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摘要
隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展和信息化時代的到來，高校檔案信息化建設(shè)勢在必行。本文闡述了高校檔案管理信息化的重要性，并對高校檔案信息化管理發(fā)展進(jìn)程中出現(xiàn)的一系列問題進(jìn)行了論述。最后，本文結(jié)合自己的工作實踐針對高校檔案信息化管理中存在的問題提出了解決之策。
關(guān)鍵詞
高校；檔案管理；信息管理；對策
1高校檔案管理信息化的重要性
現(xiàn)階段，伴隨著信息化技術(shù)的高速發(fā)展，高校想要提高自身的核心競爭力，也為了更好地適應(yīng)時展的要求，就要不斷加強(qiáng)信息化管理。現(xiàn)階段，很多高校開展信息化管理已經(jīng)取得了較大的成效，有利于高校教學(xué)和科研工作的進(jìn)行。高效的信息管理系統(tǒng)主要是通過信息技術(shù)來對各職能部門的業(yè)務(wù)進(jìn)行統(tǒng)一和協(xié)調(diào)。高校管理信息化的重要性主要體現(xiàn)在以下3個方面：第一，高校信息管理可以為其自身發(fā)展以及高等教育的深化改革提供強(qiáng)有力的支持；第二，高校信息管理是現(xiàn)有條件下提高我國高校整體管理水平的一個非常重要的途徑和手段；第三，高校信息化管理可以大大提高教育資源的使用效率，避免資源浪費(fèi)。通過信息系統(tǒng)，可以有效地實現(xiàn)檔案資源的優(yōu)化配置，建立起穩(wěn)定、有序、高效的檔案信息服務(wù)。
2高校檔案信息管理工作的現(xiàn)狀分析
1）信息化管理系統(tǒng)分割過多，時常出現(xiàn)一些管理盲區(qū)。目前，我國高校的信息化管理平臺主要包括網(wǎng)絡(luò)信息化平臺、學(xué)校信息平臺、多媒體教室、課件資源建設(shè)以及遠(yuǎn)程衛(wèi)星信息平臺等。但是，這些信息廣利平臺在管理體制方面卻存在多元管理的現(xiàn)狀。各部分之間根據(jù)自己的權(quán)限范圍在不同的平臺上傳閱自己的相關(guān)文件，缺乏統(tǒng)一的數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)將文檔進(jìn)行分類處理。因此，導(dǎo)致高校信息化管理水平以及工作效率相對比較低下，有些管理部門之間甚至?xí)霈F(xiàn)相互推諉的現(xiàn)象。
2）高校檔案信息管理建設(shè)缺乏統(tǒng)一的規(guī)劃與標(biāo)準(zhǔn)。高校在建立信息化管理平臺之后，相關(guān)信息資源的應(yīng)用，特別是教育資源的應(yīng)用就成了高校信息管理的關(guān)鍵內(nèi)容。然而，通過調(diào)查發(fā)現(xiàn)，很多高校把信息化建設(shè)的重心放在信息化平臺的搭建上，認(rèn)為信息化建設(shè)就是信息化管理平臺的搭建，忽略了之后信息資源的處理和應(yīng)用，從而導(dǎo)致很多高校的信息化管理平臺沒有得到充分的利用，只能滿足瀏覽信息、收發(fā)電子郵件及聊天這些最基本的功能，導(dǎo)致許多教育信息資源被嚴(yán)重浪費(fèi)，從而不能滿足日常教學(xué)中對信息資源使用的需求。
3）信息化管理的不足，檔案管理隊伍建設(shè)的不完善。目前，大多數(shù)高校檔案管理理念較為陳舊，大多按照檔案管理者的經(jīng)驗來開展檔案管理工作，信息資源共享的意識較弱，而在軟件系統(tǒng)上也沒有形成自動化的信息檢索系統(tǒng)。除此之外，很多高校的檔案管理人員的專業(yè)知識和技能不足，并且缺乏對信息技術(shù)方面的認(rèn)識，檔案管理隊伍建設(shè)并不完善。
3新形勢下高校檔案信息管理應(yīng)采取的措施
1）建設(shè)并完善“校園一卡通系統(tǒng)”，有效整合信息資源。隨著高校信息化建設(shè)的速度加快，“校園一卡通系統(tǒng)”的建設(shè)和完善必然會成為高校信息化管理的重要內(nèi)容。同時，這也是高校現(xiàn)代化管理的重要內(nèi)容。“校園一卡通系統(tǒng)”的建設(shè)和完善，可以很大程度上提高高校的信息管理效率，使學(xué)校的整體管理水平達(dá)到一個新的高度。該系統(tǒng)可以使傳統(tǒng)管理體系各職能部門各行其是，條塊分割的狀況得到極大的改善，從而有利于信息資源的優(yōu)化配置，避免信息管理平臺的重復(fù)建設(shè)，實現(xiàn)高效管理業(yè)務(wù)的重組和統(tǒng)一，減少各個管理部門之間的“信息孤島”效應(yīng)的產(chǎn)生，進(jìn)而使高校的管理信息資源能夠在全校范圍內(nèi)實現(xiàn)縱向和橫向上的通常流暢，使不同管理部門的信息能夠得到很好的共享。
