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摘要：

為解決傳統(tǒng)檔案管理低層次徘徊問題，本文引入工程化管理思想尋求解決問題的最佳途徑，并通過具體實(shí)踐探索提高檔案管理水平的方法。

關(guān)鍵詞：

檔案工作；管理工程

隨著我國現(xiàn)代企業(yè)制度的建立及逐步推進(jìn)成熟，企業(yè)內(nèi)部的各項(xiàng)管理工作也呈現(xiàn)多樣化、復(fù)雜化的發(fā)展趨勢，傳統(tǒng)的管理方法已經(jīng)越來越無法適應(yīng)，需要運(yùn)用管理工程的思想和方法進(jìn)行規(guī)范和控制，才能建立良好秩序，使管理工作更加高效有序。無論是檔案管理理論研究自身，還是其向?qū)嵺`的轉(zhuǎn)化，本質(zhì)上也是一項(xiàng)工程，工程化思維和工程化方法能成為拓寬這種瓶頸的有力工具。

一、檔案管理工程化的框架設(shè)計(jì)

（一）設(shè)計(jì)三個(gè)層級的業(yè)務(wù)目標(biāo)

在檔案管理模式轉(zhuǎn)型期，運(yùn)用工程化方法，可以直接從構(gòu)想出發(fā)，首先確定三個(gè)層級的業(yè)務(wù)目標(biāo)，在實(shí)踐中細(xì)化完善每個(gè)目標(biāo)的實(shí)施細(xì)節(jié)，從而逐步達(dá)成檔案管理工程化的最終目標(biāo)。第一，將企業(yè)各項(xiàng)工作中形成的大量文件、數(shù)據(jù)，通過歸檔的過程控制，按照一定的規(guī)范，組合成模塊鮮明、系統(tǒng)性強(qiáng)的知識體系。這一目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)，需要建立企業(yè)各項(xiàng)活動與檔案管理的信息鏈，在信息共享的基礎(chǔ)上，完成企業(yè)知識體系集中統(tǒng)一管理。第二，進(jìn)一步建立并規(guī)范檔案需求分析方法，采用信息管理技術(shù)及檔案編研方法，按照一定的規(guī)范，開展多層次多渠道的檔案信息開發(fā)利用工作，滿足各項(xiàng)工作對檔案的利用需求。第三，運(yùn)用知識管理的技術(shù)和方法，建立專業(yè)技能發(fā)現(xiàn)工具，用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)做支持，通過對檔案文件的分析，建立基于檔案的專業(yè)知識庫，通過利用環(huán)節(jié)進(jìn)行知識推送，使檔案管理成為企業(yè)知識管理不可缺少的一部分。

（二）設(shè)定實(shí)現(xiàn)目標(biāo)的運(yùn)行機(jī)制

檔案管理者需要從檔案管理內(nèi)部體制環(huán)境和檔案管理外部環(huán)境兩個(gè)方面考慮，確定影響達(dá)成終極目標(biāo)的各個(gè)正面及負(fù)面因素，分析這些因素的形成原因和相互關(guān)系以及這些因素產(chǎn)生影響、發(fā)揮功能的作用過程和作用原理及其運(yùn)行方式。在檔案管理內(nèi)部體制環(huán)境中，建立能夠發(fā)揮集群智慧的知識場。知識體系不僅涉及企業(yè)檔案管理規(guī)章制度和標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范及操作流程，還應(yīng)該包含企業(yè)活動涉及的相關(guān)專業(yè)的初級知識。同時(shí)，培養(yǎng)具有一定專長的企業(yè)檔案管理專家隊(duì)伍，提高企業(yè)檔案管理者的綜合業(yè)務(wù)素質(zhì)，不斷完善檔案管理知識體系，形成循環(huán)滾動向上的機(jī)制。通過優(yōu)化內(nèi)部環(huán)境，為檔案管理外部環(huán)境的改善創(chuàng)造良好機(jī)會。影響實(shí)現(xiàn)檔案管理工程化終極目標(biāo)的外部環(huán)境，通常是由于企業(yè)檔案管理工作弱化，服務(wù)陳舊，無法為企業(yè)中心工作提供最優(yōu)服務(wù)造成的。因此，檔案工作需要建立與外部環(huán)境，特別是企業(yè)中心工作的信息交流平臺。通過平臺明確企業(yè)各項(xiàng)工作對檔案信息服務(wù)的需求，有針對性地確定自己的工作內(nèi)容和工作目標(biāo)，必要時(shí)還可以得到外部有力的支持和幫助，這是改善檔案工作外部環(huán)境的關(guān)鍵所在。

