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摘要：

隨著我國經濟發展進程的不斷加快，房地產行業的不斷發展，有關房屋檔案的管理方式也上升了一個高度，逐漸由傳統的平面化管理轉為數字化管理。檔案數字化是指結合計算機、多媒體以及數據庫將以各種形式呈現的房屋產權檔案信息轉化為數字化信息，并在此基礎上實現資源共享。接下來，筆者結合數字化管理理念對如何提升房屋檔案數字化管理的服務質量提出幾點合理性建議，以期建立完善的房屋檔案數字化管理體系。

關鍵詞：

服務質量；房屋檔案；數字化管理；對策

隨著房地產業發展進程的不斷加快，有關房屋檔案管理的重要性也逐漸顯現出來，房屋檔案一躍成為重要的信息資源。與此同時，如何豐富檔案信息資源，高效、迅速地為社會服務也成為現階段房屋檔案管理工作面臨的新困難。以實現檔案管理數字化作為房屋檔案管理工作轉型的最終目的，構建高質量、高水平的管理體系、建設完善的房屋檔案數字化管理規范在該形勢下成為解決該困難的重要方式。

1、檔案館應主動進行數字化管理規劃工作

1.1檔案館應加大資金投入。

房屋檔案數字化管理工作若進行順利則會節省大批人力、物力與財力，也會提高館藏的利用率。但是現階段，資金問題一直是困擾房屋檔案數字化管理的重要問題。為了構建完備的數字化體系，檔案館應為管理工作提供資金支持，并投入人力、物力與財力，努力加強檔案數字化建設。當然，一味地投入資金很可能帶來用財不當的問題，為了杜絕這方面的隱患，檔案館還需要強化預算工作和監督工作，在投入資金時先對資金的使用有所預算，以便資金不足時及時給予填補。同時，還要強化監督工作。將每一筆資金的來源、用途、后期支出等活動記錄在冊，以便及時查閱。促使每一筆資金都能有所用，落實到實處。

1.2檔案館應開展業務培訓活動。

檔案管理員業務水平的高低與房屋檔案數字化管理工作效率的高低掛鉤。檔案館為了充分發揮這個管理信息系統的作用，盡早適應該系統就應該定期開展業務培訓活動，讓每一個管理員參與到培訓活動中，盡早接收數字化管理工作的信息。檔案館培訓活動的內容應包括：如何整合和規范庫房紙質檔案；如何制定完備的、科學的檔案入庫；如何科學保存和管理檔案；如何規范管理，使管理規范化、條理化。檔案館開展業務培訓活動既能促使管理員認識到數字化管理工作的重要性，又能為之后的管理工作打下良好的基礎，起到事半功倍的作用。

2、實現房屋檔案數字化管理應注意相關問題

2.1基礎工作問題。

基礎工作問題也是影響房屋檔案數字化管理工作的問題之一。在實現數字化管理之前，檔案館應強化、做好基礎工作。先開始摸底調查，了解整個館內的存量房屋檔案，對這些先前存放的檔案進行整理與歸納，確保這些檔案準確無誤，及時排除殘缺、虛假的房屋檔案資料。在排查之后還要翻看正確的檔案，保證檔案中不出現字跡混亂、排序不符合規定等現象。這樣，才能確保檔案數字化管理工作的有序進行，為接下來的工作打下良好的基礎。

2.2檔案保存問題。

房屋檔案的保存問題應該引起重視，并不是有了數字化檔案就能忽略原始檔案。為了避免產生不必要的問題，房屋檔案保存應采取雙份制。就是在保有紙質檔案的基礎上建立相應的電子檔案，以防紙質檔案丟失后無法查詢相關信息。在采取雙份制之后，相關人員還應該定期瀏覽電子檔案，并將電子檔案上的信息與紙質檔案上的信息進行核對，以確保兩份檔案中的內容信息一致、真實。

3、房屋檔案管理員應創新管理手段

3.1從自身出發，提升專業素質。

房屋檔案數字化管理工作是一項綜合性較強的工作。因此，該項工作所需要的人才一定是綜合性、全方面的人才。從長遠來講，單純掌握計算機技術以及紙質檔案管理技術的人不能勝任數字化管理工作。只有專業性既強、技術又高超，又能掌握多學科知識的人才能勝任這項工作。所以，任職的檔案管理員需要與時俱進，掌握數字化管理理念，不斷更新技能，具備全面的知識結構以及全方位的信息意識。沒有任職的該專業的學生則需要不斷強化理論知識，提升實踐本領，了解數字化管理工作的重要性，在學習上和生活中不斷提升自己，朝著高素質、全方面人才這一方向努力，以此適應未來工作的要求。

3.2努力構建多元化檢索體系。

多元化檢索體系應包括單組條件查詢；組合條件查詢；SV300測繪系統查詢以及地理信息系統查詢等四個查詢方式。檔案管理員需要在工作時竭力構建多元化的檢索體系，以便更好的為社會服務。檔案管理員的工作并不是單一的檢查檔案、錄入檔案，更主要的是要通過自己的工作為人們謀取便利。檔案員需要建立有償查詢和免費查詢服務，明確發揮查詢的有償性與無償性。例如，一般性查詢和檢索都可以是無償性的服務，而設計深層次或者是特殊問題的檢索就應該是有償性的。當然，檔案員還需要設立相關權限，既方便百姓的查詢過程，又避免百姓查閱檔案館的內部檔案。

3.3建立準確的檔案數據系統。

建立準確的檔案數據系統是應對房地產市場的重要舉措，檔案相關負責人員需要利用數據分析在某一階段的房地產市場的發展方向以及現狀。當然，該數據系統不僅僅能平衡房地產的供求關系，為職能部門提供各方面科學的支持，還應該為產權人在產權交易時提供各種信息資料。這是檔案相關負責人員的工作要求也是關乎檔案館能否長遠發展的重要影響因素。所以相關負責人員需要從思想上重視這項工作，用踏實的態度、科學的手段將數字化管理工作落實到實處。

總而言之，基于提升服務質量下的房屋檔案數字化管理可以解決傳統管理方式所帶來的時間、空間利用效果差、員工工作效率低、錯誤多等問題。該管理方式迎合了現階段房屋檔案管理工作發展的需要，是時代的象征，會推動房地產業的發展，從而帶動經濟的發展、推動社會的進步。筆者堅信，數字化的管理方式會逐漸應用到各行各業，也一定為市場的發展帶來積極的影響。

作者：李晶 單位：天津市市區不動產登記事務中心

參考文獻

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