2）加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)的投入。高校要認(rèn)識到檔案信息化建設(shè)的意義和價值，極大對其人、財、物方面的投入和支持。首先，要加強(qiáng)對專業(yè)人才的招聘和培養(yǎng)。檔案信息化建設(shè)需要即懂檔案管理，又熟悉信息技術(shù)的專業(yè)人才，因此高校要一方面積極吸納符合條件的復(fù)合型人才，另一方面要加強(qiáng)內(nèi)部人才的培訓(xùn)，打造出綜合素質(zhì)較高的專業(yè)人才隊伍。其次，要加強(qiáng)對軟硬件方面的投入。高校要積極引進(jìn)國內(nèi)外先進(jìn)的軟、硬件設(shè)備，為信息化建設(shè)打下堅實的基石。最后，要加強(qiáng)檔案的數(shù)字化工作，在高校檔案網(wǎng)站中設(shè)置檔案網(wǎng)頁。
3）不斷深化檔案信息化管理進(jìn)程，提高信息化技術(shù)和管理水平。高校必須不斷提高各級管理人員的能力，使他們具備一定的研究、建設(shè)、運(yùn)行以及管理能力，能夠最大程度滿足大部分教師和學(xué)生以及高層管理者的信息化需求。在信息管理方面，一方面要滿足教學(xué)科研的信息管理支持；另一方面可以提供必需的管理決策、質(zhì)量保障、評估考核等方面的全面信息服務(wù)。要積極對檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，提高檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)。高校檔案信息化安全是一項系統(tǒng)工程，要注重信息資源的安全性，在安全性的基礎(chǔ)上充分利用和共享信息資源。此外，應(yīng)當(dāng)利用查檔的機(jī)會，加深查檔人對檔案工作的了解，增強(qiáng)檔案意識。同時，高校的信息管理工作還要注意逐步將工作重心從管理調(diào)控轉(zhuǎn)向用戶服務(wù)，這是信息社會發(fā)展的必然要求。
4）進(jìn)一步完善檔案信息化管理的評價體系。高校在制定、和實施信息化管理時需要按照相應(yīng)的規(guī)范，并能夠采取相應(yīng)的評價指標(biāo)體系進(jìn)行管理，使高校各個分支管理部門在信息化管理當(dāng)中能夠遵循這些規(guī)范，達(dá)到協(xié)同發(fā)展、共同促進(jìn)的管理目的。制定實施相關(guān)的高校信息管理的評價指標(biāo)主要目的就是對信息管理工作能夠?qū)崿F(xiàn)有效的監(jiān)督和控制。因為，只有實現(xiàn)了教育信息化管理的規(guī)范發(fā)展，才能真正提升高校的整體教育管理水平，使教育服務(wù)質(zhì)量得到實質(zhì)性的發(fā)展。通常情況下，高校可以采用國際認(rèn)可的質(zhì)量保證體系，這能夠很好的體現(xiàn)對管理全過程的控制，具有很強(qiáng)的普適性。
5）完善檔案信息化管理的組織形式。高校信息化管理是一項涉及面廣、內(nèi)容較為繁復(fù)的工作，涉及高校的各個職能部門和不同崗位的人群，是一項重大的變革，時間周期較長，而在初期很少能見到成效，并且很多職能部門的負(fù)責(zé)人不能了解到信息化建設(shè)的價值。因此，若沒有一個完善的組織體系，沒有校級領(lǐng)導(dǎo)的積極支持和親自參與，沒有校級領(lǐng)導(dǎo)的決心、正確的決策、規(guī)劃和強(qiáng)有力的措施，沒有一個職能部門負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)、一抓到底，學(xué)校檔案管理信息系統(tǒng)的建設(shè)必將步履維艱、難以取得成績。所以學(xué)校在這項工作上組織形式是否科學(xué)、合理是整個系統(tǒng)成功的關(guān)鍵。
作者：劉萍 單位：南陽醫(yī)學(xué)高等專科學(xué)校
參考文獻(xiàn)
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第二篇：檔案信息管理系統(tǒng)業(yè)務(wù)規(guī)則探析
