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1、物資采購企業(yè)管理存在的問題分析

1.1物資采購以保證供應(yīng)優(yōu)先，在認(rèn)識(shí)上忽略了標(biāo)準(zhǔn)化的作用

在當(dāng)前國際原油價(jià)格居高不下的情況下,各原油生產(chǎn)企業(yè)都在努力增加產(chǎn)能,以期獲得最佳經(jīng)濟(jì)效益,石油勘探開發(fā)和生產(chǎn)建設(shè)所需物資也大幅度增長,物資采購部門面臨著如何按時(shí)保證供應(yīng)的巨大壓力。在一個(gè)大的石油企業(yè)中,物資采購一般設(shè)置為專業(yè)職能部門,以實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一結(jié)算、統(tǒng)一儲(chǔ)備的規(guī)模采購效應(yīng),最大限度降低物資采購和儲(chǔ)備成本。在顧客的需要就是命令,顧客就是上帝的思想指導(dǎo)下,物資供應(yīng)工作緊緊圍繞著千方百計(jì)保供應(yīng)展開,在這種狀況下,各業(yè)務(wù)部門的首要任務(wù)是按顧客的需求將物資及時(shí)組織到位,而在物資采購的各環(huán)節(jié)上都在力爭(zhēng)壓縮時(shí)間的同時(shí),卻忽略了采購物資技術(shù)層面上的審查,總是抱著僥幸的心理,認(rèn)為反正是貨到驗(yàn)收合格后才付款,部分采購員對(duì)于訂貨合同中第二條質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)重視程度不夠,認(rèn)為只要有就可以了,卻忽視對(duì)它的審查和確認(rèn)。供需雙方如若真的出現(xiàn)質(zhì)量疑義時(shí),產(chǎn)品質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)將成為維護(hù)各自權(quán)益的唯一標(biāo)準(zhǔn)。作為油田物資采購部門的供應(yīng)處,將直接代表油田維護(hù)自身的利益,如果在標(biāo)準(zhǔn)上采用了落后的標(biāo)準(zhǔn)或采用了作廢、過期的標(biāo)準(zhǔn),無法滿足油田生產(chǎn)建設(shè)的需要,將會(huì)直接導(dǎo)致油田利益的損失。

1.2物資供應(yīng)體系機(jī)構(gòu)分散復(fù)雜

物資供應(yīng)機(jī)構(gòu)按行政隸屬關(guān)系設(shè)立，導(dǎo)致機(jī)構(gòu)層次多，基層庫點(diǎn)多，條塊分割，不利于統(tǒng)一管理調(diào)度且造成物質(zhì)儲(chǔ)備分散，資金占用多，影響物資和資金的周轉(zhuǎn)。同時(shí)機(jī)構(gòu)重復(fù)，層層監(jiān)督，一個(gè)合同需多個(gè)部門反復(fù)審批兩三次，人為的延長了采購周期。同時(shí)從某種角度來看，這種監(jiān)督主體的多元化可以看作是監(jiān)督主體的不明確，監(jiān)督約束體系名存實(shí)亡。

1.3物資應(yīng)該審批程序繁雜

中間層次多，計(jì)劃審批時(shí)間長，手續(xù)繁瑣，不便及時(shí)組織物資供應(yīng)和解決缺口待料物資，無法及時(shí)滿足生產(chǎn)計(jì)劃變動(dòng)的需求。供應(yīng)商與采購部門由于缺乏合作與協(xié)調(diào)，采購過程中各種抱怨和扯皮的事情比較多，很多時(shí)間消耗在解決日常問題上，沒有更多的時(shí)間用來做長期性預(yù)測(cè)與計(jì)劃工作，在供應(yīng)與需求之間這種缺乏合作的氣氛中增加了許多運(yùn)作中的不確定性，造成工作效率低下。

1.4保存物資存在盲目性

由于受吃大鍋飯的影響，存在重生產(chǎn)輕效益的思想。物資部門往往用大庫存保生產(chǎn)，物資儲(chǔ)備存在盲目性，樣樣爭(zhēng)著要，造成物資積壓.而且由于隸屬關(guān)系不同，難于調(diào)劑，容易造成“貨到地頭死”的情況.近年來，由于推行了承包責(zé)任制，物資積壓情況有所好轉(zhuǎn)，但由于物資體制上沒有作根本改變，因而效果依然不明顯。

