiàng)目的施工、運(yùn)行提供參考依據(jù)，能夠科學(xué)指導(dǎo)工作，從而降低工程整體投入、避免浪費(fèi)[3]，具備良好的經(jīng)濟(jì)效益、社會(huì)效益。同時(shí)，項(xiàng)目檔案還直接記錄著施工環(huán)節(jié)，反映出工程資產(chǎn)變化情況，因此良好的項(xiàng)目檔案有利于保護(hù)好項(xiàng)目權(quán)益；（4）重大建設(shè)項(xiàng)目檔案的驗(yàn)收環(huán)節(jié)是項(xiàng)目竣工后的重要環(huán)節(jié)，如果項(xiàng)目檔案工作驗(yàn)收不合格，將會(huì)直接影響項(xiàng)目驗(yàn)收環(huán)節(jié)的進(jìn)行，在這個(gè)過(guò)程中，檔案人員的素質(zhì)顯得尤為重要。

二、重大建設(shè)項(xiàng)目中發(fā)揮檔案管理人員重要作用的有效對(duì)策

重大建設(shè)項(xiàng)目中檔案管理工作占據(jù)著重要地位，為提升檔案管理工作的質(zhì)量與效率，必須培養(yǎng)高素質(zhì)、復(fù)合型檔案管理工作人員，堅(jiān)持規(guī)范、科學(xué)的工作理念，合理運(yùn)用檔案管理信息化技術(shù)，避免檔案管理工作常見(jiàn)問(wèn)題。

（一）積極主動(dòng)，做好項(xiàng)目前期工作

重大建設(shè)項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)人員應(yīng)根據(jù)項(xiàng)目建設(shè)需求，在項(xiàng)目前期建立健全檔案管理機(jī)構(gòu)，聘請(qǐng)專業(yè)的檔案管理人員，其機(jī)構(gòu)分為專門檔案室、檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組、檔案管理三級(jí)網(wǎng)絡(luò)機(jī)構(gòu)，具體如表1所示： 同時(shí)，檔案管理人員也應(yīng)積極主動(dòng)地承擔(dān)自身責(zé)任，樹立項(xiàng)目大局意識(shí)，突出集體利益的重要性，在申報(bào)重大建設(shè)項(xiàng)目前就主動(dòng)開展檔案管理工作，積極跟進(jìn)項(xiàng)目方案設(shè)計(jì)情況、不同工作的審批結(jié)果，結(jié)合重大建設(shè)項(xiàng)目的內(nèi)容，推測(cè)可能出現(xiàn)的檔案材料，與相關(guān)負(fù)責(zé)人進(jìn)行溝通交流，根據(jù)施工方案、施工計(jì)劃科學(xué)指導(dǎo)檔案管理工作，防止資料收集不完整等問(wèn)題。在實(shí)際檔案管理過(guò)程中，首先，檔案管理工作人員應(yīng)堅(jiān)持《國(guó)家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》的基本要求，結(jié)合項(xiàng)目情況，分析形成檔案材料的條件、參建單位業(yè)務(wù)狀況，科學(xué)明確業(yè)主單位、設(shè)計(jì)單位、監(jiān)理單位、勘察單位等不同主體的檔案職責(zé)[5]，規(guī)范項(xiàng)目文件材料的整理范圍，工作人員應(yīng)將檔案管理分為資料整理、分析、驗(yàn)收等環(huán)節(jié)，確定文件資料歸檔范圍，根據(jù)項(xiàng)目需求確定檔案的保管期限，引入分階段、分期的檔案收集方式，堅(jiān)持關(guān)鍵項(xiàng)目階段、重點(diǎn)環(huán)節(jié)檢查、監(jiān)督相協(xié)調(diào)的原則，建立健全重要文件資料的流向網(wǎng)絡(luò)，動(dòng)態(tài)跟蹤文件檔案的變化情況，即使項(xiàng)目施工人員、負(fù)責(zé)人員、技術(shù)人員改變，也能夠保障檔案的完整性、真實(shí)性。檔案管理人員應(yīng)充分發(fā)揮自身主觀能動(dòng)性，了解檔案形成流向，找準(zhǔn)檔案產(chǎn)生規(guī)律，簡(jiǎn)化項(xiàng)目檔案收集環(huán)節(jié)。同時(shí)，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人員與檔案管理人員應(yīng)不斷完善項(xiàng)目檔案的相關(guān)管理規(guī)章制度，將檔案管理工作覆蓋在每一項(xiàng)目建設(shè)環(huán)節(jié)，促使統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、制度格局的形成，為項(xiàng)目檔案管理工作奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。加強(qiáng)不同部門之間的團(tuán)結(jié)協(xié)作，充分發(fā)揮部門本身行政職能功能，引入合同制管理方式，提升檔案管理的有效性。