摘要：
近些年來，檔案信息管理工作越來越受關(guān)注。在檔案信息管理中應(yīng)用業(yè)務(wù)規(guī)則管理，有助于提高檔案信息管理效果。本文結(jié)合業(yè)務(wù)規(guī)則管理的相關(guān)內(nèi)容，重點就檔案信息管理系統(tǒng)中業(yè)務(wù)規(guī)則管理的應(yīng)用展開了分析。
關(guān)鍵詞：
檔案信息管理系統(tǒng)；業(yè)務(wù)規(guī)則管理；應(yīng)用
作為一個由業(yè)務(wù)網(wǎng)絡(luò)所構(gòu)成的檔案業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)，檔案信息管理系統(tǒng)需要運(yùn)用多學(xué)科知識及專業(yè)的配合，通過各部門的傾力協(xié)作，實現(xiàn)配套運(yùn)行的系統(tǒng)。當(dāng)前，多數(shù)檔案信息管理系統(tǒng)的業(yè)務(wù)處理邏輯，都被寫成了各種程序段，并隱含于代碼數(shù)據(jù)庫、觸發(fā)器等之中，一旦需求變化，勢必需要對程序代碼加以修改，因而導(dǎo)致系統(tǒng)的維護(hù)成本大幅提升，也很難實現(xiàn)升級與更新。結(jié)合此類問題，我們采用業(yè)務(wù)規(guī)則管理，通過規(guī)范檔案信息管理系統(tǒng)的業(yè)務(wù)規(guī)則，實現(xiàn)了業(yè)務(wù)規(guī)則存儲、集中管理、維護(hù)等的靈活設(shè)置與有效執(zhí)行，且實現(xiàn)了檔案信息管理系統(tǒng)業(yè)務(wù)中不確定性業(yè)務(wù)流程、策略的獨(dú)立，保障了業(yè)務(wù)規(guī)則能夠輕松、靈活、便利地進(jìn)行管理和修改。
一、業(yè)務(wù)規(guī)則與業(yè)務(wù)規(guī)則管理概述
業(yè)務(wù)規(guī)則的興起為檔案信息管理系統(tǒng)的優(yōu)化、升級提供了契機(jī)，業(yè)務(wù)規(guī)則管理對于構(gòu)建一個完善、可靠的輔助決策、需求變化響應(yīng)、有效擴(kuò)展、生命周期較長的檔案信息管理系統(tǒng)而言，無疑提供了十分重要的理論與技術(shù)支持。
（一）業(yè)務(wù)規(guī)則
對于業(yè)務(wù)規(guī)則而言，其內(nèi)涵十分豐富，不僅包括明文所規(guī)定的同業(yè)務(wù)有關(guān)的法律、法規(guī)、規(guī)章制度、操作規(guī)范、章程、標(biāo)準(zhǔn)等等，還涵蓋了長期業(yè)務(wù)指導(dǎo)與實踐經(jīng)驗、從業(yè)者所積累的知識經(jīng)驗與總結(jié)、日常操作所積淀的專業(yè)知識與技能等等。就信息管理系統(tǒng)視角而言，業(yè)務(wù)規(guī)則被視為約束、定義檔案業(yè)務(wù)活動的語句，負(fù)責(zé)對業(yè)務(wù)結(jié)構(gòu)、控制及業(yè)務(wù)行為影響因素進(jìn)行描述。就信息系統(tǒng)視角而言，檔案業(yè)務(wù)規(guī)則（ABR）即對檔案業(yè)務(wù)中某類定義、限制性的描述，負(fù)責(zé)對檔案業(yè)務(wù)結(jié)構(gòu)加以維持、控制，就檔案業(yè)務(wù)行為加以影響的一類具有業(yè)務(wù)定義的術(shù)語、事實陳述、約束、推理等描述。ABR多源自于明文所規(guī)定的同檔案業(yè)務(wù)有關(guān)的法律、法規(guī)、規(guī)范、規(guī)章制度、章程、標(biāo)準(zhǔn)，還包括檔案業(yè)務(wù)工作者需求調(diào)研、舊檔案信息管理文檔等內(nèi)容。
（二）業(yè)務(wù)規(guī)則管理