1.5采購部門的事后物資檢驗(yàn)，需支出大量的物資檢驗(yàn)費(fèi)用

由于油田生產(chǎn)用物資在質(zhì)量方面要求高，對(duì)到貨的物資要嚴(yán)格檢驗(yàn)，供應(yīng)商的檢驗(yàn)報(bào)告只是僅供參考。如對(duì)采油井口、套管頭等物資，供應(yīng)商在出廠前已做了檢驗(yàn)，但油田對(duì)這些物資在到貨后要進(jìn)行全檢，一年的檢驗(yàn)費(fèi)用就是100多萬元。

2、強(qiáng)化油田物資管理的途徑

2.1加強(qiáng)信息反饋,對(duì)物資使用過程的質(zhì)量進(jìn)行適時(shí)控制

采購物資質(zhì)量的控制,盡管手段很多,但都不會(huì)是盡善盡美。采購物資的使用,不僅是一個(gè)使用過程,同時(shí)是一個(gè)檢測(cè)過程。同一種物資在使用過程中,因環(huán)境的變化,可能出現(xiàn)不同的問題。所以,物資使用人員參與到采購物資質(zhì)量控制中來,很有必要。在使用過程中,發(fā)現(xiàn)異常,及時(shí)反饋,不僅能在最短的時(shí)間內(nèi)追究質(zhì)量責(zé)任,同時(shí),通過問題的反饋,會(huì)提高物資采購人員及物資保管員的素質(zhì),而且可以促使采購人員在市場(chǎng)上選擇更適用本企業(yè)的產(chǎn)品。質(zhì)量檢驗(yàn)管理體系的建立物資質(zhì)量檢驗(yàn)管理是物資供應(yīng)系統(tǒng)的重要環(huán)節(jié)之一，是保證物資供應(yīng)質(zhì)量的重要手段。物資供應(yīng)系統(tǒng)承擔(dān)著油田開發(fā)生產(chǎn)建設(shè)的物資供應(yīng)，年消耗資金多，職工隊(duì)伍龐大、工作層次多，要提高企業(yè)的整體素質(zhì)，提升物資供應(yīng)管理水平，應(yīng)該建立與之相應(yīng)的物資質(zhì)量保證、檢驗(yàn)管理體系。

2.2對(duì)物資采購之前采取事前的質(zhì)量控制

①、物資市場(chǎng)管理部門應(yīng)嚴(yán)把入網(wǎng)關(guān)，重點(diǎn)審核供貨廠商質(zhì)量保證能力。

②、按照比質(zhì)比價(jià)采購的原則，物資采購人員應(yīng)了解所購物資的性能、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和廠商的質(zhì)量保證能力，在入網(wǎng)廠商內(nèi)進(jìn)行優(yōu)選。

③、物資采購部門在簽訂訂貨合同時(shí)，必須持有現(xiàn)行有效的標(biāo)準(zhǔn)文本存檔備查，并在合同中注明其所購物資執(zhí)行的標(biāo)準(zhǔn)名稱、代號(hào)。在合同會(huì)簽前，合同采用的產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)必須提前送技術(shù)監(jiān)督科審核，是否現(xiàn)行有效，凡不符合要求的，不得辦理合同簽訂手續(xù)。

④、凡供貨廠商有不合格物資沒有得到處理的，對(duì)該廠商不得辦理合同簽訂手續(xù)。

⑤、物資入庫質(zhì)量檢驗(yàn)的依據(jù)是訂貨合同中規(guī)定的產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)，按照有關(guān)法律、法規(guī)的要求，為保證在用標(biāo)準(zhǔn)的現(xiàn)行有效性，凡在我處采用的企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，必須每頁加蓋技術(shù)監(jiān)督科的公章，沒有這個(gè)印章的都視為無效標(biāo)準(zhǔn)。對(duì)于新產(chǎn)品的采購，誰采購誰負(fù)責(zé)采集標(biāo)準(zhǔn)，采用標(biāo)準(zhǔn)前應(yīng)送技術(shù)監(jiān)督科審查，以確定標(biāo)準(zhǔn)的水平。對(duì)無產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)的新產(chǎn)品，在試用階段應(yīng)簽訂技術(shù)協(xié)議，并經(jīng)有關(guān)部門審查簽章后正式采用。凡碩士歸納為無效產(chǎn)品，在廠商填制采購合同、合同審查和入庫檢驗(yàn)等供應(yīng)環(huán)節(jié)中一律不得采用。

