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一、高職人事管理的特點
1．突發(fā)事件較多。
高職人事管理工作除了日常工作外，經(jīng)常會出現(xiàn)其它一些不可預(yù)測的工作內(nèi)容，比如職稱評審工作中的舉報投訴工作、接待工作、統(tǒng)計工作、教職工培訓(xùn)工作等等。這一些內(nèi)容不是日常工作，但同樣是重要的工作，所以不可忽視這些潛在工作。
2．人事管理部門人員流動較大。
工作內(nèi)容的繁重和一些職務(wù)晉升都是人員流動的重要因素。近些年來的一些高校人事部門流動性較大，這也給人事管理工作帶來了很多不必要的麻煩，經(jīng)驗流失、工作交接不合理、新人與各個部門交流比較陌生等不利因素都會阻礙人事工作效率。
1．圍繞人事管理工作的各項內(nèi)容，積極拓展、深入調(diào)研，高效地獲取各類信息，更好地服務(wù)全校教職工。教育不能原地踏步，必須積極進(jìn)取，不斷改革、不斷發(fā)展、不斷進(jìn)步。只有這樣才能對學(xué)校整體發(fā)展有利，反過來也才能對自身有利。教育現(xiàn)代化要時時刻刻對社會信息保持高度敏感，從社會上來的需求變化，改變我們的教育模式，吸取精華，確保管理工作走到前端。
2．根據(jù)科技進(jìn)步的程度，受用先進(jìn)手段，完善工作程序、健全工作制度、建立完備的數(shù)據(jù)庫，為人事管理工作打下堅實的基礎(chǔ)。
3．進(jìn)一步釋放人力，借助先進(jìn)工具和先進(jìn)軟件和完善的數(shù)據(jù)庫信息對人力資源進(jìn)行解放。工作不單單是體力勞動，更重要的腦力勞動，更需要我們節(jié)約時間成本做更多的進(jìn)修和培訓(xùn)學(xué)習(xí)工作，精益求精，永不落后。
三、高校人事管理辦公效率化的主要問題
通過筆者幾年人事管理工作經(jīng)驗，且常常與其它高校交流，查閱相關(guān)文獻(xiàn)，借鑒一些高校的管理方法及經(jīng)驗，得出效率化辦公主要存在以下幾個問題。人事部門與其它職能部門溝通交流問題。目前，人事工作常常會面臨著同時與多個部門一起完成一項任務(wù)的困難，問題在于時間緊，人員交流存在時效性的問題，有些重要人員同時有其它任務(wù)要一起完成。這樣就對任務(wù)的完成會有滯后作用。
部分單位人員工作輪換，信息交接不明確，資料存儲不完備，手機(jī)更換新號碼，妨礙聯(lián)系速率。一是在聯(lián)系方面就已經(jīng)浪費了很多時間，二是在工作分派上也出現(xiàn)了一些不必要的麻煩。沒有一個完善的系統(tǒng)更新教職員工的最新信息，使得很多部門的數(shù)據(jù)依然處于一個不通互聯(lián)互通的狀況。各自管理自己的系統(tǒng)，一旦遇上在做統(tǒng)計工作時候就得各個部門重新再做一次工作，大大降低了工作效率。
四、高職人事管理辦公效率化的對策和措施
為了更進(jìn)一步做好人事管理工作，加強效率化辦公，實現(xiàn)更科學(xué)更人性化的管理，充分利用各類資源，筆者認(rèn)為效率化辦公應(yīng)該從以下幾項方法做起。建立各個職能部門聯(lián)系人通訊網(wǎng)。包括一些最基本的聯(lián)系方式和負(fù)責(zé)管理的內(nèi)容，如有教職工信息更新，部門聯(lián)系人應(yīng)該及時更新數(shù)據(jù)，做到時刻能聯(lián)系上負(fù)責(zé)該工作的職員。聯(lián)系人還能起到一個很良好的信息傳達(dá)功能。只有建立起這一張強大的聯(lián)系網(wǎng)，信息才能及時傳遞到各個部門，工作效率才能更高。加強業(yè)務(wù)培訓(xùn)。
這一點是每個高校都會做的，但是筆者認(rèn)為，最基礎(chǔ)的工作內(nèi)容培訓(xùn)才是根本，比如做一些日常辦公軟件的培訓(xùn)、文章和公文寫作培訓(xùn)、基本說話技巧培訓(xùn)等都是我們應(yīng)該首先考慮的進(jìn)修方向，特別是一些剛剛參加工作青年職工。青年職工更重要的是要培養(yǎng)出一種如何處理工作和同事關(guān)系的能力。其次，業(yè)務(wù)能力當(dāng)然也是培訓(xùn)的重點，可以請一些專家、資深人士舉辦一些座談會，人數(shù)不需要太多，重點談工作方面的經(jīng)驗教訓(xùn)，使得職工的業(yè)務(wù)水平和素質(zhì)進(jìn)一步提升，最終達(dá)到效率化辦公的目的。做好信息化管理。加強信息化建設(shè)，統(tǒng)一數(shù)據(jù)資源庫，引進(jìn)現(xiàn)代化管理。
高校管理應(yīng)該是先進(jìn)的、和時代接軌的，所以我們更應(yīng)該加大力度建設(shè)校園信息自動化。利用網(wǎng)絡(luò)的高效性，可以更好的處理日常人事管理的各項工作。無論社保、工資、培訓(xùn)、職稱評審等等的工作都離不開人員的信息，更不用說一些日常的統(tǒng)計工作。只有做好了信息化建設(shè)和信息化管理工作，我們才能跟得上時代，把工作做得更快、更好，少煩惱。
總之，高職人事管理辦公效率化是學(xué)校發(fā)展的大事，只有實現(xiàn)效率化辦公，才能更好地服務(wù)教職工，進(jìn)而提升整體的管理水平。
作者：胡善巒 單位：廣東輕工職業(yè)技術(shù)學(xué)院人事處