所謂的“業(yè)務(wù)規(guī)則管理”，簡稱BRM，其通過將系統(tǒng)所處理業(yè)務(wù)邏輯由程序的代碼中加以抽取，使其轉(zhuǎn)變?yōu)楹唵蔚臉I(yè)務(wù)規(guī)則，并采用結(jié)構(gòu)化業(yè)務(wù)規(guī)則數(shù)據(jù)，對規(guī)則引擎加以驅(qū)動，以更好地執(zhí)行業(yè)務(wù)行為的過程。BRM參考的是數(shù)據(jù)庫管理思想，較傳統(tǒng)業(yè)務(wù)規(guī)則層的引入相比，實現(xiàn)了業(yè)務(wù)規(guī)則與數(shù)據(jù)程序的分離，并單獨(dú)存儲于規(guī)則庫中，將業(yè)務(wù)規(guī)則數(shù)據(jù)信息視為十分重要的資產(chǎn)用以科學(xué)管理。業(yè)務(wù)規(guī)則管理采用結(jié)構(gòu)化業(yè)務(wù)規(guī)則加以描述，并對業(yè)務(wù)行為加以組織，借助于有效的管理平臺，業(yè)務(wù)工作者可借助于類自然語言進(jìn)行規(guī)則編寫，并創(chuàng)建業(yè)務(wù)規(guī)則，將修改、維護(hù)之權(quán)交還給業(yè)務(wù)人員，業(yè)務(wù)規(guī)則的邏輯關(guān)系則由引擎加以處理，實現(xiàn)了業(yè)務(wù)系統(tǒng)組織真正意義上的面向業(yè)務(wù)人員。
二、檔案信息管理系統(tǒng)中業(yè)務(wù)規(guī)則管理的應(yīng)用
結(jié)合業(yè)務(wù)規(guī)則管理的內(nèi)涵，其在檔案信息管理系統(tǒng)中的應(yīng)用主要體現(xiàn)在如下方面：
（一）獲取檔案業(yè)務(wù)規(guī)則
首先，對檔案業(yè)務(wù)規(guī)則加以分類，尤其是對檔案管理部門所制定的檔案管理期限表、歸檔范圍等。重點就文件材料的歸檔范圍、位數(shù)檔案的保管期限加以描述、規(guī)范，并對歸檔文件的規(guī)則加以整理。同時，對檔案著錄、文件歸檔整理規(guī)范、文件材料是否歸檔及其范圍加以規(guī)范。對于各種不同的檔案門類也進(jìn)行相應(yīng)的規(guī)定，例如會計、信貸、科研等檔案。結(jié)合檔案管理經(jīng)驗、專業(yè)知識等對各種類型的檔案進(jìn)行分門別類的分析、處理。其次，獲取檔案業(yè)務(wù)規(guī)則。就檔案信息管理而言，其業(yè)務(wù)規(guī)則多源自于檔案管理業(yè)務(wù)有關(guān)法規(guī)、制度，經(jīng)驗積累等，結(jié)合業(yè)務(wù)規(guī)則的來源可能存在大量重復(fù)、無關(guān)內(nèi)容和信息，此時必須進(jìn)行挖掘、篩選、整理，獲取有用規(guī)則，并對業(yè)務(wù)規(guī)則加以區(qū)別、分類，明確業(yè)務(wù)規(guī)則的主體，并對其進(jìn)行判斷、推理、計算、約束，最后將所整理規(guī)則進(jìn)行完整性分析、冗余分析。
（二）面向業(yè)務(wù)規(guī)則管理的檔案信息管理系統(tǒng)的開發(fā)
對于面向業(yè)務(wù)規(guī)則管理的檔案信息管理系統(tǒng)的開發(fā)而言，其主要包括如下內(nèi)容：檔案業(yè)務(wù)規(guī)則的集成與開發(fā)環(huán)境；檔案業(yè)務(wù)面向?qū)ο蟮哪Ｐ蜆?gòu)建；檔案業(yè)務(wù)規(guī)則語言；檔案業(yè)務(wù)規(guī)則數(shù)據(jù)庫；檔案規(guī)則引擎；數(shù)據(jù)、指令接口；組件化結(jié)構(gòu)。由于篇幅限制，下文重點就其中幾大重要部分展開介紹：
1.檔案業(yè)務(wù)規(guī)則的集成與開發(fā)環(huán)境。對于面向檔案業(yè)務(wù)規(guī)則管理的集成與開發(fā)環(huán)境而言，主要需要就規(guī)則編輯器、編譯工具加以集成，以便就檔案業(yè)務(wù)規(guī)則加以科學(xué)管理、部署。結(jié)合圖形界面，在進(jìn)行業(yè)務(wù)對象模型構(gòu)建過程中，能夠為用戶提供更為便利的操作支持。對于編譯工具而言，可對業(yè)務(wù)規(guī)則語句加以轉(zhuǎn)換，將其變?yōu)椴煌囊?guī)則代碼，這樣有助于科學(xué)地執(zhí)行規(guī)則引擎。
2.檔案業(yè)務(wù)面向?qū)ο蟮哪Ｐ蜆?gòu)建。對于檔案業(yè)務(wù)所面向?qū)ο蠖裕撃Ｐ偷臉?gòu)建必須建立在檔案管理工作科學(xué)描述的基礎(chǔ)之上，并就檔案業(yè)務(wù)所面向?qū)ο蟮拿Q、各種不同的約束條件等內(nèi)容加以記錄。對于業(yè)務(wù)對象模型而言，應(yīng)當(dāng)為業(yè)務(wù)規(guī)則語言提供所需的詞匯，以便系統(tǒng)分析人員加以開發(fā)、設(shè)計，而系統(tǒng)開發(fā)人員則負(fù)責(zé)展開相應(yīng)的執(zhí)行工作。
