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摘要：隨著社會的進步，事業(yè)單位的人員和事務也越來越多，相繼產(chǎn)生的檔案信息也不斷增加，因此提高檔案管理效率成為大部分事業(yè)單位的工作重點。傳統(tǒng)的檔案管理一般都是以紙質為主，在當前信息時代背景下，實行檔案信息管理化是事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新和發(fā)展。因此，如何提高檔案信息化管理的效率是當前事業(yè)單位的重要工作之一，本文就檔案信息化管理進行分析。

關鍵詞：事業(yè)單位；檔案信息化；檔案管理

近年來，信息技術在各行各業(yè)得到普及，大大提高了管理的效率和質量，其中檔案信息化管理也已是當今的發(fā)展趨勢。檔案涵蓋了很多方面的信息資源，包括人員信息、管理細節(jié)、工作狀況等，這些都是事業(yè)單位的重要資源，既是事業(yè)單位的歷史記錄和證明，更可為日后工作管理提供有效的價值信息。事業(yè)單位在日常工作中會產(chǎn)生海量的檔案文件，檔案信息化管理能夠有效地減輕工作人員的工作量和出錯率，將紙質版檔案轉化為電子檔案管理，為事業(yè)單位的發(fā)展提供更多便利的條件。此外，電子檔案的形式多種多樣，有文本、圖片、視頻、軟件等，通過信息化管理能夠快速進行查閱、傳送、下載，大大加快了檔案管理的進程[1]。

一、事業(yè)單位檔案信息化管理存在的不足之處

（一）檔案管理人員整體素質偏低

在實際管理過程中，很多事業(yè)單位的人員配置都未能滿足實際要求，呈現(xiàn)出“人少事多”的局面，很多檔案管理人員都是身兼多職的狀態(tài)，加上并不是科班出身，對檔案管理一知半解，平時工作量也大，因此沒有更多時間去學習專業(yè)管理知識，導致檔案信息化管理效率偏低。

（二）檔案管理人員管理意識薄弱

很多檔案管理人員對檔案信息化管理仍有很多不理解的地方，甚至對一些操作方法完全不懂，無奈之下只能按照舊模式進行管理，從而阻礙了檔案信息化管理的發(fā)展。還有些事業(yè)單位的領導對檔案信息化管理缺乏重視，忽略了對檔案管理人員的專業(yè)培訓和人才引入，也缺少對檔案管理人員進行規(guī)劃管控，從而導致檔案信息化管理跟不上實際的發(fā)展需求[2]。

（三）檔案信息化存在安全問題

檔案管理信息化會涉及大量的網(wǎng)絡資源和渠道，安全隱患也是無處不在的。由于計算機硬件和管理軟件都會存在一些不安全的因素，會對檔案信息化管理系統(tǒng)產(chǎn)生嚴重的影響。例如，硬件方面磁盤失效、適配卡損壞會導致計算機無法開機，軟件方面“黑客”攻擊、病毒入侵、數(shù)據(jù)庫被破壞等均不利于檔案信息化管理的正常運轉。

（四）檔案信息化管理投入欠缺

檔案信息化管理需要投入大量的資金，無論是硬件配備，還是人員規(guī)劃。從硬件上說，電腦配置低或電腦數(shù)量有限，會對數(shù)據(jù)的錄入和登記產(chǎn)生阻礙。從軟件上看，檔案信息化管理一般都采用檔案管理系統(tǒng)軟件進行操作，但是由于經(jīng)費的缺欠，軟件開發(fā)和設計較為局限，功能結構單一，導致信息無法進行更好地操作。

二、加強檔案信息化管理的有效措施

（一）完善檔案信息化管理制度

任何管理過程都離不開完善的管理制度，加強對檔案信息化管理的管控，可以有效地約束檔案管理人員的日常行為，更好地提高其服務意識和工作責任心。雖然檔案信息化管理是一項繁瑣而艱巨的工作任務，但只要制定好相關的規(guī)定和條例，讓檔案管理人員找到合理的方式，管理工作就會更為明朗。事業(yè)單位可以通過制定相應的制度，進一步規(guī)范檔案管理人員的職責和分工，并將工作效率納入績效管理，更好地提升檔案管理人員的工作熱情和動力。與此同時，人事部門需要建立完善的培訓方案，有針對性地對檔案管理人員進行信息化管理的專業(yè)培訓，有效地提升檔案管理人員的意識和專業(yè)水平，更好地推動檔案信息化管理的建設[3]。

