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一、企業(yè)檔案管理的現(xiàn)狀

1.信息容量越來越豐富，利用價(jià)值越來越廣泛

工業(yè)企業(yè)作為國民經(jīng)濟(jì)的基礎(chǔ)和重要支柱，在建設(shè)社會(huì)主義和諧社會(huì)，推動(dòng)社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展，提高人民生活水平等諸多方面占有十分重要的位置和作用，而企業(yè)管理水平的高低優(yōu)劣，又直接關(guān)系到這個(gè)作用的發(fā)揮。隨著科學(xué)技術(shù)的迅猛發(fā)展，信息化、網(wǎng)絡(luò)化日益深入人心，企業(yè)檔案所包含的信息容量越來越豐富，越來越龐大。同時(shí)，企業(yè)檔案的利用價(jià)值也越來越廣泛。如何有效地管理并充分利用好企業(yè)檔案這一強(qiáng)大的信息資源，為企業(yè)管理科學(xué)決策，開拓經(jīng)營，最終形成強(qiáng)大的市場競爭力具有重要的現(xiàn)實(shí)意義。

2.企業(yè)檔案呈現(xiàn)出一些新的特點(diǎn)

（1）企業(yè)檔案信息具有動(dòng)態(tài)性、政策性、依據(jù)性、預(yù)測性、反饋性、綜合性、經(jīng)驗(yàn)性、比較性、追蹤性等屬性。

（2）企業(yè)檔案的服務(wù)對象，主要是為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)提供決策性依據(jù)，為企業(yè)提高產(chǎn)品質(zhì)量發(fā)揮企業(yè)檔案的信息參謀助手作用。

（3）企業(yè)檔案一般不直接創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益，它主要為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)提供信息，為生產(chǎn)第一線服務(wù)，如品牌、產(chǎn)品圖紙、產(chǎn)量、質(zhì)量、技改創(chuàng)造發(fā)明、生產(chǎn)管理、市場經(jīng)營反饋、知識(shí)產(chǎn)權(quán)等作用。

3.信息時(shí)代對企業(yè)檔案提出了新的要求社會(huì)現(xiàn)代化程度的不斷提高，特別是網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的迅速普及，極大地促進(jìn)了社會(huì)的現(xiàn)代化進(jìn)程。在信息時(shí)代下，企業(yè)檔案工作只有緊跟社會(huì)發(fā)展步伐，才能適應(yīng)不斷變化的新形勢。同時(shí)，企業(yè)的發(fā)展對檔案的管理信息服務(wù)也提出了更高的要求，需要檔案部門能更準(zhǔn)確、更迅速、更及時(shí)地為企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營提供各種信息服務(wù)。滿足企業(yè)日益發(fā)展的需要，必須提高檔案管理的現(xiàn)代化水平，實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案管理的信息化。

二、企業(yè)檔案管理存在的問題

1.缺乏對企業(yè)檔案現(xiàn)代化足夠的重視

領(lǐng)導(dǎo)重視是企業(yè)檔案管理現(xiàn)代化的關(guān)鍵，而目前領(lǐng)導(dǎo)者和決策者還缺乏對檔案管理工作重要性的認(rèn)識(shí)，沒有將檔案管理納入企業(yè)管理的重要內(nèi)容，擺上議事日程，并納入全員績效管理考核中，因而難以保證檔案管理工作健康、有序進(jìn)行，并充分發(fā)揮其應(yīng)有的作用。

2.檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和履職能力不高

長期以來，檔案管理人員的重要工作就是收集、整理和借閱。有的檔案員認(rèn)為，用戶來查檔案，本人能熱情接待，就是提供了檔案信息。這僅僅限于查閱范圍，那是很不夠的。在信息化時(shí)代，檔案管理人員不僅要當(dāng)好“文件保管員”，還必須掌握處理電子文件、電子檔案的技術(shù)，才能適應(yīng)檔案管理現(xiàn)代化的要求。

3.應(yīng)用現(xiàn)代化管理方法和技術(shù)尚未普及

當(dāng)前，隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)的不斷發(fā)展進(jìn)步，企業(yè)檔案數(shù)量急劇增長，檔案種類日益豐富，檔案利用頻率不斷增快。同時(shí)，范圍擴(kuò)大、深度加強(qiáng)，時(shí)效要求更高。以天津送變電工程公司為例，隨著我國電力事業(yè)的發(fā)展，智能電網(wǎng)、超高壓電網(wǎng)的不斷出現(xiàn)，新上工程項(xiàng)目增多，使工程檔案的數(shù)量急劇增加，導(dǎo)致檔案歸檔、保管、借閱的壓力非常大。因此，必須提高檔案管理的現(xiàn)代管理方法和技術(shù)應(yīng)用水平。