（三）實(shí)現(xiàn)目標(biāo)的過程控制手段

檔案管理的每一項(xiàng)工作都是一個(gè)過程，運(yùn)用管理工程的過程控制手段，包括指標(biāo)控制、自動化控制、程序控制等，可以確保各項(xiàng)工作持續(xù)地、可預(yù)見地和穩(wěn)定地運(yùn)行在目標(biāo)性能水平上。檔案管理的指標(biāo)控制，就是在每一個(gè)工作項(xiàng)目中，確定哪些是工作過程中的關(guān)鍵指標(biāo)要求，在過程中隨時(shí)檢查這些指標(biāo)要求，確保最終的檔案服務(wù)的理想水平。例如：產(chǎn)品數(shù)據(jù)的完整性是產(chǎn)品檔案管理需要關(guān)注的工作項(xiàng)目之一。將產(chǎn)品數(shù)據(jù)完整的保存下來并科學(xué)地組織成一個(gè)邏輯清晰體系完備的集合，同時(shí)去除大量無效的冗余數(shù)據(jù)，需要經(jīng)過產(chǎn)品狀態(tài)確定、產(chǎn)品數(shù)據(jù)分類、產(chǎn)品數(shù)據(jù)鑒定、產(chǎn)品數(shù)據(jù)整理等多個(gè)環(huán)節(jié)，而每一個(gè)環(huán)節(jié)都有自己的關(guān)鍵輸入要求和輸出要求。指標(biāo)控制要做的，就是確定控制輸入要求，預(yù)防工作缺陷的發(fā)生，同時(shí)監(jiān)控輸出結(jié)果，盡早發(fā)現(xiàn)問題并糾正。檔案管理的自動化控制，就是通過一定的設(shè)計(jì)，使檔案工作具有防差錯(cuò)技術(shù)或“防呆”能力。在企業(yè)的數(shù)字檔案管理系統(tǒng)中，數(shù)字檔案的采集、管理、利用等環(huán)節(jié)，需要根據(jù)各個(gè)環(huán)節(jié)及環(huán)節(jié)內(nèi)各項(xiàng)工作的具體要求，借助計(jì)算機(jī)技術(shù)，通過詳細(xì)的系統(tǒng)設(shè)計(jì)，實(shí)現(xiàn)檔案工作過程的自動化糾錯(cuò)。檔案管理的程序控制，就是將檔案管理各項(xiàng)工作的具體操作方法，以技術(shù)規(guī)范的形式固定下來。這樣做的好處是：可以防止管理經(jīng)驗(yàn)和知識遺失、有助于檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化、便于檔案工作規(guī)范和技能的傳播、便于檔案工作質(zhì)量的審查等。

二、檔案管理工程化的初步實(shí)踐

（一）以實(shí)踐為基礎(chǔ)，細(xì)化初期業(yè)務(wù)目標(biāo)

首先細(xì)化了檔案業(yè)務(wù)目標(biāo)，將目標(biāo)設(shè)計(jì)為若干具體的工作項(xiàng)目。其次必須摸清家底，確定檔案全宗范圍。從檔案管理的角度分析各項(xiàng)工作產(chǎn)生哪些文件、信息、數(shù)據(jù)和知識及其存在形式；區(qū)分傳統(tǒng)檔案管理范疇與尚未涉足的檔案管理領(lǐng)域，確定并細(xì)化新領(lǐng)域的工作內(nèi)容；根據(jù)檔案文件重要程度（現(xiàn)實(shí)的和歷史的價(jià)值）及利用情況決定取舍及管理方法。在此基礎(chǔ)上，采取措施形成企業(yè)各項(xiàng)管理活動與檔案工作的信息聯(lián)動，將企業(yè)各類信息平臺中的信息進(jìn)行分類整理，隨時(shí)跟蹤企業(yè)各管理部門工作動向。同時(shí)，主動收集有歸檔價(jià)值的信息，形成檔案全宗管理機(jī)制并根據(jù)各項(xiàng)管理工作的變化實(shí)行動態(tài)管理。

