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一、信息化環(huán)境對(duì)招投標(biāo)檔案數(shù)字化管理的挑戰(zhàn)

在當(dāng)前信息化環(huán)境下，招投標(biāo)檔案數(shù)字化后，有效的提高了檔案管理的效率，在對(duì)檔案利用時(shí)有了更大的便利條件。但招投標(biāo)檔案數(shù)字化過(guò)程中，也面臨著較大的壓力和挑戰(zhàn)。首先，長(zhǎng)期以來(lái)檔案管理人員因循守舊的思想很難改變。由于信息化環(huán)境下，招投標(biāo)檔案的數(shù)字化其先進(jìn)性和科學(xué)性是傳統(tǒng)檔案所無(wú)法比擬的，其無(wú)論是收集方式、管理方式還是利用方式都發(fā)生了較大的變化，但長(zhǎng)期以來(lái)在傳統(tǒng)檔案管理工作中，檔案管理人員謹(jǐn)小慎微及因循守舊的思想和觀念在受到來(lái)自于檔案數(shù)字化變革的沖擊下，本能的會(huì)產(chǎn)生抗拒，在工作中就會(huì)有消極的情緒存在，不利于檔案數(shù)字化管理工作的正常開(kāi)展;其次，在配套設(shè)施上，包括檔案數(shù)字化后所需要的信息生產(chǎn)設(shè)備、信息存儲(chǔ)設(shè)備和信息管理設(shè)備，同時(shí)還需要軟件、網(wǎng)絡(luò)和信息安全保障，但在目前很多招投標(biāo)機(jī)構(gòu)中這些系統(tǒng)配套都存在著嚴(yán)重的不足，從而無(wú)法更好的滿足招投標(biāo)檔案數(shù)字化的要求。由于當(dāng)前軟件開(kāi)發(fā)時(shí)往往只是面對(duì)單一的檔案管理部門(mén)，這就導(dǎo)致檔案信息系統(tǒng)缺乏統(tǒng)一性和規(guī)范性，不能更好的滿足檔案信息共享性的要求，制約了檔案數(shù)字化的進(jìn)程。特別是在當(dāng)前信息化環(huán)境下，網(wǎng)絡(luò)和信息安全問(wèn)題尤為突出，這對(duì)于招投標(biāo)檔案數(shù)字化管理帶來(lái)較大的較大的安全隱患。最后是檔案管理工作中缺乏統(tǒng)一的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)。這就在很大程度上導(dǎo)致檔案數(shù)字化水平處于較低的水平，更是不能與當(dāng)前信息化環(huán)境下對(duì)檔案管理的新要求相適應(yīng)。另外當(dāng)前招投標(biāo)機(jī)構(gòu)中信息處理復(fù)合型人才較少，由于人員信息化水平較低，不能更好的對(duì)數(shù)字化設(shè)備進(jìn)行操作，從而無(wú)法將數(shù)字化的優(yōu)勢(shì)更好的體現(xiàn)出來(lái)。

二、信息化環(huán)境下招投標(biāo)檔案數(shù)字化管理的創(chuàng)新

(一)管理與理念創(chuàng)新

隨著科技的快速發(fā)展，人類社會(huì)的不斷進(jìn)步，人民群眾對(duì)檔案信息的利用要求越來(lái)越高。就拿招投標(biāo)檔案而言，很多企業(yè)都有訴求反映到招標(biāo)單位，如果能方便的瀏覽過(guò)去在該單位的投標(biāo)記錄和投標(biāo)文件，企業(yè)愿意為此支付費(fèi)用。所以在管理上，要考慮滿足個(gè)人和企業(yè)法人的需求，在理念上，檔案不再是“包袱”，它也可以創(chuàng)收。之前憑介紹信到窗口查閱的非保密檔案，完全可以利用信息網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，電子商務(wù)交易辦法處理，輔以個(gè)人、法人身份驗(yàn)證，屆時(shí)，用戶瀏覽授權(quán)內(nèi)的網(wǎng)站就如同網(wǎng)購(gòu)一樣方便。

(二)技術(shù)與架構(gòu)創(chuàng)新

應(yīng)充分利用云計(jì)算技術(shù)、物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、大數(shù)據(jù)技術(shù)及移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)對(duì)檔案數(shù)字化進(jìn)行技術(shù)升級(jí)與架構(gòu)創(chuàng)新。基于云計(jì)算的數(shù)字檔案管理系統(tǒng)主要由云計(jì)算數(shù)字檔案管理應(yīng)用程序，數(shù)字化檔案管理節(jié)點(diǎn)，計(jì)算機(jī)專用網(wǎng)絡(luò)、信息安全設(shè)備等構(gòu)成。利用物聯(lián)網(wǎng)的RFID技術(shù)可將電子檔案與紙質(zhì)檔案完美結(jié)合，一一對(duì)應(yīng)。基于大數(shù)據(jù)的數(shù)據(jù)挖掘與數(shù)據(jù)分析技術(shù)，則為檔案信息化增值服務(wù)提供了想象空間。招投標(biāo)雙方能夠從歷史文件庫(kù)中找到與當(dāng)期項(xiàng)目相似的案例，對(duì)于招投標(biāo)文件的理解，對(duì)于招投標(biāo)工作的組織，都是非常有利的。

(三)規(guī)范與流程創(chuàng)新

真正把招投標(biāo)工作和檔案管理工作以及數(shù)字化技術(shù)結(jié)合起來(lái)，需要更新標(biāo)準(zhǔn)、再造流程。《電子招標(biāo)投標(biāo)辦法》雖然對(duì)電子招投標(biāo)的歸檔也進(jìn)行了約束，但還是從大框架上給的要求。實(shí)際操作上，很多檔案工作都是事后再次歸口相關(guān)人員整理。如能夠更新一下流程，把招投標(biāo)工作的任何一項(xiàng)活動(dòng)記錄文件都作為檔案組成因子，自動(dòng)操作、隨時(shí)歸檔，那么當(dāng)一次招投標(biāo)實(shí)例完成時(shí)，全部歸檔工作就自動(dòng)完成。一切都可以靠程序完成，不再依賴人工，即提高效率又降低了人為錯(cuò)誤。除了在招標(biāo)機(jī)構(gòu)內(nèi)部考慮電子招投標(biāo)與歸檔的實(shí)時(shí)結(jié)合，還可以由專業(yè)檔案部門(mén)考慮各部門(mén)各機(jī)構(gòu)檔案數(shù)據(jù)的統(tǒng)一入庫(kù)整合，這都是標(biāo)準(zhǔn)流程適應(yīng)招投標(biāo)檔案數(shù)字化管理發(fā)展需求的體現(xiàn)。

三、結(jié)束語(yǔ)

在當(dāng)前信息化環(huán)境下，信息網(wǎng)絡(luò)給我們帶來(lái)了全新體驗(yàn)，其可以將不同操作系統(tǒng)和不同類型的終端連接在一起。在這種環(huán)境下，招投標(biāo)檔案管理也運(yùn)用了信息管理系統(tǒng)，這有效的提高了招投標(biāo)檔案管理的效率，同時(shí)利用現(xiàn)代化的數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)，將招投標(biāo)數(shù)據(jù)集中在一起，為管理工作帶來(lái)較大便利。并通過(guò)將招投標(biāo)數(shù)據(jù)進(jìn)行備份、多份布放等有效的確保了數(shù)據(jù)的安全性。這為招投標(biāo)檔案更好的為社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展服務(wù)提供了充足的保障。

作者：王穎 單位：齊齊哈爾市建設(shè)工程招投標(biāo)管理辦公室