三、天津送變電工程公司檔案管理創(chuàng)新的實(shí)踐

天津送變電工程公司是具有國家一級(jí)資質(zhì)的電力工程總承包施工企業(yè)，主要承擔(dān)各電壓等級(jí)的輸變電工程，是華北電網(wǎng)、京津唐地區(qū)電力基本建設(shè)的骨干企業(yè)。多年來，為華北地區(qū)、天津市，特別是濱海新區(qū)的經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展和人民生活水平的不斷提高做出了卓越貢獻(xiàn)。該公司十分重視科技進(jìn)步和信息化管理，不僅擁有多項(xiàng)在全市、全國領(lǐng)先的輸變電施工技術(shù)工藝和專利，而且在建筑試驗(yàn)、計(jì)量和檔案管理上均達(dá)到國家一級(jí)標(biāo)準(zhǔn)。2007年，獲得了國家檔案局頒發(fā)的企業(yè)檔案管理AAA級(jí)證書，是天津電力系統(tǒng)首批獲此資質(zhì)的基層單位之一。天津送變電工程公司的企業(yè)檔案管理工作所取得的成效，主要得益于三個(gè)方面的創(chuàng)新實(shí)踐：

1.樹立創(chuàng)新思維———企業(yè)管理者重視是關(guān)鍵

為適應(yīng)信息化時(shí)代的要求，黨和國家十分重視企業(yè)管理信息化建設(shè)，并提出了具體的工作目標(biāo)，旨在推動(dòng)企業(yè)管理信息化建設(shè)的健康發(fā)展，提高企業(yè)管理水平和市場競爭力。在這一大的背景下，企業(yè)檔案管理迎來了巨大的創(chuàng)新機(jī)遇和空間。這就要求企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)者，在檔案管理工作中始終保持創(chuàng)新的意識(shí)，用創(chuàng)新思維去指導(dǎo)檔案管理工作。而隨著數(shù)字化、智能化電網(wǎng)的出現(xiàn)和推廣，對電力施工企業(yè)的檔案管理工作提出了更加嚴(yán)格的要求，也為實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案管理工作的現(xiàn)代化提供了充分必要條件。面對這一新的形勢，公司的領(lǐng)導(dǎo)審時(shí)度勢，針對公司在檔案管理上存在的不足和問題，制定并實(shí)施了以下幾項(xiàng)改進(jìn)措施：

（1）建立三級(jí)檔案管理體制和運(yùn)行機(jī)制。

為加強(qiáng)檔案管理工作，公司確定一名副總經(jīng)理全面負(fù)責(zé)，以經(jīng)理工作部為具體主管部門；二級(jí)單位為各施工分公司；項(xiàng)目經(jīng)理部作為三級(jí)單位是企業(yè)檔案管理的基礎(chǔ)環(huán)節(jié)。

（2）確立企業(yè)檔案管理的總體目標(biāo)，制定中長期規(guī)劃。

以不斷超越、追求卓越為目標(biāo)，運(yùn)用全面質(zhì)量管理（PDCA循環(huán)）的方法，不斷完善規(guī)劃，推動(dòng)企業(yè)檔案管理的持續(xù)改進(jìn)和提高。

（3）制定企業(yè)檔案管理考核標(biāo)準(zhǔn)和辦法。

公司規(guī)定，將檔案管理工作作為“三標(biāo)一體”管理體系的一個(gè)重要子項(xiàng)，列入每年一度的審查考核，對檔案管理成績優(yōu)秀的項(xiàng)目部、分公司和機(jī)關(guān)部室予以加分獎(jiǎng)勵(lì)，在季度和年度考核時(shí)兌現(xiàn)。

2.建立創(chuàng)新管理平臺(tái)和流程———引入現(xiàn)代化管理手段是保障

為了改變傳統(tǒng)的企業(yè)檔案管理模式，順應(yīng)信息化時(shí)代的要求，實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案管理的創(chuàng)新，必須采用現(xiàn)代化檔案管理手段，建立創(chuàng)新管理平臺(tái)和流程。為此，公司采取了有效措施：