3.檔案業(yè)務(wù)規(guī)則語言模型。對于面向業(yè)務(wù)規(guī)則管理的檔案信息管理系統(tǒng)而言，其所采用的語言模型也為業(yè)務(wù)工作者、相關(guān)技術(shù)人員提供了必要的語言，借助于系統(tǒng)的轉(zhuǎn)換，形成相應(yīng)的程序代碼，并通過規(guī)則引擎加以執(zhí)行。但應(yīng)注意的是，在具體執(zhí)行過程中，要求業(yè)務(wù)工作者、分析員掌握足夠的計算機(jī)編程知識，但事實上，很多工作人員對此了解并不多。為解決該問題，可以將受限的中文業(yè)務(wù)規(guī)則語言，視為相應(yīng)的表述語言，以便業(yè)務(wù)工作者相應(yīng)地采用。而對于技術(shù)人員而言，可采用類Java語言法。
4.檔案規(guī)則數(shù)據(jù)庫。對于檔案規(guī)則數(shù)據(jù)庫而言，主要提供了數(shù)據(jù)存儲等作用，當(dāng)用戶將規(guī)則成功輸入系統(tǒng)后，通過編譯將其存儲在規(guī)則數(shù)據(jù)庫中，由規(guī)則引擎加以調(diào)用、執(zhí)行。如今，很多公司對檔案規(guī)則數(shù)據(jù)庫進(jìn)行了劃分，包括存儲法律法規(guī)等制度文件的外部規(guī)則數(shù)據(jù)庫、存儲常用文件的內(nèi)部規(guī)則數(shù)據(jù)庫以及存儲經(jīng)驗、技術(shù)性知識的非正式內(nèi)部規(guī)則數(shù)據(jù)庫等。
5.檔案規(guī)則引擎。就檔案規(guī)則引擎而言，使用過程中必須先進(jìn)行對象創(chuàng)建，再就規(guī)則集加以加載、更換，將數(shù)據(jù)集合提交成功，發(fā)出相應(yīng)的執(zhí)行命令，實現(xiàn)結(jié)果的輸出。一言以概之，面向業(yè)務(wù)規(guī)則管理的檔案信息管理系統(tǒng)能夠極大地提升系統(tǒng)效率，優(yōu)化系統(tǒng)性能，提高其交互性、可維護(hù)性，為檔案管理系統(tǒng)用戶提供個性化的服務(wù)。未來業(yè)務(wù)規(guī)則管理的應(yīng)用，還需要進(jìn)一步挖掘業(yè)務(wù)規(guī)則，完善系統(tǒng)業(yè)務(wù)規(guī)則，面向業(yè)務(wù)規(guī)則的全面使用，促進(jìn)各子系統(tǒng)業(yè)務(wù)規(guī)則之間的有效融合。
作者：周芳 單位：貴州省遵義縣烏江電廠機(jī)電安裝檢修工程公司
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第三篇：檔案信息管理系統(tǒng)三庫分離技術(shù)研究
［摘要］
三庫分離技術(shù)是在檔案信息管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫設(shè)計實踐中提出的一種實用的數(shù)字檔案長期保存技術(shù)，它將數(shù)據(jù)庫在物理設(shè)計上劃分為核心庫、管理庫、利用庫。文章分析了三庫分離技術(shù)的應(yīng)用背景、定義及相應(yīng)的數(shù)據(jù)庫設(shè)計方法，并提出了其在長期保存、提高數(shù)據(jù)庫效率和保證數(shù)據(jù)安全性方面的優(yōu)點和應(yīng)用原則。
［關(guān)鍵詞］
三庫分離技術(shù)；檔案信息管理系統(tǒng)；長期保存技術(shù)；核心庫；管理庫；利用庫
21世紀(jì)以來信息化發(fā)展迅猛，電子文件及電子檔案大量涌現(xiàn)，我國全面進(jìn)入檔案信息化發(fā)展階段。隨著檔案信息化建設(shè)的開展和逐步深入，數(shù)字檔案館建設(shè)成了檔案信息化的重點工程。檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)是數(shù)字檔案館建設(shè)的核心內(nèi)容之一，它是提高檔案管理效率和服務(wù)水平的根本途徑。數(shù)據(jù)庫技術(shù)是建立數(shù)據(jù)庫及其應(yīng)用系統(tǒng)的技術(shù)，是信息系統(tǒng)開發(fā)和建設(shè)中的核心技術(shù)，具體來說，數(shù)據(jù)庫設(shè)計是指對于一個給定的應(yīng)用環(huán)境，構(gòu)造最優(yōu)的數(shù)據(jù)庫模式，建立數(shù)據(jù)庫及其應(yīng)用系統(tǒng)，使之能夠有效地存儲數(shù)據(jù)，滿足各種用戶的信息要求和處理要求，它的設(shè)計直接關(guān)系到系統(tǒng)執(zhí)行的效率和系統(tǒng)的安全性及穩(wěn)定性［1］。