（二）明確和強(qiáng)化責(zé)任，實(shí)現(xiàn)全程跟蹤

在重大建設(shè)項(xiàng)目中檔案管理工作人員應(yīng)強(qiáng)化責(zé)任意識(shí)，掌握檔案管理主動(dòng)權(quán)，充分發(fā)揮自身承上啟下的作用。首先，檔案管理人員也應(yīng)不斷拓寬自身知識(shí)面，主動(dòng)地學(xué)習(xí)相關(guān)檔案管理工作知識(shí)與理念，了解重大建設(shè)項(xiàng)目相關(guān)的技術(shù)、設(shè)計(jì)、管理知識(shí)，掌握與檔案產(chǎn)生有關(guān)的規(guī)律，防止在收集檔案資料的過(guò)程中出現(xiàn)人為失誤，多利用自身豐富的經(jīng)驗(yàn)，堅(jiān)持規(guī)范、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鲬B(tài)度，積極適應(yīng)網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的發(fā)展要求，利用現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)提升檔案管理工作的效率，實(shí)現(xiàn)真正意義上的全程跟蹤；其次，檔案管理人員應(yīng)實(shí)時(shí)了解項(xiàng)目施工進(jìn)度，加大對(duì)隱蔽工程的重視程度，如土建施工過(guò)程的水泥標(biāo)號(hào)、地基深度等，檔案管理人員都應(yīng)將申請(qǐng)文件、批復(fù)文件等收集起來(lái)，避免日后爭(zhēng)議時(shí)無(wú)參考依據(jù)。

（三）實(shí)現(xiàn)管理水平的提升，注重開發(fā)利用重點(diǎn)項(xiàng)目檔案

重大建設(shè)項(xiàng)目檔案管理部門應(yīng)堅(jiān)持現(xiàn)代化管理模式，合理協(xié)調(diào)好工程事前介入、施工控制、審核、驗(yàn)收等環(huán)節(jié)之間的管理，提升檔案管理工作人員本身管理水平。進(jìn)行項(xiàng)目檔案分類等工作時(shí)，可按照組織體系結(jié)構(gòu)，遵循成套性的管理規(guī)律，根據(jù)檔案管理的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，收集、形成完整的檔案材料，全面還原項(xiàng)目建設(shè)情況，特別關(guān)注工程中重點(diǎn)項(xiàng)目檔案，提升檔案管理的質(zhì)量與效率。

三、結(jié)束語(yǔ)：

綜上所述，隨著我國(guó)重大建設(shè)項(xiàng)目數(shù)量的不斷增多，對(duì)項(xiàng)目檔案管理工作提出了更高、更多層次的要求，檔案管理人員必須清楚意識(shí)到自身的責(zé)任，其應(yīng)不斷更新自身檔案管理理念，提高對(duì)于檔案管理工作的認(rèn)識(shí)，充分發(fā)揮自身在重大建設(shè)項(xiàng)目檔案管理中的檢查、指導(dǎo)作用，通過(guò)引進(jìn)現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)，科學(xué)提升檔案管理工作的效率與質(zhì)量，確保重大建設(shè)項(xiàng)目檔案的真實(shí)性、完整性、準(zhǔn)確性，從而為工程竣工后的相關(guān)事宜提供專業(yè)參考依據(jù)。

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作者:李杜鋒 單位:福建省清流縣重大項(xiàng)目前期辦公室