2.3加強(qiáng)3C產(chǎn)品自查與監(jiān)督,確保生產(chǎn)安全

物資管理要結(jié)合產(chǎn)品質(zhì)量監(jiān)督抽檢工作,對(duì)照國家頒布的《第一批實(shí)施強(qiáng)制性產(chǎn)品認(rèn)證的目錄》,對(duì)列入目錄的3C產(chǎn)品進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)檢查,對(duì)檢查過程中發(fā)現(xiàn)的問題,及時(shí)監(jiān)督整改,以杜絕非3C認(rèn)證產(chǎn)品進(jìn)入現(xiàn)場(chǎng)。采油物資管理部要每月對(duì)庫房進(jìn)行一次檢查,油田管理部、生產(chǎn)運(yùn)行部每三個(gè)月對(duì)生產(chǎn)現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行一次檢查,質(zhì)量安全環(huán)保部不定期組織各礦大隊(duì)質(zhì)量管理人員對(duì)材料庫房和生產(chǎn)現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行抽查。采油廠全年組織開展全廠性的3C強(qiáng)制認(rèn)證產(chǎn)品的使用情況檢查。對(duì)發(fā)現(xiàn)的無國家“3C”強(qiáng)制產(chǎn)品認(rèn)證標(biāo)識(shí)的材料,按照國家有關(guān)規(guī)定監(jiān)督有關(guān)部門進(jìn)行整改,避免了由此而引發(fā)的不必要的安全生產(chǎn)事故。

2.4加強(qiáng)物資采購計(jì)劃的編制管理

物資采購計(jì)劃是物資資源組織控制過程的第一步,要切實(shí)加強(qiáng)計(jì)劃管理,做好物資計(jì)劃編報(bào),提高準(zhǔn)確率,并強(qiáng)化考核監(jiān)督力度,杜絕“倒掛帳”現(xiàn)象。重視物資資源組織的質(zhì)量工作,在采購前做大量認(rèn)真細(xì)致的調(diào)研,詳細(xì)制定采購計(jì)劃,做到貨比三家,按招議標(biāo)采購程序,所采購物資不但質(zhì)量過硬,而且物美價(jià)廉,為油田節(jié)約成本。加大監(jiān)督力度,發(fā)揮集中、批量采購的優(yōu)勢(shì),加大招標(biāo)采購管理規(guī)定的執(zhí)行力度,并利用局域網(wǎng)和電子商務(wù)樓的大型顯示屏等現(xiàn)代化辦公手段和宣傳工具,將招標(biāo)過程與結(jié)果予以公開。

2.5完善倉儲(chǔ)管理嚴(yán)把物資入庫驗(yàn)收關(guān)

要建立健全物資儲(chǔ)備的規(guī)章制度、辦法并組織實(shí)施,深化代儲(chǔ)代銷業(yè)務(wù)。摒棄大庫存保供應(yīng)的模式,在對(duì)油田倉儲(chǔ)物資統(tǒng)一進(jìn)行微機(jī)化管理的基礎(chǔ)上,加強(qiáng)儲(chǔ)備定額的科學(xué)管理,建立上、下線庫存報(bào)警制度,達(dá)到既合理倉儲(chǔ),減少資金占用,又能保證生產(chǎn)需要。要充分利用買方市場(chǎng)有利條件擴(kuò)大利用社會(huì)庫存的范圍,采取零庫存、代儲(chǔ)代銷等方式,最大限度降低物資儲(chǔ)備。加大庫房現(xiàn)場(chǎng)管理力度,科學(xué)合理的利用空間,切實(shí)提高倉容利用率,降低成本。抓好帳、卡、物、資金“四對(duì)口”,定期組織清倉查庫,使庫容庫貌保持良好的狀態(tài)。