（二）優(yōu)化檔案工作運(yùn)行機(jī)制

開展了規(guī)章制度體系和管理標(biāo)準(zhǔn)體系建設(shè)。首先建立了一套適合檔案工作發(fā)展的規(guī)章制度體系，該體系包含三個(gè)部分：檔案工作法規(guī)性管理制度、檔案業(yè)務(wù)管理制度、與檔案業(yè)務(wù)接口關(guān)系的各項(xiàng)管理制度。通過制度建設(shè)，建立一套適合企業(yè)檔案工作的管理方法，包括如何計(jì)劃、如何協(xié)作、如何控制流程和工作進(jìn)度、如何分解任務(wù)等等，使檔案管理成為流程化、可重復(fù)的技術(shù)基礎(chǔ)工作，在此基礎(chǔ)上加強(qiáng)檔案工作管理標(biāo)準(zhǔn)體系建設(shè)。將檔案工作標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范分為現(xiàn)行文件管理標(biāo)準(zhǔn)、檔案管理標(biāo)準(zhǔn)、檔案技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)等三個(gè)部分，在標(biāo)準(zhǔn)體系下可以設(shè)計(jì)業(yè)務(wù)操作手冊，作為各個(gè)管理標(biāo)準(zhǔn)的延伸。

（三）以提高工作質(zhì)量為目的的過程管理

在檔案工程實(shí)施初期，嘗試性設(shè)計(jì)了產(chǎn)品技術(shù)文件歸檔質(zhì)量指標(biāo)要求及質(zhì)量控制方法，收到較好的效果。后續(xù)將逐步根據(jù)檔案工作各項(xiàng)目，有計(jì)劃有針對性地開展工作質(zhì)量指標(biāo)的設(shè)計(jì)工作。針對檔案管理系統(tǒng)的應(yīng)用，進(jìn)行詳細(xì)的工作質(zhì)量需求分析，并將分析結(jié)果以詳細(xì)設(shè)計(jì)要求的形式反映給系統(tǒng)開發(fā)人員，使計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)也能參與檔案工作的質(zhì)量控制。檔案管理的程序控制只要依托檔案部門的質(zhì)量工作組的活動實(shí)現(xiàn)。QC小組和六西格瑪小組分別以各自的質(zhì)量控制方式，不斷優(yōu)化檔案工作流程，使各項(xiàng)工作質(zhì)量逐步以最優(yōu)化的方式呈現(xiàn)。

三、建立檔案管理工程化發(fā)展評估體系

企業(yè)檔案管理者應(yīng)當(dāng)以積極科學(xué)的態(tài)度審視和跟蹤檔案工程化實(shí)施過程及其所帶來的一系列變化，建立包括評價(jià)主體、評價(jià)對象和評價(jià)行為模式的檔案工程化評價(jià)體系，厘清影響評價(jià)的相關(guān)因素。借鑒其它管理工程評價(jià)的原則和標(biāo)準(zhǔn)，建立諸如檔案工作項(xiàng)目必要性和可行性評估方法、項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)分析方法、檔案管理規(guī)章制度和標(biāo)準(zhǔn)體系的適用性評價(jià)方法、檔案管理團(tuán)隊(duì)建設(shè)方案、檔案工作程序控制的適用性分析方法、檔案專業(yè)工具的先進(jìn)性及應(yīng)用的廣泛性等等一系列評價(jià)方法和指標(biāo)。從發(fā)展的視角構(gòu)建檔案工程成熟度發(fā)展模型，以評價(jià)標(biāo)準(zhǔn)和評價(jià)流程為依據(jù)進(jìn)行科學(xué)分析，參考成熟度發(fā)展模型有針對性的做出改變，提出從結(jié)構(gòu)、進(jìn)程、質(zhì)量三個(gè)方面適時(shí)調(diào)整檔案工程建設(shè)的策略。

參考文獻(xiàn)：

[1]李穎.檔案記憶觀視野下的企業(yè)檔案管理探析[J].檔案學(xué)通訊，2013（1）：31-34.

作者:李偉 趙衛(wèi)民 單位:北京宇航系統(tǒng)工程研究所