1三庫分離技術(shù)的提出
1.1現(xiàn)實背景
大數(shù)據(jù)時代，電子數(shù)據(jù)指數(shù)式增長，電子檔案的存儲和訪問成了數(shù)據(jù)庫設(shè)計的瓶頸問題。隨著電子檔案數(shù)量的快速增長以及系統(tǒng)用戶訪問量的不斷擴(kuò)大，檔案信息管理系統(tǒng)出現(xiàn)運(yùn)行效率降低、用戶長時間等待等甚至已經(jīng)影響到用戶正常操作的現(xiàn)象，造成了系統(tǒng)整體性能低下。另外，電子檔案還存在著自然災(zāi)害和人為破壞的風(fēng)險，以及系統(tǒng)安全、載體安全、電子檔案遷移風(fēng)險及電子檔案真實性等幾個方面的問題。針對以上諸多問題，優(yōu)化數(shù)據(jù)庫設(shè)計顯得尤其重要。本文要探討的三庫分離技術(shù)是在總結(jié)檔案信息管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫設(shè)計實踐基礎(chǔ)上提出的一種實用的數(shù)字檔案長期保存技術(shù)，此項技術(shù)的應(yīng)用有助于提高系統(tǒng)的整體性能，保障數(shù)字檔案的安全性。
1.2OAIS參考模型
OAIS（OpenArchivalInformat-ionSystem，開放檔案信息系統(tǒng)）參考模型是空間數(shù)據(jù)系統(tǒng)咨詢委員會（CCSDS）制定的標(biāo)準(zhǔn)，并于2003年作為ISO的標(biāo)準(zhǔn)（ISO14721:2003）頒發(fā)。其主要目的是為具有數(shù)據(jù)長期保存和利用責(zé)任的檔案機(jī)構(gòu)以及非檔案機(jī)構(gòu)提供數(shù)字信息長期保存和利用的基本概念、術(shù)語、基本信息模型、功能模型和指南。OAIS參考模型提出了數(shù)字檔案館等對數(shù)字信息長期保存和利用負(fù)有責(zé)任的機(jī)構(gòu)應(yīng)該履行的六項基本功能：（1）檔案收集：從信息生產(chǎn)者那里接收提交信息包（SIP），并且對內(nèi)容進(jìn)行準(zhǔn)備，以便所提交信息能夠在檔案系統(tǒng)中存儲和管理。（2）數(shù)據(jù)管理：對檔案信息包的描述信息進(jìn)行管理，幫助用戶查找和檢索信息。（3）歸檔存儲：存儲檔案信息包，為其選擇恰當(dāng)?shù)拇鎯γ襟w，判斷存儲級別，按照不同級別采取不同的安全保管措施，并執(zhí)行錯誤檢測以及災(zāi)難恢復(fù)。（4）檔案利用：將歸檔信息包加工成分發(fā)信息包，并提供給用戶利用。（5）行政管理：與信息生產(chǎn)者簽訂“移交協(xié)議”，對數(shù)據(jù)移交的格式、移交的內(nèi)容、程序和方式進(jìn)行規(guī)范，把握信息長期保存的源頭。（6）保存規(guī)劃：對技術(shù)的變化以及用戶群的服務(wù)需求變化進(jìn)行監(jiān)控，并根據(jù)變化制定詳細(xì)的保存策略和遷移計劃［2］。
1.3三庫分離技術(shù)的提出
OAIS規(guī)定了資源存取和長期保存的概念和參考框架。本文以O(shè)AIS六個功能模塊為基礎(chǔ)，按照電子文件從檔案生產(chǎn)者傳遞到檔案利用者的過程分析設(shè)計出收集管理模塊、保存模塊、利用模塊三大系統(tǒng)功能模型。在對系統(tǒng)功能模型進(jìn)行分析的基礎(chǔ)上，可以利用三庫分離技術(shù)進(jìn)一步優(yōu)化數(shù)據(jù)庫模型，即在數(shù)據(jù)庫物理設(shè)計中將數(shù)據(jù)庫分為核心庫、管理庫和利用庫。檔案信息管理系統(tǒng)中的管理庫、核心庫、利用庫主要功能如下：（1）管理庫：該庫主要供檔案業(yè)務(wù)人員進(jìn)行新增修改刪除等操作，實現(xiàn)電子檔案數(shù)據(jù)的收集整理、編目著錄、鑒定銷毀等日常管理。（2）核心庫：該庫主要實現(xiàn)電子檔案數(shù)據(jù)的長期保存。（3）利用庫：該庫主要供利用者借閱利用，實現(xiàn)電子檔案數(shù)據(jù)的檢索統(tǒng)計、編研利用、數(shù)據(jù)分析及數(shù)據(jù)挖掘。