（1）加大硬件投入。

自2011年開始，每年都在預(yù)算費(fèi)用中增加了列支。幾年來共投入資金300多萬元，用于購置先進(jìn)設(shè)備、設(shè)施和檔案室改造。同時(shí)，增加了檔案庫房200平方米、增添現(xiàn)代檔案設(shè)備50余臺(tái)（件），有效支撐了企業(yè)檔案管理的創(chuàng)新需要。

（2）積極推行文檔一體化流程管理。

在信息管理系統(tǒng)中，業(yè)務(wù)流程和信息流程是不可分割的，文件是機(jī)構(gòu)運(yùn)轉(zhuǎn)中最重要的信息流，同時(shí)也反映出該機(jī)構(gòu)的業(yè)務(wù)流程。這就意味著在形成業(yè)務(wù)流程的同時(shí)，也形成了文件從生成、流轉(zhuǎn)到歸宿的文檔一體化流程，意味著信息系統(tǒng)在滿足業(yè)務(wù)活動(dòng)管理要求的同時(shí)，也滿足了檔案管理的要求。企業(yè)在辦公自動(dòng)化系統(tǒng)、合同管理系統(tǒng)、工程技術(shù)報(bào)告管理等系統(tǒng)，成功地將行政辦公、合同管理、工程領(lǐng)域的業(yè)務(wù)流程和文檔一體化工作流程同時(shí)嵌入信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)工作流程中的文件，從生成、流轉(zhuǎn)到歸檔全過程管理，以及檔案后續(xù)管理的目標(biāo)。通過建立創(chuàng)新管理平臺(tái)和流程，公司的檔案管理工作效率有了大幅度提高。以往每年4月底才能完成的上一年文檔歸檔工作，現(xiàn)在可提前3個(gè)月就能結(jié)束。而工程檔案的歸檔，也可在工程交工后很快完成。

3.確立服務(wù)創(chuàng)新意識(shí)———提高專業(yè)人員素質(zhì)是基礎(chǔ)

在信息化時(shí)代，文件與檔案工作的服務(wù)方式、內(nèi)容，與傳統(tǒng)的檔案利用服務(wù)相比，發(fā)生了巨大的變化，提供了前所未有的發(fā)展和創(chuàng)新空間。公司在檔案管理服務(wù)創(chuàng)新上的做法是：

（1）走出庫房，主動(dòng)服務(wù)。

以往公司的檔案管理只是被動(dòng)地處理催交、回收、整理、歸檔和借閱工作，建立創(chuàng)新管理平臺(tái)和流程以后，公司檔案管理人員在每項(xiàng)重點(diǎn)工程收尾階段，以及重要工作即將結(jié)束之際，都主動(dòng)深入機(jī)關(guān)部室和分公司，協(xié)助他們進(jìn)行文件規(guī)整和收集，發(fā)現(xiàn)問題能及時(shí)處理予以完善，深受基層的歡迎，同時(shí)也提高了工作效率。

（2）創(chuàng)新服務(wù)方式，建立信息共享系統(tǒng)。

一方面充分考慮企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)和施工現(xiàn)場對信息利用的需求，提供面向施工一線的信息利用平臺(tái)，從而縮短了施工生產(chǎn)與檔案工作的距離；另一方面，以先進(jìn)技術(shù)為依托，將專題信息制作成光盤，為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)和業(yè)務(wù)部門提供信息服務(wù)。

（3）嚴(yán)格執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)，改善工作條件。

當(dāng)今，各種信息資源歸檔，尤其是工程檔案的整理歸檔要求非常嚴(yán)格，標(biāo)準(zhǔn)越來越高，檔案管理人員的工作量也越來越大。而且由于檔案整理歸檔是一項(xiàng)十分繁瑣和枯燥的工作，很容易出現(xiàn)歸檔質(zhì)量問題。因此，公司在嚴(yán)格執(zhí)行國家及相關(guān)部門規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)和要求基礎(chǔ)上，為減輕工作人員的手工作業(yè)量，提高歸檔質(zhì)量，陸續(xù)添置了必要的先進(jìn)設(shè)備和工具，使檔案管理人員能投入更大的精力和時(shí)間，用于如何科學(xué)保管、利用長期積累的大量信息資源方面，更好地為企業(yè)施工生產(chǎn)和未來發(fā)展服務(wù)。

作者：梁穎 單位：天津送變電工程公司