前言：尋找寫(xiě)作靈感？中文期刊網(wǎng)用心挑選的辦公室檔案管理工作淺論，希望能為您的閱讀和創(chuàng)作帶來(lái)靈感，歡迎大家閱讀并分享。

【摘要】

本文論述了通過(guò)提高對(duì)檔案管理工作的重視程度，加快辦公室檔案管理信息化建設(shè)和建立完善的檔案管理制度，使辦公室檔案管理更加規(guī)范，從而推進(jìn)各項(xiàng)工作的有序發(fā)展。

【關(guān)鍵詞】

辦公室；檔案管理

辦公室檔案管理工作是各項(xiàng)社會(huì)管理系統(tǒng)中不可缺少的組成部分，涉及面廣，信息量大。直接形成具有保存價(jià)值的各種文件、材料（包括圖表、文字材料、計(jì)算材料、音像制品和標(biāo)樣等），對(duì)單位其他工作的完善具有輔助性作用，有利于進(jìn)一步提高單位工作效能，更好地服務(wù)于單位廣大干部職工。因此，辦公室檔案管理工作具有十分重要的現(xiàn)實(shí)意義。

一、辦公室檔案管理的現(xiàn)狀

（一）單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理不夠重視。

檔案是單位在社會(huì)、科研、教學(xué)、管理等活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值或參考價(jià)值的資料，是單位階段發(fā)展情況的有效憑據(jù)。但是在實(shí)際管理中存在領(lǐng)導(dǎo)不夠重視的情況，如辦公室檔案管理人員沒(méi)有經(jīng)過(guò)系統(tǒng)的專(zhuān)業(yè)知識(shí)培訓(xùn)，檔案管理的必備硬件如檔案室、檔案柜、微機(jī)及軟件等都配備不齊全，室藏檔案數(shù)量不完整，平時(shí)不注意文件、資料的收集、整理，檔案制度都不完善等。

（二）信息化建設(shè)相對(duì)落后，社會(huì)現(xiàn)代化發(fā)展管理軟件缺乏統(tǒng)一性。

一是國(guó)家檔案行政機(jī)構(gòu)倡導(dǎo)無(wú)紙化系統(tǒng)規(guī)范，但由于檔案管理的信息化建設(shè)沒(méi)有完成，使得很多單位的檔案管理工作仍然以紙質(zhì)文件為主，形成對(duì)紙質(zhì)文件的依賴(lài)。二是現(xiàn)代技術(shù)的發(fā)展使得檔案管理更加復(fù)雜化，種類(lèi)繁多的檔案給工作人員提出了更高的要求，不同的檔案類(lèi)型要求不同的方式進(jìn)行整理和保管。三是檔案部門(mén)使用的計(jì)算機(jī)型號(hào)不一，規(guī)格各異，各自開(kāi)發(fā)的軟件不能互用，并且沒(méi)有一個(gè)既適用于文件檢索又可用于檔案信息管理的計(jì)算機(jī)管理軟件系統(tǒng)，由于不能互調(diào)，就不能利用電腦完成信息管理工作，不能快捷地出版信息編輯成果。四是檔案信息管理電子化的前提是基礎(chǔ)工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。但由于歷史原因，館藏檔案業(yè)務(wù)基礎(chǔ)差，案卷質(zhì)量不高，特別是各類(lèi)檔案的著錄細(xì)則相容性不強(qiáng)，系統(tǒng)軟件移植性差，檔案自動(dòng)化工作尚無(wú)統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，僅著眼于某一個(gè)館或某個(gè)專(zhuān)業(yè)系統(tǒng)，無(wú)法全面實(shí)施、推廣統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，這也制約了檔案信息工作電子化。

（三）檔案管理相關(guān)規(guī)章制度不健全不完善，落實(shí)不到位。

一是目前多數(shù)單位沒(méi)有建立檔案管理相應(yīng)的制度和規(guī)范，導(dǎo)致收集工作處于無(wú)序狀態(tài)，或制定了“文件材料歸檔辦法”“檔案工作崗位責(zé)任制度”等，但不切合單位的實(shí)際情況，對(duì)單位文件材料收集工作沒(méi)有實(shí)際指導(dǎo)意義。二是相關(guān)制度落實(shí)不到位，執(zhí)行的力度不夠，導(dǎo)致檔案工作職責(zé)沒(méi)有落到實(shí)處,一些該銷(xiāo)毀的檔案未定期銷(xiāo)毀，大大增加了檔案查找的工作量，至使檔案管理難以發(fā)揮其效力。

（四）檔案管理的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、組織工作程序標(biāo)準(zhǔn)未從計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)特點(diǎn)和發(fā)展考慮。