2基于三庫分離技術(shù)的數(shù)據(jù)庫設(shè)計
2.1三庫分離的數(shù)據(jù)庫架構(gòu)
在概念結(jié)構(gòu)上，因在三庫概念結(jié)構(gòu)設(shè)計時三庫中檔案對象具有相同的ER圖，因此三庫的邏輯結(jié)構(gòu)一致。在物理結(jié)構(gòu)上，三庫分離技術(shù)實質(zhì)上是數(shù)據(jù)庫物理結(jié)構(gòu)設(shè)計時的一種優(yōu)化措施。在三庫分離數(shù)據(jù)庫架構(gòu)中，服務(wù)器和存儲之間使用存儲區(qū)域網(wǎng)絡(luò)（StorageAreaNetwork，簡稱SAN）連接。SAN實際是一種專門為存儲建立的獨(dú)立于TCP/IP網(wǎng)絡(luò)之外的采用高速數(shù)據(jù)連接通道（光纖通道FC）的專用網(wǎng)絡(luò)，目前一般的SAN提供2Gb/S到4Gb/S的傳輸數(shù)率，存取速度很快。由于SAN的基礎(chǔ)是一個專用網(wǎng)絡(luò)，所有的服務(wù)器與存儲設(shè)備均采用中心化管理，因此擴(kuò)展性很強(qiáng)，不管是在一個SAN系統(tǒng)中增加一定的存儲空間還是增加幾臺使用存儲空間的服務(wù)器都非常方便，并且可以通過集群方式達(dá)到高可用性［3］。
2.2三庫的具體設(shè)計
管理庫是檔案信息系統(tǒng)正常運(yùn)行的核心組件，它提供對檔案數(shù)據(jù)的編輯、修改和刪除等操作，支持各類管理流程順利實現(xiàn)。管理庫的核心數(shù)據(jù)采用按檔案類型建表的架構(gòu)。為保證管理庫的災(zāi)難恢復(fù)和高可用性，我們在三庫設(shè)計中使用了數(shù)據(jù)庫雙機(jī)熱備技術(shù)。將管理庫安裝成為互為備份的兩臺服務(wù)器，當(dāng)運(yùn)行著的服務(wù)器出現(xiàn)故障無法啟動時，另一臺服務(wù)器自動啟動以減少損失；當(dāng)原運(yùn)行著的服務(wù)器被修復(fù)后，又可以作為新的備用服務(wù)器。核心庫即檔案的長期保存庫，該數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)遵照相關(guān)的元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)，采用以全宗建表的架構(gòu)，基于XML（可擴(kuò)展標(biāo)記語言，ExtensibleMarkupLanguage）技術(shù)對電子檔案元數(shù)據(jù)進(jìn)行封裝。利用標(biāo)準(zhǔn)的、與軟硬件無關(guān)的XML語言將電子檔案與其元數(shù)據(jù)按照規(guī)范結(jié)構(gòu)封裝在一個數(shù)據(jù)包中，可以維護(hù)電子檔案與其元數(shù)據(jù)的完整性，并保障兩者之間的可靠聯(lián)系，實現(xiàn)電子檔案的自描述、自包含、自證明［4］。在封裝的同時，引入CA技術(shù)對封裝包做數(shù)字簽名操作，形成數(shù)字簽名和鎖定簽名，確保電子檔案的真實性。具體設(shè)計是將基礎(chǔ)結(jié)構(gòu)元數(shù)據(jù)作為一個全宗表的通用字段，將各檔案類型中非通用字段整合為XML文件保存在名為擴(kuò)展字段的大字段中，將封裝新增的元數(shù)據(jù)在電子文件封裝表中保存。在電子檔案進(jìn)入核心庫時，應(yīng)當(dāng)對其元數(shù)據(jù)的完整性和封裝包的合法性進(jìn)行全面檢測，嚴(yán)防不合格的電子檔案數(shù)據(jù)進(jìn)入核心庫。利用庫主要用于檢索統(tǒng)計、編研利用、數(shù)據(jù)分析等數(shù)據(jù)挖掘應(yīng)用。為便于高效地查詢利用，利用庫的核心數(shù)據(jù)采用按檔案類型建表的架構(gòu)。
2.3三庫同步設(shè)計
三庫間數(shù)據(jù)通過數(shù)據(jù)庫同步保持一致。核心庫數(shù)據(jù)由管理庫數(shù)據(jù)同步而來，利用庫中數(shù)據(jù)由核心庫數(shù)據(jù)同步而來。在同步過程中，首先使用數(shù)據(jù)庫連接方法連接需要進(jìn)行同步的兩個數(shù)據(jù)庫，然后建立能實現(xiàn)同步的存儲過程，最后在計劃任務(wù)中運(yùn)行存儲過程完成同步。使用計劃任務(wù)可設(shè)置三庫之間的同步工作在每天業(yè)務(wù)空閑時間段進(jìn)行，以避免與客戶端爭搶資源。
