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摘要：

隨著信息技術的快速發(fā)展，信息時代已經到來，而檔案管理的模式也在不斷更新，并逐步轉變?yōu)樾畔⒒c自動化，使事業(yè)單位檔案的管理工作更加方便、快捷。但是，事業(yè)單位實際的工作當中，仍然存在這樣那樣的問題?；诖?，分析事業(yè)單位檔案管理工作存在的問題，并探討加強事業(yè)單位檔案管理工作的有效策略。

關鍵詞：

事業(yè)單位；檔案管理；信息時代

一、事業(yè)單位檔案管理工作的現(xiàn)存問題

檔案管理工作，是事業(yè)單位必不可少的一項重要工作。但是，當前很多事業(yè)單位檔案管理工作的模式過于陳舊，導致檔案管理工作的信息化建設水平不高。這使得當前的檔案管理工作，無法與單位快速發(fā)展過程中所產生的大量檔案資源的情況相適應。有的單位也因為不重視檔案管理工作，隨意堆放檔案。由于缺乏對檔案進行專業(yè)管理，資料外泄的情況也屢有發(fā)生。這不僅是由于事業(yè)單位的檔案管理工作機制方面存在一定問題，也和事業(yè)單位的檔案管理工作人員偏低的工作素養(yǎng)與業(yè)務素質有著較大關系。所以，必須從上述方面著手，探討做好事業(yè)單位檔案管理工作的有效策略。

二、做好事業(yè)單位檔案管理工作的有效策略

1.注重檔案管理的信息化建設。

隨著我國社會的信息化發(fā)展，檔案管理的信息化建設是事業(yè)單位檔案管理工作發(fā)展的必然趨勢。作為事業(yè)單位的領導者，一定要充分認識到檔案管理信息化建設工作的重要性，加強檔案管理工作信息化建設，使事業(yè)單位檔案的安全性得到保障。第一，在事業(yè)單位檔案查詢方面，要加強系統(tǒng)軟件的應用與支持，實現(xiàn)電子檢索系統(tǒng)的全面應用，使檔案管理以及資料的查詢更加方便快捷。第二，要加強事業(yè)單位人事檔案管理的電子化發(fā)展，確保事業(yè)單位在人事調用方面能夠以職工檔案為有效依據，努力做到人盡其用，充分發(fā)揮職工干部的專業(yè)與特長，更好地為事業(yè)單位的發(fā)展服務。

2.加強事業(yè)單位檔案的保密工作。

我國事業(yè)單位的各種檔案通常都是單位比較重要的機密性文件，因此檔案管理工作關系到事業(yè)單位的生存與發(fā)展。所以，重視并加強事業(yè)單位的保密工作對于單位的發(fā)展來說具有較大的意義。如果事業(yè)單位檔案管理工作當中，未能將保密工作做好，單位勢必會將自身發(fā)展的機密性資料泄露出去，甚至導致未來的發(fā)展出現(xiàn)嚴重的危機。因此，檔案管理工作當中，檔案庫房必須確保其牢固性，要配備專人輪班職守，另外電子查詢系統(tǒng)，信息資源管理系統(tǒng)，數據庫安全等方面，還要安排專業(yè)的計算機管理人員進行系統(tǒng)的管理，加固網絡防火墻設置，加強電子密碼的管理工作，要做到定期更換，相互監(jiān)督，避免檔案因受到網絡黑客的侵犯發(fā)生資料被惡意篡改或者刪除，也避免一些工作人員在受到某種利益誘導發(fā)生工作錯誤。

3.加強檔案管理工作機制的建立與完善。

事業(yè)單位的檔案管理工作要想規(guī)范化發(fā)展，必須加強相關制度的建立與完善。開展檔案管理工作時，工作的前提是以檔案管理工作的相關規(guī)章制度為依據，所以檔案系統(tǒng)與相關制度的建立與完善對檔案管理工作具有非常強大的推動作用。當前，雖然我國事業(yè)單位檔案管理工作的水平得到了提升，管理的手段與方法都有了顯著的進步，可見管理體系與制度并未得到有效的更新與完善。對此，事業(yè)單位領導者必須認識到檔案管理工作的重要性，加強工作體系與規(guī)章制度的建立與完善。例如：可建立資料管理責任制、電子信息登陸密碼安全責任制、電子檔案備份制度、績效管理制度等，通過這些機制的建立與完善，可以促進職工提高工作積極性與工作責任感，更好地投入到檔案管理工作當中。

4.加強檔案管理人員業(yè)務水平的培訓工作。

事業(yè)單位的檔案管理工作，是業(yè)務性較強的一項工作，也是管理與服務性并重的工作。我國逐漸步入信息時代，事業(yè)單位檔案管理工作的信息化也應加強建設，檔案管理人員不僅要努力提升自己的業(yè)務技能與管理水平、服務意識，還要加強信息技術操作水平的提升，以適應當前的檔案電子信息系統(tǒng)的應用，才能緊跟時代的發(fā)展步伐。因此，檔案管理工作人員必須緊跟時代的步伐，在業(yè)余時間多學習計算機的相關知識，并掌握電子檔案的分類、整理、錄入、檢索、調用等各項工作流程，做到熟練地進行計算機操作與應用，確保檔案資源的準確性與有效性。另外，還要盡可能地學習計算機的網絡管理知識，掌握計算機與網絡運行的過程當中存在的安全隱患，及時發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)中存在的漏洞，及時更新修復，避免發(fā)生電子檔案資料被惡意篡改、刪除或盜取。同時，事業(yè)單位的領導必須加強在職檔案管理工作人員的培訓工作，首先，是業(yè)務流程與電子系統(tǒng)的操作技能方面，再就是服務意識方面，使工作人員能夠以飽滿的情緒為單位的發(fā)展而服務；其次，在檔案管理人員的聘用方面，也要嚴格把關，盡量聘用既具備檔案管理專業(yè)知識又具備電子檔案系統(tǒng)的操作與管理能力的人員，優(yōu)化檔案管理工作隊伍，促進檔案管理工作水平與服務意識全面提升。

三、結語

檔案管理工作，是專業(yè)性與機密性較強的一項工作。加強事業(yè)單位的檔案管理工作，是事業(yè)單位能夠健康和諧發(fā)展的重要保障，也是我國的基礎建設以及文化建設的基礎。因此，為了能夠將事業(yè)單位的檔案管理工作做好，必須全面分析當前工作當中存在的不足，并探討加強事業(yè)單位檔案管理工作的有效策略，促進事業(yè)單位檔案管理工作水平全面提升。

作者：徐微 單位：汪清縣人力資源和社會保障局

參考文獻

[1]高宇靜.電子文件檔案化管理分析[J].企業(yè)改革與管理,2015（8）.