越來(lái)越多的歸檔“文件資料”是磁盤(pán)、光盤(pán)，現(xiàn)行的檔案整理、分類(lèi)方法、著錄標(biāo)準(zhǔn)及有關(guān)規(guī)定已不能完全適應(yīng)。

（五）檔案信息管理人員的素質(zhì)有待提高。

實(shí)現(xiàn)檔案信息電子化。首先要有現(xiàn)代化的人，管理人員要有較高的知識(shí)和先進(jìn)的技術(shù)水平，不能僅僅滿足于一般的計(jì)算機(jī)操作。從目前看，許多檔案部門(mén)缺乏現(xiàn)代高技術(shù)人才，其中檔案、信息處理復(fù)合型人才就更奇缺，大部分檔案人員現(xiàn)代技術(shù)水平偏低。甚至有現(xiàn)代文盲現(xiàn)象。盡管引進(jìn)了現(xiàn)代化設(shè)備，仍不能充分發(fā)揮作用，就談不上檔案信息電子化了。

二、如何加強(qiáng)檔案管理

（一）提高對(duì)檔案管理工作的重視程度。

做好檔案管理工作，首先要使執(zhí)行者充分認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性，采取多種手段對(duì)單位的相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)宣傳現(xiàn)代化檔案管理模式的實(shí)際功效，使其充分認(rèn)識(shí)高效的檔案管理工作對(duì)本單位整體工作發(fā)展起到極其重要的推動(dòng)作用。

（二）加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)。

網(wǎng)絡(luò)電子化檔案管理方式相對(duì)較于紙質(zhì)文件管理工作效率更高，并且加強(qiáng)了檔案管理工作的準(zhǔn)確性。充分利用計(jì)算機(jī)技術(shù)存儲(chǔ)，建立網(wǎng)絡(luò)信息平臺(tái)和電子數(shù)據(jù)庫(kù)，將網(wǎng)絡(luò)電子信息化技術(shù)應(yīng)用于檔案管理工作。以電子信息化管理辦公室檔案替代傳統(tǒng)的管理模式，不僅能夠?qū)挝坏母鞣N檔案分門(mén)別類(lèi)地進(jìn)行管理，對(duì)復(fù)雜的檔案資料進(jìn)行有序整理，而且不會(huì)造成辦公室資料長(zhǎng)期堆積，避免查找上的困難，節(jié)省大量的人力、物力、財(cái)力，即提高了工作效率更能夠及時(shí)整理歸類(lèi)各類(lèi)檔案文件，使檢索工作變得更加準(zhǔn)確便捷。

（三）建立完善的檔案管理制度。

提高辦公室檔案管理工作效率，強(qiáng)化辦公室檔案管理工作的文化事業(yè)功能，是檔案事業(yè)發(fā)展的主要任務(wù)。單位需長(zhǎng)久穩(wěn)定地發(fā)展下去，需要建立適合自身發(fā)展的制度模式，辦公室檔案管理工作直接影響著單位內(nèi)部各個(gè)部門(mén)的工作效率，影響著單位的發(fā)展。單位應(yīng)當(dāng)針對(duì)辦公室工作制定適用于本單位的體制機(jī)制，只有科學(xué)管理，使檔案工作按照制度化去運(yùn)行，才能夠保證工作的質(zhì)量和效率，促進(jìn)檔案工作的有序高效進(jìn)行。

（四）提高檔案管理人員的素質(zhì)。

一是檔案工作是一項(xiàng)業(yè)務(wù)性比較強(qiáng)的工作，檔案人員業(yè)務(wù)素質(zhì)的高低，對(duì)檔案質(zhì)量起著至關(guān)重要的作用。辦公室檔案管理人員應(yīng)跟緊社會(huì)的發(fā)展腳步，順應(yīng)時(shí)代需求，不斷提高檔案管理意識(shí)。具體來(lái)說(shuō)，就是要有強(qiáng)烈的事業(yè)心和高度的責(zé)任感，要有良好的服務(wù)意識(shí)，要有默默無(wú)聞、無(wú)私奉獻(xiàn)的檔案人精神。二是信息科技的進(jìn)步，對(duì)辦公室工作人員也提出了新的要求。工作人員要進(jìn)行相應(yīng)的辦公軟件協(xié)助完成檔案管理工作，單位因不斷提高檔案管理工作人員專(zhuān)業(yè)水平和技能，檔案工作人員要從搞好檔案工作、提高檔案質(zhì)量的角度來(lái)加強(qiáng)自身的業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)。三是領(lǐng)導(dǎo)要給從事專(zhuān)兼職檔案工作的人員創(chuàng)造業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)和培訓(xùn)的計(jì)劃，使他們的業(yè)務(wù)知識(shí)能更好地適應(yīng)新期檔案工作的要求。

作者：張雪 單位：四川省安岳縣中醫(yī)醫(yī)院