（二）提高檔案信息化管理標準

從目前的管理現(xiàn)狀看，很多事業(yè)單位的信息化管理都出現(xiàn)不同程度的難題，管理過程中很難發(fā)揮真正的作用，歸根到底在于管理的標準問題。首先，事業(yè)單位必須制定好檔案信息化管理的標準，從每個工作細節(jié)進行規(guī)范，無論是錄入的格式、文字的規(guī)格等都要進行統(tǒng)一的標準化，以提升檔案信息的準確性和規(guī)范性。其次，在運行相關的系統(tǒng)軟件時，事業(yè)單位必須進行統(tǒng)一的標準作業(yè)，指定檔案管理人員用統(tǒng)一的保存路徑和查詢服務。與此同時，要把公開的信息到指定的網(wǎng)站或文件夾，實現(xiàn)信息的統(tǒng)一整合和處理，更好地提升事業(yè)單位內部的檔案信息化管理效率。

（三）加大檔案信息化資金投入

在檔案信息化管理過程中會涉及到大量的技術設備和人力資源，事業(yè)單位要給予高度的重視，有效地利用資金加大對檔案信息化管理的建設投入，為檔案信息化管理提供有效的保障。加大資金投入之后，硬件和軟件的配置都會得到提升和完善，對于信息化建設有著重要的意義和作用。硬件方面，事業(yè)單位可以購置一些技術設備，加強信息數(shù)據(jù)庫的完整性和穩(wěn)定性，才能更好地滿足網(wǎng)絡技術的要求和管理。軟件方面，事業(yè)單位應對系統(tǒng)軟件進行完善和優(yōu)化，進一步提高系統(tǒng)的安全性和信息化建設，大大提高檔案信息化管理的進程。同時，利用互聯(lián)網(wǎng)技術實現(xiàn)檔案信息化管理的共享和資源收集，提高檔案的利用率，為各部門工作搭建良好的共享平臺。

（四）加強檔案信息化管理安全防范

采取有效的技術措施是提高檔案信息化安全的重要手段，事業(yè)單位可以充分利用各類安全技術進行防御，提高檔案信息化管理系統(tǒng)的安全性和防御力。如加密技術。加密技術就是利用代碼作為一種密碼，輸入對應的密鑰才能打開相應的文件內容，從而有效地保護了數(shù)據(jù)的安全。又如權限設置。事業(yè)單位可以對管理人員進行身份管控和驗證，通過編制專屬用戶名和特定符號作為“通行證”，檔案管理人員輸入正確才能進入系統(tǒng)，這種技術手段能夠有效地約束檔案管理人員的訪問權限和操作權限，有效防止無關人員的入侵或者破壞。在引入相關技術手段的同時，事業(yè)單位還可以加大對檔案管理人員的技術培訓和專業(yè)技術人才的引入，從而全面提高事業(yè)單位檔案信息化管理的效率，有效地推動檔案信息化管理的發(fā)展和創(chuàng)新[4]。

（五）建立檔案信息化平臺推廣模式

事業(yè)單位應加強對信息化平臺的建設以及推廣，讓檔案信息化管理不再留于形式，而是讓檔案管理人員熟悉和認可信息化平臺，將檔案信息化管理工作落實到實處。此外，通過推廣檔案信息化平臺能夠有效地提高搜索檔案的效率，以便為人們提供更優(yōu)質的服務。在信息化平臺推廣的基礎上，事業(yè)單位要不斷進行資源網(wǎng)建設，優(yōu)化和加強檔案信息化管理技術。事業(yè)單位還要善于發(fā)掘信息技術的先進方式和模式，不斷創(chuàng)新，從而促進事業(yè)單位檔案信息化管理的可持續(xù)發(fā)展。總的來說，信息化管理是事業(yè)單位檔案管理發(fā)展的必然趨勢，事業(yè)單位要重視信息化管理的意義和作用，緊跟時代腳步，讓檔案管理創(chuàng)造出更多的價值。事業(yè)單位要針對實際情況進行分析，通過構建和完善管理架構和體系，加強對檔案管理的安全管控和建設，發(fā)揮出檔案信息化管理的最大價值。

參考文獻：

[1]王慧.機關事業(yè)單位檔案信息化建設的原則與途徑[J].黑龍江檔案,2018(1):91.

[2]高春雷.機關事業(yè)單位財務檔案信息化管理問題及策略探討[J].行政事業(yè)資產(chǎn)與財務,2018(2)：76+65.

[3]于婭.淺談事業(yè)單位檔案管理信息化建設[J].長江叢刊,2018(2):123.

[4]朱雁.淺談如何加強事業(yè)單位檔案信息化建設[J].人力資源管理,2018(3):189-190.

作者:張小靜 單位:中國艦船研究院