加強(qiáng)入庫驗(yàn)收，杜絕劣質(zhì)產(chǎn)品流入生產(chǎn)領(lǐng)域配送物資到貨后，物資供應(yīng)部門要組織有關(guān)人員依據(jù)訂貨合同中規(guī)定的產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)和技術(shù)協(xié)議對(duì)物資進(jìn)行資料驗(yàn)收及質(zhì)量檢驗(yàn)。驗(yàn)收合格后方可辦理入庫手續(xù)或運(yùn)抵使用現(xiàn)場(chǎng)使用。

①規(guī)范入庫物資質(zhì)量驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)。入庫物資質(zhì)量驗(yàn)收依據(jù)是產(chǎn)品名稱、生產(chǎn)者名稱和地址、產(chǎn)品執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)編號(hào)、產(chǎn)品質(zhì)量檢驗(yàn)合格證明等四項(xiàng)主要內(nèi)容；對(duì)無相應(yīng)《合格證》、《質(zhì)檢報(bào)告》的物資，須拒絕驗(yàn)收入庫。對(duì)A類、B類物資檢驗(yàn)后方可入庫，驗(yàn)收依據(jù)是專業(yè)檢驗(yàn)部門出具的檢驗(yàn)報(bào)告。對(duì)C類物資，可以采取檢查數(shù)量、《合格證》及保質(zhì)期相結(jié)合的方式多管齊下進(jìn)行檢驗(yàn)。

②按重要程度的分類采取不同的驗(yàn)收方法。第一，對(duì)A、B類物資采取數(shù)量全驗(yàn)和質(zhì)量抽檢的辦法。一是數(shù)量方面：按重量、件數(shù)、檢尺、理論換算供應(yīng)的全部過磅點(diǎn)數(shù)、檢尺和換算計(jì)量；二是質(zhì)量方面：對(duì)于重要設(shè)備材料，各單位要按照《重要設(shè)備材料監(jiān)造管理辦法》的要求實(shí)施監(jiān)造，其他物資按《勝利油田物資采購質(zhì)量管理規(guī)定》進(jìn)行檢驗(yàn)。第二，對(duì)C類物資采取抽驗(yàn)的辦法。列入C類物資的一般為供應(yīng)關(guān)系比較穩(wěn)定，證件齊全，包裝完整，對(duì)這類物資都可以采取抽驗(yàn)的辦法驗(yàn)收，抽查的范圍為10～15%。抽查中發(fā)現(xiàn)重大質(zhì)量問題或抽查物資的不合格程度或比例超出相關(guān)規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)限定范圍時(shí)，應(yīng)擴(kuò)大抽查范圍直至全部檢驗(yàn)。C類材料外觀質(zhì)量的驗(yàn)收：要檢查材料外包裝物有無破損、缺陷，查看包裝物有無腐蝕、滲漏現(xiàn)象。

③做好驗(yàn)收記錄，并及時(shí)反饋相關(guān)信息。物資驗(yàn)收完畢后，由驗(yàn)收人員填寫《驗(yàn)收記錄》。在記錄上要詳細(xì)注明產(chǎn)品的名稱、規(guī)格、型號(hào)、質(zhì)量狀況、應(yīng)收數(shù)量、實(shí)收數(shù)量、供貨單位名稱、到貨日期、驗(yàn)收日期、生產(chǎn)日期、產(chǎn)品有效使用期限以及技術(shù)資料，成套設(shè)備配件配備等情況，由驗(yàn)收人簽字，以便查對(duì)。

④強(qiáng)化使用過程質(zhì)量管理。對(duì)急用的物資進(jìn)行驗(yàn)收：質(zhì)量檢測(cè)機(jī)構(gòu)接通知后應(yīng)盡快到現(xiàn)場(chǎng)安排抽樣和質(zhì)量檢驗(yàn)，后補(bǔ)辦入庫檢驗(yàn)通知單。對(duì)只有在安裝和使用階段才能暴露出來的內(nèi)在質(zhì)量問題，物資管理員要建立物資質(zhì)量跟蹤卡，保持與生產(chǎn)使用單位的溝通，掌握第一手資料，做到發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)反饋。