3三庫分離技術(shù)的優(yōu)點和應(yīng)用原則
3.1三庫分離技術(shù)的優(yōu)點
首先，三庫分離技術(shù)實現(xiàn)了電子檔案的長期保存。電子檔案與傳統(tǒng)檔案相比，有著檢索便捷、傳輸快速、高度開放、信息共享等優(yōu)點。然而電子檔案在長期保存方面卻存在著一系列問題，成為電子檔案建設(shè)和發(fā)展的瓶頸。三庫分離技術(shù)將長期保存數(shù)據(jù)存放在核心庫中，只對核心庫進(jìn)行同步操作，而不進(jìn)行添加刪除更新等操作，有利于實現(xiàn)電子檔案的長期保存。其次，三庫分離技術(shù)提高了數(shù)據(jù)庫的效率。在數(shù)據(jù)庫設(shè)計中采用三庫分離技術(shù)，可使長期保存數(shù)據(jù)、工作數(shù)據(jù)、利用數(shù)據(jù)不再存放于同一個數(shù)據(jù)庫，三庫中數(shù)據(jù)也不會隨著業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)量的累積而急劇增加。在進(jìn)行三庫分離后，系統(tǒng)管理員對電子檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行添加刪除更新等操作只在管理庫中進(jìn)行，用戶查閱利用數(shù)字檔案只在利用庫中進(jìn)行，此舉可以優(yōu)化數(shù)據(jù)庫性能，有效提升數(shù)據(jù)庫使用效率。最后，三庫分離技術(shù)保證了電子檔案數(shù)據(jù)的安全性。管理庫中包含許多業(yè)務(wù)中間過程的臨時數(shù)據(jù)，其有效性需要在審核后才能確認(rèn)。如果直接在核心庫中進(jìn)行操作，一旦數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)的事務(wù)遭到破壞，數(shù)據(jù)的正確性就得不到保障。而在三庫分離的情況下，進(jìn)行添加刪除更新等操作時，首先將臨時數(shù)據(jù)進(jìn)行逐級上報審批，審批通過后保存到管理庫中成為正式數(shù)據(jù)，最后對核心庫和利用庫中的數(shù)據(jù)進(jìn)行同步更新；如果審批未通過，則不需要將數(shù)據(jù)保存到管理庫中。
3.2三庫分離技術(shù)的應(yīng)用原則
三庫分離技術(shù)在數(shù)據(jù)庫設(shè)計中具有明顯的優(yōu)越性，但不可否認(rèn)的是此項技術(shù)也增加了系統(tǒng)程序的復(fù)雜性。在數(shù)據(jù)庫實際設(shè)計中，設(shè)計者要根據(jù)檔案信息管理系統(tǒng)業(yè)務(wù)子系統(tǒng)的實際情況，對技術(shù)有選擇地加以應(yīng)用。三庫分離技術(shù)的應(yīng)用可遵循以下原則：（1）核心庫與管理庫、核心庫與利用庫必須分離，以此保證核心庫的安全，實現(xiàn)電子檔案數(shù)據(jù)的長期保存。（2）管理庫和利用庫分離與否視業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)量大小而決定。在業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)量較大的情況下，為提高數(shù)據(jù)庫使用效率，管理庫和利用庫可以分離。在業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)量不大的情況下，管理庫和利用庫可以不分離。
4結(jié)論
三庫分離技術(shù)是在檔案信息管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫設(shè)計實踐中提出的一種實用的數(shù)字檔案長期保存技術(shù)，它提高了電子檔案數(shù)據(jù)的訪問效率，保障了電子檔案數(shù)據(jù)的安全性，對大數(shù)據(jù)時代檔案信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫設(shè)計具有一定的實際應(yīng)用價值以及理論研究意義。
作者：魏紅霞 單位：江蘇省檔案館
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